La contabilidad de costos es importante para recopilar y conocer los costos que se generan en el proceso de transformar materia prima en un producto terminado. Es necesario identificar, medir, acumular e interpretar la información de los gastos de la empresa. La función de la contabilidad de costos es brindar información detallada a la gerencia. Al analizar los costos de producción, las empresas pueden identificar las áreas en las que se están realizando gastos innecesarios o ineficientes y tomar medidas para reducirlos.
La contabilidad de costos se diferencia de la contabilidad financiera en que esta última recoge información de las operaciones económicas de la empresa, en sentido general, y elabora con ellas los estados financieros que pueden ser elaborados tanto para uso interno como externo. No obstante, varios autores afirman que el estallido de la Revolución Industrial, a partir del año 1776, fue lo que impulsó el establecimiento de un mayor control sobre los modos de producción, los materiales y la mano de obra.
La contabilidad de costos puede ayudarle a conocer los costos de la dirección de una empresa. Primero, define un plan de tipos de costo con una estructura y funciones que se asemejan al catálogo de cuentas de contabilidad general. Los centros de costo son departamentos y los centros de beneficios que son responsables de los costos y de los ingresos. A menudo, hay más centros de costo configurados en la contabilidad de costos que en cualquier dimensión configurada en la contabilidad. En la contabilidad general, normalmente solo se utilizan los centros de costo del primer nivel para costos directos y costos iniciales.
Los objetos de costo son productos, grupos de productos o servicios que ofrece una empresa. Puede relacionar los centros de costo a los departamentos y los objetos de costo a los proyectos en su empresa. Los costos operativos se pueden transferir desde la contabilidad. Puede transferir automáticamente los movimientos de costo de la contabilidad a los movimientos de costo con cada registro. En los diarios de costos, puede registrar costos y actividades que no provengan de la contabilidad general ni se generen por asignaciones. Las asignaciones mueven los costos e ingresos entre tipos de costo, centros de costo y objetos de costo.
Los costos generales se registran primero a centros de costo y luego se cargan a objetos de costo. Un ejemplo sería realizar en un departamento de ventas que vende varios productos al mismo tiempo. Los costos generales del departamento, como salarios, suministros y gastos de viaje, se asignan inicialmente al centro de costo de ventas. La base de asignación y la exactitud de la definición de asignación influyen en el resultado de las asignaciones de costos. Cada asignación está formada por un origen de asignación y uno o varios destinos de asignación. Puede asignar valores reales o valores presupuestados utilizando el método de asignación estática basado en un valor definido.
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Por ejemplo, metros cuadrados, o una proporción de asignación establecida de 5:2:4. De manera similar a la elaboración de presupuestos en el libro mayor, puede crear presupuestos para planificar costos durante un período determinado (por ejemplo, un año fiscal), que se pueden aplicar a un centro de costos (departamento de la empresa) o a un objeto de costo (producto o servicio). Puede crear tantos presupuestos de costo como sea necesario. Luego puede copiar el presupuesto de costos en el presupuesto de contabilidad y viceversa. La mayoría de los informes y las estadística se basan en los movimientos de costos registrados. Puede definir el orden de los resultados y usar filtros para definir qué datos deben mostrarse. Puede crear informes para el análisis de distribución del costo.
Componentes y Clasificación de los Costos de Producción
En cuanto a la composición y clasificación de los costos de producción, “la teoría tradicional de costos habla de tres elementos básicos: materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación”. La mano de obra, el segundo elemento del costo, “es el esfuerzo físico o mental que realiza un trabajador en el proceso de transformación de una materia prima o un insumo en un producto terminado, que satisfaga una necesidad y que no perjudique el medio ambiente”. No obstante, el esfuerzo del ser humano sería insuficiente si no contara con los equipos necesarios que comprenden desde la herramienta más sencilla hasta la maquinaria más complicada, permitiendo economizar esfuerzos de trabajo y de material, a la vez que aumentar de modo significativo su productividad.
Los costos indirectos de fabricación (CIF), carga fabril, gastos de fabricación o gastos, como también se les conoce, son todos los costos que se relacionan indirectamente con el producto y que forman parte del proceso productivo.
Inventarios y Sistemas de Costeo
Antes de contabilizar los costos de producción, debe conocerse primero cuáles tipos de inventarios se manejan y el sistema de costeo que se utilizará para su acumulación. Los inventarios en las industrias son tres: de materiales, de producción en proceso y de productos terminados. En cambio, los sistemas de costeo de inventario son dos: periódico y perpetuo. El periódico, pormenorizado o de costos incompletos, ofrece información limitada sobre los inventarios; se utiliza en pequeñas y algunas medianas empresas.
En las industrias, el sistema perpetuo permite la acumulación de costos de producción y lo clasifica de dos formas: por órdenes de trabajo y por procesos. El primero es en base a pedidos y especificaciones de clientes; sus costos se acumulan en una Hoja de Trabajo por cada pedido. El segundo es en base a procesos productivos continuos, estandarizados y repetitivos, donde los productos son homogéneos y producidos a gran escala.
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Métodos de Valoración de Inventarios
Los métodos de valoración de inventarios conocidos son cuatro: FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out), promedio ponderado y de identificación específica. De los métodos citados, en las industrias solo se utilizan el FIFO y el Promedio ponderado, por el tipo de procesos y el momento en que se agregan los costos de los inventarios; pero cada país, a través de la administración tributaria, determinará cuál es el más favorable a utilizar. Por ejemplo, en la República Dominicana la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) exige en el Código Tributario, Ley 11-92, utilizar LIFO, salvo ciertas excepciones.
Registro de Materiales, Mano de Obra y CIF
El registro de los materiales se debe realizar considerando “la cantidad recibida, cantidad enviada a producción, y los saldos de los inventarios para cada tipo de material”. A medida que se usan materiales directos, se registran como materiales retirados del almacén en el mayor de fábrica. En el segundo asiento, las salidas del almacén de materiales se computan directamente a la cuenta de inventario de producción en proceso, cuando se utiliza el sistema perpetuo, cuenta donde se acumulan los costos del producto a fabricar.
Con relación al registro de la mano de obra debe definirse si el costo se cargará directamente a la producción o a una cuenta de control y acumulación de costos desde la cual será distribuido. Esto sucede cuando existen varias órdenes de trabajo, departamentos o centros de costos trabajándose al mismo tiempo. Para el registro de los CIF, debe considerarse que éstos se agregan a la producción utilizando diferentes bases de cálculo: a) costo de materiales directos; b) costo de mano de obra directa; c) horas de mano de obra directa; d) unidades producidas; y e) horas máquina. También se pueden asignar mediante el uso del sistema de costeo ABC.
Cada costo en la producción puede agregarse en base a costos reales, normales o estándar. En algunos casos esta asignación se basa en tasas predeterminadas, siendo acumulados en una cuenta de acumulación y luego distribuidas por tasas o de acuerdo a la proporción producida. Independientemente del sistema de registro que se utilice, periódico o perpetuo, o del sistema de acumulación de costos, por órdenes de trabajo o por procesos, es importante saber que el proceso productivo podrá ser secuencial, paralelo o selectivo; dependiendo de la forma en que los productos y los costos pasan por los diferentes departamentos.
Contabilización en la Producción Conjunta
La contabilización en la producción conjunta se realiza de la misma forma que se ha presentado anteriormente. El primer método, de las unidades producidas, se utiliza cuando el valor de venta de los coproductos en el mercado no tiene diferencia significativa en los ingresos de la empresa; por lo que, la cantidad producida será la base para la asignación de costos. El segundo método, del valor de venta en el punto de separación, es el más idóneo en la producción conjunta, pero solo cuando se conoce el valor de venta unitario de los productos en este punto. Estos son los productos que son vendidos inmediatamente; se identifica individualmente que no requieren de procesamiento adicional y casi siempre se venden a granel. Este método se utiliza mucho en las procesadoras de carnes.
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El tercer método, del valor neto realizable, se utiliza cuando no se conoce el valor de venta en el punto de separación. Para ello, debe utilizarse el precio de venta final del producto, considerando reducir de éste los costos de procesamiento adicional y los gastos operacionales cargados a los productos. De esta forma, se obtiene un valor hipotético de venta en el punto de separación. Los subproductos no aplican para la asignación de costos de producción, porque se consideran como “subproductos de categoría 1, los cuales solo se reconocen cuando se venden”.
Finalización de la Producción y Registro de Productos Terminados
Finalmente, terminada la producción se realizan los registros correspondientes al traspaso de los productos terminados al almacén, en donde se les asigna un precio de venta con el cual se comercializará al cliente. Se muestran los registros de traspaso utilizando una cuenta de “control de productos terminados”; la misma utilizada por otros autores para el inventario de productos terminados. Los desperdicios o daños en la producción pueden ser normales o anormales. Para evitar esos daños y desperfectos en la producción, se incurre en procesos y costos de calidad que también deben ir cargados a la producción dentro de los costos indirectos.
Cuando se termina una orden o proceso productivo, se da aviso al departamento de costos para que proceda a la liquidación de los costos incurridos a través de informes de producción. En la producción por procesos se elabora un informe de costo de producción por departamentos que indicará cuál fue el costo total producido, la cantidad de unidades terminadas y transferidas, unidades en proceso y mermas, y el costo unitario resultante. Este informe algunos autores, lo describen en cuatro pasos: plan de cantidades, producción equivalente, costos por contabilizar y costos contabilizados, pudiéndose agrupar en dos partes: unidades y costos.
Estados Financieros Secundarios y Análisis de Costos
Se muestran dos modelos de estados financieros secundarios, indicando en ellos la ubicación de los costos y de dónde son obtenidos. El resultado del estado de costo de producción, sirve para la elaboración del estado de costo de ventas, cuyo resultado se utiliza para la elaboración del estado de resultado (disminuido de los ingresos), el cual servirá para alimentar los demás estados financieros básicos. En una empresa de prestación de servicios no existe costo de mercancía vendida. En las finanzas tradicionales, existen indicadores de rentabilidad, liquidez y endeudamiento.
Algunos indicadores de rentabilidad importantes son: margen bruto (utilidad bruta/ventas netas), margen operacional (utilidad operacional/ ventas netas) y margen neto (utilidad neta/ventas brutas). La finalidad del análisis permitirá evaluar los costos desde diferentes enfoques. Los costos históricos se refieren a los costos reales, los cuales deben compararse, cuando se efectúan, con costos predeterminados (estimados y estándares), a fin de evaluar la flexibilidad presupuestaria, analizando las variaciones resultantes en la aplicación de costos.
El proceso presupuestal se inicia con la determinación del nivel de ventas, porque dependiendo de estas se establecen las necesidades de materiales directos e indirectos, mano de obra, costos indirectos de fabricación, inversión en activos fijos, necesidades de financiación o de inversión, niveles de inventarios, racionalización de gastos y programación de pagos. Según varios autores, el presupuesto de producción implica necesariamente que la empresa haya analizado su capacidad de producción, ya que de esta depende la realización y el cumplimiento de las metas.
En ese mismo orden, el análisis del punto de equilibrio, el costo-volumen- utilidad, el costeo directo y el absorbente, permitirán conocer los límites a utilizar para mantener el control de las ganancias o para evitar la generación de pérdidas. Otro punto importante que permitirá un buen análisis de costos es la estandarización, la cual consiste en fijar de forma unitaria un costo o cantidad a utilizar de cada recurso que compone el costo del bien o servicio que se adquiere o produce. Los estándares se calculan en base a eficiencia (en cantidad y costo) y sirven de base para la elaboración de presupuestos.
Toma de Decisiones Basada en el Análisis de Costos
Después que se ejecutan, registran, resumen y analizan los costos, se procede a la toma de decisiones. Las etapas de este proceso son: 1) la obtención de la información; 2) la realización de predicciones acerca de costos futuros; 3) elección de una alternativa; 4) implementación de la decisión y 5) evaluación del desempeño. Otras decisiones que se toman en cuenta se refieren a la evaluación de la calidad, en productos y servicios, establecimiento de programas Justo a Tiempo, contratos laborales, comerciales y de construcción de obras, beneficios, inversiones, etc.
Para tomar decisiones sobre reducción de costos, se exponen diferentes técnicas que deben ser consideradas por los gerentes y contadores. Como ya se analizó, los costos de producción de bienes y servicios son de suma importancia para el estudio de la contabilidad y la administración de empresas.
Definiciones de Contabilidad de Costos
Para comprender mejor varios aspectos del tema, y con la idea de formar un concepto propio, se presentan algunas definiciones de diversas fuentes:
- "... un sistema de información empleado para predeterminar, registrar, acumular, controlar, analizar, direccionar, interpretar e informar todo lo relacionado con los costos de producción, distribución, administración y financiamiento". (García Colín, 2003)
- "...el conjunto de pagos, obligaciones contraídas, consumos, depreciaciones, amortizaciones y aplicaciones atribuibles a un periodo determinado, relacionadas con las funciones de producción, distribución, administración y financiamiento". (Ortega Pérez de León, 1997)
- "...un proceso ordenado que usa los principios generales de contabilidad para registrar los costos de operación de un negocio, de tal manera que, con datos de producción y ventas, la gerencia pueda usar las cuentas para averiguar los costos de producción y los costos de distribución; ambos por unidad y en total de uno o de todos los productos fabricados o los servicios prestados, y los costos de otras funciones diversas de la negociación, con el fin de lograr una operación económica, eficiente y productiva". (W. B. Lawrence y John W. Ruswinckel, 1967)
- "...una técnica o método para determinar el costo de un proyecto, proceso o producto, utilizado por la mayor parte de las entidades legales de una sociedad, o específicamente recomendado por un grupo autorizado de contabilidad". (Statement on Management Accounting, núm. 2)
Como puede verse, es un sistema que debe instrumentarse de manera integral, es decir, abarcar toda la empresa en su conjunto. Se auxilia de los sistemas de registro como la contabilidad general, debido a que su principal función es presentar información ordenada, clasificada, inteligible y orientada hacia un fin específico. Concentra todo aquello que pueda considerarse como un gasto o aquello que se ha consumido y afecta económicamente a la empresa, para reorientarlo al costo de la producción. Además de servir como medio de concentración de datos en materia del costo, sirve de fundamento para la toma de decisiones.
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