Configurar las pólizas en los parámetros del sistema te permite definir cómo se registrarán automáticamente los movimientos contables dentro de la empresa. Esta configuración facilita el control de la información financiera, ayuda a mantener un registro ordenado y evita errores en los procesos contables. Puedes realizar este ajuste al comenzar a utilizar el sistema o cuando necesites modificar la forma en que se generan las pólizas.
Una póliza dinámica, en el contexto de la gestión empresarial y contabilidad, se refiere a una póliza contable que se configura para que pueda aplicarse automáticamente a múltiples transacciones o eventos, en función de ciertas condiciones o criterios establecidos previamente. Las pólizas dinámicas son útiles cuando una empresa tiene transacciones o eventos recurrentes que siguen patrones predefinidos y que requieren la misma entrada contable en cada ocasión. La ventaja de utilizar pólizas dinámicas es que ayudan a reducir errores, agilizar el proceso contable y mantener la consistencia en los registros financieros.
Configuración General de Pólizas en Parámetros del Sistema
Para configurar las pólizas y sus parámetros, ingresa a la ruta:
- Configuración, te diriges a Parámetros del sistema y haz clic en Pólizas.
El sistema mostrará una ventana donde podrás configurar los siguientes apartados:
Captura de Pólizas
- Número secuencial: Si habilitas esta casilla, al crear una póliza el sistema asignará automáticamente un número consecutivo de acuerdo con el tipo de póliza. Si deshabilitas esta opción, deberás capturar manualmente el número de la nueva póliza. El sistema COI por omisión mostrará el número secuencial que le corresponda al generar una nueva póliza considerando el tipo de póliza, aun cuando estas sean eliminadas.
- Folio único: Esta opción solo estará disponible cuando la casilla número secuencial esté habilitada. Si activas esta opción, el sistema asignará automáticamente un folio único, sin importar el período al que pertenezca la póliza. Si la desactivas, el folio se asignará según la configuración del consecutivo por período.
- Sin decimales: Al habilitar esta casilla, el sistema no considerará los decimales capturados en las pólizas durante los cálculos y procesos. Al deshabilitarla, podrás capturar importes con decimales en las columnas debe y haber, hasta 15 dígitos incluyendo el punto decimal.
Contabilizar en Línea
- Habilitado: Al guardar las pólizas, el sistema actualizará automáticamente los saldos de las cuentas utilizadas.
- Deshabilitado: Al guardar las pólizas, los saldos no se actualizarán automáticamente. Para reflejar los cambios, deberás ejecutar el proceso de contabilización.
Alta de Cuentas en Pólizas
Permite crear cuentas contables desde la captura de pólizas, siempre que la cuenta sea de detalle.
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Guardar Pólizas No Cuadradas
Permite guardar pólizas aunque existan diferencias entre el debe y el haber. Cuando el sistema detecta pólizas no cuadradas, las mostrará en color rojo dentro de la consulta de pólizas para facilitar su identificación.
Cuenta de Cuadre
Define la cuenta contable que el sistema utilizará para cuadrar automáticamente las pólizas. Considera que esta cuenta debe ser de detalle.
Mes de Ajustes Después de
Si tu cierre fiscal corresponde al mes de diciembre, al crear el siguiente período el sistema generará automáticamente un mes de ajuste.
Póliza Dinámica
- Indicar la categoría de un archivo: Si habilitas esta opción, podrás asignar una categoría al archivo relacionado mediante el proceso de póliza dinámica.
- Asociar el CFDI a todas las partidas: Si habilitas esta opción y agregas un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que no corresponda a un comprobante de pago, el sistema asociará el comprobante a todas las partidas de la póliza dinámica. Si la opción está deshabilitada, deberás realizar la asociación manualmente según corresponda. Es fundamental establecer correctamente las condiciones y criterios para asegurarse de que las pólizas dinámicas se apliquen de manera precisa y adecuada a cada situación.
Definición y Filtrado de Columnas para Consultas en COI
Una vez habilitada la herramienta de envío, es momento de organizar tu información. Personaliza la consulta según tus necesidades para garantizar que los datos se ajusten a los criterios que requieres. Este paso te permitirá preparar la información de manera ordenada y eficiente, asegurando que el proceso posterior sea más ágil y preciso.
A continuación, te indicamos el proceso a seguir:
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- Para preparar la información, define las columnas.
Elige el catálogo de tu interés, por ejemplo, Pólizas; para ello, ingresa a la ruta: menú Cuentas y pólizas, haz clic en el ícono Pólizas. Observa la siguiente vista, posiciona el cursor en el área de columnas, haz clic derecho y pulsa en Configura columnas. Se desplegará un listado para activar los datos que requieras.
- Aplica filtros.
La consulta muestra información agrupada en columnas predefinidas por el sistema. Si requieres modificar su contenido, pulsa en la opción Filtrar, en la barra de herramientas. Se despliega una ventana para que apliques el filtro. Una vez definido, pulsa en el botón Aceptar para observar el resultado.
Importante: la consulta se preparará para su publicación, tal y como la visualizas en pantalla.
Cuando hayas preparado tu información, envía y publica las consultas en tu espacio para completar el proceso.
Configuración de Parámetros para la Interfaz SAE-COI
Con la interfaz de SAE - COI podrás generar pólizas con información de tus ventas, recepciones de compra, movimientos al inventario, cuentas por pagar y cuentas por cobrar, logrando un ahorro de tiempo en el momento de contabilizar los documentos.
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Desde SAE
Es necesario que realices la configuración en las siguientes opciones:
- Define los parámetros del sistema.
Ventas
Ingresas a la ruta: menú Configuración, das clic en el ícono Parámetros del sistema, pulsas en Ventas y después en la pestaña Generales. Activas las casillas de pólizas en línea de las opciones que requieras y das clic en el botón Aceptar.
Compras
Para ingresar puedes hacer uso de la siguiente ruta: menú Configuración, das clic en el ícono Parámetros del sistema, pulsas en Compras y después en la pestaña Generales. Activas las casillas de pólizas en línea de las opciones que requieras e indica el tipo de desglose. Posteriormente, das clic en el botón Aceptar.
Cuentas contables generales
Para ingresar puedes hacer uso de la siguiente ruta: menú Configuración, das clic en el ícono Parámetros del sistema y pulsas en Cuentas contables. Defines las cuentas contables de forma general para cada concepto, como son: ventas, descuento financiero de ventas, impuesto por pagar, entre otros. Al finalizar das clic en el botón Aceptar.
- Indica las cuentas en los catálogos.
Para realizar este proceso ingresas por la ruta: menú Herramientas, oprimes en el ícono Contabilización y das clic en Cuentas contables.
En caso de requerir un mayor detalle en las pólizas, es posible asignar la cuenta contable correspondiente, dentro de los siguientes catálogos:
- Generales.
- Zonas.
- Conceptos de CXC (Cuentas por cobrar).
- Conceptos de CXP (Cuentas por pagar).
- Desglose de impuestos.
- Conceptos de movimientos al inventario.
- Línea de productos.
- Clientes.
- Proveedores.
- Inventarios.
- Almacenes.
Al finalizar das clic en el botón Cerrar.
Desde COI
- Activas la asociación de comprobantes.
Para realizar esta activación ingresas por la ruta: menú Cuentas y pólizas y das clic en el ícono Cuentas.
Para efecto de cubrir los requerimientos de la Contabilidad Electrónica con relación a la asociación de los datos contenidos en los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, ya sea al agregar o editar una cuenta es necesario que se habilite el parámetro Captura de comprobante para las cuentas involucradas en la interfaz.
Al finalizar das clic en el botón Aceptar.
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