La copropiedad también conocida como condominio o comunidad, se refiere a la modalidad del dominio en la cual existe un solo dominio, pero este se encuentra dividido en cuotas entre varios titulares. El efecto práctico es que dos o más personas comparten la propiedad de una cosa. Según el artículo 938 del Código Civil Federal, la copropiedad ocurre cuando una propiedad o derecho pertenece, de manera indivisa, a varias personas. Este concepto se manifiesta frecuentemente en los condominios, donde múltiples individuos comparten derechos y responsabilidades sobre áreas comunes y privativas. El Condominio, es el derecho real de copropiedad de dos o más personas sobre una cosa propia, por una parte indivisa. Consiste en la situación en la que la propiedad de una cosa es compartida por dos o más personas.
Marco Legal y Normativo de la Contabilidad en Copropiedad
Es obligación de las copropiedades de uso residencial o mixto llevar contabilidad, de acuerdo con lo previsto en el artículo 51 de la Ley 675 del 2001. Por tal razón, están obligadas a llevar una contabilidad adelantada por contadores públicos titulados con tarjeta profesional vigente, aplicando los marcos técnicos normativos vigentes. Es necesario recordar que al tener naturaleza de carácter civil, las copropiedades deben aplicar las normas mercantiles en los aspectos no regulados por la ley marco para este tipo de entidades.
La mayoría de las copropiedades de uso residencial deben ser clasificadas en el grupo 3 (microempresas), un marco de principios contables cuya base de medición es el costo histórico y que requiere solo la presentación de un balance y un estado de resultados junto con sus notas. Las simplificaciones para el reconocimiento, medición, presentación y revelación contenida en este marco, que ha considerado las distintas necesidades de los usuarios y restricciones de costo beneficio, facilitan el tránsito del marco de principios anterior (Decreto 2649 de 1993) y el nuevo marco de información financiera (Decreto 2706 del 2012, compilado por el Decreto 2420 del 2015), indicó recientemente, a través de un concepto, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública.
Para la correcta gestión, las copropiedades deben contar con sistemas de registro contable electrónico que permitan identificar en forma clara las operaciones. Asimismo, un profesional será responsable del manejo contable interno de la administración.
Estados Financieros y Reportes Obligatorios
En el ámbito contable de la copropiedad, la presentación de información financiera es crucial para la transparencia y la toma de decisiones. Además del balance y el estado de resultados con sus notas, se requieren otros informes clave:
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- 3.- ESTADO DE VARIACIONES EN EL CAPITAL CONTABLE
- 4.- ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO
Estos documentos permiten una visión completa del estado financiero de la copropiedad, incluyendo el capital contable y los movimientos de efectivo. Se consideran también los ingresos derivados de bienes o negocios en copropiedad.
Derechos y Obligaciones Financieras de los Copropietarios
Los copropietarios gozan de derechos como el uso y disfrute de la propiedad, pero también deben cumplir con obligaciones como la contribución a los gastos y el respeto a las decisiones mayoritarias. A cada uno de los copropietarios de un objeto le asiste una serie de derechos, que pueden constituirse por contrato, por testamento o por disposición de la Ley.
Contribución a Gastos y Beneficios
- Contribución en los beneficios y en las cargas: el concurso de los partícipes, y la intensidad del ejercicio de los derechos como de las cargas, es proporcional a sus respectivas cuotas. Los copropietarios deben participar en las cuotas para el mantenimiento y mejora de la propiedad.
- Contribución a los gastos: los copropietarios tienen derecho para obligar a otros copropietarios a contribuir a los gastos de conservación del objeto común, estando únicamente eximido de esta obligación quien renuncie a la parte que le pertenece en el dominio. Este caso se trata de aquellos gastos necesarios para la conservación de la cosa común, no de aquellos suntuarios o de puro lujo.
- En cuanto a las obligaciones, se destacan: el deber de conservar el bien común y respetar su destino, así como contribuir con el mantenimiento de la comunidad a través de las cuotas y respetar las reglas de la comunidad a fin de no perjudicar a otros condóminos.
Inspección de Libros Contables y Cuotas Extraordinarias
Los propietarios de los bienes privados en este tipo de propiedades pueden gozar de la facultad para inspeccionar los libros contables y documentos de la copropiedad, dentro del término de 15 días hábiles antes de la realización de la asamblea en la que se aprobarán los estados financieros. De otra parte, si las cuotas extraordinarias son establecidas por la copropiedad y se establecen intereses por mora en el pago, estos deben ser reconocidos de acuerdo con el marco técnico contable aplicable a la copropiedad en su contabilidad.
Administración y Auditoría Contable
La administración de propiedades en régimen de copropiedad puede ser compleja. En el condominio es importante regular la forma en que los copropietarios van a tomar las decisiones con respecto a la propiedad que tienen en común. La comunidad se administra por la voluntad y en la forma que determine la mayoría de los comuneros o copropietarios. Esta administración se podrá realizar a través de acuerdos fijados en estatutos internos que rijan la copropiedad.
Bajo el Régimen de Propiedad en Condominio, las comunidades necesitan figuras como el administrador, el comité y la asamblea que permitan gestionar el bien común. Es fundamental la realización de auditoría documental, financiera y contable a la administración del Condominio en funciones para asegurar la transparencia y el correcto manejo de los recursos.
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