Unos procesos de inventario fiables son la base de un negocio de fabricación o distribución rentable y que funcione bien. Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez, que le asegurarán la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes y servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero, antes de venderlos, en un periodo económico determinado. Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas responderán que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. El inventario es el registro de todos los bienes, materiales o productos que tiene una empresa en un momento determinado.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. En pocas palabras, el inventario te muestra de manera precisa el stock disponible: cuánto hay, dónde está y en qué condiciones se encuentra.
La Esencia del Control de Inventario
El control de inventario es el proceso de garantizar que se dispone de la cantidad correcta de los artículos de inventario adecuados en el momento adecuado. Consiste en diversos métodos para supervisar el movimiento, la ubicación, el estado, las cantidades e incluso la calidad de las mercancías en una empresa. La definición de control de inventario es la de aquel sistema que permite realizar una gestión de las existencias de un almacén, tanto en la entrada como en la permanencia o la salida.
El objetivo final es la optimización de los costes y conseguir que el uso de las existencias sea el mejor. El control de inventarios tiene por objeto mantener la cantidad óptima de mercancías en stock, evitando exceso de existencias y desabastecimientos -las dos mayores pérdidas de efectivo en la gestión de inventarios. Un control eficaz del inventario le ayuda a evitar los asesinos silenciosos de la rentabilidad: stock muerto, materiales obsoletos, productos caducados y costos de mantenimiento innecesarios. El inventario no es un proceso aislado: es un hilo conductor entre la producción, las adquisiciones y las ventas.
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Mantener la cantidad justa de existencias disponibles es la piedra angular del control de inventarios. Esto implica establecer puntos de reorden, encontrar y ajustar niveles efectivos de stock de seguridad en función de los patrones de demanda y activar pedidos de reposición de materias primas antes de que se agoten. El control de inventario también significa saber exactamente dónde se encuentran sus existencias en cada momento. Ya sea en un estante, en una línea de producción o en tránsito entre ubicaciones, el control de inventario significa mantener la visibilidad, evitar artículos extraviados y garantizar que los registros de existencias coincidan con la realidad en el almacén o la planta de producción. Un buen inventario asegura entregas puntuales y sin fallas.
El control de inventario moderno consiste tanto en analizar tendencias y hacer un seguimiento de los datos de inventario como en contar el inventario físico. ¿Qué tan rápido se renuevan los materiales? ¿Qué productos tienden a inmovilizar más capital? ¿Dónde se producen los errores o las pérdidas? Los procesos de control de inventario bien configurados introducen datos en cuadros de mando e informes que ofrecen a los directivos una mayor visibilidad para tomar decisiones más rápidamente y detectar los problemas antes de que se agraven.
Control de Inventarios vs. Gestión de Inventarios
Aunque estos dos conceptos van de la mano, existen ligeras diferencias entre el control y la gestión de inventarios. El modelo de control de inventarios se ocupa de las existencias en un almacén, mientras que la gestión de inventarios implica el movimiento general de mercancías a través de las cadenas de suministro. A continuación, se comparan sus características principales:
Control de Inventarios
- Alcance: Inventario existente en el almacén.
- Objetivo: Garantizar que las existencias en el almacén sean suficientes y estén en buen estado.
- Áreas de preocupación: ¿Qué artículos hay en el inventario? ¿Dónde se encuentran estos artículos en el almacén? ¿Cuál es el estado y la situación de estos artículos?
- Acciones: Recibir, almacenar y transportar el inventario. Comprobación de los artículos en stock para comprobar su fecha de caducidad, deterioro, problemas de calidad, etc.
Gestión de Inventarios
- Alcance: Materias primas y productos acabados durante todo el ciclo de vida de la producción.
- Objetivo: Tener el inventario correcto en el lugar correcto, en el momento correcto y con la cantidad suficiente.
- Áreas de preocupación: ¿Qué artículos debe pedir? ¿Cuántos artículos necesita pedir? ¿Cuándo debe pedir estos artículos?
- Acciones: Predicción de la demanda de los clientes a partir de datos anteriores. Reordenación y gestión de los artículos del inventario en la cadena de suministro.
Desafíos en el Control de Inventarios
El control de inventarios tiene muchos retos inherentes. La visibilidad del inventario es uno de los problemas más persistentes y del que se derivan la mayoría de los problemas. Cuando los datos de existencias están repartidos entre hojas de cálculo, registros manuales o sistemas desconectados, es difícil hacerse una idea clara de lo que está realmente disponible o de cuándo va a llegar. La falta de integración entre los procesos de inventario, compras, producción y ventas es un problema estrechamente relacionado. Si las funciones anteriores funcionan de forma aislada la información crítica para la empresa sobre pedidos de compra, calendarios de producción y demanda de los clientes no se transmite con fluidez.
El error humano desempeña un papel importante en el control de existencias, especialmente en las empresas más pequeñas que siguen dependiendo de procesos manuales. Los errores en la introducción de datos, la mala comunicación entre departamentos o el olvido de informar sobre los trabajos deterioran considerablemente la precisión del inventario con el paso del tiempo. Si la empresa no tiene un control adecuado de sus inventarios, puede ocasionar en la falta de materiales o productos necesarios para cumplir con los pedidos de los clientes. Otro problema puede resultar en la entrega de productos defectuosos a los clientes. Otro problema es la falta de espacio para almacenar los productos.
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Métodos y Enfoques del Control de Inventarios
El control de inventario puede realizarse de numerosas formas, desde listas de comprobación en papel hasta softwares automatizados. A continuación, daremos un vistazo a algunas técnicas de gestión de inventarios que profundizan en el control de inventario desde distintos ángulos.
Métodos Tradicionales de Control de Inventario
- Papel o Manual: Los métodos manuales de control de inventario se basan en registros físicos, como cuadernos de bitácora, tarjetas de inventario o formularios impresos, para hacer un seguimiento de los niveles y movimientos de existencias. Este método requiere que los empleados documenten a mano las transacciones de inventario. El seguimiento manual es fácil de utilizar, pero propenso a errores humanos. El control manual del inventario puede ser rentable en un primer momento, pero sus ineficiencias inherentes a menudo provocan un aumento de los costos laborales y ralentizaciones operativas con el paso del tiempo.
- Hojas de Cálculo: Las hojas de cálculo son un avance con respecto a las técnicas manuales de control de inventario. Ofrecen una forma más estructurada de registrar los datos de existencias. Las empresas que utilizan aplicaciones de hojas de cálculo como Excel suelen actualizar los registros de inventario periódicamente -diaria, semanal o mensualmente- en lugar de en tiempo real. Las empresas que utilizan hojas de cálculo deben gestionar cuidadosamente las fórmulas, la introducción de datos y el historial de versiones para evitar que se produzcan errores en sus registros de inventario.
Técnicas de Control de Inventario
El control de inventarios implica varias técnicas para supervisar el movimiento de las existencias en un almacén.
- Análisis ABC: Es un método de priorización de inventarios que segmenta las existencias en tres categorías en función de su valor e importancia. Los artículos A son los más valiosos y suelen ser los más controlados, mientras que los B tienen una importancia moderada y los C tienen el valor más bajo y necesitan menos atención. Esto es especialmente útil para las operaciones más pequeñas con recursos limitados, ya que ayuda a centrar los esfuerzos de control de inventario donde ofrecen el mayor rendimiento.
- Inventario Justo a Tiempo (JIT): El inventario justo a tiempo (Just-in-time o JIT) pretende minimizar el inventario disponible programando las entregas para que lleguen exactamente a tiempo para la producción o el cumplimiento de los pedidos. Con este planteamiento, el inventario entra y sale constantemente, y es muy poco lo que permanece inactivo en las estanterías. Para las pequeñas empresas de fabricación, el sistema JIT puede ser tanto una gran oportunidad de ahorro como un riesgo. Reduce los costos de almacenamiento y transporte, pero deja menor margen de error si las entregas se retrasan o las previsiones no aciertan.
- Recuento Cíclico: Es un método de control de inventario basado en el muestreo que se utiliza para aumentar la precisión del inventario y detectar discrepancias. El inventario se controla en pequeñas secciones de forma periódica, en lugar de realizar un recuento físico completo de una sola vez. El recuento de los distintos artículos se realiza de forma rotatoria, de modo que los artículos de mayor valor o rotación se recuentan con más frecuencia que los de menor rotación. Cuando se combina con el análisis ABC, el recuento cíclico se convierte en una forma rentable de mantener un control estricto de los materiales y productos esenciales.
- Stock de Seguridad: El stock de seguridad implica tener un conjunto adicional de bienes a mano como medida preventiva para la volatilidad del mercado. Actúa como una red de seguridad, en caso de que la demanda de los clientes supere la cantidad prevista. También les cubre cualquier incertidumbre en el rendimiento del suministro, como los retrasos en el envío.
- Pronóstico de la Demanda: Esta técnica implica la predicción de la demanda futura de los productos. Aunque la previsión es un tema amplio por derecho propio, está directamente relacionada con el control de inventarios. Los datos precisos sobre rotación de existencias, tiempos de entrega y tasas de consumo fluyen del sistema de inventario a los procesos de previsión, ayudando a elaborar planes de demanda más fiables y adaptables.
El Inventario desde la Perspectiva Contable
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el Balance General, el inventario a menudo es el activo corriente más grande. El control de inventarios desempeña un papel fundamental en la precisión de los cálculos del costo de las mercancías vendidas (COGS) y las valuaciones de inventarios, que alimentan directamente el análisis de rentabilidad y los informes fiscales.
Este planteamiento se centra en el control del inventario en función de cuánto valor está inmovilizado en él por costo o potencial de beneficio. El modo en que se valúa el inventario afecta directamente a la forma en que las empresas deben enfocar los niveles óptimos de existencias y las decisiones de reposición.
Métodos de Valuación de Inventarios
Tanto si su empresa utiliza FIFO, LIFO, el costo promedio ponderado o una identificación específica, los procesos de control de inventario garantizan que las existencias físicas, los registros financieros y los métodos de valuación estén sincronizados.
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- FIFO (First-In, First-Out): FIFO muestra valores de inventario más elevados cuando los precios suben, lo que anima a las empresas a ser más cautelosas a la hora de tener un exceso de existencias.
- LIFO (Last-In, First-Out): LIFO reduce los ingresos imponibles al mostrar costos más elevados, lo que podría hacer que las empresas se sintieran más cómodas llevando inventarios más grandes en algunos casos.
- Costo Promedio Ponderado: El costo promedio ponderado suaviza las fluctuaciones de precios y ofrece una visión más estable del valor de las existencias.
- Identificación Específica: Permite a las empresas vincular estrechamente las existencias a los costos reales, lo que resulta especialmente útil en el caso de productos de alto valor o personalizados.
La complejidad que caracteriza al mundo en nuestros días ha impactado a la empresa, al entorno en que se desenvuelve y, como consecuencia lógica, a la contabilidad. Dicha complejidad se presenta tanto en la estructura financiera y organizacional de las empresas como en los fenómenos de inflación y devaluación que cotidianamente observamos. Hoy en estos tiempos, los sistemas contables nos hacen ver, con mayor facilidad y flexibilidad información financiera más compleja y detallada. A fin de cuentas, no es más que un reflejo de la realidad en que está inmersa la entidad cuya situación financiera pretende presentar.
Sistemas de Registro de Mercancías
Un sistema de control de inventarios es el conjunto de métodos, procesos y herramientas que permiten registrar, organizar y supervisar las existencias de una empresa. Existen varios sistemas de inventarios en función de las características de cada empresa. Hoy en día, podemos destacar tres sistemas de inventarios: global, analítico y perpetuo.
Sistema de Inventarios Global
También es llamado “sistema de mercancías generales”, reside en establecer una única cuenta para realizar el registro de estas operaciones. El sistema de inventarios global destaca por su funcionalidad y simplicidad. En este caso, lo que se hace es incluir en una misma cuenta, denominada "mercancías", todas las operaciones del inventario.
- Ventajas: Si no se tienen conocimientos especializados, es una forma de empezar y de mantener un mínimo registro. Toda esta información se podrá centralizar de forma que no perderás el tiempo ni te dispersarás.
- Desventajas: Como no hay desglose, no podrás conocer la cantidad de mercancías que has movido, ni los costes o el valor final de lo vendido. Este sistema obliga a que también hagas un inventario físico. Por lo tanto, aunque es un sistema básico, paradójicamente acaba suponiendo una duplicidad de esfuerzos.
Sistema Analítico o Pormenorizado
El sistema analítico se basa en el análisis de las operaciones realizadas con mercancías. El análisis consiste en la identificación y separación de los elementos que integran un todo. Este sistema es aquel que se centra en conocer cuánto valen todos los elementos que se incluyen en las operaciones. Esto implica que se abra una cuenta específica para cada elemento, de manera que la contabilización se realizará así.
- Ventajas: Aporta ventajas como conocer el valor de cada cuenta y las pérdidas y ganancias.
- Desventajas: Desconoces la cantidad de mercancías ni si ha habido pérdida de estas. Y esto te obligará, para conocerlo, a hacer un inventario físico.
Sistema de Inventario Perpetuo
El sistema de inventario perpetuo es el de implementación más compleja, pero, a su vez, el más efectivo. La mecánica es la de realizar un control de información de entrada y salida de mercancías en cada momento. Este sistema actualiza continuamente los registros de inventario tras cada compra o venta, proporcionando un registro en tiempo real de las existencias disponibles.
- Ventajas: Permite que conozcas cuánto has vendido, las ganancias o pérdidas y el valor final del inventario. Esta mecánica permite que conozcas cuánto has vendido, las ganancias o pérdidas y el valor final del inventario. Esta es la razón por la que, en los últimos años, es una tipología que ha ganado peso gracias al desarrollo de las nuevas tecnologías y del Big Data.
- Desventajas: El principal inconveniente es que, por lo general, necesitarás de un ERP especializado que te permita registrar todos los pasos. Un software de control de inventario puede ser caro de mantener.
El Rol Crucial de la Tecnología: ERPs y Automatización
El software de gestión de inventarios ofrece un enfoque automatizado y basado en datos para el control de inventarios. Estos sistemas integran diferentes aspectos de la gestión de inventarios y utilizan quioscos de Internet, escaneado de códigos de barras, RFID y otras tecnologías para supervisar e informar de los movimientos de inventario en tiempo real. Incluyen un sistema de inventario permanente que actualiza continuamente los niveles de existencias con cada transacción o movimiento de existencias. El software de inventario actualiza automáticamente las cantidades a medida que se producen compras, ventas, producción o incluso devoluciones de productos. Los sistemas de gestión de inventarios suelen integrarse con otro software empresarial, como los sistemas de contabilidad, cumplimiento o e-commerce, ofreciendo un flujo de datos optimizado en todas las operaciones.
Los ERP son el software que te permite realizar un control de existencias de principio a fin. Hoy es posible disponer de la información de entrada de la mercancía, de las compras, ventas, devoluciones y controlar cualquier extravío. Un sistema de control de inventarios te permite gestionar los bienes, controlar el stock y registrar los movimientos de manera organizada, asegurando que tu cadena de suministro funcione sin contratiempos. Implementar un sistema de gestión de inventarios digital es una práctica cada vez más extendida, tanto en grandes como pequeñas empresas. No en vano, los ERP permiten procesar automáticamente una cantidad ingente de datos y, lo que es más, trabajar desde un emplazamiento periférico para realizar las modificaciones de información. Esto evitará que se tengan que realizar las operaciones varias veces y, con ello, la consabida pérdida de tiempo. No es necesario estar en un punto fijo controlar las entradas y salidas de mercancías y eso facilita el trabajo.
Por todas estas razones, hoy es aconsejable contar con un ERP para controlar el inventario. Y, lo que es más, esto permitirá seguir un sistema de inventario perpetuo, incluso en PYMES. Los ERP de SAP, como Business One y S/4HANA Public y Private, ofrecen módulos específicos para la gestión de inventarios. Mantener un buen control de inventario permite identificar pérdidas, robos o errores de registro de forma oportuna. Detectarlos a tiempo evita desviaciones que afectan la rentabilidad. Otro beneficio es la posibilidad de analizar el comportamiento histórico del inventario para prever necesidades futuras y evitar tanto la escasez como el exceso de productos. Al centralizar toda la información, también se optimiza el ciclo de compras y se pueden planificar los pagos con mayor anticipación.
Consejos y Mejores Prácticas para un Control de Inventario Efectivo
Un control eficaz del inventario consiste tanto en contar las existencias como en crear sistemas, hábitos y estrategias de trabajo para que el inventario sea preciso y los costos manejables. Para un control de inventario efectivo, considere las siguientes prácticas:
- Desarrolle procedimientos operativos estándar claros para los procesos de inventario. Los procesos estandarizados mantienen a todo el mundo en la misma línea, ya sea en la recepción de materias primas, el registro de existencias o la recogida de artículos.
- Capacite al personal en los sistemas y procesos de inventario y en la importancia de llevar registros precisos. El control de inventarios solo funciona cuando las personas que manejan las existencias comprenden su papel a la hora de mantener registros precisos.
- Realice un seguimiento exhaustivo del inventario en todas las ubicaciones y etapas. Los artículos en stock deben contabilizarse, ya sea en el almacén de materias primas, en la planta de producción o embalados para su envío.
- Supervise los principales indicadores clave del inventario, como la rotación, los costos de transporte y la precisión de las existencias. Las métricas de gestión de inventario son cruciales para medir la eficiencia de su inventario.
- Adopte sistemas de códigos de barras o RFID para mejorar la precisión del seguimiento. La introducción manual de datos siempre tendrá sus límites -los sistemas de códigos de barras o el etiquetado RFID (identificación por radiofrecuencia) eliminan gran parte de las conjeturas.
- Optimice la distribución de su almacén para agilizar la preparación de pedidos y reducir los errores. La gestión de almacenes - el flujo físico de sus mercancías, la distribución óptima del almacenamiento y los protocolos de preparación de pedidos y manipulación- es muy importante.
- Explore métodos estadísticos como la cantidad económica de pedido (EOQ) o cantidad de reorden. Las decisiones de reaprovisionamiento no deberían ser conjeturas, especialmente cuando los datos pueden indicarle exactamente cuándo reordenar y cuánto traer.
- Utilice técnicas de optimización de inventarios para equilibrar los niveles de existencias con la demanda. La optimización del inventario consiste en encontrar el equilibrio perfecto en los niveles de existencias para maximizar el flujo de caja y reducir los costos de almacenamiento.
- Gestione de forma proactiva el inventario antiguo e inventario obsoleto para liberar espacio y capital. El inventario que no se mueve consume dinero y almacenamiento que podrían utilizarse mejor de otras formas.
- Explore la consignación o el inventario selectivo gestionado por el proveedor (VMI) para determinados materiales. En algunos casos, sus proveedores pueden estar mejor equipados para tomar decisiones sobre el almacenamiento de materiales clave.
- Invierta en software de gestión de inventarios y automatización para mejorar la visibilidad y el control. Un buen software conecta las compras, la producción y las ventas.
- Realice auditorías de almacén con regularidad. De este modo se garantiza que el equipo de contabilidad reciba información precisa sobre los recuentos y los costes de su inventario.
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