El departamento financiero es aquella área funcional de la empresa que se ocupa de la gestión de las finanzas. Es el encargado de administrar y controlar el capital de la sociedad con el objetivo de alcanzar el uso más eficiente posible. Se trata, por tanto, de un área fundamental dentro de la compañía pues de su buen funcionamiento depende su crecimiento e, incluso, su viabilidad económica.
Todos los negocios, pequeños o grandes, deben prestar atención a las cuestiones económicas y financieras. En el caso de un autónomo o una pyme lo más probable es que sea el propio empresario o bien un profesionista en plantilla quien se encargue de estas tareas, pero en empresas de mayor tamaño, su volumen de operaciones implica necesariamente la constitución de un departamento financiero, encabezado por un director financiero o CFO (Chief Financial Officer).
Funciones del Departamento Financiero
Básicamente el departamento de finanzas se ocupa de dos tareas principales: decidir las inversiones que necesita la empresa para su actividad y buscar las fuentes con qué financiarlas. El departamento financiero de la empresa tiene dos funciones principales: determinar cuáles son las inversiones que necesita la empresa y seleccionar las fuentes de financiación para llevarlas a cabo. Pero no son las únicas; un departamento financiero también se encarga de:
- Elaboración del presupuesto
- Registro de los procesos contables
- Gestión de la financiación
- Gestión de las inversiones
- Gestión de la información financiera
Elaboración del Presupuesto
Es tarea del departamento financiero elaborar el presupuesto de la empresa, es decir, el documento en que se establece la previsión de gastos e ingresos de la compañía para un ejercicio determinado y controlar su ejecución. El departamento financiero también deberá prever diferentes escenarios por si es necesario realizar ajustes en el presupuesto (por ejemplo, si surge algún gasto extraordinario imprevisto, vaivenes de la economía, etc.).
Registro de los Procesos Contables
El área financiera de la empresa debe encargarse de registrar todas las operaciones contables y los datos financieros y, posteriormente, analizarlos y tomar decisiones en base a ellos. Ese análisis permitirá planificar los objetivos a corto, medio y largo plazo de la compañía.
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Gestión de la Financiación
El departamento financiero asume entre sus tareas la obtención de los recursos necesarios para llevar a cabo la actividad de la empresa. Para ello, evalúa las alternativas de financiación a las que puede recurrir (como préstamos, ayudas públicas, ampliación de capital, entrada de capital riesgo, etc.), sus costes y cuáles son las más convenientes en cada momento.
Gestión de las Inversiones
El área de finanzas es el que planifica las inversiones necesarias en la empresa tanto a corto como a largo plazo (es decir, en activos líquidos o en activos inmovilizados) con el objetivo de obtener la máxima rentabilidad por ellas.
Gestión de la Información Financiera
El departamento de finanzas se encarga de llevar el control interno de la empresa, como la gestión de los cobros y los pagos. Al mismo tiempo, presta atención a factores externos que pueden afectar al devenir de la empresa, como pueden ser variaciones en los precios de las materias primas, o en los tipos de interés o de cambio, la inflación, etc. Toda esta información sirve para la toma de las mejores decisiones estratégicas.
Organización Interna del Departamento Financiero
Dentro del departamento financiero de la empresa, estas tareas se pueden distribuir en varias áreas de responsabilidad:
- Control y planificación: Incluye funciones de análisis económico-financiero, planificación de presupuestos, contabilidad y costes y proceso de datos, de las que se encarga el controller financiero de la empresa.
- Tesorería: Es tarea del tesorero asumir la gestión de la caja, las relaciones financieras, las operaciones financieras, política de créditos, o la contratación de seguros, entre otras tareas.
- Auditoría interna: Es el área que proporciona información para mejorar el funcionamiento de la organización.
- Fiscal: En empresas de gran dimensión, se suele contar también con esta área dentro del departamento financiero, para abordar aspectos fiscales, como la optimización del pago de impuestos.
- Otros servicios auxiliares: Históricamente vinculados al departamento de administración y finanzas, como pueden ser la gestión de inmuebles, mantenimiento de instalaciones, etc.
Contabilidad y Finanzas: Dos Disciplinas Complementarias
La contabilidad y las finanzas son disciplinas esenciales en el mundo empresarial, pero a menudo se confunden debido a sus similitudes. La contabilidad se centra en el registro, clasificación y resumen de las transacciones financieras de una empresa. Su objetivo principal es proporcionar información financiera precisa y detallada que permita a los gerentes, inversores y reguladores tomar decisiones informadas.
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Por otro lado, las finanzas se ocupan de la gestión del dinero y la inversión. Esta disciplina se enfoca en cómo las empresas, individuos y gobiernos adquieren y utilizan los recursos financieros. Las finanzas incluyen la planificación financiera, la gestión de riesgos, la valoración de activos y la estrategia de inversión.
Aunque la contabilidad y las finanzas tienen enfoques diferentes, son complementarias. La contabilidad proporciona los datos financieros necesarios que las finanzas utilizan para analizar y planificar. Por ejemplo, los estados financieros generados por la contabilidad son fundamentales para la toma de decisiones estratégicas en finanzas.
Principios Clave de la Contabilidad Financiera
La contabilidad financiera cuenta con ciertos atributos que la caracterizan:
- Principio de Devengo: Este principio hace referencia a que los gastos se deben registrar cuando un negocio confirma los servicios de un tercero, no cuando hacen la facturación.
- Principio de Asociación: Según este, deben coincidir los ingresos con los gastos correspondientes.
- Principio de Costo: El principio de costo es uno de los más críticos dentro de la contabilidad financiera.
- Entidad Contable: Establece que las transacciones o el patrimonio de una organización comercial tienen que ser independiente del patrimonio personal, considerado como un tercero.
Objetivos del Departamento de Finanzas para la Rentabilidad
Definir los objetivos financieros de una empresa es crucial para hacerla rentable. Los objetivos del departamento de finanzas apuntan a una correcta distribución de los recursos para que la empresa sea rentable.
- Mediante una buena comunicación con los encargados de todas las áreas, se debe estimar un presupuesto que se acople a los recursos y gastos que tiene la empresa. No servirá de nada soñar en grande si no se sustenta en la realidad.
- Tener en claro la situación de la empresa para no sobrepasar el techo de deudas que puede sobrellevar con terceros.
- Es importante que tu departamento de finanzas no se atrase con los compromisos que deba pagar.
- Cancelar los compromisos antes de su vencimiento es muy importante al manejar el caudal de dinero que una empresa mueve sin perder de vista los objetivos.
El Rol del Director de Finanzas
Un organigrama es la manera formal de representar gráficamente cómo se estructura una empresa u organización. En el primer eslabón está el director de finanzas, que es quien tiene la última palabra al tomar decisiones luego de escuchar a todo el equipo y analizar los reportes. Para que tu departamento de finanzas cumpla sus funciones apropiadamente necesita estar al tanto de las estrategias que se implementan en el resto de la empresa, los gastos que implican y los ingresos estimados.
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