La tramitación del Modelo 036 es uno de los primeros pasos que tiene que dar cualquier emprendedor antes de iniciar su actividad. Es fundamental que se tramite antes de comenzar a facturar.
Si bien no es obligatorio contratar a un gestor para presentar una declaración censal ante la Agencia Tributaria, siempre es recomendable hacerlo, en especial si te estás dando de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores.
¿Para qué sirve la declaración censal?
La declaración censal sirve para comunicar los datos de cada obligado tributario que quiera pertenecer al censo de empresarios, profesionales y retenedores.
Las personas físicas, jurídicas y entidades que quieran desarrollar una actividad económica tienen que solicitar su inscripción en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores a través de la declaración censal de alta. Igualmente, la declaración censal sirve para comunicar aquellos otros hechos y circunstancias de carácter censal previstos en la normativa tributaria o que determine el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.
En la declaración censal de alta deberán indicarse:
Lea también: Ejemplo Práctico: Costo Fiscal de un Inmueble
- Datos identificativos y de la actividad.
- Datos relativos a los regímenes y obligaciones tributarias respecto al IRPF, IS y del IVA.
Asimismo, la declaración censal sirve para solicitar la inscripción en el Registro de Grandes Empresas, Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), Registro de Devolución Mensual (REDEME), y otros registros especiales. Obtener un número de identificación fiscal provisional es uno de los primeros pasos del proceso de crear una sociedad mercantil, necesario para abrir una cuenta de empresa en la que, luego, se depositará el capital social inicial.
¿Quién debe utilizar el Modelo 036?
Es obligatorio para cualquier persona, física o jurídica, que quiera iniciar una actividad económica en España. Todas las personas o entidades que desarrollen o vayan a desarrollar en territorio español actividades empresariales o profesionales o satisfagan rendimientos sujetos a retención deben utilizarlo.
A través del Modelo 036, realizarán su alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores, así como las modificaciones que se vayan produciendo (incluyendo la modificación del domicilio o la baja en el censo).
También deben presentarlo los empresarios o profesionales que reciban servicios de proveedores establecidos fuera de España, siendo ellos responsables de ese IVA. Las personas físicas o jurídicas no residentes con establecimiento permanente en España, o que generen ingresos sujetos a retención (por ejemplo, ganancias patrimoniales en España), deben darse de alta con el Modelo 036.
El Modelo 036 es también necesario para comunicar operaciones intracomunitarias, servicios extranjeros, y participaciones en entidades. Sí, para abrir una tienda online y, específicamente, para vender productos y servicios en España, previamente tienes que darte de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores de la Agencia Tributaria a través de una declaración censal.
Lea también: RFC: ¿Cuánto cuesta?
Funcionalidad y Contenido del Modelo 036
El Modelo 036 es el modelo que debes presentar antes de iniciar una actividad profesional y comunicar a Hacienda ciertos datos personales, fiscales y empresariales. En la práctica, se emplea para comunicar a Hacienda que vas a iniciar cualquier tipo de actividad económica, y también deberás utilizarlo en el momento en el que desees darte de baja o cuando quieras comunicar algún cambio.
En el Modelo 036 debes indicar cuál va a ser la actividad que vas a llevar a cabo. Y para ello tendrás que incluir su epígrafe del IAE en el Modelo 036. Esto es importante, ya que en ocasiones se confunde con el CNAE, pero los números no guardan ninguna relación.
Otro punto que debes incluir en el Modelo 036 de la Agencia Tributaria es el lugar en el que vas a realizar la actividad, ya sea en un local o en tu domicilio. Y tampoco debes olvidarte de seleccionar cuáles van a ser tus regímenes tanto de IVA como de IRPF, o de IS, en el caso de las personas jurídicas.
El Modelo 036 es extenso y algunas de sus secciones, complejas; sin embargo, no deberás completarlo de principio a fin para presentar tu declaración censal. En definitiva, solo vas a rellenar las secciones del Modelo 036 que sean pertinentes para tu caso en particular, es decir, para lo que estás declarando. La página 1 la completarás siempre, ya que es el lugar en donde indicas la razón de la presentación del Modelo 036.
Todos los cambios que se produzcan en tu actividad, como por ejemplo modificaciones del domicilio fiscal, de la actividad, o del cese de la misma, así como la opción o renuncia a llevar libros de registro del IVA a través de la sede electrónica de la AEAT o el cambio del domicilio fiscal de personas físicas, deben ser notificados en un plazo de un mes desde que se realizan los cambios.
Lea también: ¿Qué es el Costo Contable?
La evolución de la declaración censal: Modelo 037 y su integración en el Modelo 036
La mayoría de los autónomos optaban por presentar el Modelo 037 en lugar del Modelo 036 rellenable. Sin embargo, desde enero de 2025 esta declaración censal ha sido eliminada por la Agencia Tributaria, de forma que ahora todos los profesionales tienen que presentar el Modelo 036 para autónomos.
Pero no tienes de qué preocuparte. El Modelo 037 no era más que una versión simplificada de tan solo tres páginas que podían rellenar algunos trabajadores por cuenta propia siempre que cumpliesen algunas condiciones, como por ejemplo no seleccionar regímenes especiales de IVA, ni dedicarse a las ventas a distancia. El Modelo 036 es más completo, ya que incluye todas las variedades y actividades que puede necesitar un empresario.
Como ya hemos explicado en nuestro paso a paso, tanto en la presentación telemática como en la presencial, siempre que cumplas los requisitos, podrás optar por un Modelo 036 de la AEAT simplificado, ya que ahora la información que se introducía en el 037 se ha integrado en el formulario 036 estándar.
Condiciones para la declaración censal simplificada (anterior Modelo 037)
El uso del Modelo 037 estaba limitado a personas físicas que cumplieran ciertas condiciones. Si bien este modelo ha sido integrado en el 036, estas condiciones siguen siendo relevantes para determinar si puedes optar por el formulario simplificado del Modelo 036:
| Condición | Descripción |
|---|---|
| Residencia | Ser residente en España. |
| NIF | Tener asignado un Número de Identificación Fiscal (NIF o NIE). |
| Tamaño empresa | No tener la condición de gran empresa. |
| Representación | No actuar por medio de representante. |
| Domicilio | Que su domicilio fiscal coincida con el de gestión administrativa. |
| Regímenes IVA | No estar incluido en regímenes especiales del IVA (a excepción del simplificado, agricultura, ganadería y pesca, o recargo de equivalencia), ni figurar inscrito en el registro de operadores intracomunitarios o de devolución mensual del IVA. |
| Adquisiciones intracomunitarias | No realizar adquisiciones intracomunitarias de bienes no sujetas previstas en el artículo 14 de la Ley del IVA. |
| Ventas a distancia | No realizar ventas a distancia. |
| Impuestos Especiales/Primas Seguros | No ser sujeto pasivo de Impuestos Especiales ni del Impuesto sobre Primas de Seguros. |
| Rendimientos Capital Mobiliario | No satisfacer rendimientos de capital mobiliario. |
Pasos para realizar el alta censal
1. Presentación telemática del Modelo 036
Puedes presentar el Modelo 036 por vía telemática. En cualquier caso, todo el proceso tendrás que hacerlo siempre en la web de la Agencia Tributaria. Allí encontrarás una gran variedad de trámites a realizar. El Modelo 036 rellenable online es la forma más cómoda para su cumplimentación y presentación, ya que podrás hacerlo en tan solo unos minutos desde tu ordenador.
Para ello, es necesario disponer de un certificado digital, pues el alta para empresas exclusivamente puede realizarse por vía telemática y para los autónomos, siendo realistas es la vía más rápida. La presentación electrónica por Internet del Modelo 036 a través de la Sede electrónica de la Agencia Tributaria estará sujeta al cumplimiento de las siguientes condiciones generales: el obligado tributario deberá disponer de número de identificación fiscal (NIF) y estar identificado, con carácter previo a la presentación, en el Censo de Obligados Tributarios.
Para verificar el cumplimiento de este requisito el obligado tributario podrá acceder a la opción «mis datos censales» disponible en la Sede electrónica de la Agencia Tributaria. Para efectuar la presentación electrónica mediante certificado electrónico reconocido, el obligado tributario deberá disponer de un certificado electrónico reconocido, que podrá ser el asociado al documento nacional de identidad electrónico (DNI-e) o cualquier otro certificado electrónico reconocido que resulte admisible por la Agencia Tributaria.
Si no tienes número de identificación fiscal (NIF), previamente debes darte de alta en el censo de obligados tributarios. Accede a la sede electrónica de la Agencia Tributaria para realizar el alta en el censo de obligados tributarios con el Modelo 030 y selecciona la opción “Modelo 030. Rellena el modelo de solicitud 030 y adjunta la documentación requerida. Tras firmar y enviar, se te facilitará una hoja respuesta con el CSV (código seguro de verificación) y un PDF adjunto con la copia de la declaración presentada.” Descarga el modelo 030 (solo disponible en castellano) en PDF.
El procedimiento para la presentación electrónica por Internet del Modelo 036 es el siguiente:
- El obligado tributario o, en su caso, el presentador, se pondrá en comunicación con la Sede electrónica de la Agencia Tributaria en Internet y seleccionará el Modelo 036.
- Tan solo debes hacer clic sobre “Modelo 036. Cumplimentación y presentación telemática”. Después, la página de la AEAT te preguntará si quieres actuar en nombre propio o como representante, y deberás pulsar en “Confirmar”.
- A continuación transmitirá la correspondiente declaración utilizando cualquiera de los sistemas previstos. Si el presentador es una persona o entidad autorizada a presentar declaraciones en representación de terceras personas, será necesario realizar la presentación mediante su propio certificado electrónico reconocido.
- Tras estos pasos ya habrás accedido al Modelo 036 de la Agencia Tributaria, aunque deberás responder a una pregunta más en la que se te ofrece realizar el formulario de manera simplificada o completa.
- Si la declaración es aceptada, la Agencia Tributaria le devolverá en pantalla los datos del formulario validados con un código seguro de verificación de 16 caracteres, además de la fecha y hora de presentación. En el supuesto de que la presentación fuera rechazada se mostrará en pantalla un mensaje con la descripción de los errores detectados, debiendo proceder a la subsanación de los mismos.
- Lo último que tendrás que hacer es firmar la declaración y enviarla. El obligado tributario, o en su caso, el presentador deberá conservar la declaración aceptada con el correspondiente código seguro de verificación.
Cuando la declaración censal deba acompañarse de otros documentos como, por ejemplo, la escritura pública de constitución de la entidad o sus estatutos sociales, se presentarán en el Registro Electrónico de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
2. Presentación presencial del Modelo 036
Aunque esta opción está en desuso, si lo prefieres, puedes llevar a cabo la presentación en papel. Para ello, tan solo tienes que pulsar sobre Modelo 036. Cumplimentación, validación y obtención en PDF para su impresión.
A continuación, debes seleccionar el tipo de contribuyente, ya sea persona física o jurídica, y tendrás que indicar los datos de identificación. En función de ello, Hacienda te ofrecerá unas páginas u otras para rellenar el Modelo 036. Si tus datos lo permiten, se te permitirá hacer el trámite simplificado. Por último, se generará el Modelo 036 en PDF para que lo imprimas y lo firmes. También es necesaria la fotocopia del documento que acredite el DNI/NIE de la persona solicitante.
Existen casos en los que será necesaria la aportación de documentación complementaria. En estos casos, el justificante de presentación que obtendrás llevará una indicación advirtiendo de que la presentación no surtirá efectos hasta que se haya presentado y comprobado la documentación requerida.
Costo del trámite
Al tratarse de una gestión meramente informativa, presentar el Modelo 036 de declaración censal ante la Agencia Tributaria es gratis.
Aspectos clave y posibles penalizaciones
Esta es una cuestión recurrente que siempre queda sujeta a la interpretación de Hacienda, y que por tanto debes hablar con tu asesor. Eso sí, en cualquiera de los casos, el Modelo 036 de Hacienda juega un papel muy importante, y es por ello que queremos mencionarlo en este artículo.
Y es que, si quieres deducirte cualquier gasto antes de iniciar la actividad tendrás que realizar un alta previa en el Modelo 036 de la AEAT. La AEAT es muy estricta en este sentido.
Si no presentas dentro del plazo el Modelo 036 rellenable online podrías enfrentarte a una multa de entre 200 y 400 euros siempre que recibas un requerimiento previo de la Agencia Tributaria. No obstante, si te das cuenta del error y decides anticiparte a esta petición, las multas serán de tan solo entre 100 y 200 euros, la mitad.