La contabilidad es un tema que compete tanto a dueños de pequeñas o medianas empresas, a grandes empresarios, como a gerentes y profesionales del área. Por ello, se deben mantener siempre informados sobre los cambios y novedades que se aplican año con año a las normativas y prácticas contables.
La contabilidad tiene origen en la palabra "contable", misma que hace referencia a todo lo relacionado con las funciones de un contador, quién es el profesional que cuenta con los conocimientos numéricos que ayudan a equilibrar los movimientos de capital de una empresa, pero esto tan solo es un pequeño acercamiento.
La contabilidad es la disciplina que se encarga de estudiar, analizar, medir y registrar el patrimonio de las empresas a través de los estados contables y toda la información financiera que esta genera, con el objetivo de apoyar la toma de decisiones y el control de del capital y de esta manera, determinar el estado de su economía. Es un estudio que se vale de datos meramente cuantitativos, los cuales expresan en unidades monetarias los movimientos que se efectúan y presentan informes económicos identificables y cuantificables que reflejan el pasado, presente y futuro financiero de una empresa y que al mismo tiempo, marcan la línea de acción contable.
La ciencia de la contabilidad, hoy en día es de las más importantes en el mundo de los negocios. Instaura su misión de tener una visión clara, íntegra y objetiva de la solvencia económica que poseen las empresas. Por medio de ella es posible asegurar la rentabilidad de un negocio y mantenerlo al margen de las normas públicas contables.
Importancia de la Contabilidad en una Empresa
Cada una de las áreas es importante, sin embargo, la contabilidad de una empresa tiene un papel relevante debido a que el capital es un recurso que se relaciona con cada una. Es de suma relevancia debido a que sin esta disciplina es casi imposible conocer en números, las pérdidas y ganancias que existen.
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La contabilidad no es exclusiva para las grandes empresas, debido a que esta ciencia se puede aplicar de manera personal y transpolar sus funciones a una empresa sin importar su rango ni su giro comercial. Debido al tipo y a la cantidad de información que se le confiere a esta área, se requiere de un profesional que lleve e integre las actividades relacionadas con los recursos contables.
La contabilidad de una empresa está en cada una de las etapas por la que puede atravesar esta, su función principal se orienta en analizar la situación económica en todo momento, así como sus puntos a trabajar y las áreas de oportunidad que se tienen de acuerdo al sector en el que se desempeña. Sin la contabilidad de una empresa, prácticamente, no hay base firme que garantice su éxito.
Por lo tanto, para tener un óptimo control sobre los recursos contables es necesario hacer un buen manejo del capital y así, garantizar la estabilidad y rentabilidad, factores que les interesan a todas las empresas.
Tipos de Contabilidad
Es importante conocer los tipos de Contabilidad partiendo de la relevancia que tiene esta asignatura para las organizaciones y las personas en la época actual. La Contabilidad es un sistema de información que se encarga del registro, la elaboración y la comunicación de datos, principalmente de carácter económico-financiero, sobre una persona o entidad.
- Según los tipos de usuarios: ésta puede dividirse en contabilidad financiera y contabilidad directiva o de gestión. La contabilidad directiva o de gestión orienta sus aplicaciones hacia aquellos sujetos que tienen poder de decisión sobre la actividad de la empresa, mientras que la contabilidad financiera tiene una difusión mucho más extendida, llegando a todo tipo de usuarios. La contabilidad directiva está sujeta a escasos o nulos requisitos formales o legales, dado el marco restringido de su actuación, mientras que para la contabilidad financiera existen disposiciones legales o profesionales que regulan su forma y su contenido.
- Desde el punto de vista de la circulación económica, cabe distinguir entre contabilidad externa y contabilidad interna. La contabilidad interna o analítica tiene por objeto el conocimiento y la interpretación de los hechos que ocurren en el seno de la unidad económica sin relación con el exterior, tales como la formación de costes y la valoración de productos o servicios, mientras que la contabilidad externa se ocupa de las operaciones que relacionan a la empresa con el mundo exterior. La información contable para usuarios externos (contabilidad financiera) está basada, en su mayor parte, en la contabilidad externa y en una mínima parte en la contabilidad interna.
De acuerdo con los expertos, la clasificación de la Contabilidad busca abordar de manera más efectiva las diversas necesidades de información que surgen en diferentes contextos económicos y organizacionales. Esta clasificación permite una mejor organización, análisis y presentación de datos financieros, lo cual es fundamental para la toma de decisiones informadas y la gestión eficiente de recursos.
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Contabilidad Financiera
La contabilidad financiera es un sistema de información consistente en un conjunto de funciones interrelacionadas, cuya finalidad es transformar datos en información. La contabilidad financiera es aquella que otorga la información pertinente para gestionar la vida económica de la empresa y conocer su estado financiero actual. Posee un carácter externo debido a que lleva un control histórico de los movimientos de capital.
Los estados contables deben cumplir con las siguientes características:
- Se refieren a magnitudes económicas expresadas en términos monetarios.
- Tiene carácter periódico o recurrente.
- Están sometidos a una regulación que afecta a su contenido y a su forma de presentación.
- Se elaboran aceptando el supuesto de estabilidad monetaria.
- Comprensible, dentro de la complejidad del mundo económico.
- Relevante, conteniendo información verdaderamente significativa, sin llegar al exceso.
- Fiable, con ausencia de errores significativos.
- Comparable en el tiempo y entre las distintas empresas.
- Oportuna, suministrándose sin un desfase temporal significativo.
Contabilidad Administrativa o de Gestión
La contabilidad administrativa. Su función es hacer el compendio y la interpretación de todos los costos que se generan de manera interna en la empresa. La Contabilidad de gestión se enfoca en proporcionar información útil para la toma de decisiones internas dentro de una organización, ayuda a los gerentes y otros responsables en la planificación, control y toma de decisiones estratégicas.
Contabilidad de Costos
Se centra en el registro, análisis y control de los costos relacionados con la producción y la distribución de bienes y servicios, busca determinar el costo de producción de los productos o servicios de una empresa, identificar áreas de mejora de eficiencia y apoyar la toma de decisiones relacionadas con la fijación de precios y la rentabilidad.
Contabilidad Fiscal
La Contabilidad fiscal se alinea a las obligaciones fiscales y normativas establecidas por las autoridades tributarias, de la misma forma busca calcular y reportar correctamente los impuestos a pagar por la entidad.
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Contabilidad Pública o Gubernamental
Se aplica en entidades gubernamentales y organizaciones sin fines de lucro de acuerdo con los principios contables gubernamentales o normas específicas para este tipo de entidades. Abarca el sector público, tales como gobiernos, ministerios, municipios y otras instituciones estatales, permitiendo a los ciudadanos y a los órganos de control verificar cómo se están utilizando los recursos del Estado.
Software Contable: Una Herramienta Indispensable
Ahora ya sabes qué es la contabilidad de una empresa y la importancia que tiene dentro de ella y en la actualidad, pero ¿cómo es que se logra una contabilidad efectiva? ¿Solo los profesionales son los que pueden llevarla? Estas y muchas preguntas más pueden surgir alrededor de este tema.
Una empresa que no está actualizada, simplemente no es competencia. Por ello, renovarse e implementar la tecnología a su favor hace la diferencia. Gracias a los avances tecnológicos el sector de negocios se ha beneficiado desde la aparición de los software empresariales especializados que facilitan muchas labores, entre ellas, la contable.
Hoy en día, una de las soluciones más efectivas es el software ERP, el cual tiene grandes beneficios para las compañías que lo implementan. Es un sistema modular que se enfoca en integrar las áreas de la empresa con la finalidad de impulsar el desarrollo de cada una a través de la automatización de labores y la optimización de los recursos.
Este tipo de sistemas están pensados en atender aquellas demandas específicas que tiene una empresa con relación a la actividad que quieren potenciar. Se instala en el área financiera y ayuda a mejorar los resultados que esta otorga.
Otra alternativa, son las plantillas que puedes realizar en programas como Excel, ya que se sabe que por excelencia este cuenta con un sistema enfocado a brindar soluciones numéricas. Sin embargo, al ser un programa sencillo, sus funciones son limitadas y no hay una cobertura contable completa.
Cada una de las operaciones contables es monitoreada y regulada por las autoridades financieras del país, ellas establecen el modo en que se debe entregar la contabilidad de una empresa. Es decir, todos los documentos y comprobantes son los mismos para justificar las salidas y entradas de capital.
En la actualidad, los sistemas de gestión se han convertido en una herramienta indispensable en el ámbito de los negocios debido a que ayudan y facilitan la sistematización de actividades. Son una forma de simplificar las funciones que tiene cada área con el objetivo de impulsar el desarrollo de la empresa.
Por medio de un software de contabilidad es posible realizar las labores financieras con una mayor eficiencia. Esta herramienta brinda a cada compañía una amplia visión, tanto del mercado comercial como la situación interna para potenciar el crecimiento del área y en general, de la empresa.
Gracias a este sistema las ventas, compras, pagos, ingresos y todo lo relacionado con el capital empresarial tendrá un registro automático en bases de datos que se actualizan en tiempo real para permitir la correcta manipulación de la información. Además, minimiza los errores que se tienden a cometer en las financiaciones.
Beneficios de un Software de Contabilidad
Es momento de migrar al ámbito digital, así que si tu empresa aún no cuenta con un software de contabilidad a continuación te dejamos algunos de los beneficios que esta herramienta empresarial ofrece.
- Fomenta el ahorro. Este sistema, al automatizar actividades, reduce el equipo humano que se requiere para obtener los mismos resultados.
- Esquematiza los procesos. Lleva a cabo una gestión automática en cadena que facilita y esquematiza las transacciones contables.
- Optimiza la gestión contable. Con este software es posible tener un control de ingresos y gastos, así como saber el comportamiento del flujo, lo que permite saber el estado financiero de la compañía.
- Garantiza confidencialidad. Se pueden establecer personas únicas con acceso al sistema, con el objetivo de mantener la información en manos de los expertos y lejos de algún tipo de vulnerabilidad.
Ahora ya es posible adquirir un sistema de contabilidad integral, el cual tiene un impacto positivo en el área de cada empresa, reflejándose directamente en su productividad y competencia. Con Visual México obtienes esta efectiva solución que te ayuda a enfrentar los constantes retos de la contabilidad. El mejor ERP en México.
Seguir implementando modelos de contabilidad manuales, es trabajar sin mucho éxito debido a que siempre hay un margen de error en ellos y además, implica pérdida de tiempo y esfuerzo. Pero con un software empresarial especializado es posible agilizar y automatizar cada una de las actividades contables con el mínimo error.
Visual México es sinónimo de calidad en consultoría de ERP, así que si decides invertir en tu sistema de contabilidad integral obtendrás beneficios que mejorarán las actividades contables y financieras de tu empresa. No te quedes atrás, impulsa tu competitividad y mejora tus ingresos de capital.
Ejemplo de Presupuesto de Operaciones
A continuación un ejemplo de Contabilidad administrativa, la cual muestra la utilidad y la aplicación de un caso práctico, en este caso, es un ejemplo de un emprendimiento sobre una agencia de viajes, por lo tanto, las cifras presentadas son de un capital inicial considerando lo que se requiere para impulsar el proyecto.
Cálculo del presupuesto de operaciones
De acuerdo con el proyecto de emprendimiento se determinó de las necesidades de operaciones y producción mensual:
| Activo | Pasivo |
|---|---|
| Activo Circulante | Pasivo a corto plazo |
| Caja $200.00 | Proveedores $10,000.00 |
| Bancos $2,000.00 | Créditos bancarios $0.00 |
| Inversiones en valores $1,300.00 | Impuestos por pagar $0.00 |
| Clientes $16,000.00 | Acreedores diversos $5,000.00 |
| Deudores diversos $0.00 | Documentos por pagar $2,300.00 |
| Rentas pagadas por anticipado $0.00 | |
| Inventarios (almacén) $0.00 | |
| Total Activo Circulante $19,500.00 | Total Pasivo a Corto Plazo $17,300.00 |
| Activo Fijo | Pasivo a largo plazo |
| Terrenos $0.00 | Préstamos bancarios $0.00 |
| Edificios $0.00 | Acreedores diversos $0.00 |
| Maquinaria y equipo $45,000.00 | Total Pasivo a Largo Plazo $0.00 |
| Equipo de oficina $45,000.00 | Créditos diferidos |
| Equipo de transporte $15,000.00 | Rentas recibidas por anticipado $0.00 |
| Total Activo Fijo $105,000.00 | Intereses cobrados por anticipado $0.00 |
| Activo Diferido | Anticipos de clientes $8,000.00 |
| Gastos de organización $3,000.00 | Total Créditos Diferidos $8,000.00 |
| Gastos de instalación $0.00 | Total pasivo $25,300.00 |
| Patentes y marcas $0.00 | Capital contable o patrimonio |
| Total Activo Diferido $3,000.00 | Capital social $30,000.00 |
| total activo $108,000.00 | Resultado de ejercicios anteriores $5,000.00 |
| Resultado del ejercicio $0.00 | |
| total capital $35,000.00 | |
| total pasivo + capital $60,300.00 |
Necesidades financieras
Este proyecto requiere un volumen de financiación global que hemos establecido en los siguientes grupos:
- Adquisición de activos (equipo de cómputo y equipo de oficina): $45,500.00
- Alojamiento de la página web: $500.00 anual
- Necesidad operativa de fondos (primeros meses): $45,000.00
- Necesidad total de fondos: $180,000.00
Plan de financiación
- Capital social:
Hemos previsto un capital social total de $38,000 que aportarán los socios de la compañía. Dicho capital cubrirá el 60 por ciento de las necesidades totales de fondos.
- Préstamos:
El resto de la financiación necesaria se prevé de forma externa y mediante préstamos a corto y medio plazo.
Flujo de efectivo
Maquinaria + Equipo de oficina +Transporte= (17,800.00+45,000.00+15,500.00)-(2,300.00)= $14,800.00
Capital social $30,000.00
Dividendos pagados $3,000.00
Total $47,800.00
Estado de resultados
Ingreso operativos netos $16,000.00 - $8,000.00 = $8,000.00
Resultado bruto $8,000
Resultado de las operaciones ordinarias $3,000.00
Resultado antes de impuesto a las ganancias $11,000.00
Resultado neto $11,000.00
Punto de equilibrio $37,000.00 / $16,000.00 = $2.3125
$37,000.00 / $16,000.00 - $8,000.00= $4.625
La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo, la compra o el arrendamiento de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.
Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados van a darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad.
La contabilidad consiste en la recopilación, el registro y la interpretación continuos y sistemáticos de información determinada. En detalle, la contabilidad es un sistema que permite procesar los datos relativos a todas las transacciones comerciales y las obligaciones expresadas en términos financieros en una empresa. Esta información se documenta según el principio de continuidad y archivo, es decir, desde el registro de una nueva empresa hasta su completa liquidación, en cumplimiento de la normativa vigente.
Conceptos Básicos de Contabilidad
A fin de cumplir con los principales objetivos de la contabilidad se requiere un conjunto de técnicas y métodos que, en conjunto, constituyen un método contable. El método comprende una serie de elementos importantes entre los que se destacan:
- Las cuentas contables como una forma eficaz de agrupar los pasivos, los activos y las transacciones corrientes.
- La documentación, es un registro minucioso por escrito de toda la actividad económica realizada, que da fuerza legal a los datos registrados en la contabilidad.
- La valoración es una forma eficaz de expresar el efectivo y sus fuentes en términos monetarios.
- El inventario, una comprobación periódica de los bienes registrados en el balance de la organización, que se lleva a cabo mediante el pesaje, la descripción, el recuento, la conciliación, la valoración de los activos identificados y la posterior comparación de los resultados con los datos contables.
- El balance es una de las principales fuentes de información, así como una forma de agrupar económicamente los diferentes activos de la organización en función de las fuentes de formación, la composición, la asignación, expresada en equivalente monetario y elaborada a partir de una determinada fecha o período de tiempo.
- La contabilidad es un grupo de indicadores contables, que se reflejan en forma de cuadros y caracterizan el movimiento continuo de los pasivos, los activos y la posición financiera durante un determinado período de tiempo.
- El cálculo se refiere al costo de una unidad de cualquier producto, trabajo o servicio expresado en equivalente monetario, es decir, el cálculo del costo de producción.
¿Quién Puede Llevar la Contabilidad?
En la empresa existe un puesto de jefe de contabilidad, que se considera muy importante y serio. Ahora bien, es posible que una empresa pequeña no cuente con un contable, en cuyo caso estas funciones pueden ser realizadas por: