Primero, aclaremos lo que implica un finiquito. En términos simples, un finiquito es un acuerdo entre un trabajador y un empleado cuando se pone fin a la relación laboral. Un finiquito es un documento que la empresa entrega a un colaborador cuando finaliza la relación laboral entre ambas partes, independientemente del motivo de terminación.
En él se detallan los montos que se adeudan al colaborador, como salario pendiente, vacaciones no disfrutadas, indemnización por despido, entre otros conceptos. Su firma implica que ambas partes (empresa y colaborador) están de acuerdo con los términos de la liquidación y que no existen deudas pendientes. El finiquito no es solamente “dar de baja” a un trabajador.
En el proceso del cálculo de finiquito sus elementos pueden variar dependiendo de las circunstancias específicas de la terminación del contrato laboral, como vimos anteriormente. Algunos de los elementos fundamentales que pueden incluirse son:
- Aguinaldo: Es una prestación anual obligatoria. Se calcula en función del tiempo trabajado durante el año.
- Indemnización por despido injustificado: Cuando se trate de un despido injustificado, el empleado tiene derecho a una indemnización.
La Importancia de Aspel NOI en la Gestión de Finiquitos
Por la complejidad de su cálculo, implementar un software de nómina hace que su proceso sea mucho más simple, eficiente y preciso. El cálculo de finiquito puede ser un proceso complicado y propenso a errores si se realiza manualmente. Con el uso de herramientas digitales, no solo ahorras tiempo y recursos, sino que también se garantiza una relación laboral transparente y justa para empleadores y trabajadores.
Aspel NOI es un software diseñado para simplificar la gestión de nóminas y recursos humanos en las empresas. Una de las características más valiosas de Aspel NOI es su capacidad para calcular finiquitos de manera rápida y precisa. Aspel NOI te permite determinar los montos del finiquito de los colaboradores, ya sea al generar finiquito por renuncia voluntaria, generar finiquito por rescisión por tiempo determinado o generar finiquito por rescisión por tiempo indeterminado, de acuerdo a lo establecido en el artículo 50 de la Ley Federal del Trabajo (LFT).
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Para una fácil puesta en marcha y alimentación del sistema, Aspel-NOI incorpora un importador, el cual de manera intuitiva permite la importación de información previamente capturados en Excel, en archivo TXT o XML, como lo son, catálogos trabajadores, movimientos a la nómina, horas extras, entre otros. Desde este administrador cuentas con los reportes necesarios para control de la nómina, como lo son, recibos de nómina, lista de raya, acumulados, entre otros. Además cuenta con un editor de reportes desde el cual podrás generar reportes personalizados que se adapten a los requerimientos de tu empresa.
Proceso General para el Cálculo de Finiquitos en Aspel NOI
El primer paso es ingresar la información del empleado para el cual estás calculando el finiquito. El siguiente paso es seleccionar el tipo de finiquito que estás calculando.
Después de calcular el finiquito, Aspel NOI te permitirá generar un comprobante de finiquito. Una vez que se ha generado el comprobante de finiquito y se ha verificado la precisión de los cálculos, es hora de realizar el pago al empleado.
Configuración y Tipos de Finiquito en Aspel NOI
1. Verificación de la Configuración del Formato de Indemnizados
Asegúrate de contar con la plantilla XML en la ruta correspondiente según la arquitectura de tu equipo:
- Sistema operativo de 64 bits: C:\Program Files (x86)\Common Files\Aspel\Sistemas Aspel\NOI11.00\Datos1\Comprobantes\plantillaCFDI_4_0_Indemnizados.xml
- Sistema operativo de 32 bits: C:\Program Files (x32)\Common Files\Aspel\Sistemas Aspel\NOI11.00\Datos1\Comprobantes\plantillaCFDI_4_0_Indemnizados.xml
Revisa la configuración de la plantilla en NOI, para ello ingresa por la ruta: menú Configuración y haz clic en el ícono Parámetros del sistema. En la ventana que se despliega, haz clic en el ícono Recibo electrónico, luego selecciona la pestaña Configuración del recibo y pulsa en el botón Administración adicional de formatos y plantillas. Se mostrará la siguiente vista.
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Ve a la sección Recibos de indemnización y, en el campo Elegir plantilla XML, haz clic en el ícono Ayuda para comprobar que la plantilla corresponde a la ruta correcta según la arquitectura de tu sistema operativo.
Ejemplo: C:\Program Files (x86)\Common Files\Aspel\Sistemas Aspel\NOI11.00\Datos1\Comprobantes\plantillaCFDI_4_0_Indemnizados.xml
2. Finiquito por Rescisión de Contrato por Tiempo Indeterminado
Generar un finiquito por rescisión de contrato por tiempo indeterminado te permite calcular y entregar correctamente el pago final a un trabajador al finalizar su relación laboral, asegurando que se incluyan indemnización, liquidación, percepciones y deducciones según la normativa vigente. Este proceso facilita cumplir con la ley, evitar errores en los cálculos y mantener claridad y transparencia en los pagos, además de brindar seguridad y confianza tanto al empleador como al trabajador.
Para procesar estos finiquitos, ingresa al menú Procesos de nómina, localiza la sección Finiquitos y elige la opción correspondiente según sea el caso. Captura los datos necesarios para que el sistema realice el cálculo, revisa los conceptos y cantidades.
Una vez calculado, desde el Menú Nómina / Recibos electrónicos, selecciona el recibo del trabajador que corresponde a la “Indemnización” y da clic en Timbrar CFDI.
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3. Finiquito por Renuncia Voluntaria
Generar el finiquito por renuncia voluntaria te permite calcular y documentar correctamente los pagos que corresponden a un trabajador al finalizar su relación laboral por decisión propia. Este proceso es útil cuando necesitas cerrar la nómina de un trabajador, ya que considera los importes proporcionales al tiempo laborado y, conforme a la Ley Federal del Trabajo (LFT), no implica el pago de indemnización, pero sí puede incluir la prima de antigüedad.
A continuación, te indicamos el proceso para generar la renuncia voluntaria del trabajador:
- Para realizar la liquidación del trabajador, ingresa al menú Procesos de nómina y haz clic en Renuncia voluntaria.
- Selecciona el trabajador a liquidar y haz clic en el botón Aceptar. Te mostrará la ventana con los conceptos de percepciones y deducciones correspondientes.
- Importante: en una renuncia voluntaria, no se paga indemnización; sin embargo, si el trabajador tiene 15 años o más de antigüedad, se incluirá la prima de antigüedad.
- Revisa la información y haz clic en el botón Aceptar, el sistema te mostrará el mensaje que el trabajador fue finiquitado.
Timbrado de la Liquidación por Renuncia Voluntaria
Ingresa al menú CFDI, selecciona el ícono Recibos electrónicos, elige el recibo del trabajador que corresponda al liquidado y haz clic en Timbrar Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Desde la misma consulta de recibos electrónicos, extrae el CFDI de la liquidación del trabajador y verifica que la representación impresa y el XML sean correctos. Para ello, ingresa al menú CFDI, selecciona el ícono Recibos electrónicos, elige la opción Consultar recibos electrónicos y luego haz clic en el ícono Extraer un CFDI.
Los pagos de una renuncia voluntaria, deberán identificarse con los siguientes datos:
- Tipo de régimen del empleado: El que tenga el empleado configurado en el catálogo de empleados.
- Tipo contrato: El tipo de contrato configurado en el catálogo de empleados.
- Tipo nómina: O (Nómina Ordinaria)
Tabla Comparativa de Elementos del Finiquito por Tipo de Terminación
| Concepto | Finiquito por Rescisión (Indeterminada/Despido Injustificado) | Finiquito por Renuncia Voluntaria |
|---|---|---|
| Salario Pendiente | Sí | Sí |
| Vacaciones no Disfrutadas | Sí | Sí |
| Aguinaldo Proporcional | Sí | Sí |
| Indemnización | Sí (por despido injustificado) | No |
| Prima de Antigüedad | Sí (si aplica según LFT) | Sí (si el trabajador tiene 15 años o más de antigüedad) |
| Liquidación | Sí | Sí (proporcional al tiempo laborado) |
| Percepciones y Deducciones | Sí (según normativa vigente) | Sí (según normativa vigente) |
Gestión de Finiquitos y Cierre Total de Nómina
Registrar finiquitos y el cierre total de nómina permite gestionar las bajas de colaboradores y asegurar que los pagos finales se calculen y registren correctamente. Es útil cuando se presentan terminaciones laborales durante el período de nómina, ya que facilita el control de los movimientos, evita inconsistencias en los cálculos y asegura que la nómina quede cerrada conforme a los lineamientos fiscales, garantizando la correcta generación de reportes para su validación. El finiquito de un colaborador se puede presentar en cualquier día del año, que difícilmente coincide con las mismas fechas en que procesas el pago de la nómina ordinaria. Por ello, cuando requieras generar un finiquito en el sistema, es necesario que sigas este proceso y así timbrar los recibos de tus colaboradores; antes de considerar lo siguiente:
- Registra los finiquitos: Para procesar el o los finiquitos, ingresa al menú Procesos de nómina, localiza la sección Finiquitos y elige la opción correspondiente según sea el caso. Captura los datos necesarios para que el sistema realice el cálculo, revisa los conceptos y cantidades.
- Realiza el cierre total de nómina: Dirígete al menú Nómina y haz clic en el ícono Cierre total de nómina para habilitar la protección de las condiciones del cálculo de la nómina. Nota: para mayor detalle, consulta el tutorial para realizar el cierre total de la nómina.
- Emite el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI): Importante: timbra únicamente los recibos de nómina que correspondan a los colaboradores finiquitados. Ingresa a la ruta: menú CFDI, haz clic en el ícono Recibos electrónicos, para desplegar el submenú y seleccionar la opción Consultar recibos electrónicos. Genera tu proceso de forma habitual. Selecciona el registro y haz clic en el ícono Timbrar CFDI.
- Ejecuta la apertura de una nómina cerrada: Esta acción te permite continuar con la preparación de la nómina de tus colaboradores en activo. Accede al menú Nómina y haz clic en el ícono Apertura de nómina. Importante: NOI permite la apertura, siempre y cuando todos los colaboradores con recibos timbrados en la nómina cerrada tengan estatus de finiquito. Nota: para obtener todos los detalles, te recomendamos consultar el tutorial para conocer qué es el cierre total de nómina y ejecutar proceso para la apertura de una nómina.
Consideraciones Importantes y Resolución de Problemas Comunes
- Si el importe de las vacaciones no es el mismo que trae el cálculo, verifica que el concepto de aguinaldo esté incluido y configurado correctamente en el finiquito para que se refleje en el recibo.
- Para revisar correctamente el comportamiento de las deducciones en el finiquito y asegurarnos de que se apliquen en el rubro de liquidación, se sugiere ponerse en contacto con soporte técnico.
- En el caso de un trabajador que renunció después de pagada la quincena y el sistema solicita nuevamente el pago de la misma al finiquitarlo, se sugiere hacer este tipo de movimientos en una nómina especial para no afectar a los demás trabajadores.
- En NOI, no es recomendable realizar la baja de un trabajador dentro de una nómina especial, como la de aguinaldos.
- Es importante validar dónde no aparece un concepto: si es en la nómina general, en la nómina del trabajador o en el PDF del recibo. Puede suceder que el cálculo esté registrado como percepción especial, ya que la nómina de aguinaldo se maneja como especial, mientras que el sistema podría estar calculando el concepto en una nómina normal.
- Al querer timbrar el finiquito, si aparece el Código de mensaje 201 ("No se a podido analizar el atributo «importeGravado» con valor …"), es porque el importeGravado no puede ser negativo, lo que puede ocurrir al agregar movimientos manuales antes de que el sistema ajuste los acumulados de ISR.
- Si se timbra una renuncia voluntaria en una nómina ordinaria, se debe considerar que una vez que la nómina tenga recibos timbrados no se puede aperturar nuevamente, a menos que todos los colaboradores con recibos timbrados en la nómina cerrada tengan estatus de finiquito.