En México, la constancia de retenciones es un documento importante en el ámbito fiscal. A continuación, se detallan los aspectos clave relacionados con este tema.
¿Qué es una Constancia de Retenciones?
Se trata de un documento que el patrón debe entregar al trabajador, donde se especifica el monto de los ingresos que este último percibe, el impuesto que le ha sido retenido y deben constar todos los datos del patrón.
Todo ello se encuentra regulado dentro de la Ley del Impuesto sobre la Renta.
¿Por qué es importante la Constancia de Retenciones?
- Son indispensables para presentar su declaración anual de impuestos de manera independiente.
- Estas constancias son importantes en el futuro de la vida del trabajador para justificar aportes al sistema de jubilaciones y pensiones además de demostrar experiencias previas.
¿Cuándo debe entregarse la Constancia?
Los empleadores podrán proporcionar las constancias de remuneraciones cubiertas en el año no más tarde del 28 de febrero de cada año.
Si se tratase del retiro del trabajador, la constancia debe entregarse al mes del finiquito.
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¿Qué contiene una Constancia?
Cada constancia debe tener los siguientes puntos:
- Monto de los pagos y retenciones que le efectuaron al trabajador durante el año.
- Datos personales del trabajador.
- Datos personales o constitutivos del patrón.
La constancia de retenciones, debe contener la siguiente leyenda:
“Se declara, bajo protesta de decir verdad, que los datos asentados en la presente constancia, fueron manifestados en la respectiva declaración informativa (múltiple) del ejercicio, presentada ante el SAT con fecha ____________________ y a la que le correspondió el número de folio o de operación __________, así mismo, SI ( ) o NO ( ) se realizó el cálculo anual en los términos que establece la Ley del ISR”.
Formatos de Constancia
Actualmente existe dos formatos vigentes de constancias para retenciones de sueldos y salarios:
- Forma oficial 37 (actualmente se utilizará este nuevo formato)
- Impresión del Anexo 1 proveniente de la Declaración Informativa Múltiple (DIM)
Obligaciones del empleador como retenedor de ISR
- Proporcionar constancias de remuneraciones cubiertas, de retenciones efectuadas y del monto del impuesto local a los ingresos por salarios.
- Expedir constancias en los casos de retiro del trabajador.
- Solicitar constancias al personal que contraten y cerciorarse de que estén inscritos en el RFC del SAT.
- Proporcionar, constancias del total de viáticos pagados en el año.
Opción para expedir constancias de retenciones por salarios
Según la Resolución Miscelánea Fiscal 2015, los contribuyentes que deban expedir constancias a las personas que les hubieran prestado servicios personales subordinados, a través de la forma oficial 37 del Anexo 1, podrán optar por utilizar en lugar de la citada forma, el Anexo 1 de la forma oficial 30 “Declaración Informativa Múltiple“, el cual deberá contener adicionalmente, sello, en caso de que se cuente con éste y firma autógrafa o digital del empleador que lo expide.
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¿Cómo será desde 2018?
El año 2017 será el ultimo donde los patrones entregarán las constancias a los trabajadores.
Esto ocurre porque desde dicho año todos los contribuyentes que realicen pagos de nómina tienen que utilizar el complemento correspondiente a retenciones.
Este complemento hace llegar al SAT de manera inmediata la información de las percepciones, deducciones y otros pagos de los trabajadores.
El SAT al contar con la información de los pagos de nómina de 2017, en 2018 podrá determinar si el patrón le retuvo correctamente a sus trabajadores y también pondrá a disposición del trabajador la información de los pagos por sueldos y salarios, incluyendo las retenciones de impuestos que le haga el patrón.
CFDI de Retenciones
Cumpla con la obligación de la emisión del documento de retenciones e información de pagos y su entrega al SAT de la forma más ágil integrado con su sistema de gestión.
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- Captura de los datos: La solución de CFDI de retenciones e información de pago de EDICOM extrae los datos directamente de su sistema de gestión contable.
- Generación del archivo: La aplicación construye el archivo bajo el esquema XML normado por el SAT. Se incluyen los datos fiscales generales, y el complemento correspondiente para el tipo de retención identificada.
- Firma electrónica: Se aplica la firma electrónica sobre el esquema XML del complemento de retenciones e información de pago y así se asegura la integridad y autenticidad del documento.
- Timbrado: Las constancias de retenciones son sometidas a un proceso de timbrado por PAC (Proveedores Autorizados de Certificación), como EDICOM que le otorgará valor fiscal al documento.
Retención de ISR
La retención de ISR (Impuesto Sobre la Renta) ocurre cuando una persona o empresa efectúa un pago y está legalmente obligada a retener una parte de ese monto para entregárselo directamente al SAT.
- La retención de impuestos aplica a una gran parte de los contribuyentes, tanto personas físicas como personas morales.
- Cuando una empresa contrata a un profesionista independiente, está obligada a retener parte del ISR.
- Las personas que tributan en el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO), también pueden aplicarse retenciones, especialmente si reciben ingresos de personas morales.
- Se aplica a la mayoría de los bienes y servicios, incluyendo productos de uso común y actividades comerciales en general.
- Al cierre del año, el trabajador puede revisar si el monto retenido coincide con lo que realmente debía pagar por eso es importante saber cómo calcular el ISR.
- Este proceso se realiza a través del portal del SAT y permite presentar una solicitud formal de devolución.
Retención de ISR vs. Pagos Provisionales
No, no es lo mismo.
- Cuando una persona física trabaja para una empresa como parte de una relación laboral, el ISR retenido es un monto que el empleador descuenta directamente del salario del trabajador. Esa retención es una obligación del patrón, quien debe enterarla al gobierno a través del SAT.
- En cambio, los pagos provisionales aplican, por ejemplo, a quienes prestan servicios profesionales, rentan inmuebles, o tributan bajo el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO). Aquí, la persona es responsable de calcular el ISR, presentar su declaración mensual y cubrir el impuesto correspondiente.
- Ambos conceptos impactan en el cálculo del ISR anual y en el posible saldo a favor que puede solicitarse en la declaración anual.
Desde el punto de vista del trabajador, puede parecer una ventaja inmediata porque recibe su salario completo, sin descuentos.
Sin embargo, esto puede complicar la declaración anual: el ISR retenido suele usarse para cubrir parte del impuesto anual, así que si no fue retenido, es probable que tenga que hacer un pago adicional al SAT.
Además, la falta de retenciones puede afectar el historial fiscal del contribuyente, dificultando trámites como la solicitud de créditos, devolución de impuestos, o el acceso a ciertos programas del gobierno.
En el caso de que seas persona física con actividad empresarial o bajo el RESICO, y no se haya aplicado la retención correspondiente, puedes regularizarte al presentar los pagos provisionales.
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