Si estás pensando en estudiar Contabilidad, lo primero que debes tener claro es que se trata de una de las áreas más importantes dentro de cualquier empresa. "La contabilidad es el lenguaje de los negocios”, dijo en 2014 el inversor y empresario Warren Buffett. Cualquiera que sepa algo sobre el funcionamiento de una empresa sabe que, efectivamente, mantener una contabilidad precisa y exhaustiva es clave para que la salud financiera de la compañía sea fuerte y robusta.
¿Qué es la Contabilidad en el Ámbito Empresarial?
En términos simples, la contabilidad permite saber qué entra, qué sale, cuánto se gana, cuánto se debe y cuál es la situación real de un negocio. La contabilidad es el sistema que registra, organiza, clasifica y analiza la información financiera de una empresa o persona. En otras palabras, cada compra, venta, cobro, pago, préstamo o inversión que realiza un negocio debe quedar correctamente registrado.
Desde una mirada más técnica, la contabilidad también se encarga de preparar y presentar los llamados estados financieros, documentos que resumen la situación económica de una empresa durante un período determinado.
La Indispensable Importancia de la Contabilidad en los Negocios
El valor de la contabilidad en los negocios se refleja en su capacidad para aportar orden, claridad y control sobre la información financiera. Su relevancia no se limita al cumplimiento de reportes o documentos. Gracias a ella, una empresa puede tomar mejores decisiones, cumplir con sus obligaciones y proyectar su desarrollo con mayor seguridad.
La contabilidad es fundamental por múltiples razones:
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- Permite llevar un registro ordenado de todas las operaciones. Toda empresa realiza movimientos económicos constantes: compra insumos, vende productos, paga servicios, cobra facturas, recibe depósitos o solicita financiamiento. La contabilidad organiza cada una de estas operaciones para su revisión en cualquier momento. Contar con registros ordenados también facilita la comparación entre periodos.
- Ayuda a tomar mejores decisiones empresariales. Una empresa no puede tomar buenas decisiones si no conoce su situación financiera real. Por ejemplo, si una empresa quiere abrir una nueva sede, lanzar un producto o invertir en maquinaria, necesita saber si cuenta con la capacidad económica para hacerlo. Por eso, la contabilidad se convierte en una herramienta de gestión.
- Muestra si la empresa realmente está ganando dinero. Uno de los errores más comunes en un negocio es pensar que vender más siempre significa ganar más. Aquí entra en juego la contabilidad.
- Facilita el control del flujo de efectivo. Una empresa puede ser rentable y aún así tener problemas de liquidez. La contabilidad brinda visibilidad sobre el flujo de efectivo, es decir, el movimiento real del dinero dentro del negocio.
- Hace posible planificar el crecimiento del negocio. Crecer sin control puede ser tan riesgoso como no crecer. La contabilidad aporta información clave para proyectar escenarios, medir resultados y establecer metas más realistas.
- Genera confianza ante inversionistas, bancos y socios. Cuando una empresa busca financiamiento, inversionistas o aliados estratégicos, necesita demostrar que su negocio es confiable. Los bancos, socios e inversionistas suelen revisar estados financieros, reportes de ingresos, niveles de deuda, rentabilidad y proyecciones antes de tomar una decisión. Por eso, una contabilidad bien llevada también cumple una función de respaldo.
- Permite conocer cuánto se debe y cuánto se debe cobrar. No basta con vender. Lo mismo ocurre con las obligaciones del negocio. La contabilidad lleva este control a través de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
- Facilita el cumplimiento de obligaciones fiscales y legales. Toda empresa debe cumplir con pagos, declaraciones y obligaciones formales. La contabilidad simplifica la preparación de la información necesaria para declarar impuestos, sustentar ingresos y egresos, y mantener la documentación financiera en regla.
Los Estados Financieros: Esenciales para el Diagnóstico Empresarial
Los estados financieros son informes que reflejan el estado de una empresa en un momento determinado, normalmente un año. Se componen de varios documentos en los que se plasma la situación financiera de un negocio y recoge información, tanto económica como patrimonial, de las empresas. Conocidos también como estados contables o cuentas anuales, son muy importantes para conocer la rentabilidad y solvencia de las compañías. Los Estados financieros no sólo son conceptos de contabilidad financiera, son un instrumento importantísimo para el diagnóstico patrimonial y económico de una empresa.
El objetivo principal de estos informes es precisamente reflejar de un modo exacto la situación real de la empresa, pero su utilidad e importancia van más allá. "Facilitan la toma de decisiones para administradores, directivos, inversores e incluso acreedores, al proporcionar los datos y análisis necesarios para la toma de decisiones informadas sobre inversión y financiación."
“Es una obligación mercantil." “Además, en el caso de sociedades sometidas a regulaciones adicionales -como las cotizadas-, están obligadas a su divulgación”. En España, los detalles de lo que hay que elaborar están recogidos en el Plan General de Contabilidad o PGC (hay también un plan específico para pymes), donde se refieren a los estados financieros como cuentas anuales. El PGC es obligatorio para “todas las empresas, cualquiera que sea su forma jurídica, individual o societaria, sin perjuicio de aquellas empresas que puedan aplicar el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas”.
Conocer y dominar conceptos como Cuenta de Resultados, Flujos de Caja, Liquidez y Análisis de Caja es imprescindible para la toma de decisiones estratégicas de cualquier directivo.
Al ofrecer de manera resumida por partidas toda la información contable de una empresa, los estados financieros son una herramienta muy útil para:
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- Conocer la solvencia de proveedores.
- De cara a inversores y entidades financieras.
- De cara a las administraciones públicas, que solicitan estos estados financieros para, en base a ellos, calcular el pago de impuestos que le corresponden a las empresas.
- Ver la evolución de tu empresa y compararla con la del año anterior.
- Y, sobre todo, de cara a propietarios y equipos directivos, para poder tomar decisiones estratégicas para sus negocios y empresas.
Tipos de Estados Financieros
Los documentos que integran las cuentas anuales, según el PGC, son:
- El Balance General o Balance de Situación.
- La Cuenta de Resultados o de Pérdidas y Ganancias.
- El Estado de Flujos de Caja.
- El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
- La Memoria.
El Balance General o Balance de Situación
El balance general es una imagen de la empresa en un momento determinado. Recoge la información de activos y pasivos - deudas- de la empresa y la diferencia entre ambos, lo que forma el patrimonio o capital contable. “Muestra lo que la empresa tiene y la manera en que se financia”. Es muy importante porque permite averiguar la salud financiera de una empresa.
El documento del balance general tiene dos partes: “En un lado están los activos, mientras que en el otro se encuentran los pasivos y el patrimonio neto”. En esencia, el activo detalla lo que pertenece a la empresa, mientras que el pasivo detalla su origen financiero. La cualidad de adecuarse a las necesidades comunes del usuario general es la utilidad de la información financiera. Otros reconocen dos grupos: Los Activos Circulantes y los No Circulante. Los activos circulantes son aquellos que pueden convertirse en dinero en efectivo durante el ciclo normal de operaciones del negocio. Por ejemplo, el dinero que se tiene en la cuenta corriente del banco o productos que están en proceso de elaboración.
En cuanto a los pasivos, la empresa debe pagar en un período menor a un año los pasivos circulantes. El patrimonio neto pertenece al empresario en la fecha de realización del balance e incluye las utilidades obtenidas por la empresa en el período inmediatamente anterior, que se van acumulando.
La Cuenta de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias
La cuenta de resultados muestra los ingresos y los gastos de una empresa durante un período determinado. También conocido como balance de pérdidas y ganancias, este informe “refleja cómo ha sido la evolución del negocio en un período determinado”. Proporciona información relacionada con el rendimiento de las inversiones, los riesgos, la flexibilidad financiera y las capacidades operativas. Los elementos clave son Ingresos, Gastos y Beneficios.
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La Cuenta de Resultados de Varios Pasos
La mayoría de las empresas elaboran una cuenta de resultados de varios pasos, que documenta cómo una empresa produce ingresos netos. En una cuenta de resultados de varios pasos, primero se encuentran los beneficios brutos y, a continuación, los ingresos de explotación durante un período determinado.
Supongamos, por ejemplo, que eres un pequeño fabricante de muebles y que vas a crear una cuenta de resultados de varios pasos para el mes de mayo. La mayor parte de tu actividad empresarial fluirá a través de los beneficios brutos. Los costes de materiales, mano de obra y gastos generales se contabilizan en la cuenta de coste de los bienes vendidos. En mayo, vendiste $1 200 000 en muebles y el costo de los bienes vendidos (costos de materiales y mano de obra) ascendió a $900 000. Obtuviste una ganancia bruta de $300 000. Pero también has incurrido en partidas de gastos (costes de publicidad, comisiones de ventas y costes de oficina en casa) para gestionar tu negocio en mayo. Supongamos que esos gastos ascienden a 170 000 $ en el mes. Puedes restar los 300 000 $ de beneficios de los 170 000 $ de gastos para calcular los 130 000 $ de ingresos de explotación de mayo.
Ingresos de Explotación frente a Ingresos No Operativos
Puedes generar ingresos de explotación a partir de las actividades empresariales diarias. En mayo, las ventas de muebles generaron $130 000 en ingresos de explotación. Tu empresa también ha obtenido ingresos no operativos, incluidos 2000 $ de ingresos por intereses y 4000 $ de la venta de equipos. Tus ingresos netos de mayo ascienden ahora a 136 000 $.
Tu empresa debe generar la mayor parte de sus ingresos netos a partir de actividades relacionadas con los ingresos de explotación, ya que los ingresos de explotación son sostenibles. Los ingresos no operativos son incoherentes e impredecibles. Ninguna empresa puede depender de él para obtener beneficios anuales.
Como ejemplo, revisa la cuenta de resultados de la empresa Centerfield para el período finalizado el 31 de diciembre de 2021. Las ventas totalizaron 520 000 $ y el coste de las ventas fue de 420 000 $. Por lo tanto, su beneficio bruto fue de 100 000 $. Y Centerfield tenía gastos de explotación de 90 000 $. Eso les proporcionó 10 000 $ de ingresos de explotación para el período.
El Estado de Flujos de Caja
Flujos de caja nos muestra las entradas y salidas de flujo - dinero - de una empresa en un periodo determinado. Constituye un indicador importante de la liquidez de una empresa. Este informe ayuda a “explicar el cambio en el efectivo contable y sus equivalentes”. Se compone de tres tipos de actividades:
- Actividades operativas.
- Actividades de inversión.
- Actividades de financiación.
El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
En este documento se refleja “la evolución de los resultados acumulados por el negocio y su impacto patrimonial”. Incluye información sobre ampliaciones de capital, reparto de dividendos, entre otros movimientos que afectan el patrimonio de la empresa.
La Memoria
La memoria “abunda en el detalle de las principales políticas y registros contables de la sociedad”. Como para los otros documentos, el propio PGC aporta un modelo, que podría no ser necesario cumplimentar entero: “El modelo de la memoria recoge la información mínima a cumplimentar; no obstante, en aquellos casos en que la información que se solicita no sea significativa no se cumplimentarán los apartados correspondientes”.
La elaboración de los estados financieros debe ser exhaustiva y precisa, evitando los errores. Sin embargo, dada la importancia de los estados financieros, lo más habitual es que “los registros contables se realicen con suma diligencia”, que añade que la normativa es cada vez más garantista en este sentido.