La ciencia y técnica dedicada a producir y difundir información útil para la toma de decisiones económicas recibe el nombre de contabilidad. Su desarrollo implica un estudio del patrimonio de las entidades para el reflejo de sus resultados en estudios contables o financieros, que aportan el resumen de una situación económica. La contabilidad comercial es una rama contable que se centra en la actividad de un comercio. Gracias a la contabilidad, el comercio logra tener el registro de todas sus operaciones que pueden cuantificarse en términos de dinero.
Fundamentos y obligaciones del comerciante
Comercial, por su parte, es aquello perteneciente o relativo al comercio o a los comerciantes. Un comerciante es una persona que realiza actividades comerciales de manera constante para obtener beneficios económicos. La regulación del comercio y de los actos de comercio que ejecutan los comerciantes con ánimo de obtener lucro, obliga a estos a someterse a las disposiciones de la ley mercantil y llevar la contabilidad mercantil, conservar la correspondencia y libros o registros contables que tengan relación con su negocio. El registro de los ingresos y egresos monetarios permite que el comercio saque conclusiones sobre su desempeño y que planifique sus actividades en el corto, mediano y largo plazo.
La importancia del registro contable
La contabilidad es el procedimiento por el que se registran todas las operaciones económicas del negocio en un orden cronológico. Su finalidad es dar a conocer de dónde ha venido todo lo que la empresa tiene, dónde ha ido y cuánto queda. A través de la contabilidad se obtiene una fotografía precisa de la situación económica y financiera de la empresa, lo cual servirá para conocer el estado y salud del negocio. Si no se lleva registro de ingresos y gastos confiables se rehúye el pago de los impuestos al Fisco incurriendo en fraude fiscal y se disminuirá así la recolección de impuestos que son ingresos que contribuirán al desarrollo socioeconómico del país.
Libros y documentación obligatoria
La contabilidad formal es la obligación del comerciante y estudia qué libros se han de llevar, cómo han de ser llevados y el valor que tienen sus asientos a efectos de prueba. El empresario llevará necesariamente un libro de inventarios y cuentas anuales y otro diario.
- Libro de inventarios y cuentas anuales: Se abre con el balance inicial detallado de la empresa y en él se transcriben los balances de comprobación.
- Libro diario: Registra día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.
- Libros potestativos: Los empresarios podrán llevar voluntariamente aquellos libros y registros que estimen convenientes.
Gestión mediante herramientas tecnológicas
Todos los comercios desarrollan, de alguna manera, la contabilidad comercial. Aquellos que movilizan grandes cantidades de dinero suelen contar con un departamento o con un especialista dedicado exclusivamente a los estudios contables. Algunos de los programas más conocidos para llevar la contabilidad comercial son los siguientes:
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| Software | Características principales |
|---|---|
| Managerial Analyzer | Ofrece herramientas para analizar aspectos económicos y financieros con gráficos detallados. |
| Contasol | Destaca por su sencilla interfaz, es gratuito y permite gestionar más de un negocio. |
| DivaCon | Ideal para pequeñas y medianas empresas, incluye gestión de IVA y cartera de vencimientos. |
Es muy importante que se lleve la contabilidad del negocio al día porque, de no ser así y ser inspeccionado, Hacienda podría llegar a sancionarte. En conclusión, es esencial que el comerciante tenga registros contables, ya que la contabilidad como lenguaje de los negocios permite registrar e interpretar datos económicos básicos para ser utilizados por los comerciantes, gobiernos y demás instituciones en la planificación de sus actividades comerciales.
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