Crear tablas de base de datos desde el control de archivos te permite organizar y almacenar correctamente la información de tu sistema. Este proceso te ayuda a generar la estructura necesaria para el funcionamiento de los datos cuando realizas una instalación, recuperación de información o mantenimiento de archivos.
Gestión Fundamental de Tablas de Base de Datos
Pasos para la Creación de Tablas
- Para crear las tablas de la base de datos, ingresa a la ruta: Configuración y haz clic en Control de archivos.
Importante: antes de realizar cualquier proceso de control de archivos, genera un respaldo de tu información.
- En la ventana de Control de archivos, pulsa el ícono Crear tablas.
Se desplegará la siguiente ventana: Conexión de datos destino: campo informativo que indica la conexión donde se crearán las tablas de la base de datos.
- Después, das clic en el botón Crear para iniciar el proceso.
Procedimientos de Cierre de Año en el Libro Mayor General y el Destino de los Registros
En este artículo se describen los procedimientos de cierre de año recomendados para Microsoft Dynamics GP. Lea este artículo antes de seguir los pasos y asegúrese de tener una copia de seguridad actual de las bases de datos de la empresa y Dynamics.
Movimiento de Datos Durante el Cierre Anual
Durante la rutina de cierre del año, todos los registros que se moverán se colocan en una tabla temporal antes de moverlos a la tabla de GL30000.
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Si mantiene el historial de cuentas, la rutina de cierre del año transfiere toda la información del año actual para cada cuenta del gráfico de cuentas al historial de cuentas. Si mantiene el historial de transacciones, la rutina de cierre del año también transfiere toda la información del año actual para cada cuenta del gráfico de cuentas al historial de transacciones. A continuación, el proceso prepara el sistema de contabilidad para un nuevo año fiscal.
Las entradas de ajuste incluyen todas las entradas que corrigen los errores que se realizaron cuando se registraron transacciones. Si tiene que realizar un seguimiento de las entradas iniciales de ajuste o entradas posteriores a la auditoría independientes de otros períodos fiscales, los períodos de auditoría se pueden configurar en General Ledger. Esta característica habilita un seguimiento independiente de las entradas de ajuste realizadas después del año cerrado.
Tipos de Contabilización y su Impacto en las Tablas
El tipo de contabilización determina si una cuenta está cerrada a la cuenta de ganancias retenidas o si una cuenta reenvía un saldo al año fiscal siguiente. Si el saldo de la cuenta se reenvía al final del año, el tipo de contabilización debe establecerse en Balance. Si el saldo de la cuenta se cerrará en una cuenta de ganancias retenida al final del año, el tipo de contabilización debe establecerse en Beneficio y Pérdida.
Las cuentas que usan el tipo de contabilización de balance llevan un saldo adelante. Cuentas que usan un tipo de contabilización de ganancias y pérdidas cerca de la cuenta de ganancias retenidas. Las cuentas unitarias se tratan como cuentas de balance. Las cuentas unitarias tienen un saldo que se reenvía cuando se cierra el año.
La cuenta que especifique en el cuadro Cuenta de ganancias retenidos es la cuenta a la que se cierran las cuentas de ganancias y pérdidas del año. Todas las ganancias del año actual o las pérdidas del año actual se transfieren a la cuenta que especifique en el cuadro Cuenta de ganancias retenidas.
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El tipo de contabilización se utiliza durante la rutina de cierre de fin de año para determinar las cuentas que se cierran en la cuenta de ganancias retenidas y para identificar la cuenta que traslada el saldo al siguiente período.
Contabilidad Analítica y Configuración de Tablas Específicas
Se agregó la funcionalidad para consolidar los saldos de las dimensiones de la contabilidad analítica (de nuevo en GP 10.0 SP2).
Revise Los procedimientos de cierre del año para la contabilidad analítica en Microsoft Dynamics GP para asegurarse de que ha marcado correctamente las dimensiones que desea consolidar durante el proceso de finalización del año. No hay ningún proceso de finalización de año independiente que se deba ejecutar en el módulo Contabilidad analítica.
Si va a copiar tablas de configuración de contabilidad analítica (AA) de la empresa A que tiene AA activado a la empresa B que aún no tiene activado AA, primero debe instalar y activar AA en la empresa B. Después de activar AA en la empresa B, copie estas tablas de configuración de AA de la empresa A. A continuación, use el script en el artículo 897280 de Knowledge Base (KB) en el método 1 para actualizar los siguientes valores disponibles que se almacenan en la tabla AAG00102 en la base de datos de Dynamics para las tablas de instalación de AA.
Hay una pregunta muy interesante de muchos usuarios cuando ven por primera vez el ERP Microsoft Dynamics GP y nos dicen cuál es la diferencia real entre contabilidad analítica y segmentación de cuentas. “¿Cuáles son las ventajas reales de usar la contabilidad analítica (AA) sobre el uso de segmentos en un plan de cuentas? Y ahora calcule cuánto se necesitaría para agregar un nuevo tipo de gasto. 1. Agregar 10 cuentas de gastos a su tabla. 2. Crear dimensión para los equipos. 3. Crear dimensión para los tipos de gastos. 4. Eso es todo!
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Manejo de Cuentas Inactivas y Histórico
El proceso de cierre del año está diseñado para eliminar cuentas de Libro de contabilidad general inactivas que no tienen actividad del año actual. La rutina de cierre del año quita las cuentas marcadas como inactivas si las cuentas coinciden con los criterios para borrar una cuenta de publicación. Las cuentas inactivas que se han configurado como cuentas presupuestarias también se pueden eliminar si no tienen actividad durante el año.
La funcionalidad se agregó (en GP 2015 y versiones posteriores) en la ventana de cierre de fin de año, que incluye una casilla para mantener cuentas inactivas. Con esta opción marcada, podrá elegir si desea mantener todas las cuentas inactivas o solo las que tengan importes presupuestados.
Puede publicar una entrada al año histórico más reciente si la casilla Contabilización en historial está activada en la ventana Configuración del libro de contabilidad general. Puedes publicar sobre un año histórico del pasado.
Problemas y Soluciones en el Cierre de Año
Si el archivo abierto de transacciones de año a fecha (GL20000) es grande, puede tardar mucho tiempo en finalizar la rutina de cierre del año. Si el disco duro sigue procesando, la rutina de cierre del año no ha dejado de responder. Recomendamos que permitas que se ejecute la rutina. Si el disco duro no se está procesando, se recomienda restaurar a partir de una copia de seguridad.
Cuando intenté realizar la rutina de cierre del año, recibí un mensaje de error que indicó que no se había publicado un lote de uso único o una transacción rápida del diario. Todavía no se ha registrado un lote de uso único o una transacción de diario rápido. Recibirá este mensaje de error si existe un lote de uso único no publicado o una transacción rápida de diario no publicado en General Ledger. Este mensaje de error no impide que continúe con la rutina de cierre del año. [Microsoft][Controlador ODBC de SQL Server][SQL Server]Infracción de la restricción de clave primaria "PK##0671112".
Las transacciones de cierre de año contienen una moneda que no está asignada a una cuenta.
El proceso denominado "Reverse Historical Year" se diseñó para reabrir un año de GL que se cerró exitosamente. Con eso dicho, funciona para algunos casos (pero no para todos). Así que, realmente estás por tu cuenta para probarlo. Si lo prefiere, realice una copia de seguridad actual y pruóbela en una empresa TEST para comprobar si funciona correctamente, ya que es posible que no funcione para todos los escenarios de datos.
Vistas Resumen y Categorías de Cuentas del Libro Mayor General (GL)
Estas vistas proporcionan una perspectiva consolidada de la información contable, aunque no muestren los saldos por período.
Vistas de Resumen
| Vista | Descripción |
|---|---|
| GL01201 | Budget Summary Master View [contains concatenated account number] |
| GL11110 | Open Year Summary Master |
| GL11111 | Historical Year Summary Master |
Nota: Estas vistas muestran débitos, créditos y cambios netos por período por cuenta, no muestran los saldos del período.
Categorías de Cuentas (ACCATNUM)
La categoría determina el tipo de extracto financiero que se imprime al usar estados financieros rápidos para la cuenta que va a agregar. La categoría es la de Balance General o la de "Pérdidas y Ganancias".
| ID | Categoría de Cuenta |
|---|---|
| 1 | Cash |
| 2 | Short Term Investments |
| 3 | Accounts Receivable |
| 4 | Notes Receivable |
| 5 | Inventory |
| 6 | Work In Process |
| 7 | Prepaid Expenses |
| 8 | Long-Term Investments |
| 9 | Property, Plant and Equipment |
| 10 | Accumulated Depreciation |
| 11 | Intangible Assets |
| 12 | Other Assets |
| 13 | Accounts Payable |
| 14 | Notes Payable |
| 15 | Current Maturities Of Long-Term Debt |
| 16 | Taxes Payable |
| 17 | Interest Payable |
| 18 | Dividends Payable |
| 19 | Leases Payable (Current) |
| 20 | Sinking Fund Payable (Current) |
| 21 | Other Current Liabilities |
| 22 | Long-Term Debt |
| 23 | Common Stock |
| 24 | Preferred Stock |
| 25 | Additional Paid-In Capital - Common |
| 26 | Additional Paid-In Capital - Preferred |
| 27 | Retained Earnings |
| 28 | Treasury Stock |
| 29 | Common Dividends |
| 30 | Preferred Dividends |
| 31 | Sales |
| 32 | Sales Returns And Discounts |
| 33 | Cost Of Goods Sold |
| 34 | Selling Expense |
| 35 | Administrative Expense |
| 36 | Salaries Expense |
| 37 | Other Employee Expenses |
| 38 | Interest Expense |
| 39 | Tax Expense |
| 40 | Depreciation Expense |
| 41 | Income Tax Expense |
| 42 | Other Expenses |
| 43 | Other Income |
| 44 | Charges Not Using Working Capital |
| 45 | Revenues Not Producing Working Capital |
| 46 | Gain/Loss On Asset Disposal |
| 47 | Amortization Of Intangible Assets |
| 48 | Non-Financial Accounts |
Nota: Muchas instalaciones que hemos visto han cambiado los nombres de las categorías de cuentas para que se ajusten mejor a su plan de cuentas.
Consideraciones Adicionales sobre Contabilización
Cuando posteas un asiento de diario en GP, no se puede anular directamente. Una forma de hacerlo es crear un nuevo asiento de diario y llenarlo con la información corregida. Otra es copiar el asiento relevante y corregir los campos necesarios.
Las cuentas de control son cuentas a las que se balancean sus sub-ledgers en Dynamics GP, como su cuenta AP, sus cuentas de efectivo, cuentas por cobrar o, a veces, su inventario. Como software compatible con GAAP, GP hace un buen trabajo manteniendo sus sub-ledgers balanceados con su libro mayor general la mayor parte del tiempo. Esto evitará que los usuarios publiquen asientos de diario generales directamente en una cuenta de control.