Los programas de cómputo son considerados un activo intangible, ya que son bienes inmateriales que ofrecen una valiosa ventaja competitiva. Los intangibles son tan o más importantes que los mismos activos de una empresa y pueden marcar la diferencia entre empresas del mismo giro. Sin embargo, por ser un activo que no se ve, muchas veces no se les resguarda de una manera adecuada.
La Importancia del Resguardo y la Documentación
Cuando se hace la compra de paquetería, normalmente interviene la persona encargada de sistemas y un representante administrativo y los documentos se los queda el área administrativa para elaborar el registro contable de la adquisición. En nuestra experiencia son pocos los responsables de sistemas que se quedan con una copia de los “certificados” de compra o llaves de activación, con lo que se puede llegar a generar un problema cuando es necesario reinstalar o renovar o inclusive cuando llega un requerimiento de la BSI (Business Software Alliance) o el IMPI (Instituto Mexicano de Propiedad Industrial).
Así como es necesario llevar una memoria técnica o control del licenciamiento del software adquirido, es importante tener documentada la información referente a cada uno de los 3 aspectos mencionados de manera que, en caso de una contingencia o falla (como sería la ausencia o renovación de personal clave, sin que se tengan documentados sus procedimientos de operación), no se afecte la continuidad en la operación del negocio.
Software de Contabilidad y su Evolución
El software de contabilidad gestiona y registra las transacciones financieras diarias de una organización, incluido el activo fijo, los gastos, los ingresos, las cuentas a cobrar, las cuentas por pagar, la contabilidad de libros auxiliares y la presentación de información y la realización de análisis. Un sistema de contabilidad completo debe realizar el seguimiento de los activos, los pasivos, los ingresos y los gastos de una organización. Estas transacciones se registran en el libro mayor de manera automática, proporcionando a los CFO, los tesoreros y los controllers acceso inmediato a datos financieros precisos en tiempo real.
Gracias al registro sistemático de las transacciones financieras, se pueden elaborar estados financieros trimestrales y anuales, incluidos balances, cuentas de resultados, estados de flujos de efectivo y estados de patrimonio neto. Los sistemas de ERP unifican funciones de negocio fundamentales, como la contabilidad, la planificación y los análisis financieros (FPA por sus siglas en inglés), la cadena de suministro, la gestión de inventario y las compras.
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El software de contabilidad resulta fundamental para que las organizaciones lleven a cabo sus procesos de negocio cotidianos. Una solución completa de software de contabilidad no se limita únicamente a la contabilidad básica. Ayuda a las organizaciones a reducir la redundancia de registros, ofrecer mejores presupuestos y previsiones, y llevar a cabo una gestión de gastos exhaustiva y adecuadamente categorizada.
Desde la introducción del software de contabilidad hace casi 45 años, este ha experimentado una enorme evolución, pasando de un modelo de despliegue en entornos locales hasta a uno basado en la nube. En la actualidad, existe una creciente demanda de software de contabilidad basado en la nube. La nube ofrece una alternativa más económica para el software de contabilidad, ya que reduce los gastos de explotación y los desembolsos de capital y elimina la necesidad de adquirir software y hardware o contratar personal de TI adicional.
Ventajas del Software de Contabilidad en la Nube
Las ventajas del software de contabilidad en la nube son similares a otras aplicaciones en la nube, pero su importancia resulta aún mayor dado que las finanzas constituyen la base sobre la que se erige el funcionamiento de una empresa en su conjunto. Dirigir una empresa sin información financiera precisa y en tiempo real es como conducir un automóvil sin velocímetro ni indicador de combustible. Los centros de datos de los proveedores de software de contabilidad en la nube están diseñados de tal forma que proporciona unos niveles inigualables de velocidad, rendimiento, seguridad y escalabilidad. El software de Oracle incluye actualizaciones trimestrales automáticas. Los protocolos de seguridad integrados en el software de contabilidad en la nube son mucho más amplios y modernos que los sistemas locales.
Tener una solución de software de contabilidad moderna y basada en la nube ayuda a las organizaciones a competir en la actual economía digital. Las aplicaciones de contabilidad modernas basadas en la nube suelen incorporar tecnología de última generación, como inteligencia artificial (IA), cadena de bloques, aprendizaje automático (AA) y asistentes digitales.
Tratamiento Fiscal del Software
El artículo 32 de la Ley del ISR señala que los gastos diferidos son los activos intangibles representados por bienes o derechos que permitan reducir costos de operación, mejorar la calidad o aceptación de un producto, usar, disfrutar o explotar un bien, por un periodo limitado, inferior a la duración de la actividad de la persona moral.
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Los contribuyentes que adquieren una licencia de un programa electrónico se enfrentan a la disyuntiva de deducirlo como gasto o inversión. El artículo 32 de la LISR establece que se consideran como gasto diferido los activos intangibles representados por bienes o derechos que permiten reducir costos de operación, mejorar la calidad o aceptación de un producto, usar o disfrutar o explotar un bien, por un periodo limitado.
Por su parte, el boletín C-8 de las Normas de Información Financiera señala que los activos intangibles son los identificables, sin sustancias físicas, utilizados para la producción o abastecimiento de bienes, prestación de servicios o para propósitos administrativos que generan beneficios económicos futuros controlados por la entidad. De esto se desprende que tanto fiscal como contablemente la licencia se considera un activo intangible, y por ende para efectos fiscales una inversión que se deduce vía depreciación con una tasa del 15 % de acuerdo con el artículo 33 fracción III de la LISR.
No obstante, en la práctica existen empresas que tienen como política que si la licencia no rebasa de cierta cantidad de dinero lo manejan como gasto, porque de aplicar las inversiones terminarían de deducirlo en seis años aproximadamente, lo que implicaría que en ese tiempo el software pudiera ya no ser útil.
Contabilidad SaaS: Un Enfoque Integral
La contabilidad de SaaS se refiere al registro, análisis e interpretación de datos, información e informes financieros para empresas de SaaS. Estas empresas suelen utilizar software de contabilidad SaaS basado en la nube para gestionar todo el proceso. Este tipo de contabilidad tiene en cuenta el modelo de negocio de suscripciones e ingresos recurrentes en el que operan las empresas SaaS, lo que significa que los estados financieros son específicos para empresas SaaS. En las empresas SaaS, las comisiones de suscripción y configuración incluyen los costos de la licencia preliminar, la implementación, la personalización y cualquier mantenimiento o soporte.
En la contabilidad SaaS, existen dos métodos principales: la contabilidad de caja y la contabilidad de ejercicio. Las empresas que utilizan la contabilidad de ejercicio registran los ingresos y los gastos en el momento en que se obtienen o planifican, no cuando se recibe efectivo o se incurre en un gasto. Si bien la contabilidad de ejercicio es más compleja que la contabilidad de caja, este método facilita la previsión y planificación, especialmente para las empresas nuevas o SaaS de rápido crecimiento.
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Es importante que las empresas SaaS reconozcan sus ingresos recurrentes de forma coherente y de acuerdo con los estándares de reconocimiento de ingresos que rigen todos los sectores: ASC 606 y NIIF 15. La ASC 606 y la NIIF 15 establecen un proceso flexible que da cuenta del reconocimiento de ingresos y ha ayudado a proporcionar claridad en torno a las prácticas contables de SaaS que antes eran ambiguas e incoherentes.
Pasos Clave para el Reconocimiento de Ingresos
- Identifica el contrato: Especifica los criterios que se deben cumplir al establecer un contrato de mutuo acuerdo para proporcionar productos o servicios a un cliente.
- Especifica las obligaciones de desempeño: El contrato describe todos los servicios ofrecidos y las entregas, y su marco de tiempo o plazos, junto con los derechos y las obligaciones de desempeño de todas las partes.
- Especifica el precio: Incluye todas las consideraciones relacionadas con la determinación del precio, incluido el servicio de suscripción, las tarifas independientes y aquellas con descuento.
- Asigna el precio: Explica cómo se asigna el precio (incluidos los importes variables) a todas las obligaciones de desempeño del contrato.
- Contabiliza los ingresos a medida que se completan las obligaciones de desempeño: Reconoce los ingresos a lo largo del tiempo a medida que un cliente se beneficia del producto o servicio.
Desafíos en la Contabilidad SaaS
Las empresas SaaS se enfrentan a obstáculos y desafíos específicos en su contabilidad que pueden dar lugar a problemas con la presentación de informes o riesgos de incumplimiento de las normativas fiscales u otras normativas financieras. Estos desafíos incluyen:
- Impuesto sobre las ventas
- Gestión de gastos
- Reconocimiento de ingresos
El Rol de las Plataformas de Contabilidad en la Nube
Puedes utilizar un software de contabilidad SaaS que te ayude a afrontar este desafío. Una solución como Stripe unifica la gestión de cobros, los pagos, los impuestos y los ingresos en un único sistema que garantiza el cumplimiento de ASC 606 y NIIF 15. De hecho, muchas empresas SaaS -más del 80 %, se benefician de las plataformas de contabilidad en la nube que facilitan estos procesos.
Tabla Resumen de Métodos Contables SaaS
| Método Contable | Descripción | Ventajas | Desventajas |
|---|---|---|---|
| Contabilidad de Caja | Ingresos y gastos se registran cuando se paga o recibe el dinero. | Más sencillo y fácil de usar. | No adecuado para modelos de suscripción, falta de previsión. |
| Contabilidad de Ejercicio | Ingresos y gastos se registran cuando se ganan o se planifican. | Facilita la previsión y planificación. | Más complejo. |
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