La contabilidad administrativa es una herramienta esencial en el mundo de los negocios, fundamental para la toma de decisiones estratégicas y la gestión eficiente de una organización.
A medida que las empresas crecen y se enfrentan a un entorno empresarial cada vez más complejo, la necesidad de contar con información precisa y oportuna se vuelve crucial.
La contabilidad administrativa, también conocida como contabilidad de gestión, es una herramienta fundamental en el mundo empresarial que se centra en recopilar, analizar y comunicar información financiera interna con el objetivo de ayudar a la dirección de una organización a tomar decisiones informadas y estratégicas.
Su importancia radica en su capacidad para proporcionar a los directivos información precisa y oportuna que les permite optimizar la eficiencia operativa, minimizar costos, maximizar ganancias y, en última instancia, mejorar la competitividad de la empresa en el mercado.
¿Qué es la contabilidad administrativa?
La contabilidad administrativa es una rama de la contabilidad que se enfoca en proporcionar información financiera y datos relevantes a la dirección y gestión de una organización.
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Su objetivo principal es ayudar a los gerentes y directivos a tomar decisiones informadas y estratégicas para mejorar el desempeño y la eficiencia de la empresa.
La contabilidad administrativa es una rama de la contabilidad que se centra en proporcionar información financiera y no financiera a la dirección de una organización con el fin de facilitar la toma de decisiones internas.
Además, la contabilidad administrativa se adapta a las necesidades específicas de la gestión, lo que implica la generación de informes y análisis personalizados para ayudar a los gerentes a evaluar el desempeño y tomar decisiones estratégicas.
Otra característica importante de este tipo de contabilidad es su enfoque en la eficiencia y la eficacia.
Además, se basa en datos más detallados y desglosados que la contabilidad financiera, lo que permite un análisis más profundo de los costos y beneficios, la asignación de recursos y la planificación estratégica.
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Luego, esta información se procesa y se presenta en informes y análisis que son útiles para la toma de decisiones.
Contabilidad administrativa vs. Contabilidad financiera
Podríamos decir que la principal diferencia entre la contabilidad administrativa y la financiera radica en su enfoque y audiencia.
La contabilidad financiera se dirige a terceros externos y se centra en cumplir con normas y regulaciones contables establecidas, mientras que la contabilidad administrativa se orienta hacia la gestión interna y se adapta a las necesidades de la empresa para ayudar en la toma de decisiones estratégicas.
La contabilidad financiera se enfoca en la creación de estados financieros precisos y confiables, como el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo.
Estos informes son requeridos por terceros externos, como inversores, reguladores y acreedores, y deben seguir las normas contables generalmente aceptadas (GAAP) o los estándares internacionales de información financiera (IFRS).
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Por otro lado, la contabilidad administrativa, también conocida como contabilidad de gestión, se centra en proporcionar información útil para la toma de decisiones internas.
Su objetivo es ayudar a la administración a planificar, controlar y evaluar el desempeño de la empresa.
La contabilidad administrativa no está sujeta a reglas estrictas como la GAAP o las IFRS, lo que le permite adaptarse a las necesidades específicas de la organización.
La importancia de la información financiera en la toma de decisiones
Una de las limitaciones más importantes a nivel de las organizaciones, es que en muchas oportunidades descartan la utilización de la información financiera, como la base para la toma de decisiones, perdiendo de vista los datos generados que se constituyen en insumos para la construcción de información y apoyar decisiones tanto estratégicas como operativas en las empresas.
Un análisis integral de la situación de cualquier empresa, abarca un proceso complejo, donde la toma de decisiones se constituye en factor esencial que inicia con el despliegue de múltiples alternativas, las cuales deben ser evaluadas, optando por aquella que mayor beneficio provea para la organización.
Desde una perspectiva amplia, la contabilidad general o financiera, proporciona información para usuarios externos, representados por inversionistas, instituciones del gobierno, instituciones financieras, entre otros, mientras que la contabilidad administrativa genera información para que usuarios internos, tomen decisiones sobre la base de las operaciones realizadas (Garrison et al., 2007; Molina de Paredes, 2003;Ott, 1998;Evia, 2005; Jiambalvo, 2003; Hansen y Mowen, 2007; Polimeni et al., 2006).
En función de ello, asumir la contabilidad administrativa como una opción en las empresas, exige una perspectiva orientada hacia el emprendimiento de prácticas gerenciales acordes con la realidad del negocio, a la vez que plantea la necesidad de disponer de sistemas de información contables, como medio para tomar decisiones.
Así, la contabilidad administrativa, apoyada en la contabilidad de costos, permitirá una gestión adecuada de las operaciones contables desde la perspectiva de los costos, con visiones detalladas sobre las operaciones productivas y/o de prestación de servicios.
Objetivo de la investigación sobre la contabilidad administrativa
En consideración de lo anterior, esta investigación se plantea como objetivo central analizar la contabilidad administrativa, asumiéndola como una herramienta fundamental para ofrecer al tomador de decisiones información ajustada a sus necesidades.
Desde el punto de vista metodológico, se plantea una investigación de tipo documental-descriptiva, detallando características de la contabilidad administrativa como objeto de estudio sobre el cual se establecen elementos esenciales como base para análisis futuros de otros fenómenos de mayor nivel de profundización.
En este trabajo se empleó el análisis de contenido porque es un tipo de medición de carácter científico en el ámbito de las ciencias económicas y sociales, que permite establecer relaciones entre datos para generar información.
Para Berelson y Lazarfeld (1948) y Lazarsfeld (1972) es una técnica de investigación, que “permite manejar un gran volumen de información a un costo no muy alto, lo que la hace especialmente útil para su utilización (…)” (Tinto, 2013, p.
Los estudios descriptivos, permiten la descomposición del todo en partes, valiéndose del análisis que permita la comprensión e interpretación de la naturaleza actual de fenómenos particulares, para ello, la investigación se apoya en la revisión de documentos, entre los que resaltan textos y documentos científicos especializados en el área objeto de estudio; estos permiten sustentar la contabilidad administrativa, la cual partiendo del reconocimiento de variables exógenas (entornas a ella), y de elementos o aspectos internos, genera reportes e información sobre procesos medulares del negocio.
La contabilidad administrativa en un entorno cambiante
Durante las dos últimas décadas, los cambios suscitados en el entorno externo a las organizaciones, han generado conmoción en las empresas, así como fuertes impulsos para romper paradigmas asociados con formas tradicionales de hacer negocios.
Lo anterior requiere del reconocimiento pleno del entorno, para sobre esa base, definir estrategias que se adapten a los requerimientos externos ante la incertidumbre y presión que implica tomar decisiones rápidamente (Evia, 2005), estando conscientes que los cambios emprendidos en el ámbito externo repercuten de manera directa en la contabilidad administrativa.
En todo caso, las estrategias adoptadas dependerán de factores políticos, económicos, legales, tecnológicos, demográficos, culturales, ambientales, sociales presentes en el entorno externo inmediato a la organización (Davis, 2003; Thompson y Strickland, 2006).
También es de interés el conocimiento, no solo por parte de agentes externos de la información contable de la empresa, sino también la generación de información interna relativa a las operaciones medulares de la empresa; ésta, coadyuva o soporta las decisiones tomadas y permite afrontar retos, riesgos y la incertidumbre presente, a nivel mundial y en particular en economías en desarrollo, características de la realidad latinoamericana con mayor confianza y seguridad.
Superar estas visiones, comenzar a interpretar, reconocer el entorno, así como cada uno de los factores o elementos que hacen parte de él, se considera fundamental.
Según plantea Evia (2005), los administradores tienen la posibilidad de apoyarse en el uso de herramientas y técnicas que les permitan utilizar sus sistemas de costos como herramientas estratégicas.
Conceptualización de la contabilidad
Mucho se ha discutido acerca de lo que se entiende por contabilidad.
En nuestros días, la contabilidad se conceptualiza como un sistema de procedimientos de registro de las consecuencias económicas de las operaciones que realiza una empresa (Evia, 2005).
Por ello, la contabilidad como disciplina técnica, ofrece información sobre las transacciones y movimientos económicos de una organización.
La contabilidad general o financiera, es de carácter obligatorio para las empresas.
Provee información básica para accionistas, acreedores entre otros actores externos a la organización (Garrison et al., 2007), ofreciendo información sobre excedentes económicos globales de la empresa.
La contabilidad administrativa, no está sujeta, a ningún tipo de normatividad (Evia, 2005); es flexible y libre (Garrison et al., 2007) y define criterios objetivos que le permiten ofrecer reportes detallados sobre el sector en el que opera la organización, sus productos, servicios, clientes, empleado, es decir realiza evaluaciones del negocio, proporcionando informes directivos que coadyuvan en el direccionamiento del negocio y en el control y evaluación del desempeño del mismo.
Según Evia (2005), los sistemas de contabilidad administrativa pueden ser creados a la medida de las organizaciones, respondiendo a las demandas específicas de cada una en particular.
La contabilidad administrativa, supera la visión tradicional manejada por la contabilidad financiera, orientando la información generada al soporte de decisiones estratégicas y operativas en las empresas.
En ambos casos, sea la contabilidad administrativa o la contabilidad de gestión, proporcionan a gerentes información para planear, controlar y tomar decisiones (Jiambalvo, 2003).
Según el autor, desde la perspectiva de la planeación, establece planes financieros denominados presupuestos, mientras que desde la perspectiva del control, evalúa continuamente el rendimiento de las operaciones productivas, para sobre esta base, tomar decisiones como parte integral del proceso de planeación y control.
En función de lo anterior, se presenta en el cuadro 1, diferencias precisas manifiestas entre la contabilidad de gestión y la contabilidad administrativa, para, a partir de estos aspectos, se puedan manejar visiones específicas y detalladas sobre cada una de ellas, complementarias pero diferentes entre sí.
Se pliega a los principios de contabilidad generalmente aceptados.Es flexible y libre.
Bajo estos planteamientos, Hansen y Mowen (2007) y Ponce y William (2017) y en función de la disertación realizada previamente sobre la contabilidad financiera y la administrativa, es pertinente plantear la necesidad de incorporar al sistema de información contable, la contabilidad de costos, como sistema híbrido que se desarrolla entre la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa.
Sobre este particular, Polimeni et al (2006) definen a la contabilidad de costos como una técnica o método para determinar el costo de un proyecto, proceso o producto, teniendo como principal función, asignar, acumular, registrar y analizar información importante para el uso interno de los gerentes en la toma de decisiones.
Asimismo, la contabilidad de costos se vale de sistemas de información y metodologías de costeo que permiten concretar datos precisos de costos para los productos y servicios que se fabrican o prestan en las organizaciones.
Los sistemas de costos ofrecen al gerente de costos, normas contables, técnicas y procedimientos de acumulación de datos de costos, con el propósito de determinar el costo unitario del producto fabricado, planear los costos de producción y contribuir con la toma de decisiones (Sinisterra, 2007).
Representan herramientas para generar información precisa sobre los costos de producción y la forma de proceder en cuanto a actividades, procesos, productos, servicios y clientes de la organización (Kaplan y Cooper, 2003).