El control de inventarios es un elemento clave de un sistema de inventarios. Un sistema de inventario es el conjunto de normas, métodos y procedimientos que se utiliza para planificar y controlar los productos o materiales que utiliza una empresa, de manera que esta pueda funcionar eficazmente. Unos procesos de inventario fiables son la base de un negocio de fabricación o distribución rentable y que funcione bien.
El control de inventario es el proceso de garantizar que se dispone de la cantidad correcta de los artículos de inventario adecuados en el momento adecuado. Consiste en diversos métodos para supervisar el movimiento, la ubicación, el estado, las cantidades e incluso la calidad de las mercancías en una empresa. El inventario constituye un activo fundamental dentro de la mayoría de las organizaciones.
Diferencia entre Control de Inventarios y Gestión de Inventarios
Aunque estos dos conceptos van de la mano, existen ligeras diferencias entre el control y la gestión de inventarios. El modelo de control de inventarios se ocupa de las existencias en un almacén, mientras que la gestión de inventarios implica el movimiento general de mercancías a través de las cadenas de suministro.
En el cuadro siguiente se comparan los dos en cuanto a su alcance, objetivo, áreas de interés y acciones:
- Alcance: El control de inventarios se centra en el inventario existente en el almacén, mientras que la gestión abarca materias primas y productos acabados durante todo el ciclo de vida de la producción.
- Objetivo: El control busca garantizar que las existencias sean suficientes y estén en buen estado. La gestión busca tener el inventario correcto en el lugar correcto, en el momento correcto y con la cantidad suficiente.
- Áreas de preocupación: El control se enfoca en qué artículos hay, dónde están y cuál es su estado. La gestión se preocupa por qué, cuánto y cuándo pedir.
Sistemas principales de control de inventarios
Existen dos tipos de inventarios principales: el sistema de inventario periódico y el perpetuo. La elección del sistema de control de inventario adecuado dependerá del tipo de empresa, el tamaño y el tipo de inventario.
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Sistema de control de inventario periódico
El sistema de control de inventarios periódico se refiere a un recuento recurrente de mercancías a intervalos específicos. En este sistema, el costo de los artículos vendidos se determina al final del periodo contable cuando se realiza un conteo físico del inventario existente.
- Ventajas: Es relativamente sencillo y fácil de gestionar para los inventarios más pequeños. No requiere ninguna tecnología ni equipo especializado.
- Contras: Se convierte en un proceso largo para las empresas con inventarios extensos y es muy propenso a los errores humanos.
Sistema de control de inventario permanente (perpetuo)
El sistema de control de inventario permanente proporciona un recuento preciso de los niveles de inventario en tiempo real. Se llevan registros continuos, corrientes y diarios del inventario y del costo de los artículos vendidos. Utiliza tecnología, como los códigos de barras y las etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID).
- Ventajas: Elimina la necesidad de contar manualmente y permite tomar decisiones basadas en datos para las ventas, los pedidos y la gestión del inventario.
- Contras: Un software de control de inventario puede ser caro de mantener y es posible que no capte las discrepancias debidas a robos, pérdidas o daños.
Técnicas de control de inventario
El control de inventarios implica varias técnicas para supervisar el movimiento de las existencias. Los métodos más conocidos incluyen:
Análisis ABC
El análisis ABC clasifica las existencias en función de su importancia, precio y volumen de ventas:
- Clase A: artículos caros y de alta gama con controles estrictos e inventarios reducidos.
- Clase B: artículos de precio medio, de prioridad media, con un volumen de ventas y existencias medias.
- Clase C: artículos de bajo valor y bajo coste con grandes ventas y enormes inventarios.
Métodos LIFO y FIFO
Ambas técnicas organizan la entrada y salida de artículos en función de su fecha de llegada:
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- FIFO (PEPS): El almacén da prioridad a las existencias más antiguas para su procesamiento y envío. Es ideal para mantener productos frescos.
- LIFO (UEPS): El almacén distribuye primero el lote más reciente de artículos.
Stock de seguridad y seguimiento de lotes
El stock de seguridad implica tener un conjunto adicional de bienes a mano como medida preventiva para la volatilidad del mercado y retrasos en el suministro. Por otro lado, el seguimiento de lotes agrupa mercancías con la misma fecha de producción, ayudando a controlar su origen, destino y fecha de caducidad.
Consejos para la implementación eficiente
Para administrar y organizar una empresa de forma eficiente, se precisa diseñar el procedimiento de cada una de las operaciones y actividades que en ella se realizan. Considere las siguientes prácticas:
- Comenzar con un plan: Debe abordar el movimiento de los bienes desde la producción hasta las ventas.
- Establecer puntos de reorden: Esta práctica repone sistemáticamente sus artículos de stock para controlar mejor su tiempo de entrega.
- Realizar auditorías regulares: El personal debe revisar sus existencias en busca de deterioros, robos y errores humanos.
- Automatización: Los sistemas automatizados de control de inventario pueden realizar funciones en segundos, ahorrando tiempo y dinero en comparación con las hojas de cálculo manuales.
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