¿Alguna vez has pensado cómo se debe crear una empresa? De ser así, seguramente, te han surgido muchas dudas al respecto, ya que de acuerdo con la actividad que desees desarrollar para obtener ingresos, deberá ser el tipo de sociedad que debes crear; esto es debido a que no es lo mismo abrir una escuela, que iniciar un negocio de compra-venta de inmuebles o una agencia de viajes. Desconocer sobre este tema puede ocasionarte el primero de muchos dolores de cabeza.
En nuestra legislación, no existen grandes diferencias en la creación de una sociedad civil y una mercantil, ya que en el artículo 25, fracción III, del Código Civil Federal, se reconoce a ambas como personas morales, porque surgen prácticamente de la misma forma: inician con el consenso de las personas que deciden emprender un nuevo negocio, quienes presumiblemente se conocen lo suficiente como para decidir aportar su capital y conjuntar esfuerzos, para trabajar conjuntamente y crear así una nueva forma de incrementar su patrimonio. Es decir, que todas las sociedades se conforman para el mismo fin, que es el de incrementar su patrimonio.
Características y Naturaleza de la Sociedad Civil
La sociedad civil es una opción recomendable en pequeños negocios que no exijan apenas inversiones y en los que se prefiera optar por una gestión sencilla. La diferencia entre sociedades civiles y mercantiles radica en que éstas últimas lo hacen a través de la realización de actos de comercio -especulación comercial-, mientras que las civiles lo hacen a partir de la ejecución de actividades que no estén relacionadas con el comercio, como los servicios profesionales o la enseñanza. Las sociedades mercantiles son aquellas agrupaciones que se conforman por varias personas, con el propósito de realizar una especulación comercial, que puede ser cualquier acto de comercio, descrito en el artículo 75 del Código de Comercio y que prácticamente se crean, al igual que las sociedades civiles, con el fin de incrementar el patrimonio de los socios.
Proceso de Constitución de una Sociedad Civil
El paso inicial y diferencial para constituir una sociedad civil es la firma del contrato privado entre las partes o contrato de constitución.
El contrato social es el medio constitutivo de toda sociedad, sea civil o mercantil, cuya naturaleza de acto jurídico requiere la integración de los elementos esenciales y de validez para su plena existencia y eficacia legal; se coloca en el rango de contrato de tipo asociativo.
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Este contrato privado de Sociedad Civil detalla la actividad del negocio, las aportaciones de cada socio, que podrán ser en dinero o en especie, el porcentaje de participación que cada socio tiene en las pérdidas y ganancias, el sistema de administración y representación y las causas de liquidación y disolución. Se recomienda su constitución en escritura pública, necesaria cuando se aporten inmuebles o derechos reales.
Se llama escritura constitutiva al instrumento público notarial que contiene la transcripción del contrato social y, en su caso, de los estatutos. Debe estar asentada en el protocolo del notario e inscribirse en el Registro Público del Comercio el primer testimonio, así como los subsecuentes que contengan sus modificaciones (Código de Comercio, 2017, art. 21, fracción V). Como requisito previo a la formalización de la escritura pública y a su inscripción, es necesario contar con el permiso que otorga la Secretaría de Relaciones Exteriores, a fin de llevar un control de personas y capitales extranjeros que participen o se inviertan en dicha sociedad.
Elementos esenciales del contrato social
El Nombre de la Sociedad y Socios: El nombre es un dato de identificación para señalar el estatus de socio a cada miembro que conforma a la persona moral y de probar la existencia de su voluntad en el consentimiento; puede tener el carácter de socio tanto la persona individual como la colectiva. Si es persona física, bastará con el señalamiento de su nombre de bautizo, además de los apellidos paterno y materno, pero si es persona moral deberá especificarse su denominación o razón social. Es necesario que la sociedad, a través de su nombre, pueda tener una identidad y distinguirse de otras sociedades.
El Objeto Social: El objeto social es el motivo que impulsa a los socios para reunirse, mientras que el fin es el resultado que se persigue con esa unión.
Plazo de Vigencia: El contrato social establece un plazo de vigencia de la sociedad, lo que significa que la decisión de los socios para continuar unidos tiene un tiempo de vida, que puede ser indeterminado.
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Los Estatutos: Los estatutos son reglas de organización, funcionamiento, disolución y liquidación de la sociedad. Por ser connaturales a todo negocio social -contrato social-, cuando se omitan, no afectan la validez de la escritura constitutiva, pues se aplican de manera supletoria las disposiciones de ley concernientes a las reglas particulares de cada tipo de sociedad.
Capital Social y Aportaciones
El capital social es la suma de las aportaciones en numerario y otros bienes que realizan los socios; se distingue del patrimonio social en que este último es la suma de los valores de contenido económico de que es titular la sociedad y, una vez iniciadas las operaciones, puede sufrir incremento o demérito. Son obligaciones patrimoniales de los socios cumplir con el pago de sus aportaciones de capital o de actividad denominada industria, lo cual los convierte en socios capitalistas o industriales. Cada socio es deudor frente a la sociedad de la aportación recogida en contrato y de los intereses correspondientes en caso de demora. Además responden por los daños o perjuicios que pudieran causarle.
Administración y Gobierno de la Sociedad
La sociedad civil admite diversas formas de administración y representación: administrador único, administradores mancomunados (todos deben firmar) o solidarios (basta la firma de uno, que obliga a la sociedad). A la administración de la sociedad, pueden concurrir todos los socios, incluso el nombramiento puede recaer en un tercero ajeno a la agrupación, quien fungirá como su representante. En el acta y en los estatutos, se precisarán sus obligaciones, se determinarán las conductas que tenga prohibido realizar y se fijarán sus responsabilidades, para un excelente desempeño; además, se delimitará el tiempo en que estará en el cargo y los motivos para su remoción.
La asamblea general de socios es la reunión o junta de todos los socios que conforman al órgano supremo de la sociedad, encargado de la dirección y toma de decisiones. Se convoca por el consejo de administración o por el comité de vigilancia para reunirse mínimo una vez al año en el domicilio legal, para tratar asuntos que no tengan relación con las cláusulas esenciales del contrato social. La asamblea general de socios se reunirá en cualquier tiempo cuando sea convocada, por el órgano de administración o de vigilancia, para resolver sobre asuntos que tengan por objeto la creación, modificación o derogación de las cláusulas esenciales del contrato social, entre las que se contempla la prórroga de la duración de la sociedad, su disolución anticipada, el aumento o reducción de su capital social, el cambio de objeto social, el cambio de nacionalidad de la sociedad, su transformación o fusión con otra sociedad, la amortización de sus propias acciones, la emisión de acciones privilegiadas, acciones de goce o de bonos o cualquier otra que exija un quórum especial.
Ingresos, Ganancias y su Constancia Contable
Para una sociedad civil, la constancia de sus ingresos se manifiesta a través de un adecuado sistema contable y la información financiera que este genera. En el acta, se establece como obligación proporcionar información concerniente al estado financiero de los negocios de la sociedad, a fin de que, mediante un adecuado sistema contable, se conozcan las ganancias y pérdidas sufridas al final de cada ejercicio; de este resultado, dependerá que se cumpla con el derecho de todos los socios, capitalistas o industriales, a participar en el reparto de dividendos en proporción a sus aportaciones.
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Algunas formas en que una sociedad civil puede generar ingresos o ganancias incluyen:
Ganancia por Pago en Especie: La ganancia derivada de la transmisión de propiedad de bienes por pago en especie. Por ejemplo, una sociedad civil recibió servicios de uno de sus proveedores por un valor de $10,000.00. La sociedad no tiene dinero para liquidar la contraprestación pactada, por lo que acuerda con el proveedor pagar con una computadora personal, la cual, según avalúo practicado por persona autorizada por el SAT a la fecha de la transferencia de la propiedad, asciende a $12,000.00. En este caso, la sociedad generó una ganancia de $2,000.00 al saldar una deuda de $10,000 con un activo valorado en $12,000.
Ingresos por Mejoras en Inmuebles: Los que provengan de construcciones, instalaciones o mejoras permanentes en bienes inmuebles, que de conformidad con los contratos por los que se otorgó su uso o goce queden a beneficio del propietario.
Es importante destacar que los socios de una sociedad civil no pueden tener nómina ni facturar a la sociedad, con lo que sus ingresos son mediante dividendos. De esta forma primero pagan el 25% del impuesto de sociedades y luego el tipo aplicable a los dividendos cobrados, con lo que en la mayoría de los casos supone un mayor pago de impuestos respecto a los que se pagan en el IRPF como autónomo.
Régimen Fiscal y de Seguridad Social
La sociedad civil tributa en el impuesto de sociedades para lo que debe llevar una contabilidad igual que si fuera una S.L. y presentar sus libros y cuentas anuales al Registro Mercantil. En cuanto al Régimen de la Seguridad Social, los socios deben darse de alta en autónomos, salvo en casos excepcionales.
Una consideración importante es la elección entre una sociedad civil o una sociedad limitada. De momento la Seguridad Social no se ha pronunciado en contra, así que si estáis acogidos a la tarifa plana o cotizando por la base mínima de autónomos, lo más lógico es que mantengáis la sociedad civil para no tener que cotizar como autónomo societario (un 20% más que la base mínima). Si decidís crear una S.L., parece lo más lógico. Eso sí, teniendo claro que son dos entidades independientes y que deberán cumplir sus obligaciones por separado.
Responsabilidad y Disolución de la Sociedad Civil
La responsabilidad de los socios por deudas frente a terceros es personal e ilimitada, es decir, una vez liquidado el patrimonio de la sociedad, si no llega para cubrir las deudas, responden con sus bienes presentes y futuros. A fin de impedir que la sociedad quede sin recursos monetarios después de una crisis económica en el lugar donde se establezcan sus operaciones, los socios deben pactar la creación de un fondo de reservas que absorba las pérdidas producidas y les permita continuar en funciones. Dentro del pacto social, al cumplirse la condición para que se disuelva la sociedad, los socios deben fijar el procedimiento para llevar a cabo la repartición de los bienes a cargo de los liquidadores, quienes serán nombrados de forma anticipada a dicho evento.