Si tienes varios gastos durante el año que quieras deducir en tu próxima declaración anual de impuestos y trabajas en una empresa con un sueldo mensual fijo, puedes solicitar una carta de retención. Esta carta es uno de los requisitos que tiene el Servicio de Administración Tributaria (SAT), para las personas físicas que trabajan en una empresa al momento de presentar su declaración anual.
¿Qué es una carta de retención?
Es un documento en el cual un colaborador le solicita a su empleador un detalle de los impuestos que la empresa le retuvo por concepto del pago de las obligaciones fiscales que esta tiene con el SAT. El empleador tiene la obligación de otorgarle una constancia al colaborador que la requiera, y en donde quedan registradas las percepciones mensuales y el importe correspondiente a los impuestos que genera.
A través de dicha constancia o aviso de retención, el colaborador puede hacer su declaración de impuestos ante el SAT y deducir aquellos gastos permitidos por la ley que haya tenido durante el año fiscal. Es necesario aclarar que no todos los colaboradores o personas físicas necesitan declarar anualmente ante el SAT.
Esto depende de su condición profesional, ya sea que cobren por honorarios o trabajen para una empresa con un sueldo mensual fijo. En resumen, por medio de una carta de retención, un colaborador puede saber si tiene que realizar una declaración anual, cuánto se le retiene mensualmente, cuánto tiene que pagar y qué cantidad puede deducir.
Cabe mencionar que para que la empresa tenga el tiempo suficiente para preparar tu certificado, debes presentar tu carta de retención al departamento de recursos humanos antes del fin de diciembre, ya que las declaraciones anuales se presentan durante abril y las empresas están obligadas a entregarle un certificado de retención a cualquier colaborador que lo solicite, antes de que termine febrero.
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¿Quién tiene que presentar una declaración anual ante el SAT?
Una constancia de retención es de gran ayuda para aquellas personas que realizan una declaración anual de impuestos, pero no todos los colaboradores la tienen que hacer. Solo deben hacerla aquellas personas físicas que cobran por honorarios o que se encuentran en el régimen de sueldos asimilados a salarios, estas últimas tienen la opción de solicitarles un certificado de retención a sus empleadores.
Diferencia entre ingresos por honorarios y sueldos asimilados a salarios
Cuando hablamos de ingresos por honorarios, nos referimos a aquellos que se perciben por prestar un servicio profesional independiente, por ejemplo:
- servicios contables;
- servicios de arquitectura;
- servicios financieros;
- servicios musicales;
- servicios deportivos;
- servicios artísticos.
Una particularidad de los ingresos por honorarios es que los servicios que se realizan no están subordinados. Esto significa que no existe una relación laboral entre quien recibe y quien presta el servicio, siendo este último su propio encargado. Aquellas personas que trabajan por honorarios tienen que presentar una declaración anual si no hicieron su aviso de suspensión.
El régimen de sueldos asimilados a salarios es un régimen fiscal para aquellas personas físicas que prestan un servicio profesional temporal a una empresa o a otra persona física. Estas personas reciben un solo pago por el servicio prestado y también pagan solo un impuesto: el impuesto sobre la renta o ISR. Este es un impuesto que aplica a todos los contribuyentes y que puedes calcular según tus ingresos.
Ventajas y desventajas de un trabajo subordinado
Trabajar por cuenta propia como profesional y percibir un ingreso por honorarios es una alternativa que muchas personas prefieren y es fácil de comprender por qué. Por lo general, trabajar por cuenta propia puede traerte un mayor ingreso, además no tienes que cumplir un horario fijo todos los días y tienes la oportunidad de crecer más rápidamente profesionalmente.
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No obstante, trabajar por cuenta propia también tiene sus desventajas. Al tener un empleo con un sueldo mensual fijo, cuentas con una serie de prestaciones y beneficios de ley que son de gran importancia, como un fondo de ahorro para tu retiro, seguridad social (IMSS), aguinaldo, reparto de utilidades y crédito Infonavit. Debes considerar esto porque dichas prestaciones debes cubrirlas tú si trabajas por honorarios, particularmente un seguro médico.
¿Qué información debe contener una constancia de retención?
Una vez que recibas tu constancia de retención, asegúrate de que toda la información sea correcta y que los datos de las retenciones coincidan con los que aparecen en tus recibos de nómina. A continuación, te mencionamos algunos de los datos más relevantes que debes revisar en tu constancia de retención.
- información necesaria general del colaborador: nombre completo, número de seguridad social y CURP;
- datos fiscales de empleador;
- RFC del colaborador;
- monto total recibido durante el periodo de trabajo;
- monto total de retenciones;
- firma o sello del representante legal o de la empresa;
- debe contener la siguiente leyenda: “Se declara, bajo protesta de decir verdad, que los datos asentados en la presente constancia se manifestaron en la respectiva declaración informativa del ejercicio, presentada ante el SAT con fecha (fecha), y a la que le correspondió el número de folio (número de folio), asimismo SI () o NO () se realizó el cálculo anual en los términos que establece la ley del ISR”.
Aviso de retención de descuentos del Infonavit
Existe otro documento que no debe confundirse con la carta de retención para el SAT. Este es la carta de aviso de retención (Hoja de Retención de Infonavit) del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Infonavit) que contiene tu número de crédito. El Aviso de Retención de Descuentos (Aviso de Retención de Infonavit) se genera cuando se concluye con la formalización del crédito Infonavit y debes entregar a tu empleador la notificación de descuento para empezar a realizar el pago del crédito y que te haga los descuentos correspondientes para la retención Infonavit. Puedes consultar toda la información del crédito Infonavit en el portal oficial del Infonavit o en el sitio de Mi Cuenta Infonavit.
¿Cómo escribir una carta de retención?
A partir de 2018, y gracias a numerosos cambios en materia fiscal, ya no es necesario contar con una constancia de retención, ya que desde 2018 el registro y control de estas se lleva con los recibos de nómina mensuales. No obstante, las empresas no suelen tener problema en redactar una constancia para ayudar a sus empleados a calcular sus impuestos. En la carta de retención que redactes debes tener en cuenta lo siguiente:
- Utiliza un lenguaje formal y profesional.
- Recuerda presentar tu carta con suficiente anticipación.
- Agradece la atención prestada y firma tu nombre claramente.
- Solicita un acuse de recibo para evitar confusiones y malentendidos en el futuro.
Plantilla de una carta de retención
Existen muchas formas para preparar una carta de retención y en internet puedes encontrar muchas plantillas que te pueden servir como ejemplo. A continuación, te presentamos un ejemplo.
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(Lugar y fecha)
(Nombre del encargado o representante legal)
(Dirección)
El que suscribe, (nombre del colaborador), con número de RFC (número de RFC), me permito comunicarle que de acuerdo con los artículos 97 y 98 de la ley del Impuesto Sobre la Renta, he decidido presentar mi declaración anual del ISR por los sueldos percibidos durante el ejercicio fiscal de 2021.
Le hago saber lo anterior con la finalidad de solicitarle de la manera más atenta que no se realice el cálculo de los impuestos anuales del suscrito por concepto de sueldos percibidos por el ejercicio fiscal del mismo año.
De igual manera, le solicito amablemente la constancia de remuneraciones y retenciones efectuadas durante el 2021, la cual debe entregarse a más tardar el mes de febrero del 2022, a fin de presentar mi declaración anual dentro del plazo que prevé la ley.
Agradezco de antemano su amable atención y quedo a su disposición para cualquier aclaración.
Atentamente,
(Nombre y firma del colaborador)
Ejemplo de una carta de retención
A continuación, te presentamos un ejemplo que puedes utilizar como base para redactar tu propia carta.
Ciudad de México, 18 de diciembre del 2021
Ing. Fernando Ruiz G.
Calle de las Palmas, 123, Colonia Huracanes
98765, Ciudad de México, CDMX
El que suscribe, Daniel Fernández Camacho, con número de RFC FECD830619-8T1, me permito comunicarle que de acuerdo con los artículos 97 y 98 de la ley del Impuesto Sobre la Renta, he tomado la decisión de presentar mi declaración anual del ISR por los sueldos percibidos durante el ejercicio fiscal de 2021.
Le hago saber lo anterior con la finalidad de solicitarle de la manera más atenta que no se realice el cálculo de mis impuestos anuales por concepto de sueldos percibidos por el ejercicio fiscal del mismo año.
De igual manera, le solicito amablemente la constancia de remuneraciones y retenciones efectuadas durante el ejercicio 2021, la cual debe entregarse a más tardar durante el mes de febrero 2022, a fin de presentar mi declaración anual dentro del plazo previsto por la ley.
Agradezco de antemano su amable atención, y quedo a su disposición para cualquier aclaración.
Atentamente,
Daniel Fernández Camacho
Mantener el control de tus impuestos, retenciones, aportaciones y cualquier otro tema fiscal podría ser abrumador, aunque no tiene por qué ser complicado. Gracias a la tecnología, hoy en día una gran parte de los trámites y las gestiones fiscales se pueden hacer desde internet, desde donde también podrás resolver cualquier duda que tengas. Si te queda alguna duda por resolver acerca de estos temas, te sugerimos acercarte a un contador, quien seguramente podrá contestar tus preguntas y ayudarte con tu relación con el SAT.
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