Los hechos económicos deben reconocerse de acuerdo con los Estándares Internacionales. No deben realizarse registros que tergiversen la realidad de la información, para evitar afectar los resultados de la entidad. La contabilidad da fe de los hechos económicos, y ante un robo no queda más que reconocer una pérdida.
El registro contable frente a fraudes y hurtos
En algunas empresas existe la práctica de reconocer un robo como una cuenta por cobrar, a fin de no incrementar los gastos y disminuir los activos, ya que esto impacta de forma negativa los estados financieros. Sin embargo, cuando en una entidad ocurre un fraude ocasionado por un funcionario de la administración o un tercero, que involucra un delito de sustracción de dinero o de hurto de elementos de activos, el registro contable sugerido debe analizarse teniendo en cuenta las diferentes situaciones particulares que podrían ocurrir en la entidad.
Cuando el fraude, pérdida o hurto es descubierto, debe analizarse si se trata de una transacción relacionada con periodos anteriores. En este caso, será necesario realizar la reexpresión de estados financieros si constituye un error contable; en caso contrario, se deberá reconocer un gasto por deterioro del valor del activo o por baja de cuentas del mismo.
Tratamiento de gastos excepcionales: la cuenta 678
Entendemos que, atendiendo a su naturaleza, los gastos por estafa o robo los debemos contabilizar en la cuenta (678). La Dirección General de Tributos considera que las estafas pueden ser consideradas como gastos excepcionales del Plan General Contable (PGC), es decir, los anotados en la cuenta (678). Como tales, podrán ser deducibles fiscalmente a condición de que la estafa se consume, pueda ser suficientemente probada y cumpla con las reglas de deducción.
Tabla: Resumen de tratamiento contable y fiscal
| Concepto | Cuenta Contable sugerida |
|---|---|
| Gasto por robo o estafa | Cuenta 678 (Gastos excepcionales) |
| Ingreso por indemnización de seguro | Cuenta 778 (Ingresos excepcionales) |
| Baja de existencias por robo | Cuenta 678 con abono a cuenta de existencias (300) |
Deducibilidad fiscal y recuperación de activos
Nos preguntamos hoy si los gastos por estafa contabilizados por una empresa son o no deducibles en el impuesto de sociedades. La Consulta Vinculante CV0674-22 establece que el gasto excepcional ocasionado por la sustracción sufrida por la entidad tendrá la consideración de gasto deducible. En principio, la norma fiscal acepta los criterios contables, es decir, aquellos gastos que tengamos contabilizados y que están vinculados a la actividad de la empresa tendrán carácter deducible en el impuesto sobre sociedades.
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Si se diera el caso, poco probable, de recuperar finalmente la cantidad estafada, o parte de ella, la sociedad debería contabilizar ahora un ingreso. En el caso de recibir una indemnización por parte de una agencia de transporte por mercancía robada o extraviada, la comunicación justificaría tanto el gasto como el ingreso indemnizatorio, utilizando la cuenta 678 para el gasto y la 778 para el ingreso, ambas operaciones consideradas excepcionales.
Si queremos o necesitamos reflejar la pérdida por robo, habría que registrar la misma mediante el asiento 678 a 300, con lo cual se rebajarían las existencias. Al tener un gasto contable que no es fiscalmente deducible, lo consideramos como una diferencia entre el resultado contable y el fiscal, específicamente una diferencia permanente positiva.
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