Si eres empresario o planeas iniciar un negocio, es posible que hayas escuchado sobre las contrataciones bajo el régimen de ingresos asimilados a salarios. En este régimen, los empleadores realizan las retenciones correspondientes y no tienen la obligación de solicitar recibos de honorarios ni calcular el Impuesto al Valor Agregado (IVA). Es importante destacar que los empleadores tienen la responsabilidad de realizar las retenciones y cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes al régimen de sueldos o esquema de asimilados.
La Constancia de Retenciones es un documento crucial emitido por el empleador que detalla las retenciones fiscales realizadas sobre los ingresos de un trabajador durante un período fiscal. Este documento proporciona un desglose de las cantidades descontadas para impuestos sobre la renta, seguridad social y otras contribuciones obligatorias. Es, en esencia, la prueba documental de que el impuesto retenido fue efectivamente deducido del pago y trasladado al fisco.
¿Para qué sirve la constancia de retenciones de impuestos?
La constancia de retenciones cumple varias funciones importantes en la vida fiscal de un contribuyente:
- Comprobante fiscal: Sirve como un comprobante de las retenciones fiscales realizadas sobre los ingresos de un trabajador durante un período específico.
- Preparación de declaraciones fiscales: Facilita la preparación de la declaración anual de impuestos, ya que proporciona la información necesaria sobre las retenciones efectuadas a lo largo del año.
- Verificación de contribuciones: Permite a los empleados comprobar que las contribuciones a la seguridad social y otros impuestos han sido descontadas y transferidas adecuadamente.
- Documentación para préstamos: La constancia puede ser requerida por instituciones financieras al solicitar créditos, ya que certifica el cumplimiento de obligaciones fiscales.
¿Cómo cambió la constancia con el CFDI de nómina?
A partir del ejercicio fiscal 2018, los patrones dejaron de estar obligados a expedir la constancia anual de retenciones por sueldos y salarios como se hacía anteriormente. Sin embargo, esto no significa que desapareciera la obligación de comprobar los pagos y retenciones efectuados a los trabajadores. Actualmente, los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de nómina cumplen esa función. Gracias al proceso de timbrado, cada pago queda registrado ante el SAT, incluyendo percepciones, deducciones y retenciones de impuestos.
Diferencia entre constancia tradicional y CFDI de retenciones
Desde 2022, el SAT estandarizó el proceso: la constancia de retención ahora se emite como un comprobante fiscal digital (CFDI de retenciones), lo que le otorga validez oficial ante el fisco. Ya no basta con entregar un documento en formato libre o en papel firmado; la constancia debe ser un CFDI válido, timbrado por un PAC y con el sello digital del SAT.
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Tabla: Tipo de constancia según tu perfil
| Perfil | Documento | Dónde validarlo |
|---|---|---|
| Asalariado | CFDI de nómina | Visor de nómina (SAT) |
| Honorarios o arrendamiento | Constancia de ingresos y retenciones | Portal SAT / Recuperación CFDI |
| Inversiones, intereses, premios | CFDI de Retenciones e Información de Pagos | Recuperación de factura |
¿Cómo obtener la constancia de retenciones?
Para obtener la Constancia de Retenciones, puedes seguir estos pasos:
- A través del portal del SAT: Accede al portal con tu RFC y contraseña o e.firma, dirígete al menú de "Constancias", elige el período fiscal y descarga el archivo PDF.
- A través del sistema del empleador: En muchas empresas, el departamento de recursos humanos genera y proporciona la constancia directamente a través de sus sistemas internos.
- Acudiendo a las oficinas del SAT: Programa una cita y asiste con tu identificación oficial y RFC para solicitar el documento en persona.
Errores comunes al emitir o solicitar este documento
Es vital evitar ciertas prácticas que pueden derivar en inconsistencias ante la autoridad:
- No emitir la constancia en tiempo y forma: Muchas empresas realizan la retención correctamente pero olvidan generar el CFDI, lo que causa problemas al proveedor.
- Usar documentos en formato libre: Un documento Word o PDF sin sello digital no tiene validez fiscal y no puede ser usado para acreditar retenciones.
- No conciliar retenciones: Si existen diferencias entre lo declarado y lo documentado, el SAT puede solicitar aclaraciones o generar créditos fiscales.
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