La capacitación es un paso fundamental para el correcto uso de los sistemas Aspel. Este contenido representa una capacitación práctica para aprender a configurar, operar y validar procesos contables dentro del sistema. No está pensado para memorizar botones ni para ver funciones sueltas, sino para trabajar una ruta estructurada: configuración inicial, catálogos, pólizas, CFDI, reportes contables, DIOT, contabilidad electrónica, activos y herramientas clave para que COI deje de ser una pantalla llena de opciones y se convierta en una herramienta de trabajo.
Si Aspel COI te está quitando tiempo, no siempre es el sistema. Muchas veces es la forma en que fue configurado, la falta de proceso o el uso incompleto de sus herramientas. Este enfoque busca menos improvisación y más criterio contable dentro del sistema. El objetivo no es que “le piques hasta que salga”; el objetivo es que sepas configurar, revisar y validar tu información con mayor seguridad.
Procesos de mantenimiento y actualización
Antes de cualquier actualización, es vital proteger la información. En la versión anterior, se genera un respaldo de la base de datos desde el menú Utilerías / Respaldo de Archivos / Generación de respaldo. Si el sistema se trabaja en red, se debe realizar desde el servidor, revisando antes que no haya usuarios manipulando la base de datos en ese momento.
Tras el respaldo, se recomienda activar la casilla de verificación y presionar el botón “Diagnóstico y recuperación”. Posterior al mantenimiento de la base de datos, de acuerdo a la versión anterior de tu sistema Aspel-COI, realiza un nuevo respaldo.
Instalación y configuración del sistema
Para instalar el servidor, en la ventana de Forma de instalación, se debe elegir la “Instalación Típica”. Dado que ya se tenía una instalación previa de Aspel-COI, el Directorio de Archivos Comunes o DAC ya se encuentra definido y el instalador actualiza el contenido. Si todo es correcto, aparecerá la ventana de “Finalización del Asistente de Instalación”, con lo que se termina la instalación del servidor o de forma local.
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Una vez terminada la instalación en el servidor, en la estación de trabajo se ejecuta el instalador, eligiendo esta vez la opción “Estación de trabajo” para que el sistema realice la búsqueda del DAC en la red. Es conveniente revisar que la ruta mostrada sea correcta; si es así, dar clic en el botón “Siguiente”, en caso contrario, se debe seleccionar manualmente. Si todo es correcto, la nueva base de datos, resultado de la traducción, será almacenada por omisión en directorios que el sistema automáticamente crea.
Funcionalidades avanzadas y validación
Una de las ventajas de esta versión es la interfaz que tendrá para poder enviar la información que solicite Hacienda. Además, se presenta un cuadro “validador”, en donde al momento de ingresar una póliza junto con su respectivo soporte digital (XML, archivos PDF, etc.), este se activará, avisando que la póliza tiene un soporte. Si la casilla no está activada, será necesario el comprobante digital.
Contenido técnico del entrenamiento
Esta formación está dirigida a contadores, auxiliares, administrativos, despachos y empresas que no pueden depender de prueba y error cada vez que tienen que revisar su contabilidad. El temario abarca:
- Configuración base: Parámetros, catálogos, cuentas y periodos.
- Operación diaria: Pólizas, movimientos, CFDI, reportes y auxiliares.
- Cumplimiento: Procesos previos al cierre, DIOT y contabilidad electrónica.
| Proceso | Descripción |
|---|---|
| Respaldo | Preventivo mediante Utilerías antes de actualizar. |
| Diagnóstico | Verificación de integridad de la base de datos. |
| Validación | Uso del validador de CFDI en pólizas. |
Una vez realizados los procesos anteriores, ya estamos listos para trabajar con el sistema. Para ver el paso a paso, te recomendamos ver en YouTube el video relacionado con este tema, mismo que se encuentra en la base de conocimientos: C015.
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