La gestión eficiente de los gastos es fundamental para la salud financiera de cualquier empresa. En este sentido, CONTPAQi® ofrece herramientas que facilitan este proceso.
Recuerda que el módulo Control de gastos de CONTPAQi® Bancos te permite llevar el control de los documentos que se generan de procesos como: Pago de gastos, Caja chica y Reposición de viáticos, entre otros, de forma ágil y ordenada para después contabilizarlos.
De esta manera, los comprobantes del gasto forman parte de la póliza generada de la contabilización.
Preparación para el Registro de Gastos en CONTPAQi® Bancos
Antes de registrar los documentos de gastos en CONTPAQi® Bancos, es necesario realizar algunas configuraciones en tu empresa relacionadas con dichos documentos, para agilizar la captura y realizar un registro automático de algunos datos.
Además de indicarle al sistema los posibles nombres de los impuestos locales que tendremos en los comprobantes de gastos.
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Para la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) relacionados con tus gastos, es imprescindible tener tus Certificados de Sello Digital (CSD) debidamente cargados en el sistema.
Para cargar los certificados de sello digitales (CSD) debe ingresar a la opción que dice "INSTALAR CERTIFICADOS" que se encuentra en el menú de su lado izquierdo. Una vez ingresando, le solicitará que ingresemos el certificado (archivo con extensión CER), después hay que ingresar el archivo de clave privada (archivo con extensión KEY) finalmente pedirá la contraseña de la clave privada (la contraseña que se le definió a sus certificados).
Una vez agregados estos datos, se debe presionar el botón "SUBIR" que se encuentra al final de la página para que se cargue su certificado de sello.
Registro y Procesamiento de Comprobantes de Gastos
Al registrar un gasto, si requiere el detalle del producto, se sugiere agregarlo desde el comentario. Este está disponible en un icono amarillo en forma de caja, a la derecha de cada partida.
Durante el proceso de aplicación de pagos, aparecerá una ventana para confirmar: "¿Está seguro de aplicar la factura como pagada? El saldo quedará en [$0.0] y no se mostrará en los documentos relacionados al crear el pago."
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Para la correcta gestión de los pagos de gastos, es importante saber cómo crear un complemento de pago (REP).
En las siguientes ligas tanto de CONTPAQi como del SAT se indica en lo que consiste el complemento de pagos y cada uno de los campos y la forma de crear un documento con complemento de pago (REP).
Visualización y Gestión de CFDIs de Gastos
Para revisar los CFDI de gastos, se debe tener en cuenta la versión del comprobante. A partir del 10 de abril se agregó el poder crear CFDI con la versión 4.0, por lo que el listado de documentos por default está el filtro para documentos 3.3.
Para poder ver sus documentos CFDI 4.0, en el listado de facturas en la parte inferior central deberá cambiar en el apartado de: "Comprobante Versión:" por el valor de: "Factura 4.0".
Si no se muestra el listado completo, le comentamos que se realizó una modificación en el listado de facturas, por lo que para poder visualizar los documentos generados en meses anteriores, es necesario seleccionar el mes y año a mostrar en el listado desde el filtro que se muestra en la parte inferior de la página.
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Donde podrá seleccionar además, la versión del CFDI (3.3 o 3.2), adicionalmente, se incluye un filtro adicional en la barra desplegable del lado derecho de la página, donde podrá filtrar por periodos de hasta 6 meses, seleccionando el mes y año inicial y final.
En el proceso de gestión de CFDIs, puede presentarse el mensaje "EL COMPROBANTE NO ES DE TIPO PAGO". El apartado de "CFDI Relacionados" solo es para indicar al SAT el motivo de "Sustitución de los CFDI previos", esto es cuando se canceló un REP (comprobante de tipo pago) por alguna razón y debe notificar al SAT en el nuevo REP (comprobante de tipo pago) el UUID cancelado.
Si experimenta un error al cancelar la factura, específicamente "EL FOLIO NO EXISTE", se debe a que el documento electrónico aún no se encuentra registrado en los controles de la página del SAT y mientras no esté registrada no se puede cancelar la factura. Ya que cuando se cancela la factura por medio de la aplicación, se cancela directamente en el portal del SAT.
El motivo por la cual no está registrada aún, es porque el servidor del SAT está saturado y no ha procesado de forma adecuada todas las facturas que enviamos todos los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC).
Lo normal es que en un promedio de 2 horas el SAT reciba y publique las facturas, pero en ocasiones, cuando hay saturación, ese tiempo para la recepción y publicación de las facturas tarda de 24 a 72 hrs. Le recomendamos lo intente más tarde.
Es importante saber que no es posible recuperar o descancelar un documento electrónico, ya que cuando se cancela por medio de la aplicación CFDI en línea, se cancela directamente en el SAT y actualmente no existe por parte de la autoridad (SAT) un proceso para cambiar el estado de cancelado a vigente a un documento electrónico.
Deberá crear un nuevo documento para sustituir el que se canceló por error.
Contexto de CONTPAQi en la Gestión Empresarial
¿Deberías implementar CONTPAQi en tu empresa? Cuenta con funciones ERP, pero no es un ERP completo.
Tiene la facilidad de actualizarse de manera rápida respecto a los cambios que se vayan proponiendo en las operaciones del SAT.
No se trata de decir que uno es mejor que otro en general, sino de entender en qué momento de madurez está tu empresa.
En Xamai, tenemos clientes que con mucha frecuencia nos dicen que CONTPAQi ya no les da para la administración y planificación de su empresa.
Pero si tu negocio está creciendo, o simplemente buscas mayor integración, control y automatización, las soluciones SAP representan un siguiente paso lógico.
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