Desde 2015, México se ha consolidado como un referente en el control fiscal en América Latina gracias a la implementación de la contabilidad electrónica, un requisito establecido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
¿Qué es la Contabilidad Electrónica?
La contabilidad electrónica es la obligación de llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos y de ingresar de forma mensual la información contable a través de la página de internet del SAT. Esto nos indica que la información contable se convierte en archivos con formato electrónico XML y, dichos archivos se depositan en el Buzón Tributario del SAT.
El proceso de envío de la contabilidad electrónica al SAT se realiza de manera mensual, trimestral o semestral, dependiendo de las especificaciones para cada tipo de contribuyente.
Evolución de las Regulaciones
La obligación de remitir mensualmente la contabilidad en formato electrónico a la autoridad fiscal, conforme al artículo 28, fracciones III y IV del Código Fiscal de la Federación (CFF), se introdujo en la reforma fiscal de 2014. Inicialmente, esta disposición abarcaba a la totalidad de los contribuyentes, con excepción de aquellos que optaran por utilizar la herramienta conocida como "Mis cuentas".
La Resolución Miscelánea Fiscal (RMISC) especificó que las personas morales debían enviar su contabilidad electrónica con información a partir de julio de 2014, en enero de 2015 como plazo límite. En el caso de las personas físicas, este requerimiento aplicaría a partir de 2015, con la obligación de remitir la información en formato electrónico en febrero de dicho año.
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Ante ello, los legisladores autorizaron a través del artículo 22, fracción IV de la Ley de Ingresos de la Federación 2015, que se enviará a partir del año 2015, según el calendario que debía publicar el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Para tal efecto, el SAT mediante el artículo tercero transitorio de la séptima modificación a la RMISC 2014, confirmó que el envío de la contabilidad electrónica sería para los contribuyentes: con ingresos en 2013 que excedan de $ 4,000,000.00 a partir de 2015 con ingresos inferiores inferiores, los dedicados a la actividad primaria, contribuyentes del Título III de la LISR a partir de 2016, y quienes inicien operaciones en 2014 o 2015, la obligación será a partir del ejercicio 2016
Esto fue resuelto por el SAT, mediante la primera modificación a la RMISC 2015, en su artículo cuarto transitorio, en el que se convalidó la vigencia del calendario previsto en la Séptima resolución de modificaciones de la RMISC 2014, así los contribuyentes: con ingresos en 2013 de hasta $4,000,000.00, tendrían la obligación de enviar su catálogo de cuentas y su balanza a partir de 2016, y con ingresos que excedan de ese monto tendrían la obligación a partir de 2015, a enviarse enero a más tardar el 3 o 5 de marzo, si es persona moral o física, respectivamente
¿Quiénes están Obligados a Enviar Contabilidad Electrónica al SAT?
- Personas Morales: Todas las personas morales están incluidas, sean con fines lucrativos o no.
- Personas Físicas con Actividades Comerciales: Todas las personas físicas con actividades comerciales y personas morales que facturen más de cuatro millones de pesos mexicanos en el ejercicio anterior inmediato están obligados a llevar la contabilidad electrónica del SAT.
Excepciones
El SAT también es claro respecto a quiénes no están obligados:
- La Federación, entidades federativas, municipios, sindicatos de obreros y entidades de la administración pública paraestatal no están obligados a llevar contabilidad electrónica, excepto cuando realicen actividades empresariales.
- Las sociedades, asociaciones civiles autorizadas para recibir donativos deducibles (donatarias autorizadas) que hayan percibido ingresos en una cantidad igual o menor a dos millones de pesos y las asociaciones religiosas, siempre y cuando registren sus operaciones en Mis cuentas.
Entidades Gubernamentales y Asociaciones Civiles: están exentas si están reguladas por la Ley General de Contabilidad Gubernamental y mantienen registros financieros solo por actividades empresariales específicas o cuando no se generen pagos de derechos. Esto incluye entidades como la Federación, entidades federativas, y municipios, entre otros.
Asociaciones Religiosas: Tienen una opción de exención si utilizan la herramienta electrónica ‘Mis cuentas’.
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Pequeños Contribuyentes y RIF: Para las personas físicas bajo ciertos regímenes como el de Actividades Empresariales y Profesionales, Plataformas Digitales y Arrendamiento con ingresos inferiores a cuatro millones de pesos, la ley les releva de enviar contabilidad electrónica, aunque deben mantenerla. Los contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), por otro lado, solo necesitan mantener un registro simplificado de sus transacciones económicas, sin necesidad de una contabilidad financiera completa.
RESICO: Tanto para personas físicas como morales registradas bajo el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO), la ley exime el envío de contabilidad electrónica.
Requisitos para el Envío de la Contabilidad Electrónica
Según la regla 2.8.1.5., de la RMISC 2023, los contribuyentes obligados a enviar su contabilidad electrónica, deben atender lo siguiente:
- Envío del catálogo de cuentas: Este documento esencial debe ser enviado al inicio de las actividades y cada vez que se realicen modificaciones en él.
- Presentación de balanzas contables mensuales: Los contribuyentes deben enviar de manera regular las balanzas contables que resumen sus transacciones mensuales.
- Entrega de pólizas contables bajo solicitud: Aunque no es un requerimiento constante, las pólizas contables deben ser enviadas cuando la autoridad fiscal las solicite, especialmente durante auditorías o en la gestión de devoluciones de saldos a favor.
Las especificaciones técnicas para estos documentos se encuentran detalladas en el Anexo 24, cuya última versión fue publicada en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 7 de marzo de 2019.
Para enviar tu contabilidad electrónica al SAT deberás contar con:
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- Firma electrónica vigente
- Archivo(s) XML comprimidos en formato .ZIP con la nomenclatura establecida
- Acceso a internet para realizar el envío
Una vez que tengas los archivos .ZIP con el detalle de tu contabilidad electrónica, debes ingresar a la página del SAT, a Trámites y Servicios, y en el Buzón Tributario tendrás que autenticarte con tu Firma Electrónica (Fiel), o bien con tu usuario y contraseña.
Implicaciones de no Cumplir con la Contabilidad Electrónica
En medio de la reciente ola de sanciones por no enviar contabilidad electrónica, es crucial que los contribuyentes conozcan sus obligaciones y exenciones. Al no cumplir con la contabilidad electrónica, se afecta prácticamente a todos, generando auditorías más rápidas y confiables.
Herramientas Tecnológicas para la Contabilidad Electrónica
Ahora que la contabilidad electrónica es una obligación para las personas físicas y morales, existen herramientas tecnológicas que te ayudan a automatizar procesos y a gestionar tu contabilidad en la nube de una manera rápida y segura. Una manera sencilla de cumplir puntualmente con este requisito del SAT es la instalación de un software como Gestionix, que lleva tu contabilidad en la nube de manera segura y sencilla. Esta solución te ayuda a mejorar tu gestión de proyectos online y a automatizar tus procesos de contabilidad electrónica con aplicaciones de administración eficientes para tu empresa.
Como puedes ver, tu reto ahora es hallar herramientas tecnológicas que te ayuden a convertir la contabilidad electrónica en un proceso sencillo que te permita:
- Cumplir con las disposiciones fiscales del SAT.
- Establecer controles para gestionar tu negocio de manera precisa y eficiente.
- Entregar información en tiempo real para una mejor toma de decisiones.
- Reflejar la situación financiera real de tu empresa.
- Integrar la Información al proceso de negocios.
- Evitar doble captura de información.
- Respaldar tus facturas electrónicas automáticamente.
No dudes: un software como Gestionix, que lleva tu contabilidad en la nube, te puede quitar dolores de cabeza para cumplir con estas obligaciones.
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