En México, la emisión del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es obligatoria para la mayoría de las transacciones comerciales desde 2014. Por ley, todos los contribuyentes deben resguardar en medio magnético los CFDI emitidos y recibidos. Además, es necesario asociar cada folio fiscal a las pólizas contables correspondientes.
Por ello, resulta crucial verificar el estatus de cada factura registrada. Esto garantiza la integridad de nuestros registros contables y evita deducciones fiscales inválidas.
CFDI Cancelados
El estatus de un CFDI puede ser “Vigente” o “Cancelado”. Aunque en 2022 el SAT implementó cambios para evitar cancelaciones sin autorización, aún es posible que un proveedor cancele facturas sin que lo notemos.
Esto ocurre con frecuencia en facturas con método de pago PUE o PPD que no cuentan con su CFDI de recepción de pago. Lo preocupante es que esto sucede incluso cuando los montos son pequeños.
Por esa razón, es fundamental revisar regularmente que ningún CFDI que respalde nuestras deducciones haya sido cancelado sin nuestro consentimiento.
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Opciones para Consultar el Estatus de los CFDI
El SAT ofrece varias alternativas para consultar el estatus de los CFDI. La primera se encuentra en su portal, dentro de la sección “Factura Electrónica”, en la opción “Cancela y recupera tus facturas”. Este módulo permite verificar visualmente el estatus de una o varias facturas. Aunque es sencillo de usar, no resulta eficiente para validar grandes volúmenes de comprobantes.
Otra opción es el Web Service que el SAT pone a disposición de los contribuyentes. Este requiere integrarse a un sistema informático y utiliza cuatro datos: UUID, RFC del receptor, RFC del emisor y el total del comprobante. Cada consulta toma alrededor de un segundo, lo que permite validar hasta 86,400 CFDI por día. Sin embargo, su capacidad es limitada para quienes manejan altos volúmenes de información.
La tercera alternativa es la solicitud de metadata desde el mismo portal del SAT, en la sección “Factura Electrónica”, opción “Cancela y recupera tus facturas”. Esta herramienta es ideal para quienes necesitan consultar o actualizar el estatus de un gran número de CFDI. Permite descargar hasta un millón de registros en cuestión de minutos u horas, incluyendo el estatus de cada uno.
Por lo anterior, la opción ideal y más recomendada para conocer y monitorear el estatus de todos nuestros CFDI es la utilización de la Metadata en conjunto con un sistema de gestión y administración de CFDI.
¿Qué es la Metadata SAT?
La Metadata es un conjunto de registros que concentran los datos clave de cada comprobante fiscal. Esta información se solicita, procesa y recupera directamente desde el portal del SAT, dentro de la sección “Factura Electrónica”.
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Los registros descargados incluyen campos como: folio fiscal (UUID), RFC y nombre del emisor, RFC y nombre del receptor, fecha de emisión, fecha de certificación, PAC que certificó, total de la transacción, efecto del comprobante (ingreso, egreso o nómina), estado del CFDI (vigente o cancelado), y fecha de cancelación, en caso de aplicar.
Esta herramienta es especialmente útil para validar de forma masiva el estatus de los comprobantes y mantener una contabilidad electrónica actualizada.
¿Cómo Obtener la Metadata SAT?
Por lo relevante que es Metadata, es importante saber cómo y de dónde obtenerla, por lo que, para obtenerla, hay que seguir los siguientes pasos:
- Ingresar al portal del SAT.
- Seleccionar la sección “Factura Electrónica”.
- En el menú se debe ingresar a la opción: “Cancela y recuperar tus facturas”.
- Ingresar tu con tu e.firma o con RFC y contraseña.
- Seleccionar entre las opciones: “Consultar Facturas Emitidas” o “Consultar Facturas Recibidas”.
- En el siguiente paso, seleccionar si se desea descargar “Por Folio Fiscal” o “Por Rangos de fecha en la emisión”.
- Una vez que haya seleccionado la opción, se debe hacer clic en el botón “Buscar CFDI”.
- Una vez que se presente la pantalla con la consulta de hasta 500 CFDI, aparecerá en la parte inferior la opción en color azul: “Descargar Metadata”.
- A continuación, aparecerá un mensaje que indicará que descargó la Metadata con éxito. En realidad, el mensaje nos informa que debemos ingresar a la sección “Recuperar descarga de CFDI” para obtener las solicitudes de CFDI y de Metadata.
- Al ingresar al módulo “Recuperar descargas de CFDI“, aparecerá la lista de paquetes solicitados y procesados. En dicho módulo se podrá identificar la “Metadata” disponible después de lapso de tiempo.
- Si queremos ver el archivo obtenido de la Metadata, bastará con descomprimir el archivo ZIP y tendremos el archivo TXT.
¿Cuánto Tarda en Procesarse la Metadata CFDI?
Según la documentación oficial del SAT, el tiempo de respuesta del Web Service para la solicitud de Metadata puede variar entre 15 minutos y 72 horas. No obstante, en la práctica, este tiempo suele ser considerablemente menor.
Diversos contribuyentes han reportado los siguientes tiempos estimados, según el volumen de CFDI solicitado:
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- 50,000 CFDI: entre 15 minutos y 1 hora.
- 100,000 CFDI: entre 1 y 2 horas.
- 500,000 CFDI: entre 2 y 8 horas.
- 1,000,000 CFDI: entre 8 y 72 horas.
Estos tiempos pueden variar en función de varios factores, como la carga del servidor del SAT, la velocidad de la conexión a internet y el tamaño de los archivos solicitados.
Por ello, se recomienda realizar la solicitud con anticipación y contar con un margen de espera adecuado para evitar retrasos en los procesos contables.
¿Por qué es Importante Trabajar con la Metadata SAT?
El análisis de la Metadata SAT es importante para cualquier contribuyente que desee mantener un control más efectivo sobre sus operaciones fiscales. Procesar esta información permite conocer el estatus de las facturas electrónicas y tomar decisiones informadas a partir de datos reales.
Trabajar con la Metadata CFDI brinda múltiples ventajas, entre ellas:
- Determinar el número de CFDI emitidos y recibidos en un periodo: Este es el primer paso para conocer el volumen de operaciones de un contribuyente. La cantidad de comprobantes puede consultarse directamente en el portal del SAT o a través de un proveedor autorizado de facturación electrónica.
- Identificar la fecha de emisión y certificación de cada comprobante: Estos datos permiten detectar patrones de comportamiento fiscal, como los periodos de mayor facturación o gasto, y son útiles para auditorías internas o externas.
- Obtener el valor global de las transacciones registradas: La Metadata facilita el cálculo de ingresos y egresos acumulados, así como el análisis del gasto en nómina durante un periodo determinado.
- Monitoreo del estatus de los CFDI: Saber si un comprobante está vigente o ha sido cancelado es fundamental para garantizar su validez fiscal. Los CFDI cancelados no pueden utilizarse como deducción, por lo que monitorearlos evita errores en la contabilidad.
- Generar estadísticas sobre ingresos y egresos por tipo de comprobante: Esta información permite conocer las actividades económicas más relevantes del contribuyente y ayuda a proyectar escenarios futuros.
- Analizar los datos de clientes y proveedores: Es posible identificar el volumen e importe de las transacciones con cada cliente o proveedor, lo que permite tener una visión clara de las relaciones comerciales más relevantes.
El uso estratégico de la Metadata CFDI optimiza la gestión contable, ayuda con el cumplimiento de obligaciones fiscales y la toma de decisiones empresariales.
Automatiza el Análisis y Control de tus CFDI
Como hemos demostrado, es necesario procesar y validar la Metadata CFDI para llevar un control fiscal preciso. Sin embargo, hacerlo de forma manual representa un reto: consume tiempo, requiere atención constante y puede derivar en errores que afectan la deducibilidad o la contabilidad.
Por esta razón, se vuelve indispensable contar con un sistema que automatice estas tareas. En dSoft, desarrollamos eComprobante EXE, una solución que permite gestionar de forma eficiente el análisis masivo de CFDI y el monitoreo de su estatus fiscal.
Entre los principales beneficios de eComprobante EXE destacamos:
- Descarga masiva de CFDI desde el portal del SAT por periodo y tipo de comprobante, por lista de RFC y por lista UUID que permite obtener entre 2,000 y 20,000 comprobantes al día.
- Peticiones de CFDI por “Web Service” incluido en todos los planes, para la descarga de hasta 200,000 comprobantes por petición y sin límite de solicitudes por día.
- Comprobación de la importación al sistema del 100% de comprobantes en poder de la Autoridad mediante la solicitud de Metadatos por Web Service o descargados desde el Portal SAT.
- Actualización masiva del estatus de los CFDI en segundos, ya sea mediante Web Service o a partir de Metadata descargada desde el portal del SAT.
- Gestión y explotación de la Metadata o Metadatos SAT:
- Lectura y explotación de la “Metadata” solicitada y descargada desde el portal del SAT de hasta 1 Millón de registros.
- Peticiones de “Metadatos” por “Web Service” para la obtención de hasta 1 Millón de registros por petición,sin límite de solicitudes al día.
- Generación automática de Peticiones de CFDI utilizando Metadatos en casos de emisión/recepción de altos volúmenes de CFDI.
- Búsqueda de clientes y proveedores en las listas negras SAT (Art. 69 y 69B) utilizando “Metadata” o “Metadatos”.
- Búsqueda de los CFDI registrados en Contabilidad utilizando un Layout en Excel con la relación de los UUID a comparar contra la “Metadata” o “Metadatos” para identificar folios cancelados o faltantes.
- Generación de un Layout en Excel con los folios fiscales de un periodo a partir de la información del “Auxiliar de Folios.XML” o “Poliza.XML” para cotejarlos contra la información de Metadata o Metadato y localizar: Folios en contabilidad con estatus de cancelado, Folios no registrados en contabilidad y Folios registrados en la contabilidad y no existentes en el SAT.
Te invitamos a que nos contactes para darte más información sobre esta y otras herramientas que tenemos para ayudarte con tus procesos. Revisar el historial de las facturas emitidas y recibidas es un proceso sencillo, gracias a la tecnología. Hoy en día, cualquier contribuyente puede hacerlo desde la página del SAT sin problemas.
Una de las cosas más importantes a recordar es que este proceso de consulta de facturas emitidas y recibidas se puede hacer en cualquier momento del día. Para ello, se deberán seguir los siguientes pasos:
- Ingresar al servicio gratuito con tu RFC y contraseña o e.firma.
- Consultar comprobantes.
- Consultar facturas recibidas.
- Realizar la búsqueda por folio fiscal o fecha de emisión.
- Seleccionar y descargar los comprobantes seleccionados.
Nota: También es posible ingresar a consultar y recuperar facturas utilizando la eFirma.
Como verás, el procedimiento es muy sencillo. Solo necesitas tener acceso a la plataforma del SAT y listo, podrás recuperar todas las facturas emitidas y recibidas desde el año 2019. Es importante destacar que este mecanismo es el único que permite acceder a las facturas de más de 5 años de antigüedad, así como a las facturas emitidas canceladas. Las facturas recibidas canceladas, por su parte, nunca han estado a disposición de los contribuyentes.
Al consultar facturas emitidas y recibidas, también podrás obtener la METADATA, un resumen de facturas emitidas o recibidas en un periodo de hasta un millón de registros. Si deseas conocer más a detalle sobre la Metadata, te invitamos a leer el siguiente artículo: ¿Qué es la Metadata y Metadatos SAT?
¿Qué Puedo Hacer dentro del Módulo Factura Electrónica?
En el módulo de SAT “Cancela y recupera tus facturas” podrás encontrar y recuperar todos tus comprobantes emitidos y recibidos de los siguientes tipos:
- Consultar las facturas recibidas y emitidas.
- Revisar el detalle de una factura.
- Cancelar una factura, solo de las que hayas emitido. Para esto es necesario que tengas tu certificado de sello digital con el que se sella la cancelación de la factura.
- Recuperar una factura.
Adicionalmente, podrás realizar las siguientes acciones con las facturas electrónicas:
- Imprimir el PDF de las facturas.
- Ver un reporte con más detalle de cada factura.
- Descargar el XML de las facturas.
- Marcar para una descarga masiva las facturas mostradas en la consulta.
- Solicitar una descarga masiva de hasta 500 CFDI en formato ZIP.
- Solicitar la METADATA de la consulta solicitada, con un límite de 1 millón de registros.
¿Hay un Límite de Descargas de Facturas en el Portal del SAT?
El límite de descarga de facturas desde el portal del SAT es de 2,000 al día. Si se alcanza el límite diario, se debe esperar al siguiente día para recuperar otras 2,000.
Es importante contemplar que el proceso de recuperación de más de 500 facturas desde el portal de SAT es lento. Esto se debe a que el servicio del SAT proporciona las facturas en paquetes de 500 por consulta. Por lo tanto, recuperar más de 500 XML representa llevar el registro y control por día, hora, minuto y segundo.
Otra consideración importante en la consulta y descarga de facturas desde el SAT es que hay que obtenerlas una por una. Por ello, se debe hacer clic en la imagen de “nube con flechita hacia abajo” la cual permite recuperar el XML del registro seleccionado Esto puede llevar tiempo si se deben descargar muchas facturas.
Pese a lo anterior, es posible realizar una solicitud masiva de hasta 500 CFDI por solicitud desde el portal del SAT. Para ello, se debe seleccionar la opción “Acciones” que aparece en el encabezado de la pantalla con los resultados de la consulta. Esta opción tiene una casilla que, al marcarla, selecciona todas las facturas de la consulta. A continuación, se debe seleccionar la opción “Descargar Seleccionados”, que generará un archivo ZIP que se podrá recuperar posteriormente en la sección “Recuperar Descargas de CFDI”.
Recuerda que el tiempo máximo para atender la solicitud de descarga es de 48 horas y que la autoridad da hasta tres días para recuperar los documentos requeridos.
¿Cómo Consultar o Recuperar Facturas Emitidas?
Si se ingresa a la opción “Consultar Facturas Emitidas”, se podrán solicitar comprobantes con los siguientes criterios:
- Por Folio Fiscal
- Por periodo (fecha inicial de emisión y fecha final de emisión)
- Por RFC del receptor.
- Por estado del comprobante (vigente/cancelado).
- Por tipo y/o complemento del comprobante (estándar, carta porte, comercio exterior, consumo de combustibles, INE, recibos de pago, recibos de pago de salarios, etc.).
Una vez definido el criterio de búsqueda, se debe hacer clic en la opción “Buscar CFDI”. Si existen facturas que cumplen con los parámetros definidos, la plataforma del SAT mostrará los resultados de la consulta:
- Descargar los CFDI.
- Descargar los PDF (representación impresa)
- Obtener un reporte con el detalle del comprobante seleccionado.
- Solicitar la descarga masiva de las facturas listadas.
- Solicitar la METADATA de las facturas del criterio de búsqueda.
- Exportar el resultado de la consulta a un reporte PDF.
- Cancelar los UUID y/o registros seleccionados.
Consideraciones Especiales del Módulo de Facturas Emitidas
Este módulo permite consultar y recuperar comprobantes en un periodo, de un día hasta un ejercicio.
Desde esta opción, se pueden recuperar comprobantes emitidos con cancelación “SI”.
Los comprobantes emitidos masivamente a más de 500 CFDI por segundo no están disponibles a partir del comprobante 501. Esto aplica, por ejemplo, a las facturas de nómina emitidas mediante un PAC con más de 500 trabajadores, o a los estados de cuenta emitidos por bancos o casas de bolsa a fin de mes.
Para timbrar facturas masivamente a más de 500 CFDI por segundo, se debe utilizar el Web Service SAT.
¿Cómo Consultar o Recuperar Facturas Recibidas?
Dentro del módulo “Consultar Facturas Recibidas”, se podrán solicitar comprobantes con los siguientes parámetros:
- Por folio fiscal.
- Por fecha de emisión - año, mes o día.
- Por RFC del emisor.
- Por estado del comprobante (vigente/cancelado).
- Por tipo y/o complemento del comprobante (estándar, carta porte, comercio exterior, consumo de combustibles, INE, recibos de pago, recibos de pago de salarios, etc.).
Al seleccionar los parámetros de la búsqueda con el botón “Buscar CFDI”, la plataforma del SAT buscará facturas que cumplan con los criterios definidos. Si las encuentra, permitirá:
- Descargar los CFDI.
- Descargar los PDF (representación impresa)
- Obtener un reporte con el detalle del comprobante seleccionado.
- Solicitar la descarga masiva de las facturas listadas.
- Solicitar la METADATA de las facturas del criterio de búsqueda.
- Exportar el resultado de la consulta a un reporte PDF.
Notas Especiales del Módulo de Facturas Recibidas
Este módulo permite consultar y recuperar comprobantes solo por año, mes y día. No es posible hacerlo por periodo, ni por ejercicio.
Los comprobantes recibidos con estatus cancelado no están disponibles para su recuperación. El SAT nunca los ha puesto a disposición de los contribuyentes en su servicio de consulta y recuperación de facturas.
Las facturas canceladas solo se pueden consultar mediante la Metadata.
¿Cómo Puedo Dar Seguimiento a las Facturas Canceladas sin Utilizar el Buzón Tributario?
En 2022, los módulos de “Consulta de Facturas” incorporaron nuevas columnas en las consultas solicitadas de facturas emitidas y recibidas. Estas columnas son: “Estatus de Proceso de cancelación”, “Fecha de Proceso de Cancelación”, “RFC a Cuenta de Terceros”, “Motivo” y “Folio de Sustitución”.
Las nuevas columnas relacionadas con la cancelación de facturas brindan información importante del proceso de cancelación. Permiten identificar si una factura es cancelable sin autorización del receptor, el estatus de proceso de cancelación de una factura, el motivo de cancelación o el UUID que sustituyo una factura cancelada.
Las nuevas columnas relacionadas con el estatus en la cancelación de facturas permiten dar seguimiento a cancelaciones de CFDI emitidos para confirmar que se realizaron correctamente en el portal del SAT. También permiten detectar cancelaciones de facturas recibidas de proveedores que, en ocasiones, aprovechan la falta de seguimiento de los contribuyentes del buzón tributario para cancelar sin autorización, por plazo vencido (72 horas) o por importes menores a 1,000 pesos que no requieren autorización del receptor. De lo anterior, se debe considerar que se requiere de un software de descarga masiva que permita leer y guardar la información de las consultas realizadas al descargar XML masivamente desde el portal del SAT para explotarla con estos fines.
¿Cómo Puedo Recuperar Solicitudes Masivas de CFDI desde el SAT?
Como ya mencionamos, la opción “Recuperar Descargas de CFDI” permite recuperar hasta 4 solicitudes al día de descarga masiva de 500 XML, es decir hasta 2,000 CFDI. Al ingresar al módulo “Recuperar Descargas de CFDI”, se mostrarán las descargas solicitadas mediante la opción “Descargar Seleccionados”. Estas descargas se generan desde los módulos de consulta de facturas emitidas o recibidas. Las descargas solicitadas y generadas por este procedimiento se procesan en archivos ZIP y permanecen en espera de ser descargadas durante 3 días. Al término de este plazo, se eliminan de los servidores de la autoridad.
Para descargar un paquete procesado, es necesario seleccionarlo de la lista que aparece al ingresar en el módulo de “Recuperar Descargas de CFDI”. Para ello, basta con hacer clic la imagen de la “nube con flecha hacia abajo”. Una vez seleccionado el paquete, se descargará el archivo ZIP que contiene la selección de comprobantes procesados.