Si una empresa o persona física recibe un pago con una retención de impuestos aplicada, o si eres quien realiza esas retenciones a tus proveedores, existe un documento que el SAT y las propias operaciones comerciales exigen: la constancia de retención de impuestos. Saber qué es, cuándo se emite y cómo obtenerla puede evitar inconsistencias fiscales que deriven en multas o ajustes.
Aquí te explicamos qué es una constancia de retención de impuestos, cuándo es obligatoria, cómo obtenerla en el SAT y qué errores comunes se cometen al emitirla o solicitarla, así como la información sobre las constancias de percepciones y retenciones para asalariados.
La Constancia de Retención de Impuestos
Una constancia de retención de impuestos es un comprobante fiscal que acredita que una persona moral o física retuvo y enteró al SAT una parte del pago que realizó a un proveedor o prestador de servicios. Es, en esencia, la prueba documental de que el impuesto retenido fue efectivamente deducido del pago y trasladado al fisco.
En México, las retenciones de ISR e IVA son obligaciones que recaen en la persona que paga. Cuando una empresa le paga a un profesionista independiente, a una persona física con actividad empresarial o a ciertos proveedores de servicios, debe retener un porcentaje del monto total y enterarlo al SAT. La constancia documenta esa operación para ambas partes. Para quien recibe el pago, la constancia es clave: le permite acreditar en su declaración anual que esos impuestos ya fueron pagados a su nombre, evitando una doble tributación.
Información que suele incluir una constancia de retenciones
Cuando se trata de un CFDI de retenciones, el SAT contempla datos como emisor, receptor, periodo, totales e impuestos retenidos. También aparecen campos como el RFC del receptor, el mes inicial y final del periodo, el ejercicio y los montos retenidos por impuesto. Y cuando necesitas verificar ese comprobante, el SAT te pide folio fiscal, RFC emisor, RFC receptor o, en su alternativa, el archivo XML. Por eso, en uso diario, muchas personas asocian “constancia” con esos datos clave, aunque el nombre formal del trámite cambie.
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Cuándo es obligatoria la constancia de retención de impuestos del SAT
La obligación de emitir y entregar la constancia de retención de impuestos del SAT surge cada vez que se realizan pagos que están sujetos a retención. Los casos más frecuentes en el entorno empresarial mexicano son:
- Honorarios a personas físicas: Retención aplicable ISR 10% (o tarifa según el caso)
- Arrendamiento de inmuebles a personas físicas: Retención aplicable ISR 10% sobre el pago
- Servicios de personas físicas con actividad empresarial: Retención aplicable ISR e IVA según el servicio
- Pagos a plataformas tecnológicas: Retención aplicable ISR variable según ingresos
- Servicios de construcción o mano de obra: Retención aplicable ISR e IVA parcial
La constancia debe emitirse a más tardar en febrero del año siguiente al ejercicio en que se efectuaron las retenciones, aunque la práctica común es entregarla al momento de la retención o al cierre del mes. Cabe recordar que estas retenciones forman parte del cálculo del ISR en México y deben reflejarse correctamente en la declaración anual.
Cómo obtener la constancia de retención de impuestos
Existen dos situaciones distintas según el rol que tenga la empresa o persona física en operación:
- Si la empresa es quien retiene (retenedor): debe generar y entregar la constancia al proveedor o prestador de servicios. Esto se hace a través del sistema de facturación o mediante el propio portal del SAT, y el documento debe incluir el RFC de ambas partes, el monto retenido y el periodo.
- Si la persona física o moral es quien recibió el pago con retención: debe solicitarle la constancia a quien realizó el pago. También puede consultar en el portal del SAT si el retenedor ya presentó la declaración informativa correspondiente.
Pasos para emitir el CFDI de retenciones en el SAT
- Ingresar al portal del SAT con RFC y contraseña o e.firma.
- Acceder al apartado de facturación o declaraciones informativas.
- Seleccionar la opción de CFDI de retenciones e información de pagos.
- Capturar los datos del receptor, el tipo de retención, el monto y el periodo.
- Emitir el CFDI de retenciones y enviarlo al proveedor o prestador de servicios.
Cómo verificar una constancia o CFDI de retenciones (folio fiscal o XML)
Cuando ya tienes un comprobante y lo que quieres es confirmar que sí está certificado por el SAT, la ruta correcta es el verificador de CFDI de Retenciones e Información de Pagos. Ese servicio permite consulta por folio fiscal o por archivo XML y no requiere autenticación.
Qué datos te pide el verificador del SAT
Si validas por folio, el SAT pide folio fiscal, RFC emisor, RFC receptor y los dígitos de seguridad. Si validas por archivo, pide el XML y los dígitos de seguridad.
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Qué hacer si el RFC receptor no aparece en el CFDI
El propio verificador del SAT indica que, si la factura no contiene el RFC del receptor, ese campo se deja en blanco.
Diferencia entre constancia de retención y CFDI de retenciones
Un punto de confusión frecuente es la diferencia entre la constancia de retención tradicional y el CFDI de retenciones e información de pagos. Desde 2022, el SAT estandarizó el proceso: la constancia de retención ahora se emite como un comprobante fiscal digital (CFDI de retenciones), lo que le otorga validez oficial ante el fisco. Esto significa que ya no basta con entregar un documento en formato libre o en papel firmado. La constancia debe ser un CFDI válido, timbrado por un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) y con el sello digital del SAT para tener efectos fiscales plenos.
¿Constancia de retenciones es lo mismo que CFDI de Retenciones e Información de Pagos?
No siempre. “Constancia de retenciones” es el nombre que más usa la gente. El SAT, en cambio, separa el tema por herramienta o documento. A continuación, se detallan las diferencias:
- Lo que busca la persona: Constancia de retenciones
- Cómo lo nombra el SAT: Consulta de ingresos y retenciones
- Cuándo aplica: Para ver ingresos y retenciones declarados por retenedores
- Lo que busca la persona: Constancia de salarios
- Cómo lo nombra el SAT: Factura de nómina / Visor de comprobantes de nómina
- Cuándo aplica: Si eres asalariado
- Lo que busca la persona: CFDI de retenciones
- Cómo lo nombra el SAT: Factura o CFDI de Retenciones e Información de Pagos
- Cuándo aplica: En supuestos específicos como intereses, dividendos, premios o pagos a extranjeros
- Lo que busca la persona: Verificar constancia
- Cómo lo nombra el SAT: Verificación de CFDI de Retenciones e Información de Pagos
- Cuándo aplica: Si ya tienes folio fiscal o XML
La diferencia práctica es importante: si la empresa retiene impuestos pero no emite el CFDI de retenciones correspondiente, el proveedor no podrá acreditar esa retención en su declaración anual, lo que puede generar un pago doble de impuestos o un rechazo por parte del SAT.
¿Qué tipo de constancia necesitas según tu caso?
Para simplificar, el SAT publica rutas oficiales para la consulta de diferentes tipos de constancias:
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- Perfil: Asalariado
- Qué documento buscar: CFDI de nómina y Visor de nómina
- Dónde revisarlo o validarlo: Visor de nómina y recuperación de CFDI
- Perfil: Honorarios o arrendamiento
- Qué documento buscar: Consulta de ingresos y retenciones; en los supuestos del SAT, también CFDI de Retenciones
- Dónde revisarlo o validarlo: Consulta SAT, recuperación de CFDI y verificador
- Perfil: Inversiones, intereses, dividendos, premios
- Qué documento buscar: CFDI de Retenciones e Información de Pagos
- Dónde revisarlo o validarlo: Recuperación de factura y verificador SAT
- Perfil: Pagos a extranjeros
- Qué documento buscar: CFDI de Retenciones con complemento de Pagos a Extranjeros
- Dónde revisarlo o validarlo: Recuperación de factura y verificador SAT
Errores comunes al emitir o solicitar la constancia de retención
- No emitir la constancia en tiempo y forma: muchas empresas realizan la retención correctamente en su contabilidad, pero olvidan generar y entregar el CFDI de retenciones al proveedor. Esto puede derivar en inconsistencias en la declaración del proveedor y en una posible revisión por parte del SAT.
- Usar documentos en formato libre en lugar del CFDI de retenciones válido: desde que el SAT exige el comprobante digital timbrado, un documento Word o PDF sin sello digital no tiene validez fiscal. El proveedor que lo recibe no puede usarlo para acreditar la retención.
- No conciliar retenciones enteradas al SAT con constancias emitidas: si hay diferencias entre lo declarado y lo documentado, el SAT puede solicitar aclaraciones o generar créditos fiscales que complican la operación. Estas diferencias también impactan las deducciones personales en la declaración anual o el proveedor que recibió el pago.
La constancia de retención de impuestos es uno de esos documentos que parecen un trámite menor pero que tienen un impacto directo en la declaración anual de ambas partes. Emitirla correctamente y a tiempo es una obligación del retenedor y un derecho del proveedor.
La Constancia de Percepciones y Retenciones para Asalariados
¿Qué es la constancia de percepciones y retenciones?
Contiene el seguimiento histórico de cada percepción salarial recibida del trabajador, así como el monto del impuesto que se le retiene, información a la cual tiene derecho. El hecho de entregar esta constancia al trabajador dejó de ser una obligación para el patrón, ya que la misma información se entrega al trabajador a través de los comprobantes fiscales (CFDI).
¿Para qué sirve?
Para brindar al trabajador la información de cada percepción recibida y visualizar los gravámenes generados y pagados por el servicio prestado. Y aunque perdió su calidad de documento oficial, el trabajador puede solicitarla al patrón, aparte de sus comprobantes fiscales. Facilita al trabajador conocer las devoluciones o deducciones correspondientes que puede solicitar al SAT.
¿Cuándo se emite?
Pueden ser solicitadas por los trabajadores siempre que este lo requiera. Por lo tanto, es importante que el patrón se asegure que los datos que se compartan al trabajador concuerden con los comprobantes fiscales de nómina que fueron timbrados; pues solo la información que ha sido timbrada es la que fue recibida por el SAT. Antes de cerrar el ejercicio, se recomienda asegurar que las nóminas están correctamente timbradas. Aunque la expedición de la constancia fue reemplazada por los CFDI, esta aún puede ser solicitada por el trabajador desde el portal del SAT.
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