Si dispones de recursos y estás dispuesto a destinarlos para satisfacer una necesidad de las personas y la sociedad, un proyecto de inversión puede ser lo indicado.
Los proyectos de inversión se utilizan como el medio para cumplir con el plan estratégico de una organización, o de particulares interesados.
Básicamente los proyectos de inversión comprenden los cálculos y planes, así como la proyección de asignación de recursos financieros, humanos y materiales con la finalidad de producir un satisfactor de necesidades humanas.
Considera que su recuperación es a largo plazo, pues suele invertirse en activos que reditúan en un periodo mayor de un año.
Aumentan el potencial de formación bruta de capital o ventajas competitivas de las unidades que aplican los recursos como proyectos de inversión [Morales y Morales, 2006, p. 401].
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En esta unidad podrás conocer las características y las oportunidades de inversión de varios tipos de proyectos.
Definición de Proyecto
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que le dio origen.
Temporal no necesariamente significa "de corta duración". En general, esta cualidad no se aplica al producto, servicio o resultado creado por el proyecto; la mayor parte de los proyectos se emprenden para crear un resultado duradero. Por ejemplo, un proyecto para construir un monumento nacional creará un resultado que se espera que perdure durante siglos.
Aunque puede haber elementos repetitivos en algunos entregables del proyecto, esta repetición no altera la unicidad fundamental del trabajo del proyecto. Todo proyecto crea un producto, servicio o resultado único.
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Un esfuerzo de trabajo permanente es por lo general un proceso repetitivo, puesto que sigue los procedimientos existentes de una organización.
En contraposición, debido a la naturaleza única de los proyectos, puede existir incertidumbre respecto de los productos, servicios o resultados que el proyecto genera. Las tareas del proyecto pueden ser nuevas para el equipo, lo que hace necesario planificar con mayor dedicación que si se tratara de un trabajo de rutina.
Además, los proyectos se llevan a cabo en todos los niveles de una organización.
La capacidad de realizar un servicio (p. ej.
Un resultado tal como un documento (p. ej.
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Dirección de Proyectos
La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del mismo para cumplir con sus requisitos. Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los 42 procesos de la dirección de proyectos, agrupados lógicamente, que conforman los cinco grupos de procesos.
La relación entre estos factores es tal que, si alguno de ellos cambia, es probable que al menos otro se vea afectado. Por ejemplo, un adelanto en el cronograma a menudo implica aumentar el presupuesto, a fin de añadir recursos adicionales para completar la misma cantidad de trabajo en menos tiempo.
Si no es posible aumentar el presupuesto, se puede reducir el alcance o la calidad, para entregar un producto en menos tiempo por el mismo presupuesto. Los interesados en el proyecto pueden tener opiniones diferentes sobre cuáles son los factores más importantes, lo que crea un desafío aún mayor. Cambiar los requisitos del proyecto puede generar riesgos adicionales.
Dada la posibilidad de sufrir cambios, el plan para la dirección del proyecto es iterativo y su elaboración es gradual a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
La elaboración gradual implica mejorar y detallar constantemente un plan, a medida que se cuenta con información más detallada y específica, y con estimados más precisos.
Contabilidad de Proyectos
La contabilidad de proyectos consiste simplemente en controlar los costos e ingresos de cada proyecto de forma individual. Sin embargo, este método va más allá de las declaraciones de pérdidas y ganancias, ya que te ayuda a identificar las diferentes fuentes de ingresos y costos, permitiéndote realizar un seguimiento de las ganancias, y aportando mayor claridad sobre cómo se obtuvieron dichas ganancias.
Los gerentes de proyectos exitosos suelen ser verdaderos expertos en todas las áreas de trabajo, desde la planificación y la programación hasta la investigación y la generación de informes.
Saber cómo crear un presupuesto es una parte esencial de la planificación de proyectos y la asignación de recursos. La contabilidad de proyectos puede ayudarte a determinar la relación costo-beneficio de un proyecto al evaluar las transacciones y los ingresos diarios, porque la realidad es que nadie quiere trabajar en un proyecto que cuesta más de lo que vale.
¿Qué es la contabilidad de proyectos?
La contabilidad de proyectos es una herramienta que te permite dar seguimiento a los costos de cada entregable individual durante el ciclo de vida de un proyecto. Incluye elementos de contabilidad financiera y de gestión que te permiten, como gerente de proyecto, supervisar la salud financiera y el margen de rentabilidad del proyecto.
Este tipo de contabilidad es muy útil ya que puede ayudarte a ti y a las partes interesadas a calcular la rentabilidad del proyecto. Al hacer un seguimiento de los costos de un proyecto y las posibles fuentes de ingresos, puedes determinar con anticipación si los entregables valen la pena. Puedes usar estos detalles granulares para abordar los desafíos relacionados con el material, mano de obra y tiempo que puedan surgir durante el proyecto.
Contabilidad de proyectos vs. contabilidad financiera
Si bien ambos realizan un seguimiento de los costos y los ingresos comerciales, la contabilidad de proyectos se centra en las transacciones relacionadas con un proyecto en particular.
Este método se diferencia por el uso de diferentes sistemas, procesos y normas de información financiera, entre las que se incluyen:
- Definición de fechas de inicio y finalización, lo que significa que el seguimiento de tu cuenta empieza cuando se inicia tu proyecto.
- Informes basados en entregables, lo que significa que darás seguimiento a los gastos en relación con determinados hitos o productos que debiste comprar.
- Pequeños desgloses de costos específicos, enumerando los costos de cada tarea individual.
- Métodología indistinta, ya sea que uses contabilidad de costos o por acumulación (o devengo), el método no afectará el proceso.
- Responsabilidades compartidas, dado que la contabilidad de proyectos combina la gestión de proyectos y la contabilidad, puedes dividir las responsabilidades entre ambos roles o delegar toda la responsabilidad a uno solo.
Cuándo usar la contabilidad de proyectos
Si quieres precisar los detalles en cada nivel de tu proyecto, entonces la contabilidad del proyecto es el método más adecuado. Puedes implementarlo para optimizar tu presupuesto al realizar un control cuidadoso de los costos, gastos, facturación e ingresos diarios; y cumplir con los objetivos financieros para un proyecto específico.
Puedes hacer uso de la contabilidad de proyectos para cualquier tipo de proyecto, como por ejemplo:
- Preparación para una auditoría contable
- Asumir proyectos nuevos que estén fuera de tu alcance o responsabilidades habituales
- Desarrollo de un producto o servicio nuevo
- Implementación de procesos de negocios e innovación tecnológica
- Seguimiento de los contratos de trabajo para proyectos puntuales
Imagina, por ejemplo, cómo podrías usar la contabilidad de proyectos en el sector de la construcción. Si estás construyendo casas, oficinas, edificios y centros comerciales al mismo tiempo, no puedes informar sobre los costos de cada uno de estos proyectos de construcción en un solo lugar. Para obtener una visión integral de los costos y beneficios de cada construcción, debes realizar un seguimiento de las finanzas y el presupuesto de cada proyecto de forma individual.
La contabilidad de proyectos te permite asignar a cada proyecto los propios costos e ingresos, para poder visualizar el progreso de cada iniciativa con mayor facilidad.
Cómo implementar la contabilidad de proyectos
Incorporar la contabilidad de proyectos a tu flujo de trabajo actual puede ayudarte a optimizar tus esfuerzos de gestión de proyectos. Sigue el proceso de contabilidad de proyectos que detallamos a continuación para dar seguimiento al presupuesto de tu proyecto de principio a fin.
El flujo del proceso de contabilidad de proyectos
Con la contabilidad de proyectos, puedes implementar técnicas de gestión financiera para organizar, asignar y gestionar los presupuestos de cada proyecto individual.
El flujo del proceso contable se divide en seis fases principales:
- Iniciación
- Presupuesto
- Administración
- Ejecución
- Mantenimiento
- Análisis e informes
Iniciación
Antes del inicio de un proyecto, debes realizar una estimación inicial del presupuesto y un análisis de los costos.
Durante la fase de iniciación, seguramente te surjan las siguientes preguntas:
- ¿Es el momento adecuado para emprender un proyecto nuevo?
- ¿Qué información puedo extraer de presupuestos de proyectos similares para realizar mis cálculos?
Analiza detenidamente los recursos, los precios y las finanzas de la empresa, así como el progreso de los proyectos en curso. Usa esta información para determinar si vale la pena correr el riesgo de embarcarse en un proyecto nuevo.
Puedes consultar la información obtenida de proyectos anteriores para realizar tus cálculos y establecer tu presupuesto y tu análisis de costos. Si es la primera vez que realizas este tipo de proyectos, puedes usar una estimación descendente para elaborar un cronograma general y establecer un presupuesto.
El objetivo de la fase de iniciación es crear un caso de negocio basado en pronósticos y datos financieros relevantes para asesorar o disuadir a la alta gerencia de asumir el proyecto nuevo. También puedes brindar al cliente una estimación aproximada del presupuesto y un cronograma para el proyecto.
Presupuesto
El presupuesto te indica cuánto dinero tienes disponible para un propósito específico. Una vez completada la iniciación, decide qué presupuesto asignarás a cada grupo de actividad o categoría para un proyecto. Asegúrate de que cada entregable tenga un costo asignado y no olvides incluir en el presupuesto los costos indirectos y los elementos no facturables asociados con las transacciones de costos, como los costos generales.
También es importante considerar los riesgos potenciales al momento de establecer el presupuesto. Te recomendamos reservar un margen del 10 % para cubrir los gastos imprevistos, como un aumento en el precio de los materiales, por ejemplo.
Al realizar un seguimiento de los gastos incurridos en los diferentes niveles de un proyecto, podrás tener un mayor control de la eficiencia con la que se asignan los recursos y los gastos, lo que te ayudará a garantizar que el proyecto no supere el presupuesto establecido al inicio.
Administración
Durante el transcurso del proyecto, también deberás procesar cada transacción, realizar un seguimiento de los compromisos financieros y el reconocimiento de ingresos, gestionar la facturación y generar informes de rentabilidad. Es probable que esta fase se extienda durante todo el proyecto. Para simplificar este proceso, te recomendamos consolidar todas las finanzas del proyecto en una única fuente de referencias, como una plataforma de gestión del trabajo, para poder centrarte más en los objetivos estratégicos.
Al estar involucrado en la fase administrativa de la contabilidad del proyecto, puedes controlar y comparar los costos, las ganancias y los ingresos planificados con los reales para obtener una imagen clara del progreso del proyecto. Esta información te será de mucha utilidad para la siguiente fase.
Ejecución
Durante la fase de presupuesto, dividiste tu presupuesto en categorías. Ahora es el momento de desglosar el proyecto aún más. Cuando comienza la fase de ejecución, cada miembro del equipo trabajará en las tareas del proyecto dentro de su categoría asignada. El presupuesto establecido para cada categoría debe asignarse a cada una de las tareas. Es en esta fase que empezarás a ver la diferencia entre el gasto planificado y lo que realmente necesitarás gastar para ejecutar el proyecto.
Sin un seguimiento cuidadoso, la mayoría de los presupuestos se salen de control durante la fase de ejecución. Una de las causas principales es la corrupción del alcance, es decir la adición de entregables no planificados en el alcance predeterminado del proyecto. Para evitar que esto suceda, es importante realizar un seguimiento estricto de cómo cada equipo dedica su tiempo y sus recursos.
Mantenimiento
Establece un proceso para que tu equipo de proyecto revise, valide y actualice continuamente el presupuesto y los recursos del proyecto en tiempo real. Esto te permitirá identificar rápidamente las inconsistencias que surjan y evitar que el presupuesto se exceda.
Todas las personas involucradas en el proyecto tienen la responsabilidad de mantenerse dentro del presupuesto, ya sea registrando con precisión las horas que dedicaron a una tarea, documentando qué recursos se usaron y con qué propósito, etc. El presupuesto de tu producto no debe ser una hoja estática a la que puedas consultar ocasionalmente sino que debe poder actualizarse en tiempo real, por cada miembro del equipo, para que la información sea lo más precisa y actualizada posible.
Luego de completar cada categoría de proyecto, debes realizar un análisis exhaustivo del presupuesto para abordar los sobrecostos y reasignar el dinero en caso de ser necesario.
Análisis e informes
Durante la última fase del ciclo contable del proyecto, deberás calcular los costos e ingresos totales, así como el margen de rentabilidad de tu proyecto en función de los informes generados. Esto ayudará a la alta gerencia a evaluar si es conveniente embarcarse en proyectos similares en el futuro.
Incluso si tu proyecto superó el presupuesto establecido inicialmente o si los costos superaron las ganancias, siempre se puede aprender lecciones valiosas de los errores. Una vez finalizado el proyecto, revisa tus informes, identifica todo aquello que salió de acuerdo con el plan y también aquello que no tuviste en cuenta. Este ejercicio te ayudará a determinar qué acciones necesitas implementar o mejorar para el próximo proyecto, ya sea agilizar aún más el proceso de mantenimiento o reservar un porcentaje del presupuesto total para cubrir posibles contingencias.