La contabilidad es una disciplina de las ciencias económicas que tiene por objeto el estudio, medición, registro y análisis del patrimonio y de la situación patrimonial, económica y financiera de una entidad, ya sea una empresa, organización o persona. Es una disciplina técnica que a partir del procesamiento de datos sobre la composición y evolución del patrimonio de un ente. La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones. Para Leandro Cañibano Calvo, profesor emérito de la Universidad Complutense de Madrid, “la contabilidad es una ciencia de naturaleza económica y financiera que tiene por objeto producir información para hacer posible el conocimiento pasado, presente y futuro de la realidad económica en términos cuantitativos.
La economía de las familias, las empresas y los estados funciona en gran medida gracias a la contabilidad y a las finanzas. Estos dos conceptos clásicos, y vinculados entre sí, permiten controlar ingresos y gastos y gestionar inversiones y ahorro. El propósito de la contabilidad es comunicar la salud de la situación financiera de un agente económico en un momento determinado. La contabilidad es la parte de las finanzas que se dedica a estudiar las distintas partidas que aparecen en los movimientos económicos de compañías y pymes, y también de una familia o una persona. Y existe otro conjunto de funciones que se suelen llamar financieras y que permiten el funcionamiento correcto de las anteriores en tanto que casi todas ellas necesitan recursos financieros como contrapartida de los flujos de bienes o servicios que originan.
Historia y Evolución de la Contabilidad
El concepto de contabilidad se remonta a la Antigua Grecia y Mesopotamia, y está estrechamente relacionado con los avances en la escritura, contar el dinero y en los primeros sistemas de auditoría usados por los antiguos egipcios y babilonios. En la India, Chanakia escribió un manuscrito similar a un libro de administración financiera, durante el periodo del Imperio Maurya. Su libro "Arthashasthra" contiene algunos aspectos detallados acerca de cómo mantener libros de cuentas para un Estado soberano.
El nacimiento de la contabilidad, tal y como hoy la conocemos, se remonta al final del siglo XV, cuando el fraile Luca Pacioli publica en Venecia su famosa obra ‘Summa de arithmetica’, un compendio sobre las matemáticas del Renacimiento que incluye un capítulo sobre los negocios donde se expone un método contable. El primer autor sobre esta temática fue el italiano Luca Pacioli, quien ha sido reconocido como el padre de la contabilidad. La evidencia existente más temprana del método de la partida doble puramente dicha aparece en el Libro Mayor de Farolfi de 1299-1300. Giovanno Farolfi & Company, una empresa de mercaderes florentinos. Con lo anteriormente dicho, podemos señalar que en realidad Luca Pacioli fue el primer divulgador pues el sistema no fue inventado por él. En aquel momento se introdujo la partida doble, la identidad contable por excelencia, que básicamente consiste en realizar una doble anotación, una en el apartado ‘debe’ y otra en el ‘haber’ que, además, tienen que sumar cero entre las dos (es decir, debe haber el mismo importe en el debe que en el haber).
La profesión moderna del contador colegiado se originó en Escocia en el siglo XIX. Y así apareció la figura del contador o contable en Escocia en el siglo XIX. Normalmente eran abogados que ofrecían servicios de contabilidad a sus clientes; sin embargo, pasados unos años pasó a ser una profesión organizada. La contabilidad moderna temprana tuvo semejanzas a la que hoy es conocida como contabilidad forense. Desde sus comienzos hasta hoy, la contabilidad ha vivido una importante evolución que casi siempre ha estado acompañada de innovaciones tecnológicas.
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La Contabilidad como Disciplina Económica
Actualmente existen discusiones sobre la mesa que intentan definir un estado ontológico de la contabilidad, en las que hay grandes desacuerdos sobre si esta ha logrado un estatus científico, es decir si puede ser denominada como ciencia o en su defecto, arte, lenguaje, o simplemente técnica. Para evadir esta discusión, muchas veces se opta por hacer referencia a la contabilidad como "disciplina". El uso de la palabra "disciplina" constituye una opción neutral en esta discusión ya que reúne los aspectos relativo...
Tipos de Contabilidad
La contabilidad se puede dividir en varios campos, incluida la contabilidad financiera, la contabilidad de gestión, la contabilidad fiscal y la contabilidad de costos. La contabilidad puede ser clasificada en dos ramas, dependiendo del criterio de división utilizado.
- Contabilidad Nacional: La contabilidad nacional ofrece la representación numérica sistemática de la actividad económica de un país, durante un periodo determinado. Este análisis globaliza ya que trata sobre la conducta de los agentes económicos, los cuales son más fáciles de constatar como conjunto que como individuo. Se desarrolla en el campo del ámbito macro-contable y estadístico, examinando las relaciones macroeconómicas como entre las variables macroeconómicas y las Cuentas Sociales. Es de carácter macro-económico; el problema de la agregación parte de este modelo. También en la relación de cada uno de los elementos del conjunto con el mismo.
- Contabilidad Financiera (Externa): También conocida como contabilidad externa, es la contabilidad propiamente dicha. Su objetivo principal es brindar datos y estados financieros para la toma de decisiones empresariales y facilitar la evaluación a inversores u otros organismos reguladores. Proporciona la información esencial del funcionamiento y estado financiero de la empresa a todos los agentes económicos interesados (clientes, inversores, proveedores, administraciones públicas, etc.). La legislación de la mayoría de los países regula las normas de la contabilidad financiera para homogeneizar la información resultante y darle mayor fiabilidad y comparabilidad. Es una rama de la contabilidad cuyo propósito es recopilar, registrar y presentar la información económica de una empresa de manera sistemática y comprensible.
- Contabilidad de Gestión o de Costes (Interna): Es la contabilidad interna, contabilidad de gestión o contabilidad analítica. Esta disciplina ofrece toda la información interna imprescindible para controlar el funcionamiento de la compañía y mejorar sus resultados a través de los análisis y previsiones. Es la contabilidad elaborada con una finalidad interna o de autoconsumo en la propia empresa y se utiliza para el cálculo de los costos, estados económicos y productivos en el interior de la empresa que servirán para tomar decisiones en cuanto a producción, organización, mercadotecnia, etc. Se caracteriza por ser más flexible, dado que se basa en la autorregulación, está sometida únicamente a las normas que se autoimponga la propia empresa y no a normas legales, suele ser más detallada que la contabilidad financiera y también es más inmediata que esta, porque ha de servir para decisiones muy próximas. Por su parte, la contabilidad de costos es una herramienta muy útil para el uso interno de los directivos de las empresas para el desarrollo de las funciones de planificación, control y toma de decisiones. En resumen, la contabilidad de costes es una herramienta muy útil para la gestión de la empresa, y puede tener una incidencia muy importante en el proceso de toma de decisiones estratégicas.
Elementos Fundamentales de la Contabilidad
Para tener una correcta contabilidad, se debe tener claro un concepto clave: asientos contables. Son cada uno de los bienes, derechos y obligaciones que forman parte del patrimonio de las empresas.
El Patrimonio
A efectos de su valoración, el patrimonio está formado por una parte positiva (activo), constituida por los bienes (elementos materiales), así como de los derechos (elementos intangibles), derivados de relaciones jurídicas de la empresa y una parte negativa (pasivo), formada por las obligaciones.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Activo | Es el conjunto de bienes (elementos materiales) y derechos (elementos intangibles) controlados económicamente por la empresa, derivados de relaciones jurídicas de propiedad, posesión, uso, crédito, etc. Todos los elementos del activo son susceptibles de traer dinero a la empresa en el futuro, bien sea mediante su uso, su venta o su cambio. |
| Activo Circulante o Corriente | Es aquel activo líquido a la fecha de cierre del ejercicio, o convertible en dinero dentro de los doce meses siguientes. Con una mayor precisión terminológica, podríamos decir que el "activo corriente" o "activo circulante" se refiere a aquellos recursos del ente que poseen una alta rotación o movilidad. |
| Activo Fijo o No Corriente | Son aquellos bienes que no varían durante el ciclo de explotación de la empresa (o el año fiscal). Por ejemplo, el edificio donde una fábrica elabora sus productos es un activo fijo porque permanece en la empresa durante todo el proceso de fabricación y venta de los productos. Un mismo bien puede tener distinta naturaleza según la empresa de la que se trate, por ejemplo, un ordenador para un banco es un elemento de su activo fijo porque permanece durante varios ejercicios en la empresa a lo largo del proceso de fabricación; por el contrario un ordenador, para una empresa dedicada a la venta de equipos informáticos, es un producto encuadrado dentro de las mercancías y no dentro de su activo fijo. |
| Pasivo | Está formado por las obligaciones hacia terceros, originadas por la asunción de responsabilidades jurídicas de dar, hacer o consentir. Muestra todas las obligaciones ciertas del ente y las contingencias que deben registrarse. |
| Patrimonio Neto | Puede calcularse como la diferencia entre el activo y el pasivo y representa los aportes de los propietarios o accionistas más los resultados no distribuidos. Cuando se producen resultados negativos (pérdidas), harán disminuir el Patrimonio Neto. |
Cuentas Contables y la Partida Doble
Una cuenta contable es el elemento básico y central de la contabilidad, utilizado para identificar, registrar y clasificar de manera sistemática los hechos económicos que afectan al patrimonio y al resultado contable de una entidad. Las cuentas permiten seguir la evolución de cada elemento patrimonial a lo largo del tiempo, proporcionando información útil para la elaboración de los estados financieros. El conjunto de cuentas utilizadas por una empresa conforma el plan contable, que constituye una representación sistemática y completa de su patrimonio y de su resultado económico. Las transacciones económicas se recogen en la contabilidad a través de las variaciones en el valor de las distintas cuentas, facilitando el registro de las operaciones contables en los libros de contabilidad.
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Cargar o debitar una cuenta es hacer una anotación en el debe, mientras que Abonar o acreditar una cuenta es hacer una anotación en el haber. En las cuentas de activo, cuando este aumenta, se cargan, y cuando disminuye, se abonan. Se llama saldo de una cuenta a la diferencia entre los débitos (anotaciones realizadas en el debe de una cuenta) y créditos (anotaciones realizadas en el haber de una cuenta). Cuando los débitos sean mayores que los créditos será saldo deudor, sin embargo cuando los créditos sean mayores que los débitos será saldo acreedor.
El Concepto de dualidad o partida doble es un axioma básico en Contabilidad. Esta se basa en que no hay deudor sin acreedor; por lo tanto, en cada asiento contable intervienen, al menos, dos cuentas contables: una por el debe y otra por el haber (pérdidas y ganancias). Por lo que se refiere al efecto que tienen las transacciones comerciales sin alterar la ecuación patrimonial, aunque cada transacción afecta el balance, cambia los valores en el patrimonio, pero sin alterar la igualdad de la ecuación. En cada una de esas transacciones, actúan por lo menos dos cuentas. Se garantiza así que se mantenga la ecuación de contabilidad.
Principios Contables Fundamentales
La contabilidad se rige por una serie de principios fundamentales, que garantizan la uniformidad, transparencia y objetividad de la información presentada.
- Concepto de imagen fiel: Refleja la realidad económica de la empresa.
- Concepto de personalidad de la empresa: Establece que las transacciones o el patrimonio de una organización comercial tienen que ser independiente del patrimonio personal.
- Concepto de empresa en marcha o de gestión continuada: A menos que existan pruebas concluyentes de lo contrario, se supone que la empresa seguirá funcionando como tal y obteniendo un beneficio razonable durante un periodo de tiempo más largo que la vida de cualquiera de sus bienes. Se considerará que la gestión de la empresa tiene prácticamente una duración ilimitada, por lo que los principios contables no irán dirigidos a la valoración del patrimonio a efectos de su enajenación o liquidación, ya sea parcial o total.
- Concepto dinerario: La Contabilidad se expresa en términos monetarios.
- Concepto de periodicidad y beneficio: La vida de la empresa se divide en periodos relativamente cortos, y los cambios de riqueza se miden con arreglo a esas divisiones temporales, normalmente un año natural.
- Principio de prudencia: Únicamente se contabilizarán los beneficios realizados a la fecha de cierre del ejercicio.
- Principio del registro: Hace referencia a que los gastos se deben registrar cuando un negocio confirma los servicios de un tercero, no cuando hacen la facturación.
- Principio del precio de adquisición: Expresa que se deben utilizar los costos históricos de los activos y pasivos, y no los costos actuales o de reventa. Por ejemplo, el valor de los bienes raíces cambia con el tiempo, pero en la contabilidad financiera, es histórico y no actual, se debe usar el valor.
- Principio del devengo: Los ingresos y gastos se registran cuando ocurren, independientemente de cuándo se cobre o pague el dinero.
- Principio de correlación de ingresos y gastos: El resultado del ejercicio estará constituido por los ingresos de dicho período menos los gastos realizados para la obtención de aquellos. Según este, deben coincidir los ingresos con los gastos correspondientes.
- Principio de no compensación: Las partidas de activo y pasivo o de gastos e ingresos no se compensarán entre sí.
- Principio de uniformidad: Los criterios adoptados para la contabilización de los hechos económicos deberán mantenerse en el tiempo.
- Principio de importancia relativa: Permite la no aplicación estricta de algunos principios si la variación no es significativa para la toma de decisiones.
Informes y Herramientas Contables
Los libros de contabilidad son los documentos que soportan y reflejan los hechos con trascendencia en la realidad económica de la empresa a lo largo de un período de tiempo. La legislación mercantil establece cuáles son los libros contables obligatorios para las empresas.
Libros Contables Principales
- Libro Diario: Es el registro detallado y cronológico de todas las transacciones financieras de la empresa. El libro diario o libro de cuentas es un libro contable donde se registran, día a día, los hechos económicos de una empresa. Los asientos o partidas son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de débito en una o más cuentas y de crédito en otras cuentas de tal manera que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos. Dependiendo del SIC (sistema de información contable), algunos asientos son automáticos y pueden utilizarse en conjunción con los asientos manuales para el mantenimiento de registros. En tal caso, el uso de asientos manuales puede limitarse a actividades no rutinarias y otros ajustes.
- Libro Mayor: Es un registro que resume y organiza las transacciones del Libro Diario en cuentas individuales. En contabilidad, el libro mayor es un registro en el que cada página se destina para cada una de las cuentas contables de una empresa. Cada página va dividida y consta de 5 columnas: la primera columna es para la fecha, la segunda es para el concepto, la tercera es la del debe, la cuarta es la del haber y la última columna es la del saldo. Se le llama Mayor porque toma el movimiento total de las subcuentas. Por ejemplo, los distintos proveedores que serían llevados en los libros auxiliares cada uno por separado, se concentran en una sola cuenta: proveedores en el Mayor y el encabezado de la página dirá: proveedores y así por cada una de las cuentas: clientes, bancos sin importar de cuantas subcuentas se conformen en cada una de las cuentas. En el Mayor solo se menciona el monto de la cuenta por un periodo determinado, generalmente un mes.
Cuando se han realizado todas las anotaciones contables en el libro diario se calcula el saldo de cada una de las cuentas y se elabora un estado transitorio denominado balance de comprobación o de saldos, que es un listado de todas las cuentas abiertas con su saldo. Partiendo del balance de sumas y saldos se realiza el denominado asiento de regularización en el que se regularizan todas las cuentas de ingresos y gastos y aparece la cuenta de pérdidas y ganancias. Los justificantes de pago: debes guardar las facturas o justificantes de pago durante cuatro años, por si viene una inspección. Pero también puedes hacerles una simple foto a través de Anfix y guardarlos en la nube digitalmente. Desde el punto de vista legal, la ley suele marcar el plazo durante el cual los empresarios deben conservar sus libros obligatorios (diario, inventarios y cuentas anuales) como los no obligatorios (mayor, registros de impuesto sobre el valor añadido, auxiliares, etc), así como la documentación y justificantes que sirven de soporte a las anotaciones registradas en los libros.
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Estados Financieros
Los denominados estados financieros o cuentas anuales son los informes que muestran de forma sintetizada, los datos fundamentales del proceso contable de un ejercicio, su formulación se realiza una vez al año, después de la terminación del ejercicio económico. Los estados financieros suministran informes que pueden utilizar las instituciones para reportar la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Estos documentos son esenciales para llevar un control adecuado de las transacciones financieras.
- Balance General: Es uno de los documentos más importantes de la contabilidad. También denominado estado de situación financiera o estado de situación patrimonial.
- Estado de Resultados o de Pérdidas y Ganancias: Este documento muestra los ingresos generados y los gastos incurridos durante un período específico, generalmente un trimestre o un año.
- Estado de Flujo de Efectivo: Proporciona información sobre la entrada y salida de efectivo durante un período de tiempo determinado.
- La Memoria: También denominada información complementaria o notas.
Tecnología y Software Contable
El uso de herramientas tecnológicas en la contabilidad financiera es cada vez más esencial. Existen softwares especializados que te permiten llevar un control contable especializado. Software como QuickBooks o Excel no solo simplifican el procesamiento de datos, sino que también mejoran la precisión, reducen el margen de error y permiten la automatización de tareas rutinarias. Para llevar tu contabilidad financiera de una manera sencilla y eficiente, puedes usar un software de contabilidad como QuickBooks, que cuenta con multiples características y beneficios para tu empresa. Por ejemplo, QuickBooks, en el que puedes generar informes y reportes personalizados, saber tus finanzas en tiempo real, conocer tus pérdidas y ganancias, entre otras herramientas. Aunque estos son los más recientes, los programas de contabilidad en la nube tienen una serie de ventajas frente a los primeros. La tecnología en la nube es mucho más segura. Elegir el software más adecuado a tus necesidades es una tarea que necesita reflexión. Por ello, Anfix te ofrece una prueba gratuita durante 15 días con todas sus funciones operativas.
También es importante capacitar al personal administrativo para la entrega de resultados, esto puede hacerse con la ayuda de la tecnología para que sea más fácil la entrega de informes, llevar bitácoras de auditoría, y todo lo que sea necesario para mantener una buena gestión financiera en nuestra PyME. Un programa contable: necesitas un software que te ayude a llevar las cuentas de tu negocio de una forma sencilla e inteligente. Un profesional que lo gestione: cuenta con la ayuda de un profesional que lleve tu contabilidad y te permita centrarte en las otras partes más importantes de tu negocio.
Importancia de la Contabilidad para la Toma de Decisiones Económicas
En términos internos, es muy importante llevar la contabilidad financiera de una empresa porque por medio de ella se tiene un registro histórico de los movimientos económicos que realiza. La información contable es, por tanto, fundamental para la empresa. Todo esto está en la contabilidad. La información contable suele utilizarse para ser verificada por terceros. Incluso, estos datos suelen ser regulados por el Estados u otras empresas.
Para Carles Nácher, cofundador y responsable del comparador de productos bancarios Busconómico, la contabilidad actualizada, es decir, llevada al día, contribuye a tomar decisiones inmediatas, no solo por conocer en todo momento el ‘cash flow’ de la empresa, sino que ayuda a tomar decisiones de inversión, reinversión e incluso al revés, es decir, a frenar gasto. “Decía Napoleón que la información es poder, con buena información se toman buenas decisiones.
Dentro de la contabilidad empresarial, los usuarios de la información contable pueden ser divididos en dos usuarios, internos y externos. El grupo de usuarios internos comprende a todas aquellas personas u órganos que utilizan la información desde dentro de la empresa para la toma de decisiones adecuada en la dirección de la misma. Por otro lado, los usuarios externos utilizan la contabilidad para la gestión de la empresa objeto de la información, y comprenden a todos aquellos entes que no participan en la gestión, como accionistas, acreedores, prestamistas, clientes, inversores, empleados y la administración pública, especialmente la administración tributaria, y que necesitan básicamente de la información contable para tomar también decisiones y controlar la empresa desde múltiples puntos de vista. Los reportes financieros son documentos clave que permiten a las empresas, inversionistas y entidades reguladoras conocer el desempeño económico de una organización. Las partes interesadas externas utilizan la contabilidad financiera para ver el estado actual del negocio. Por ejemplo, los accionistas querrán ver informes financieros antes de decidir invertir en un negocio. Servir como base para calcular los impuestos que correspondan.
La contabilidad financiera es clave para el desarrollo y sostenibilidad de cualquier negocio, ya que permite un control detallado de los ingresos, egresos, activos y pasivos. En resumen, la contabilidad financiera es una disciplina clave que no solo garantiza la transparencia y la claridad en la información económica de una empresa, sino que también facilita su crecimiento y estabilidad en el mercado.
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