Configuración de Periodos de Nómina en CONTPAQi Nóminas: Guía Completa

La correcta gestión de nóminas es fundamental para cualquier empresa, ya que garantiza el pago adecuado a los empleados, el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la optimización de los procesos administrativos. CONTPAQi Nóminas es una de las soluciones más robustas del mercado, diseñada para automatizar y simplificar este proceso. En esta guía, te mostraremos cómo configurar el sistema de forma rápida y eficiente, desde la creación de tu empresa hasta la generación de nóminas, la conexión con plataformas del gobierno y la contabilización automática. Sigue estos pasos para asegurarte de que tu empresa aproveche al máximo las funcionalidades de CONTPAQi Nóminas y lleve un control adecuado de los pagos a su personal.

1. Crear una Nueva Empresa

Una vez que hayas iniciado CONTPAQi Nóminas, es necesario crear la empresa en la que administrarás las nóminas. Sigue estos pasos:

• Abrir el catálogo de empresas de CONTPAQi Nóminas y dar clic en el botón "Nuevo".
• Nombre de la empresa: Nombre con el que tu empresa será mostrada en el listado.
• Nombre de la empresa que se emitirá en el CFDI: Razón social de tu empresa tal como aparece en tu constancia de situación fiscal.
• Mascarilla del código del empleado: Una "X" por cada dígito que quieres en tu código del trabajador; ejemplo: XXX te da un límite de máximo 999 códigos.
• Base de datos de la empresa: Verifica que no tengas ninguna otra empresa con el mismo nombre de la base de datos, ya que esto podría ocasionar que se sustituya la información.
• Registro patronal del IMSS: Este dato lo registraremos posteriormente una vez creada la empresa.
• Base de datos de la empresa en CONTPAQi Contabilidad: Selecciona tu empresa de CONTPAQi Contabilidad para poder realizar la configuración de interfaz entre estos dos sistemas.
• Emitir recibos electrónicamente: Marca el check para poder timbrar tus recibos de nómina, al marcar este check, se generará un ADD (Base de datos en donde se almacenan tus XML) y también quedará bloqueado el campo de RFC de tu empresa. El resto de la configuración la haremos más adelante.

2. Configuración de Parámetros de Nómina y Periodos

Para que el cálculo de las nóminas sea preciso, es importante configurar los parámetros clave de nómina, especialmente los relacionados con los periodos de pago.

• Periodo de Pago: Al abrir por primera vez el sistema, te sugerirá crear hasta 3 tipos de periodo distintos (1 Semanal, 1 Quincenal y/o 1 Mensual). Esta es una manera fácil de crear tus periodos, simplemente deberás marcar el check del tipo de periodo que deseas crear y la fecha deberá ser el primer día del primer periodo de tu ejercicio actual; Ejemplo: Semanal: 01/01/2024.
• Si dentro de tu empresa necesitas generar otros tipos de periodo diferentes o bien, adicionales, podremos hacerlo dentro del menú Catálogos/Tipos de periodo.
• Para generar un nuevo tipo de periodo, da clic en el botón "Nuevo" y comienza a capturar la información sobre tu periodo. Deberás ser muy cuidadoso en este punto, ya que al crear tu tipo de periodo se generarán en automático todos los periodos subsecuentes, así que si un dato está mal configurado, todos tus periodos tendrán error.
• Fecha de inicio del ejercicio: Primer día del primer periodo de tu ejercicio activo.
• Días del periodo: Días que serán considerados para las fechas de tus periodos.
• Días de pago: Días que serán considerados para el cálculo del concepto de Sueldo en tu nómina. Considera que a este dato aún se le sumarán el o los séptimos días.
• Periodo de trabajo: Periodo en el que te posicionarás para comenzar a trabajar (Ejemplo: El periodo 5 de una nómina Quincenal será del 1 de Marzo al 15 de Marzo).
• Ajustar al mes calendario: Para casos en los que queramos que la nómina siempre comience el 1 y 16 de cada mes, aún sin importar si no son 15 días exactos en la quincena, podremos marcar esta opción.
• Posición de los séptimos días: Selecciona en el calendario qué día o días serán considerados como días de descanso en tu nómina.

Es importante destacar que esta es una configuración sugerida, que tiene como objetivo verificar que los periodos estén correctamente configurados para que se pueda aplicar el ajuste al subsidio mensual. Si deseas aplicar una configuración distinta, podrás cancelar el proceso y realizar los cambios de manera manual desde el catálogo de periodos. También tienes la posibilidad de realizar el proceso desde el catálogo de periodos. En caso de que alguno de los periodos que requieran cambio de fechas tenga incidencias o incapacidades, no se podrán reacomodar las fechas.

3. Configurar Catálogo de Empleados

Previamente a la carga de empleados, se sugiere el llenado de catálogos auxiliares como Puestos, Departamentos, Turnos y Registros patronales. Luego, dirígete a "Catálogos" > "Empleados" para comenzar a agregar los datos de tus trabajadores.

Lea también: CONTPAQi Contabilidad: Cierre Paso a Paso

• Información obligatoria para el timbrado: Nombre, RFC, Régimen fiscal y Código Postal.
• Kardex de vacaciones: Al registrar un trabajador en CONTPAQi Nóminas, el sistema calculará cuántos días de vacaciones le corresponden a partir de su fecha de alta. Aquí podrás registrar cuántos días de vacaciones o prima vacacional ya le han sido entregadas, de esta manera el sistema te entregará información real sobre días pendientes.
• Avisos pendientes ante el IMSS: Cada que realizas una modificación al empleado que sea de tipo Alta, Baja o Modificación de salario, el sistema emitirá una alerta para informarte que está pendiente de realizar este aviso al IMSS. Puedes controlar manualmente qué avisos son los que efectivamente están pendientes.
• Conceptos automáticos: Aquí podrás ver enlistados todos los conceptos que se le calculan en automático a tu trabajador, y podrás eliminar o agregar libremente para el caso en el que sea un cálculo automático solo para el empleado en cuestión; por ejemplo: Pensión alimenticia.
• Pagos bancarios de nóminas: Aquí podrás registrar información bancaria de tu empleado para generar los archivos de dispersión bancaria.

4. Conexión con SUA, IDSE e Infonavit y Configuración para Timbrado

Una de las ventajas de CONTPAQi Nóminas es su integración con plataformas clave del gobierno, como el SUA, IDSE e Infonavit. Para el timbrado correcto de los recibos de nómina, valida la información fiscal de los empleados, especialmente sus RFC y otros datos.

• Utiliza la opción de lectura de QR para agilizar la captura de los datos de los empleados mediante su Constancia de Situación Fiscal.
• Configura los parámetros de timbrado de CFDI en el menú Catálogos/Registros patronales.
• En la pestaña Certificado Sello Digital carga tus archivos .cer y .key del CSD y da clic en guardar. El sistema te avisará de manera automática cuando tus certificados estén a punto de vencer.
• Por último, ingresa a www.cfdi.com.mx/manifiesto y firma el manifiesto para timbrado autorizando al PAC de CONTPAQi para poder timbrar tus documentos, únicamente necesitarás tu e.Firma o Fiel y correo electrónico.

5. Cálculo y Autorización de Nómina

Con toda la configuración anterior realizada, es momento de calcular tu nómina.

• Selecciona el periodo que deseas calcular (Semanal, Quincenal, etc.).
• Da clic en el botón Prenómina.
• En la pestaña días y horas (Ubicada en la parte posterior de la ventana), podrás capturar las incidencias del periodo, cómo Faltas, Horas extras, Descanso trabajado, etc.
• Una vez capturadas tus incidencias, presiona el botón "Calcular".

Te recomendamos que, ya que calculaste tu nómina, verifiques los reportes de lista de raya e Impresión de sobre recibo (Ubicados en menú Reportes/Cálculo de nómina) para validar que toda tu información sea correcta. Si ya revisaste tus cálculos y todo está correcto, lo siguiente es "Autorizar tu Nómina" dentro del menú Procesos "Autorización de Nómina". Este proceso actualizará tus acumulados y te posicionará en el siguiente periodo, dejando bloqueada toda la información anterior para que por seguridad no sea modificada. Tu sistema CONTPAQi Nóminas te solicitará en automático que sea generado un respaldo de tu información. En esta ventana solamente debes dar clic en Ejecutar. Cuando el proceso de respaldo y autorización terminan, notarás que ahora tu periodo de trabajo es el siguiente del que habías autorizado y podrás continuar trabajando en tu sistema.

6. Timbrado y Envío de Recibos

¡Felicidades! Hemos completado los pasos necesarios para finalizar tu nómina. El siguiente paso es realizar el timbrado de los recibos y proceder con su envío a los trabajadores. Es importante recordar que para llevar a cabo el timbrado de tu nómina se requieren dos condiciones indispensables: tener la nómina autorizada para timbrar y estar posicionado en el periodo vigente.

• Verifica que estés en el periodo de nómina correcto. Para ello, accede al listado de periodos y asegúrate de que el periodo correspondiente esté marcado con un check verde (NO rojo y NO amarillo). En este ejemplo, mi periodo vigente es el 51, esto quiere decir que puedo timbrar mis nóminas de la 50 hacia atrás.
• Dirígete al menú Procesos/Emisión de recibos electrónicos.
• En esta sección seleccionarás el periodo que deseas timbrar, junto con la fecha de pago correspondiente.
• Introduce tu contraseña y haz clic en "Aceptar".
• El sistema te mostrará una bitácora donde podrás identificar si hubo algún trabajador cuyo recibo no se pudo timbrar, así como la razón específica del error.
• Una vez que la nómina haya sido timbrada, podrás proceder al envío de los recibos electrónicos desde el menú Procesos/Envío masivo de recibos electrónicos.

7. Resolución de Problemas Comunes en CONTPAQi Nóminas

A continuación, se presentan algunas soluciones para problemas frecuentes que pueden surgir durante el uso de CONTPAQi Nóminas:

Lea también: Beneficios de CONTPAQi para la Gestión Empresarial

• Cambio de tipo de periodo de empleado (quincenal a semanal o viceversa): Si se quiere cambiar un empleado de un periodo a otro, debe darse de baja el empleado en el periodo correspondiente y crear uno nuevo. Se genera un mensaje de error porque el RFC ya está asignado.
• No se pudo conectar con el servidor SQL: La configuración de CONTPAQi Nóminas se guardó, pero puede ser incorrecta al grabar cambios en Configuración de Aplicaciones CONTPAQi Nóminas en una terminal. El problema es que el ODBC no está resolviendo la conexión por IP. La solución es abrir el archivo CONTPAQiNOMINAS.properties, ubicar el apartado [CONTPAQiNOMINAS], en "Servidor" capturar el nombre del Servidor en lugar de la IP, guardar cambios, cerrar el archivo y luego abrir Configuración de Aplicaciones Contpaqi Nóminas.
• Error: se encontraron registros timbrados antes de autorizar la nómina: Realizar la siguiente consulta para conocer si el IDPERIODO contiene información en la tabla de periodos autorizados y en la tabla de Documentos digitales por periodo timbrado. Actualizar los datos correctos para el Tipo de Periodo (si solo si el tipo de periodo consultado no contiene más periodos timbrados o que no existan en la tabla nom10043 para el ejercicio).
• "El valor de Amortización en la columna de Nóminas puede ser incorrecto ya que no se realizó la conversión a la versión 8.0.2": La solución es actualizar el Sistema ContPAQi Nóminas a la versión más reciente superior a la del problema.
• Error 160706 error ADD: entrega fail error no controlado al momento de obtener el documento para entrega al envío masivo de correo electrónico: Problema de daño en formato. La solución implica realizar respaldo de la empresa, ir a menú Archivo / Nuevo / Empresa, seleccionar la empresa con detalle, ir a la pestaña recibo electrónico, en el formato representación impresa, dar clic en los 3 puntos y seleccionar un formato digital que aparezca en el listado, seleccionar formato, guardar cambios y validar no se presente el error.
• Acumulado de conceptos por periodo duplica el importe de 2 conceptos de deducciones en un solo periodo: Hay información pendiente de "liberar" o transformar en la tabla nom10008. La solución es realizar respaldo de la empresa, abrir el management e iniciar instancia, desglosar la carpeta de BD, dar clic derecho / nueva consulta sobre la base de datos de la empresa con el detalle, ejecutar query delete from nom10008 y cerrar. Validar ya no se presente el error. Nota: Deberá calcularse nuevamente el periodo actual. Antes de aplicar el procedimiento previamente descrito es necesario realizar un respaldo de la empresa ya que las modificaciones en base de datos sin un diagnóstico previo del caso pueden causar inconsistencias en la información, únicamente es posible revertir los cambios mediante la restauración de un respaldo previo al proceso, por lo que la manipulación de la base de datos es responsabilidad de quien lo aplique.
• Diferencia en cálculo del kardex de la prima vacacional al modificar las prestaciones del empleado: Esto es una funcionalidad. Para solucionarlo, ingresar al menú Tablas > "Tabla de prestaciones", en la sección "Sindicalizado y confianza", asignar el porcentaje de prima vacacional y guardar.
• 699 - Error al realizar el proceso, al abrir la empresa: Problema de versión de componentes. Respaldar Empresa y ADD, actualizar componentes a versión superior a la actual, y validar que pueda ingresar a la empresa.
• Ingreso en terminal manda a ventana de configuración: Problema de configuración de entorno incorrecta. Validar en equipo servidor y terminal la correcta conexión con ODBC, configuración de nombre de instancia, nombre del servidor al que apunta, usuario y contraseña de la misma. Guardar cambios. Asegurar que la contraseña de ContPAQi Configuración sea correcta, siendo la IP y la contraseña del usuario saci. Guardar cambios y validar el correcto acceso.
• 160504 Metadata Error en guardar el documento Dsl al momento de timbrar: BDD ADD_Catalogo dañada. Respaldar empresa, abrir SQL Studio y respaldar la BD ADD_catalogos y eliminarla, reinstalar componentes, asegurándose de que se haya creado nuevamente la base de datos eliminada. Validar el timbrado.
• El RFC de la empresa es diferente al RFC de la licencia de ContPAQi al ingresar a la empresa: RFC de la licencia incorrecto. Ir a menú Ayuda/Acerca de Contpaqi Nominas, modificar el RFC. Cerrar y abrir el sistema, ingresar a la empresa y validar el correcto ingreso.
• RFC del emisor no cumple con el régimen autorizado lista contribuyentes con obligación al tratar de timbrar sobre recibos: El CSD es muy reciente y aún no aparece en la LCO. A partir de la obtención del certificado de sello digital y/o la FIEL hay un tiempo de espera de 24 a 36 horas aproximadamente para que el SAT actualice la lista de contribuyentes con obligaciones y le permita timbrar.
• No muestra la empresa para seleccionar en el listado de empresas al configurar un perfil: No se consulta el campo correcto. Ir a Usuarios dentro del menú Empresa, seleccionar el usuario o generar uno nuevo al que se le modificará el perfil. Ir a la pestaña Perfiles y seleccionar el perfil a modificar. En el apartado de empresas dar clic en Agregar y seleccionar la(s) empresas deseadas. Guardar y validar acceso del usuario con el perfil configurado.
• 12499 El servicio Message Queue Server no está disponible al timbrar un finiquito: Daño en MSMQ (Microsoft Message Queue Server). Respaldar empresa e ingresar a "Activar o desactivar características de Windows", desactivar la característica MSQM Server, reiniciar equipo, activar nuevamente MSQM y reiniciar nuevamente equipo. Validar que permita timbrar.
• " is not a valid integer value": Configuración regional incorrecta. Ingresar a Panel de Control / Opciones de Idioma, descargar el idioma Español (México), ingresar a la Configuración Regional y configurar todas las pestañas Español (México). En la pestaña Administrativo copiar la configuración marcando las dos casillas inferiores. Habilitar el usuario Administrador ejecutando como administrador el cmd con el siguiente comando: NET USER Administrador /active:yes. Reiniciar el equipo e iniciar la sesión de Administrador. También verificará las fechas, pero esta validación la realiza a partir del periodo inmediato al vigente y hasta el último periodo registrado.

¡Estás listo para trabajar con tu nuevo sistema CONTPAQi Nóminas!

Lea también: Contabilidad Electrónica: Tu Guía con CONTPAQi

tags: #contpaqi #nominas #periodos #inicio #de #mes