En contabilidad, a los recursos con que cuenta una entidad y que están disponibles para la venta, se les llama inventarios. El rubro de inventarios lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como: materia prima, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancía (NIF C-4).
El sistema de inventarios perpetuos es empleado por empresas cuyos artículos tienen precios relativamente altos, permite cotejar su costo individual en el momento de su enajenación, pues establece un control particular de los artículos que se venden usando tarjetas auxiliares de almacén (Romero, 2014, Pág. 414).
Los sistemas de inventarios perpetuos o constantes son métodos de contabilización que registrarán de forma automática las ventas y compras de mercancías por medio de distintos sistemas digitales y softwares de administración de activos empresariales. Este tipo de sistemas organizan la información de manera que sea sencillo localizarla por cualquier elemento de la empresa que necesite algún dato en específico en cualquier momento.
Cuentas Utilizadas en el Sistema de Inventarios Perpetuos
- Almacén: Es una cuenta de activo circulante, por ello se maneja exclusivamente a precio de costo y su saldo es deudor.
- Costo de ventas: Es una cuenta de mercancías, se maneja a precio de costo.
- Venta: Es cuenta de mercancías y se maneja a precio de venta, pero cuando concluye el ejercicio recibe el traspaso del costo de lo vendido y se convierte en cuenta de resultados. Así, la cuenta de Costo de ventas quedó saldada.
Registro y Valuación en el Sistema de Inventarios Perpetuos
El registro por el sistema de inventarios perpetuos requiere hacerlo cada vez que se adquiere mercancía, se pagan fletes, se realiza una devolución o se obtiene una rebaja, como cuando se venden artículos y debe registrarse el costo de ventas. Es conveniente registrar estos movimientos en una tarjeta de almacén.
La valuación del costo se puede realizar por diferentes métodos, de acuerdo con la NIF C-4, se usan los métodos de: costo de adquisición, costo estándar y detallistas. Asimismo, según la NIF C-4, las fórmulas de asignación del costo (antes se llamaban métodos de valuación), que pueden utilizarse son: costos identificados, costos promedios y Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS), también el de Últimas Entradas Primeras Salidas (UEPS), que actualmente es utilizada por otros países, además de México, y solo lo utilizan dentro de sus sistemas internos de información contable, ya que esta fórmula no es permitida por la NIF C-4.
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Ejemplo de Valuación de Inventarios
A continuación, un ejemplo de valuación de inventarios por las fórmulas de asignación PEPS, costos promedios y UEPS:
Datos iniciales:
- Saldo en bancos de $1´450,000.
- Inventario inicial de 1,500 sombreros a $20 por cada uno.
Operaciones:
- Enero: compra a crédito de 2 mil sombreros a $25 + IVA.
- Febrero: compra a crédito de 4 mil sombreros a $26 + IVA.
- Febrero: se pagan fletes con cheque por la compra anterior por $2,000 + IVA.
- Marzo: venta de 3,500 sombreros a $45 + IVA al contado, depositando el dinero.
- Abril: compra con cheque de 6 mil sombreros a $30 + IVA.
- Abril: rebaja de 0.20 centavos por cada sombrero de la compra anterior.
- Mayo: venta de 9 mil sombreros a $45 + IVA al contado, depositando el dinero.
Tarjetas de Almacén
Es conveniente registrar estos movimientos en una tarjeta de almacén. En las siguientes imágenes, se muestran ejemplos de tarjetas de almacén utilizando diferentes métodos de valuación (PEPS, Costos Promedios y UEPS).
Ventajas del Sistema de Inventarios Perpetuos
Como vimos, el sistema de Inventarios Perpetuos es sencillo de aplicar, y permite el control constante de la existencia de mercancías, así como de los costos de adquisición de las mismas y de las ventas.
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No tendrás que realizar conteos físicos de los inventarios de manera consecutiva para saber el estatus actual de tus inventarios ya que el propio sistema irá descontando y aumentando los productos a medida que van llegando o se van consumiendo. Mantener un inventario con una organización productiva y segura traerá grandes beneficios para tu empresa.
Preguntas Frecuentes sobre el Método Perpetuo
A continuación, algunas preguntas frecuentes sobre el método perpetuo:
- ¿Por el método perpetuo, en qué cuenta se registra el costo de las mercancías que se vendieron?
- b) Costo de ventas.
- ¿Cómo se controlan los inventarios en una empresa que tiene productos que son fáciles de contar?
- d) Método perpetuo.
- ¿Qué métodos de valuación se utilizan?
- a) PEPS, promedio. b) UEPS como control interno.
- ¿Qué columnas tiene la tarjeta de almacén?
- b) Entradas, salidas, existencia, costo unitario, costo medio, debe, haber y saldo.
- ¿De dónde se obtiene el costo de ventas por el sistema de inventarios perpetuo por costo promedio?
- a) Realizando el cálculo en la tarjeta de almacén dividiendo el saldo anterior a la salida de artículos entre existencia.
- En el caso de una rebaja por compra de mercancía ¿se afectan las columnas de unidades y valores?
- a) Únicamente se anota la existencia y en la de valores en la columna del haber y el saldo disminuye.
- ¿Cuál es el registro que se realiza por una rebaja que se le concedió al cliente por una venta a crédito?
- c) Cargo a ventas, cargo IVA trasladado, abono a clientes.
Conclusión
Conocer sobre los sistemas de inventario perpetuo es ideal para cualquier empresa. Si deseas tener una empresa financieramente competitiva y que sobrepase a la competencia, debes pensar en utilizar herramientas de gestión empresarial que le permitan a tu compañía simplificar la mayoría de los procesos internos, agilizarlos y mejorar con ello la gestión de los inventarios para lograr un mejor servicio a cliente.
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