Cada una de las empresas legalmente constituidas en el país necesita de empleados para poder crecer, estos empleados son contratados para realizar una función específica dentro del organismo, que en conjunto con otras personas hacen que el negocio funcione de forma óptima.
En un principio, cuando una empresa va iniciando, es sencillo manejar la nómina de su personal, pues la plantilla es reducida. Sin embargo, a medida que el personal va creciendo, este trabajo se vuelve más complicado, de modo que puedes cometer un error en las nóminas, que a futuro, es capaz de generar desorden en la contabilidad general.
En este punto radica la importancia de implementar un asiento contable de nómina, ya que este procedimiento nos permitirá saber y tener archivado el pago de la nómina de cada empleado, así como los impuestos y compensaciones que se puedan generar para cada uno de los trabajadores de la compañía.
Si todavía no incorporas la contabilidad del asiento contable de nómina en tu negocio, en este artículo te guiaremos paso a paso por este proceso, y te explicaremos de forma sencilla en qué consiste y por qué es tan importante para la salud de tu proyecto.
¿A qué se refiere el asiento contable de nómina?
En materia de contabilidad, un asiento contable de nómina es el conjunto de anotaciones que se ingresan en el libro diario de contabilidad. Es decir, en el documento que contiene toda la actividad financiera de la empresa se anota y se archivan todos los datos de compensación, de beneficios y de impuestos de los colaboradores.
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Su fin es registrar las operaciones que se van generando en las cuentas de la empresa, y a través de estos datos, sea posible analizar la composición del patrimonio a lo largo del tiempo. Por otro lado el asiento contable de nómina es uno de los tipos de asientos con que podemos medir la economía de una empresa, pues aquí se resumen todas las transacciones y el flujo de efectivo total.
Este proceso también ayuda al departamento de recursos humanos a generar datos sobre la nómina de un empleado, dicha información incluso podrá ser utilizada en su evaluación de desempeño. De forma general, este proceso se trata de insertar información relevante en el libro de contabilidad general de la empresa. En éste, todos los activos y pasivos deben de registrarse con fines financieros y de cumplimiento.
En cuanto a la compensación de empleados, se deben de registrar:
- Sueldos, salarios brutos, comisiones y bonificaciones.
- Retención de impuestos del empleador y el empleado.
- Retención de sueldos, primas de seguros y planes de ahorro.
- Gastos complementarios del empleador.
La Provisión de Servicios de Comedor a Empleados
Para cumplir las diferentes jornadas de trabajo, los trabajadores tienen derecho a disfrutar de un tiempo de descanso para alimentarse, y cuando esto solo lo pueden hacer en las instalaciones de su patrón, el tiempo correspondiente se considera como tiempo efectivo de la jornada de trabajo; de lo contrario la jornada se interrumpe.
La regulación de esta condición de trabajo debe estar contenida en el reglamento interior de trabajo respectivo (arts. 64 y 423, Ley Federal del Trabajo). Para facilitar el disfrute de este derecho, e incluso, para que los trabajadores no se expongan a riesgos por salir de las instalaciones de las empresas, algunos patrones les ofrecen la prestación del servicio de comedor.
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La alimentación no tiene el carácter de salario, solo en ciertos casos por la naturaleza del giro del patrón (restaurantes), se tiene la obligación patronal de proporcionarla.
Consideraciones Fiscales y de Seguridad Social para el Comedor
Deductibilidad para el Empleador
Considero que se debe partir de lo que permite como dedución la Ley ya que. Jackson el fundamento seria Art. 28, frac. XXI, Ley del Impuesto sobre la Renta -LISR-).
Es importante precisar, que la deducción de referencia debe colmar lo previsto en el citado numeral 28 de la LISR; de no ser así, cuando el servicio de comedor no esté a disposición de todos los trabajadores, o se excedan los montos señalados, todos los gastos relacionados con el servicio no son deducibles.
Asimismo, debe tenerse claro que el valor de la Unidad de Medida y Actualización (UMA) adicionado con la cuota de recuperación es una referencia del importe máximo deducible, pero no puede entenderse que de cumplirse con este requisito, el pago realizado por el trabajador es deducible; de hecho, la deducción permitida corresponde a las erogaciones que el contribuyente realice y soporte con su patrimonio.
Beneficios para el Trabajador
Para el trabajador, no se consideran ingresos en bienes, los servicios de comedor y de comida proporcionados por sus patrones.
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Impacto en el Salario Base de Cotización
La legislación en materia de seguridad social, también presenta algunas restricciones, toda vez que la alimentación no forma parte del salario base de cotización, cuando se entregue en forma onerosa a los trabajadores; es decir, que estos paguen como mínimo, el 20 % del de la UMA (art. 27, frac. Lic. 1.).
Por lo que se refiere a LA ALIMENTACIÓN, para que este concepto no integre al salario base de cotización, conforme a lo estipulado en el artículo 27 fracción V de la Ley del Seguro Social, el trabajador debe pagar, por lo menos, un 20% del salario mínimo. (Desde el 2016 este porcentaje se calcula sobre el importe de la UMA), que en el 2019 es por $16.90 pesos diarios a partir del 1ero.
Registro Contable del Comedor y su Recuperación
De igual forma, se tiene la duda si la cuota de recuperación de los trabajadores, es un ingreso de la empresa, o debe disminuirse de las erogaciones efectuadas por el contribuyente. Para tal efecto, hay que recurrir al Diccionario de la Lengua Española, que define el término recuperación o recuperar como volver a tomar o adquirir lo que antes se tenía, cuyo efecto podría entenderse como una recuperación del gasto efectuado y no como un ingreso, el cual se disminuiría de las erogaciones efectuadas por el servicio.
Desde mi punto de vista el registro contable contable es correcto, ya que de esa manera queda perfectamentte registrado cual es el monto del costo de los alimentos y cuanto es por recuperacion por los alimentos otorgados a los trabajadores.
Clasificación de Gastos en el Asiento Contable de Nómina
¿Cómo clasificar los gastos en el asiento contable de nómina? En este proceso contable de nómina existen varias agrupaciones de cuentas, las cuales están alojadas en el plan de contabilidad de la empresa. El grupo “64”, que refiere a los Gastos de personal, es uno de los que competen al asiento contable de nómina.
En este grupo se clasifican varias cuentas, las cuales nombraremos a continuación:
- Sueldos y salarios (640)
- Indemnizaciones (641)
- Seguridad Social a cargo de la empresa (642)
- Aportaciones a sistemas complementarios de pensiones (643)
- Otros gastos sociales (649)
La Cuenta de "Otros Gastos Sociales" (649) y el Comedor
En la cuenta de Otros gastos sociales (649) se registran los gastos relacionados con el carácter social de la empresa, ya sea por disposición legal o voluntaria, por ejemplo, becas de estudio para sus trabajadores, el suministro de uniformes, el comedor y la provisión de comidas. Es importante no confundirlos con los gastos de Seguridad Social.
Retenciones y Deducciones en Nómina
Otro de los grupos de cuentas que concierne al asiento contable de nómina es el grupo “46”, el cual incluye dos cuentas que se usan para visualizar el importe que está pendiente de pago o los pagos hacia estas cuentas que se han realizado anticipadamente, las cuales son: Anticipos de remuneraciones (460) Remuneraciones pendientes de pago (465).
Otro de los grupos de cuentas importantes a recalcar es el que refiere a cuentas contables de Seguridad Social.
Existen distintos tipos de deducciones y éstas se representan en el archivo XML mediante una clave de tres dígitos contenidas en el catálogo del SAT.
Entre los conceptos de la nómina aparecen los ingresos por un lado y las retenciones por el otro. Las retenciones están deducidas del salario del trabajador por estipulaciones legales. Es una cantidad retenida que afecta la percepción total del trabajador.