Como contribuyentes, es común que necesitemos consultar facturas emitidas o recibidas con anterioridad, ya sea para calcular los impuestos que debemos pagar, o simplemente para mantener en orden la contabilidad de nuestros ingresos y gastos. Sin embargo, por muy cuidadosos que seamos en nuestra contabilidad, no estamos exentos del extravío de algún documento o de una distracción que nos haga olvidar su ubicación.
Si necesitas consultar facturas emitidas o recibidas pero no tienes en claro el procedimiento para hacerlo, es fundamental conocer cómo acceder a tus archivos dentro del portal oficial del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Es muy importante recordar que, de acuerdo con las Reglas 2.7.1.1. y 2.8.1.5. de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente, los contribuyentes que expidan y reciban CFDI deberán almacenarlos en formato electrónico XML.
Procedimiento para la consulta y descarga masiva en el portal del SAT
Todas las facturas certificadas que generas quedan almacenadas y es posible localizarlas. Si no cuentas con la versión XML de uno de tus comprobantes fiscales, sigue este procedimiento:
- Acceso al portal: Accede a la página oficial del SAT.
- Selección de opción: Da clic en la pestaña de “Factura electrónica” y selecciona la opción “Cancela y recupera tus facturas”. Deberás ingresar con tu contraseña y RFC o mediante e.firma.
- Gestión de comprobantes: Una vez dentro del sistema, puedes elegir entre consultar facturas emitidas, recibidas o utilizar la función de “Recuperar descargas de CFDI”.
- Descarga masiva: En la opción de recuperar descargas, podrás obtener todos los comprobantes que requieras a través del botón “Descargar paquete”. El sistema automáticamente los agrupará en un archivo comprimido .ZIP.
Para realizar la búsqueda, puedes utilizar el Número de Folio Fiscal (UUID) o filtrar por un rango de fechas específico. Si eliges colocar un rango de fechas, el sistema te mostrará los registros más recientes organizados en orden descendiente.
Consideraciones legales sobre el almacenamiento
El Código Fiscal de la Federación estipula en su artículo 30 que los contribuyentes deberán conservar toda la documentación relacionada con la contabilidad al menos durante un plazo de cinco años. Es recomendable que, tras consultar y descargar tus facturas, procedas a guardarlas en tu equipo de cómputo, una memoria USB o cualquier otro dispositivo de almacenamiento seguro.
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Soluciones automatizadas para la gestión fiscal
Dada la importancia de almacenar todas tus facturas, puedes recurrir a sistemas de facturación y contabilidad electrónica que facilitan estas labores. Herramientas como FiscalCloud permiten simplificar procesos mediante servicios especializados:
- Emisión de CFDI: Genera facturas electrónicas en línea de forma fácil, rápida y segura.
- Descarga Masiva: Facilita la obtención de comprobantes sin complicaciones técnicas.
- Multiempresa: Registra varios RFC en una misma cuenta para gestionar distintas operaciones desde un solo lugar.
- Cumplimiento: Tus facturas son validadas directamente ante el SAT, asegurando que cumplan con la versión CFDI 4.0.
Para aquellos que buscan una gestión integral, existen plataformas como QuickBooks, un software con el que puedes facturar de forma sencilla y controlar tu negocio desde cualquier dispositivo móvil, manteniendo toda la documentación guardada en la nube de manera segura.
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