El control y la contabilización correcta y adecuada de los elementos del costo de un producto o servicio son de vital importancia dentro de cualquier organización. Este tema corresponde a la UDA “Contabilidad de Costos” y es fundamental para los estudiantes de la carrera de Licenciatura en Contador Público.
Comprender el control y contabilización de los elementos del costo, así como su función y su importancia en la contabilidad de costos, es crucial para poder emplearlo a lo largo del desarrollo académico y profesional. Si un costo no está calculado de la manera correcta, esto puede afectar al precio de venta porque este estará determinado sobre una base errónea, y por lo tanto, no se obtendrá la ganancia deseada.
Se abordarán los aspectos generales del control y contabilización del costo y sus elementos, su función principal, y la importancia que tienen, no solo para los Contadores Públicos, sino para todas las empresas, ya sean PyMES o grandes empresas.
Control y Contabilización de la Materia Prima
De conformidad con la NIF C-4 (2021), la materia prima constituye uno de los tres elementos del costo y también constituye un rubro en inventarios. Esto quiere decir que el control de la materia prima se lleva a cabo a través del almacén o inventario de materia prima.
Por ejemplo, una empresa industrial dedicada a la producción de tarimas tiene como materia prima madera; para llevar el control y contabilización de dicho material, utiliza un inventario donde se almacena todo su producto.
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Para ello, las Normas de Información Financiera (2021) nos señalan 3 fórmulas de asignación del costo:
- Costos identificados
- Costos promedios
- Primeras entradas, primeras salidas (PEPS)
Las Normas de Información Financiera (2021) establecen que una empresa o entidad debe utilizar la misma fórmula de asignación del costo para los inventarios de la misma naturaleza y se justifica el utilizar otra fórmula únicamente cuando el inventario sea de diferente naturaleza.
Retomando el ejemplo de la empresa dedicada a la elaboración de tarimas, para su inventario de madera, debe utilizar una única fórmula de asignación de costo, y suponiendo que tuviera otro inventario de madera deberán utilizar la misma fórmula. En caso de que tuvieran otro inventario de tornillos, podrán utilizar una fórmula de asignación del costo diferente a la utilizada en el inventario de madera, pues se trata de un inventario con diferente naturaleza.
Costos Identificados
Las Normas de Información Financiera (2021), mencionan que “El costo de los inventarios de partidas que normalmente no son intercambiables entre sí y de artículos o servicios producidos y segregados para proyectos específicos debe asignarse utilizando la identificación específica de sus costos individuales.” (p.477).
Esto quiere decir que los inventarios utilizados para artículos destinados a proyectos específicos se deben costear con el costo individual de cada material o materia prima.
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Costos Promedios
“De acuerdo con la fórmula de costos promedios, el costo de cada artículo debe determinarse mediante el promedio del costo de artículos similares al inicio de un periodo adicionando el costo de artículos similares comprados o producidos durante éste.” Según las (Normas de Información Financiera, 2021, p.477).
Dicho esto, el promedio debe recalcularse cada vez que entre un nuevo material al almacén o periódicamente si la entidad así lo desea. Comenta García (2008), que “El nuevo costo resulta de dividir el saldo monetario entre las unidades en existencia, por lo cual las salidas que se realicen después de esta nueva compra se valúan a este nuevo costo y así sucesivamente.” ( p.93).
Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)
También se le conoce simplemente como PEPS. García (2008) menciona que “se basa en el supuesto de que los primeros materiales en entrar al almacén son los primeros en salir de él; es decir, los materiales de adquisición más antiguos son los primeros en utilizarse.” (p.94).
El manejo físico de los artículos no necesariamente tiene que coincidir con la forma en que se asigna su costo y para lograr una correcta asignación bajo la fórmula PEPS deben establecerse y controlarse capas del inventario según las fechas de adquisición o producción de éste. (Normas de Información Financiera, 2021, p.477).
Dicho método se utiliza principalmente en empresas comerciales, por ejemplo, una tienda de abarrotes. Venden los productos que les llegaron primero a la tienda, ya sea por temas de caducidad, conservación, etc.
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Casos Prácticos: Control de Materia Prima
Pongamos en caso: El inventario existente de materia prima es de 500 unidades a $40.00 c/u. El 01 de enero se compran 130 unidades a $50.00 c/u. El 10 de enero se compran 100 unidades a $45.00 c/u. El 15 de enero salen del almacén 300 unidades para utilización del artículo A. El 25 de enero se compran 200 unidades a $60.00 c/u. El 30 de enero salen del almacén 150 unidades para utilización del artículo B.
De acuerdo a la fórmula de asignación de costo promedio:
La aplicación del método de costo promedio implica el recálculo del costo unitario tras cada nueva compra. Inicialmente, con 500 unidades a $40.00, el inventario es de $20,000.00. Tras la compra de 130 unidades a $50.00, el total de unidades asciende a 630 con un valor de $26,500.00, resultando en un costo promedio de $42.06. Una nueva compra de 100 unidades a $45.00 eleva el total a 730 unidades por $31,000.00, con un promedio de $42.47.
Cuando salen 300 unidades, se valoran a este costo promedio de $42.47, sumando $12,741.00. El inventario restante es de 430 unidades con un valor de $18,259.00. La siguiente compra de 200 unidades a $60.00 incrementa las unidades a 630 y el valor a $30,259.00, generando un nuevo promedio de $48.03. Finalmente, al salir 150 unidades, estas se valoran a $48.03, totalizando $7,204.50. El inventario final consiste en 480 unidades con un valor de $23,054.50.
De acuerdo a la fórmula de asignación PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas):
Con el método PEPS, se valora la salida de materiales en el orden en que entraron al almacén. El inventario existente de materia prima es de 500 unidades a $40.00 c/u. El 01 de enero se compran 130 unidades a $50.00 c/u. El 10 de enero se compran 100 unidades a $45.00 c/u. El 25 de enero se compran 200 unidades a $60.00 c/u.
Cuando el 15 de enero salen 300 unidades para el artículo A, estas se toman del inventario inicial: 300 unidades a $40.00 c/u, totalizando $12,000.00. Esto deja 200 unidades a $40.00 c/u del inventario inicial.
Posteriormente, el 30 de enero salen 150 unidades para el artículo B. Estas se toman de las unidades restantes del inventario inicial: 150 unidades a $40.00 c/u, totalizando $6,000.00.
El inventario final, siguiendo el principio PEPS, estaría compuesto por las unidades más recientes o las que quedaron de los lotes más antiguos. En este caso, quedarían 50 unidades del inventario inicial a $40.00, las 130 unidades compradas el 01 de enero a $50.00, las 100 unidades compradas el 10 de enero a $45.00 y las 200 unidades compradas el 25 de enero a $60.00.
Control y Contabilización de la Mano de Obra
La mano de obra se considera esencial para el funcionamiento de toda entidad. García (2008) menciona que “para lograr sus objetivos, toda empresa requiere de una serie de recursos materiales, técnicos y humanos. El hombre es y seguirá siendo el recurso más valioso de la empresa, aunque no sea de su propiedad.” (p.97).
La mano de obra constituye los sueldos, salarios, prestaciones y todas las obligaciones que una entidad paga a sus trabajadores.
Las Normas de Información Financiera (2021) establecen dos clasificaciones de mano de obra en materia de contabilidad de costos:
- Mano de obra directa
- Mano de obra indirecta
Mano de Obra Directa
“Los salarios que se pagan a las personas que participan directamente en la transformación de la materia prima en producto terminado y que se pueden identificar o cuantificar plenamente con el mismo, se clasifican como costo de mano de obra directa.” (García, 2008, p.98).
Es decir, se puede considerar como mano de obra directa los salarios que se les otorga a los trabajadores del área de producción de una empresa, pues participan directamente en la elaboración del producto.
Mano de Obra Indirecta
Por otra parte, éste mismo autor menciona que “los sueldos, salarios y prestaciones que se pagan al personal de apoyo a la producción y que no se pueden identificar plenamente con la elaboración de partidas específicas de productos, se clasifican como costo de mano de obra indirecta.” (p.98).
En este caso, se puede considerar como mano de obra indirecta los salarios que se les otorga a los trabajadores del área de administración de una empresa, pues aunque son una parte fundamental de la empresa, no participan directamente en la elaboración de dicho producto, es por ello que los costos de mano de obra indirecta se acumulan en los gastos indirectos de producción.
Casos Prácticos: Control de Mano de Obra
Pongamos en caso: La empresa ANRN S.A. de C.V. tiene 10 obreros, 3 supervisores y 2 jefes de producción. El salario diario de obreros es de $200.00, de supervisores $500.00 y para jefes de producción $1,000.00. El 45% se destinó al producto A y el resto al producto B.
Para calcular el costo total de mano de obra, se considera:
- Para Obreros: 10 obreros * $200.00/día = $2,000.00 diarios.
- Para Supervisores: 3 supervisores * $500.00/día = $1,500.00 diarios.
- Para Jefes de Producción: 2 jefes * $1,000.00/día = $2,000.00 diarios.
El costo total diario de mano de obra es la suma de estos montos. De este total, el 45% se destina al Producto A y el 55% restante al Producto B, permitiendo así una asignación clara de los costos laborales por producto.
Control y Contabilización de los Gastos Indirectos de Producción
Las Normas de Información Financiera (2021) establecen 2 clasificaciones para los gastos indirectos de producción:
- Gastos indirectos fijos de producción
- Gastos indirectos variables de producción
Gastos Indirectos Fijos de Producción
Los gastos indirectos fijos de producción son aquellos que permanecen relativamente constantes, independientemente del volumen de producción, tales como la depreciación o arrendamiento, el mantenimiento de los edificios en los que se ubican la maquinaria y el equipo de producción y los costos de administración de la planta. (Normas de Información Financiera, 2021, p.473).
Esto quiere decir que todos los gastos que no se pueden identificar o cuantificar con algún producto o proceso, y, además, permanecen constantes mes a mes o en un periodo a otro, se clasifican como gastos indirectos fijos de producción.
Gastos Indirectos Variables de Producción
“Los gastos indirectos variables de producción son aquellos que varían en proporción con el volumen de producción tales como los materiales indirectos y la mano de obra indirecta.” (Normas de Información Financiera, 2021, p.473).
A diferencia de los gastos fijos, los gastos variables no se mantienen constantes de un periodo a otro, pues dependen completamente del volumen de producción de la empresa.
Prorrateo Primario y Secundario de Gastos Indirectos de Producción
De conformidad con las Normas de Información Financiera (2021), los gastos indirectos de producción deben asignarse a algún producto o proceso de producción en su caso, para ello, existen el prorrateo primario y prorrateo secundario.
Prorrateo Primario
Dentro de una empresa existen 2 tipos de departamentos o áreas, el departamento de servicios y el departamento de producción. El prorrateo primario se da en los casos donde los gastos indirectos se tienen que distribuir entre todos los departamentos de una entidad, es decir, los departamentos de servicios y los de producción. (García, 2008, p.115)
El prorrateo primario se debe realizar con la base correcta, es decir, cada partida de gasto indirecto se prorratea con una base diferente y especial de acuerdo a su naturaleza o función.
Por ejemplo, el prorrateo de la mano de obra indirecta se puede realizar en base a las horas que se dedicaron a un producto o área de producción.
Prorrateo Secundario
El prorrateo secundario se da en los casos donde se efectúen los gastos indirectos dentro de un departamento de servicios de la entidad, como puede ser el área médica o área de alimentos, los cuales se deberán distribuir a los departamentos de producción. La base del prorrateo secundario se da en base al costo del servicio que se le administró a cada departamento o área de producción. (García Colín, 2008, p.115).
Prorrateo Final o Único
Al concluir con la totalidad de prorrateos primarios y secundarios, se debe realizar un prorrateo final. El prorrateo final puede ser utilizado como un prorrateo único, en los casos donde se conozca el importe total de gastos indirectos de producción.
García (2008) establece que “consiste en aplicar los cargos indirectos acumulados del periodo en los centros de costo de producción hacia los artículos transformados en cada uno de ellos.” (p.124). Es decir, los gastos indirectos de los departamentos de producción de la empresa, deberán distribuirse entre los artículos terminados o, en su caso, procesos productivos.
Este mismo autor establece que para este prorrateo final, existen distintas bases de prorrateo, como pueden ser el costo de materia prima directa, costo de mano de obra directa, costo primo, entre otros.
Bases de Aplicación de los Gastos Indirectos de Producción
Como se mencionó anteriormente, los gastos indirectos de producción se dividen en fijos y variables, y cada uno tiene una base de aplicación de acuerdo a la NIF C-4 (2021).
Casos Prácticos: Gastos Indirectos de Producción
Prorrateo Primario
Pongamos por caso: La electricidad o energía eléctrica tiene un costo total de $50,000 y se prorratea en base al consumo, el cual fue de 20,000 kW. Para calcular el factor de prorrateo, se divide el costo total entre el consumo total ($50,000 / 20,000 kW = $2.5 por kW).
El resultado, denominado factor de prorrateo ($2.5/kW), se multiplica por el consumo de kW de cada departamento o área de la empresa:
- Consumo área 1 = 5,000 kW * $2.5 = $12,500.
- Consumo área 2 = 10,000 kW * $2.5 = $25,000.
- Consumo área 3 = 15,000 kW * $2.5 = $37,500.
Prorrateo Secundario
Pongamos en caso: La empresa ANRN S.A. de C.V. tiene 20 trabajadores en total de las áreas de producción. El departamento de alimentos otorgó un total de $20,000 en servicios. Por lo tanto, la base de prorrateo será el número total de trabajadores de las áreas de producción, es decir, se divide el costo total entre el número de trabajadores ($20,000 / 20 trabajadores = $1,000 por trabajador).
El resultado, denominado factor de prorrateo ($1,000/trabajador), se multiplica por el número de trabajadores de cada área de producción:
- Área 1 = 3 trabajadores * $1,000 = $3,000.
- Área 2 = 7 trabajadores * $1,000 = $7,000.
- Área 3 = 10 trabajadores * $1,000 = $10,000.
Prorrateo Final o Único
Pongamos en caso: La empresa ANRN S.A. de C.V. tiene un total de $23,840.00 en gastos indirectos de producción, los cuales deben distribuir a 2 productos con el costo primo como base de prorrateo. El costo primo del producto A es de $96,255.86 y del producto B $133,458.05.