Los ingresos y retenciones SAT son dos conceptos fundamentales dentro de la relación laboral. Bajo este contexto, los ingresos se refieren al total de las percepciones o remuneraciones que recibe un empleado. Mientras que, las retenciones son los descuentos que el empleador realiza de forma directa al ingreso bruto del colaborador.
Cuando hablamos de los ingresos y retenciones SAT, estamos viendo 2 caras de una misma moneda. Estos ingresos son la base para calcular las contribuciones fiscales. Para un empleado asalariado, la retención del ISR es la medida fiscal clave que garantiza el pago anticipado de sus impuestos. Es fundamental que todo asalariado esté al tanto de sus obligaciones fiscales. Tiene que asegurarse que su empleador sí está pagando impuestos y realizando las declaraciones, incluyendo la declaración anual.
Obligaciones Fiscales del Empleador y Empleado
Si te pagan bajo el régimen de asalariado debes pagar impuestos. Pero es el patrón quien debe pagar correctamente los impuestos al SAT y dar las aportaciones al Seguro Social. El dueño de una empresa está obligado a dar un comprobante de nómina a sus trabajadores. Dicho documento debe contener las retenciones salariales realizadas por el patrón. El empleador está obligado a presentar la declaración anual de sus trabajadores asalariados antes del 30 de abril del año siguiente.
Cabe aclarar que los empleados no tienen la obligación de presentar una declaración de impuestos, a menos que generen ingresos superiores a 400 mil pesos al año o hayan obtenido ingresos adicionales. De acuerdo a la información más reciente del SAT, las personas que generan ingresos superiores a 400 mil pesos al año deben presentar obligatoriamente su declaración anual de impuestos. Y los asalariados que han obtenido ingresos adicionales están obligados a presentar su declaración anual. Si el empleado decide hacer sus declaraciones por su propia cuenta, es necesario que el patrón verifique que lo está haciendo correctamente.
Dentro de los principales conceptos de retenciones encontramos:
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- ISR (Impuesto Sobre la Renta): se estima según las tablas publicadas por el SAT, considerando el salario bruto.
- Aportaciones al IMSS e Infonavit: estas deducciones del salario del empleado, no se consideran retenciones directas impuestas por el SAT.
- Otros conceptos: cuando se contratan servicios profesionales, el SAT puede establecer retenciones específicas.
Métodos para Consultar Ingresos y Retenciones
¿Cómo saber si tu patrón presentó la declaración correspondiente? La mejor manera de saber si tu patrón ha presentado tu declaración anual es consultando el portal del SAT. Si todo está correcto significa que estás ahorrando dinero y que puedes obtener beneficios fiscales.
Visor de Nóminas del SAT
Para realizar la consulta de ingresos y retenciones SAT de los empleados se puede utilizar el Visor de Nóminas del SAT. Lo primero que debemos hacer es ingresar al portal del SAT y localizar la sección del Visor de Nóminas. Con estos datos se puede iniciar sesión para acceder a la herramienta. Una vez que hemos ingresado al visor, es necesario definir el período que se desea consultar. La selección del ejercicio fiscal va a depender de las necesidades que se tenga. Para hacer más ágil la búsqueda, se puede filtrar la información por el RFC del empleado. Cuando se encuentre al colaborador en cuestión, se hace clic en su nombre o RFC para ver los detalles de sus ingresos y retenciones. Hay que revisar que los datos coincidan con los registros internos de la empresa. Si se encuentran errores o inconsistencias, es clave realizar los ajustes de forma oportuna y efectiva. Por eso revisar periódicamente el visor de nómina se volvió una práctica recomendable tanto para trabajadores como para empleadores. Para el empleador representa control y respaldo contable.
Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de Nómina
Si eres asalariado, en el portal del SAT puedes consultar tus recibos de nómina si percibes tu nómina a través de un comprobante fiscal digital. El patrón tiene la obligación de expedir a sus empleados un comprobante digital del pago de tu nómina. En este documento verás cuánto dinero se dedujo de tu salario y se entregó al SAT. Las cantidades deben coincidir con tu recibo de nómina. Actualmente, los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de nómina cumplen esa función.
Gracias al proceso de timbrado realizado mediante un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), cada pago de nómina queda registrado ante el SAT, incluyendo percepciones, deducciones y retenciones de impuestos. De esta forma, los CFDI de nómina pueden utilizarse como comprobantes fiscales para diversos trámites, incluida la declaración anual de impuestos. Este cambio simplificó el cumplimiento de las obligaciones fiscales tanto para los empleadores como para los trabajadores, al concentrar la información en documentos digitales validados por el SAT.
Con la entrada de CFDI 4.0, este dato fue aún más importante ya que ahora cada comprobante debe coincidir con exactitud con el régimen fiscal y la situación fiscal registrada ante el SAT. El uso de CFDI será tu indicador esencial en el que se especifica para qué será utilizado el comprobante fiscal por parte del receptor. Hay que utilizar correctamente el CFDI en nómina para evitar cualquier imprecisión o fallos que afecten con el paso del tiempo. Dentro del comprobante deben registrarse de forma precisa las percepciones, deducciones, retenciones y cualquier subsidio aplicado. Esto significa que el trabajador puede consultar sus CFDI de nómina dentro del visor del SAT y verificar que los ingresos acumulados coincidan con lo que realmente recibió durante el año.
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La Constancia de Retenciones
La Constancia de Retenciones es un documento crucial emitido por el empleador que detalla las retenciones fiscales realizadas sobre los ingresos de un trabajador durante un período fiscal. Este documento proporciona un desglose de las cantidades descontadas para impuestos sobre la renta, seguridad social y otras contribuciones obligatorias. Es esencial para que los empleados puedan verificar la exactitud de las retenciones realizadas y para facilitar la preparación de sus declaraciones fiscales anuales.
La constancia de percepciones y retenciones es un documento que los patrones entregan al trabajador, en este documento se indica el monto de los ingresos y el impuesto o Impuesto Sobre Renta (ISR) que se le retiene. Este documento también contiene los datos del patrón. La ley figuraba que los patrones están obligados a entregar estas constancias a las personas físicas y morales que hayan trabajado y generan retenciones de impuestos al ingreso por salarios o servicios profesionales. Este documento es muy usual, ya que los trabajadores solicitan estos documentos para hacer declaraciones anuales de impuestos de manera independiente ante instituciones como el SAT.
¿Quién debe recibir una constancia de retenciones?
La constancia de retenciones suele aparecer cuando durante un pago se descontó algún impuesto que debía enterarse a la autoridad fiscal. Quien recibió ese ingreso puede necesitar este documento para revisar la información relacionada con dichas retenciones. Es común encontrarla en situaciones laborales, en la prestación de servicios independientes y en otros pagos donde existe la obligación de retener impuestos. La necesidad de solicitarla o utilizarla dependerá de cada caso y de los trámites que la persona deba realizar posteriormente. También hay situaciones en las que la información ya se encuentra reflejada en los comprobantes fiscales correspondientes. Por esa razón, antes de solicitar una constancia adicional, muchas personas revisan primero la documentación que ya tienen disponible.
¿Para qué sirve la constancia de retenciones de impuestos?
La constancia de retenciones cumple varias funciones importantes:
- Comprobante fiscal: Sirve como un comprobante de las retenciones fiscales realizadas sobre los ingresos de un trabajador durante un período específico. Este documento es crucial para que el trabajador pueda verificar que las retenciones realizadas son correctas y están conforme a la ley.
- Preparación de declaraciones fiscales: Facilita la preparación de la declaración anual de impuestos, ya que proporciona la información necesaria sobre las retenciones efectuadas a lo largo del año. El trabajador puede usar esta constancia para declarar correctamente sus ingresos y retenciones ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
- Verificación de contribuciones: Permite a los empleados comprobar que las contribuciones a la seguridad social y otros impuestos han sido descontadas y transferidas adecuadamente a las autoridades correspondientes.
- Documentación para préstamos o créditos: La constancia puede ser requerida por instituciones financieras al solicitar préstamos o créditos, ya que certifica el cumplimiento de las obligaciones fiscales del trabajador.
- Registro de ingresos y retenciones: Ayuda a mantener un registro preciso de los ingresos y retenciones durante el año, lo que es útil para auditorías fiscales o revisiones futuras.
¿Qué cambió con la constancia de retenciones y el CFDI de nómina?
A partir del ejercicio fiscal 2018, los patrones dejaron de estar obligados a expedir la constancia anual de retenciones por sueldos y salarios como se hacía anteriormente. Sin embargo, esto no significa que desapareciera la obligación de comprobar los pagos y retenciones efectuados a los trabajadores. La obligación de emitir una constancia de retenciones no se maneja exactamente igual que hace algunos años. Con la llegada de los comprobantes fiscales digitales, varios procedimientos relacionados con este documento fueron cambiando y algunas reglas se ajustaron.
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¿La constancia de retenciones sigue siendo obligatoria?
Hoy es común que parte de la información que antes se consultaba en una constancia aparezca directamente en otros comprobantes fiscales. Aun así, eso no significa que este documento haya desaparecido por completo, ya que todavía existen situaciones donde sigue teniendo utilidad.
- Cambios introducidos desde 2018: Diversas disposiciones fiscales modificaron la forma en que se documentan ciertos ingresos y retenciones, reduciendo algunos supuestos donde era necesaria una constancia por separado.
- Papel del CFDI de nómina: Con el paso de los años, este comprobante se convirtió en una de las principales fuentes de información para consultar ingresos y retenciones relacionadas con una relación laboral.
- Cuándo puede utilizarse como comprobante: En determinados casos, el CFDI contiene los datos necesarios para respaldar la información fiscal sin necesidad de generar documentación adicional.
- Casos especiales donde siguen existiendo constancias: Aunque muchos procesos cambiaron, todavía hay escenarios donde la emisión de una constancia de retenciones continúa formando parte de las obligaciones correspondientes.
¿Cómo sacar la constancia de retenciones?
Para obtener la Constancia de Retenciones, sigue estos pasos:
- A través del portal del SAT:
- Accede al portal del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
- Inicia sesión con tu Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y contraseña o firma electrónica (efirma).
- Dirígete al menú de "Constancias" y selecciona "Constancia de Retenciones".
- Elige el período fiscal deseado y genera el documento.
- Descarga el archivo PDF y guárdalo en tu dispositivo o imprímelo directamente.
- A través del sistema de nómina del empleador:
- En algunas empresas, la constancia puede ser generada y proporcionada a través del sistema de nómina interno.
- Solicita la constancia a tu departamento de recursos humanos si está disponible en el sistema interno de la empresa.
- Acudiendo a las oficinas del SAT:
- Programa una cita en el portal del SAT o por teléfono.
- Asiste a la cita con tu identificación oficial y RFC.
- Solicita la constancia de retenciones en persona, y el personal del SAT te proporcionará el documento.
- Consulta con el empleador:
- En algunos casos, el empleador puede proporcionar la constancia directamente a sus empleados.
- Contacta a tu departamento de recursos humanos para solicitar la constancia si tu empleador gestiona estos documentos.
El Papel de Recursos Humanos y Nómina en la Gestión de Retenciones
Generalmente, el encargado de Recursos Humanos gestiona los asuntos fiscales de los trabajadores. Para RRHH entender a fondo los ingresos y retenciones SAT permite tener una visión clara de cómo gestionar las obligaciones fiscales. Cuando sabemos los ingresos de un colaborador y sus retenciones, se fomenta el cumplimiento de la normativa fiscal vigente.
El departamento de recursos humanos juega un papel crucial en la gestión de la Constancia de Retenciones:
- Generación del documento: En primer lugar, es responsable de generar la Constancia de Retenciones para los empleados, asegurando que todos los detalles sobre las retenciones fiscales realizadas durante el año sean correctos y estén actualizados.
- Verificación de datos: Antes de emitir la constancia, el departamento verifica que todos los datos sobre las retenciones, ingresos y deducciones sean precisos. Esto garantiza que el documento refleje correctamente la situación fiscal de cada empleado.
- Entrega a los empleados: También, recursos humanos se encarga de proporcionar la Constancia de Retenciones a los empleados, ya sea de manera física o digital. Es esencial que los empleados reciban esta constancia a tiempo para preparar sus declaraciones fiscales.
- Asesoramiento fiscal: El departamento puede ofrecer asesoramiento o información sobre cómo utilizar la constancia para la preparación de declaraciones fiscales y responder a cualquier duda que los empleados puedan tener.
- Cumplimiento legal: Recursos humanos asegura que la emisión de la constancia cumpla con las obligaciones fiscales y legales establecidas por el SAT, evitando posibles sanciones por errores u omisiones.
- Registro y archivo: Mantiene un registro y archivo de las constancias emitidas para futuras referencias y auditorías, garantizando la disponibilidad de la documentación en caso de revisiones fiscales.
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