El papel principal de un empresario y/o directivo es dirigir los esfuerzos de otras personas hacia los objetivos de la empresa u organización. Una parte muy importante de la dirección consiste en planificar (establecer objetivos) y controlar (comparar los resultados con los objetivos que se habían establecido). Por esto es importante identificar la información que requiere una empresa y los sistemas que se utilizarán para ello.
Plan Administrativo, Financiero y Contable
Un plan administrativo, financiero y contable requiere los siguientes sistemas:
- Sistema de Contabilidad
- Sistema de Costos
- Sistema de Ventas, Mayoreo, Menudeo, Ventas de Mostrador
- Control de Gastos
- Cumplimiento de Obligaciones Fiscales
- Obtención de Estados Financieros Básicos (Balance General, Estado de Resultados, Estado de Costo de Fabricación)
- Estudio y análisis de sus Estados Financieros
- Presupuesto y pronósticos de Ventas, Compras, Producción, Cobranza y Gastos
Sistemas de Contabilidad
Los sistemas contables son de gran importancia, debido a que facilitan el registro de operaciones en una entidad, cumpliendo el orden y control de las actividades a que se dedica.
- Contabilidad Fiscal: La contabilidad para generar la información y dar cumplimiento a las obligaciones fiscales. Contabilidad, para los efectos fiscales.
- Contabilidad Financiera: El registro de las operaciones del negocio deberán clasificarse en sus cuentas correspondientes para obtener los Estados Financieros básicos, Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias, Estado de Costo de Producción y Análisis Comparativo, entre periodos anteriores sean mensuales, trimestrales, anuales.
Sistema de Costos
Este concepto tiene gran relevancia en los negocios, ya que de obtener el Costo de los productos en forma sistemática y real, podemos determinar un resultado verdadero, que puede ser una utilidad suficiente o mínima, hasta una pérdida.
En función de los costos determinamos la Base para el pago del impuesto que de no tener una base correcta estaremos probablemente pagando en:
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- Con una Base de Utilidad Incorrecta
- Pagar de más
- Pagar de menos
- No pagar por falta de información
- Crear cifras extra en nuestros libros
Los sistemas de costos de producción tradicional o moderna permite fijar precios de venta al público, contar con una utilidad real, competir en el mercado y lo más importante sobrevivir.
Sistema de Ventas
El sistema de venta ofrece la actualización del inventario en tiempo real conforme se los productos se van vendiendo. Esto te permite optimizar el control de inventarios, identificar los productos que son obsoletos y mejorar la rentabilidad general de tu negocio.
Fijación de Precios: Es natural que los precios tienen relación directa con los costos, sin embargo, existen otros factores que se deben considerar, entre otros están la demanda, la calidad, el prestigio, si es producto necesario o de lujo, la competencia, etc.
Consideremos los costos de fabricación los cuales pueden variar por aumentos de precios, de salarios, sobre los métodos utilizados para su determinación, y los criterios e ideas de la administración.
En este renglón cabe recordar que para la SHCP las Ventas son los ingresos propios del negocio, por lo que se deberá llevar un registro completo y un control adecuado. En el sistema de ventas consideremos también el Régimen Fiscal en el que está inscrito y en el cual cumple sus obligaciones fiscales.
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- Ventas al contado
- Ventas a crédito
- Ventas al público en general
Se realizan las transacciones con otras entidades que requieren el documento (Factura) de compra con sus requisitos fiscales, de tal forma que sus ingresos están respaldados y comprobados con sus facturas correspondientes.
Las ventas realizadas a crédito representan financiamiento a clientes con un pago de anticipo de impuestos aun en muchas veces sin haberse dado la recuperación.
Ventas realizadas al público que se respaldan con remisiones o comprobantes registrados en su libro de entradas y gastos.
Control de Gastos
Es importante mencionar lo que representa ejercer control sobre los Gastos. Control es revisar, verificar, comprobar. Control también significa tener los elementos suficientes para realizar su actividad con conocimiento.
Los gastos son las erogaciones necesarias que realiza un negocio para llevar a cabo sus operaciones, y estos gastos deberán además reunir los requisitos que señala la LISR para considerarlos deducibles.
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El control se ejerce a partir de que tenemos una base máxima de Gastos para realizar sea a través de un presupuesto, o a través de un programa de gastos o simplemente el conocimiento y control de un Gasto máximo.
El registro contable nos permitirá conocer lo gastado para calificarlo como razonable, o excesivo y partir de esa información a medir y cuantificar la relación del Gasto en Función de los Ingresos.
Exceso de Gasto provoca:
- Pérdida
- Recursos Insuficientes para su desarrollo
- Constantes problemas económicos
- Hasta una descapitalización
Cumplimiento de Obligaciones Fiscales
La contabilidad tienen espectros legales señalados en la LISR y todo negocio deberá reunir para dar cumplimiento a sus obligaciones fiscales, a continuación, haremos algunos comentarios respecto al pago de impuestos:
La SHCP en los últimos años ha creado un sistema en el que está actualizando sus métodos de control para verificar que todos los contribuyentes, cumplan debidamente además de haber creado un grupo de revisadores e inspectores sobre todo en los negocios nuevos, podríamos sentir que cada vez estamos más vigilados sin embargo conviene recordar lo que la constitución menciona en que Todos los Mexicanos estamos obligados a contribuir a los Gastos Públicos.
Todo aquel que ejerza actos de comercio mercantiles, está comprometido a pagar el impuesto sobre la ganancia obtenida.
Todo empresario Persona Física, Persona Moral o Microempresario contrae un compromiso, con sus trabajadores, con su comunidad, con su estado y con el País.
Obtención de Estados Financieros Básicos
Estos constituyen la base central de todas las empresas para la toma de decisiones, ya que allí se muestra los resultados obtenidos, la gestión de los accionistas y cada una de las decisiones tomadas con los recursos de la empresa para generar efectivo necesarios para toma de decisiones en un futuro.
Los Estados financieros básicos son:
- Balance General
- Estado de Pérdidas y Ganancias
- Estado de Costo de Fabricación (si es fabricante)
Otros informes necesarios:
- Estado Comparativo de Resultados para observar el crecimiento
- Estado de Aplicación de Recursos (donde están los recursos logrados)
Recordando el concepto de Control, es precisamente a través de la información que nos proporcionan estos Estados Financieros que podemos analizar estas cifras y con ello evaluar conceptos como:
- Somos generadores de ganancias?
- Estamos logrando regenerar el negocio?
- Tenemos recursos para hacer frente a las obligaciones?
- Estamos logrando una producción eficiente?
- Estamos logrando calidad y costos bajos?
- Es rentable el negocio?
- Podemos evaluar los resultados logrados?
La información que nos proporcionan los Estados Financieros, es el lenguaje de los negocios, por ellos podemos diagnosticar su estado actual y tomar las decisiones prudentes para corregirla o prevenirla.
Desde luego que no, todo pequeño, mediano o microempresario puede tener a través de sus registros contables los Estados Financieros del negocio, aunque se piense que por ser un negocio familiar o muy pequeño no es posible.
Todos los negocios grandes o pequeños tienen la misma misión y problemas muy similares aunque a diferente escala, porque si pudiéramos definir el comercio en dos palabras diríamos COMPRAR y VENDER.
Estudio y Análisis de sus Estados Financieros
Esto es importante porque permite identificar los aspectos económicos y financieros que muestran las condiciones en que opera la empresa con respecto al nivel de liquidez, solvencia, endeudamiento, eficiencia, rendimiento y rentabilidad, facilitando la toma de decisiones gerenciales, Una vez obtenidos sus Estados Financieros, la administración nos permite medir o evaluar los conceptos que a todo empresario le interesan.
- Tengo liquidez?
- Mi negocio es rentable?
- Mis ventas son de rápida realización?
- Cuántas veces vende mis inventarios?
- Es eficiente mi cobranza? si o No Porqué?
- Estoy aprovechando todos mis recursos?
A través de algunas combinaciones de cifras de los Estados Financieros estaremos en condiciones de arrancarles un análisis a todas estas preguntas, por ello la contabilidad financiera nos muestra cuales son aquellas fórmulas para que con facilidad logremos nosotros mismos el conocimiento del resultado y la posición que tenemos y sobre todo que podemos tomar acciones para lograr una mejoría que de otra forma no estaríamos en posibilidad de realizar.
Presupuestos y Pronósticos
El presupuesto es la principal herramienta que les permite a las personas saber cuáles son sus ingresos y gastos en un tiempo determinado, y conocer cuánto puede destinar al ahorro. A medida que su negocio se expande a nivel global, su equipo necesita asegurarse de que puede acceder a su rendimiento financiero de manera rápida, cohesiva y extensa. Maximizar la visibilidad financiera y la rentabilidad significa desarrollar, evaluar y ajustar sus procesos operativos y objetivos a los requisitos del mercado en constante cambio. Un componente vital del negocio será perfeccionar la administración financiera de su organización.
Comprensión de la Administración Financiera
Como definición de administración financiera, esta se refiere a la práctica estratégica de establecer, controlar y realizar seguimiento de todos los recursos financieros para alcanzar los objetivos de su negocio. Esto incluye muchas áreas de funciones financieras relacionadas con la rentabilidad, los gastos, el flujo de caja y el crédito para los administradores financieros en los equipos de contabilidad, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
Para construir una estrategia de administración financiera lucrativa, necesitará centrarse en tres principios fundamentales:
- La predicción de futuros rendimientos financieros con la ayuda de pronósticos financieros, funciones probadas necesarias para impulsar el crecimiento y la preparación de los requisitos de capital.
- Priorización de iniciativas a largo plazo.
- Planes adaptados a su modelo de negocio, dinámicas del mercado y organización.
Una planificación efectiva de la administración financiera proporciona a sus equipos financieros los datos que necesitan para apoyar la creación de un plan de negocio interminable, lo que facilita decisiones informadas sobre dónde invertir y los conocimientos necesarios para financiar esas inversiones, la liquidez y la rentabilidad.
La Importancia de la Administración Financiera
A medida que el mundo se expande como consecuencia de la globalización, deberá mantener su negocio competitivo en el mercado para garantizar su sostenibilidad a largo plazo. Y para asegurarse de generar ventas a largo plazo, su negocio necesita una forma de administración financiera. Implementar un sistema para hacer un seguimiento de todas las fuentes de ingresos es importante para su organización para ayudarle a:
- Facilitar la planificación financiera futura y la adquisición de fondos.
- Proporcionar estabilidad económica.
- Aumentar el valor general de su organización, así como su rentabilidad.
- Ofrecer datos definidos que respalden decisiones financieras críticas.
- Optimizar su flujo de trabajo para asignar recursos y fondos de manera efectiva.
Hay varias opciones que una empresa puede utilizar para gestionar sus finanzas, que van desde un consultor externo hasta un gerente financiero interno. Esta persona o grupo necesitará tener acceso completo al pasado y presente financiero de su empresa, para poder trazar su futuro de manera favorable.
Administración Estratégica frente a Administración Táctica
Existen dos tipos de procedimientos de administración financiera: estratégica y táctica. Mientras que sus compañeros en finanzas utilizarán una combinación de estas tácticas, dependerá de sus objetivos finales determinar en cuáles procedimientos se enfocarán más. Los líderes y directores financieros se centrarán más en una metodología estratégica.
A medida que recopila datos para la planificación y análisis financiero (FP&A) y establece objetivos organizacionales, los directores financieros a este nivel planifican futuras inversiones y oportunidades, lo que ayudará a construir resiliencia financiera dentro de su empresa. Para quienes trabajan a nivel táctico, los responsables financieros se encargarán de las operaciones del día a día: procesos como el control de las transacciones diarias, el cierre financiero mensual y la contabilidad de activos fijos según el gasto real. También rastrearán el rango completo de transacciones para asegurarse de que esté dentro del cumplimiento.
Estrategias de Administración Financiera
Tener un plan financiero sólido y ágil que pueda adaptarse a sus últimas necesidades y objetivos comerciales es un componente crítico para asegurar el éxito a largo plazo de su empresa. Tener una estrategia sólida puede ayudar a lograr esta hazaña. Cuatro estrategias de administración financiera para alcanzar sus objetivos son:
- Evaluar el gasto y los ingresos históricos. El seguimiento preciso de sus gastos pasados y actuales es crucial para determinar su futuro financiero. Aquí podrá ver qué planes tuvieron éxito y dónde necesita optimizar y mejorar. A medida que sus ingresos pasados actúan como un indicador de éxito, analizar estos datos determina dónde podría necesitar hacer cambios en su rendimiento y objetivos actuales.
- Construir su balance de ingresos (P&L). Su balance de ingresos, conocido también como P&L, actúa como un resumen financiero del rendimiento de su negocio. Este documento anota sus ingresos y gastos mensuales, lo que indica a su equipo si la empresa ha sido rentable o si ha operado con pérdidas. Este balance incluye ventas, costos de bienes, gastos y beneficios brutos y netos.
- Establecer un presupuesto. Necesitará prever cómo planea gastar el dinero de la empresa. Al establecer pautas sobre cómo administrar el gasto mientras rastrea sus dependencias financieras, puede tomar decisiones precisas completas con información basada en datos que impulsen el crecimiento de los resultados. Al establecer un presupuesto, necesitará realizarse una serie de preguntas, como cuál es el ingreso planeado para este período y cuáles son los gastos operativos?
- Realizar un seguimiento proactivo del gasto de la empresa. Es esencial tener visibilidad sobre cada transacción para hacer un seguimiento de cuánto dinero se está gastando. La integración de software completo para realizar un seguimiento de los análisis financieros proporciona:
- Visibilidad en tiempo real sobre el gasto para saber los cuánto, cuándo y dónde.
- Sincronización inmediata con sus plataformas contables para facilitar su uso.
- Comparaciones rápidas y revisiones de tendencias contra su presupuesto actual y P&L.
- Una vista general de todos los gastos de la empresa, ya sea por un solo usuario o tipos de transacción.
Puede decidirse por una de estas estrategias (o una combinación de ellas) para reducir costos y aumentar ingresos. Agregar un sistema de administración financiera a su proceso asegura que siga múltiples estrategias fácilmente con errores y trabajo manual mínimos.
Elegir una Buena Herramienta de Administración Financiera
Al decidir cuál es el software de administración financiera adecuado para su empresa, necesitará una herramienta que pueda simplificar todas las colecciones de pagos y garantizar el cumplimiento de las normativas fiscales y de contabilización de cuentas. También querrá que el software pueda eliminar de manera simultánea errores, trabajo manual y posibles redundancias.
Algunas características adicionales de un buen sistema financiero incluyen:
- Transparencia en todos los pagos enviados y recibidos.
- Coordinación entre balances de ingresos, balances de gastos y balances de situación.
- Equilibrio y localización sencilla de múltiples cuentas.
- Garantía de integridad y seguridad de los datos.
- Seguimiento de todas las deudas y mantenimiento de registros actualizados.
- Mantenimiento de un registro de auditoría completo y preciso.
Contabilidad Financiera: Un Pilar Empresarial
¿Qué es la Contabilidad Financiera y por qué es crucial en el mundo empresarial? Este estudio es un pilar fundamental en la gestión de las empresas y organizaciones, siendo la disciplina encargada de registrar, clasificar y resumir las transacciones económicas que realiza una entidad. A través de la contabilidad financiera, se generan informes que permiten conocer la situación económica y financiera de una empresa, brindando una visión clara sobre su rendimiento y salud financiera.
Es una rama de la contabilidad cuyo propósito es recopilar, registrar y presentar la información económica de una empresa de manera sistemática y comprensible. Se rige por una serie de principios fundamentales, que garantizan la uniformidad, transparencia y objetividad de la información presentada.
Se lleva a cabo a través de un proceso estructurado de registro y análisis de transacciones económicas. El objetivo principal es proporcionar información útil y confiable sobre la situación económica y financiera de una empresa.
Los reportes financieros son documentos clave que permiten a las empresas, inversionistas y entidades reguladoras conocer el desempeño económico de una organización. El uso de herramientas tecnológicas en la contabilidad financiera es cada vez más esencial. Software como QuickBooks o Excel no solo simplifican el procesamiento de datos, sino que también mejoran la precisión, reducen el margen de error y permiten la automatización de tareas rutinarias.
En resumen, la contabilidad financiera es una disciplina clave que no solo garantiza la transparencia y la claridad en la información económica de una empresa, sino que también facilita su crecimiento y estabilidad en el mercado.
Relación entre Contabilidad y Administración
Para entender mejor cómo se relacionan la contabilidad y la administración, definamos qué son y cuáles son sus funciones principales. La administración de una empresa necesita de la información que le brinda el departamento de contabilidad para tomar decisiones y evaluar resultados. La contabilidad ofrece información financiera actual y corto plazo, mientras que la administración se enfoca en establecer objetivos a mediano y largo plazo. La administración se centra en la gestión de recursos de la empresa, la contabilidad se enfoca en números y estadísticas. Todas las áreas de la empresa, coordinadas por su administración, deben reportar a contabilidad cualquier transacción que realicen.
La administración se encarga de gestionar todos los recursos de la empresa, materiales, humanos y técnicos. Supervisa las operaciones, toma decisiones, y garantiza que se cumplan las metas y objetivos organizacionales. En pocas palabras, la administración de empresas planea, dirige, controla y organiza las actividades dentro de una organización con el objetivo de que funcione de manera eficiente.
La administración sabe qué se necesita adquirir, cambiar, aplicar y evaluar para que la empresa se mantenga productiva y tenga proyección a futuro, por lo que implementa proyectos con objetivos a largo plazo. Por su parte, la contabilidad muestra periódicamente, a través de balances e informes financieros, el nivel de eficiencia actual de la empresa. Con la información de estas evaluaciones, la administración puede determinar la tasa de crecimiento de la organización, así como rectificar medidas y hacer ajustes que permitan aumentar la producción, reducir costos y gestionar mejor los recursos humanos. Para tomar decisiones, la administración y la alta gerencia consultan con contabilidad para averiguar de qué manera podrían afectar la liquidez del negocio. Por otra parte, cualquier decisión que tome la administración, así como las transacciones de cualquier departamento a su cargo, deben pasar por contabilidad para que las registre.
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