Desde que la contabilidad electrónica se volvió obligatoria en México, muchas empresas han tenido que adaptar sus procesos internos para cumplir con esta exigencia fiscal del SAT.
Primero se debe de mencionar que un Comprobante Fiscal Digital, mejor conocido por sus siglas CFDI, es una factura electrónica que respalda alguna transacción comercial entre un comprador y vendedor, es decir, asegura que un producto y/o servicio se está adquiriendo.
¿Qué es el XML?
El formato Extensible Markup Language mejor conocido como XML, es un archivo que contiene distintos cifrados tecnológicos o informáticos.
XML es un formato basado en texto para representar información de manera estructurada. El lenguaje XML proporciona una plataforma para crear un formato aplicable en el análisis de datos. Su uso se basa en la simplicidad y la generalidad de uso.
Como mencionamos anteriormente, sirve para que ante la autoridad refiriéndonos en este caso al SAT, les pueda ser útil y sea un documento válido. A la par de su relevancia fiscal, el XML ofrece altos niveles de seguridad por basarse en la encriptación, por lo que no puede ser interceptada o alterada.
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Cabe destacar que como contribuyente (ya sea persona física o jurídica) tienen la obligación de manejar una contabilidad electrónica y que estén en formato XML para que se pueda comprobar los ingresos y sus transacciones.
Seguramente alguna vez emitiste o recibiste una factura y pudiste haber visto que por parte del proceso de facturación, siempre se generan 2 archivos: La factura en formato PDF y otro en formato XML.
Importancia del XML para el SAT
Esto ha ayudado a las autoridades a una mejor recaudación y evitar facturas falsas, entre muchas otras ventajas. El SAT obliga a los contribuyentes a que paguen la cantidad que deben de acuerdo a sus ingresos o el nivel de facturación en el que están, de no ser así, se le exigirá que realice el pago por lo que el Sistema de Administración Tributaria tiene la autoridad de llevar a cabo el procesamiento respectivo.
Recuerda que el XML es la única evidencia válida ante el SAT.
Descarga Masiva de Facturas XML
La descarga masiva de facturas XML es cuando las facturas que son emitidas en un tiempo transcurrido, son consultadas en el SAT. Existen 2 maneras de poder realizarlo, una de ellas es haciéndolo mediante un sistema contable como EdiFact en donde te ofrecemos el módulo de Descarga Masiva DM1000 que te permite obtener y administrar la información financiera contable de tu empresa mediante la búsqueda, descarga y resguardo masivo de la facturación emitida o recibida desde los servidores del SAT.
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Además de que ahorras tiempo y esfuerzo, las solicitudes inteligentes te permitirán descargar de forma automática hasta 200,000 XML o 1,000,000 de Metadatos por solicitud. Al realizar la solicitud el sistema le mostrará el estatus y le notificará cuando se haya completado la descarga masiva.
Organización de Archivos XML
Pero ¿qué pasa cuando esos archivos están mal organizados o no sabes cómo usarlos correctamente? Invertir tiempo en organizar bien tus CFDI y XML hoy, te evitará contratiempos fiscales mañana.
- Dentro de cada carpeta de tipo de CFDI, crea subcarpetas por año y mes.
- Nombrar tus XML con un criterio lógico te ahorra tiempo al buscarlos.
Si ya tienes cientos o miles de XML sin clasificar, no te preocupes...
Soluciones para la Contabilidad Electrónica
Una de las soluciones más prácticas para empresas que deben cumplir con contabilidad electrónica es CONTPAQi Contabilidad®.
Facturama, facilita la operación contable de tu negocio, puedes generar las facturas que necesites sin complicaciones.
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Actualmente si tienes dudas o necesitas a algún experto que te ayude con la transición de la versión 3.3 a la 4.0, en Edifact estamos preparados y ofrecemos soluciones al contribuyente como la facturación electrónica dependiendo el tamaño de tu empresa, descarga masiva, etc.
| Tipo de Empresa | Solución Edifact |
|---|---|
| Personas físicas y pequeñas empresas | Solución de facturación electrónica |
| Medianas empresas | Solución de facturación electrónica |
| Grandes empresas | Solución de facturación electrónica con interconexión a sistema ERP |
Solución para la emisión y timbrado de recibos de nómina de los colaboradores de su empresa. Solución para la emisión de archivos para la contabilidad electrónica en su formato XML.
Desde el 1 de Enero del 2022 se debe de indicar de manera obligatoria el motivo de la cancelación de los CFDI.
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