La contabilidad de costos es un sistema de información que se diferencia de la contabilidad financiera. La contabilidad financiera recoge información de las operaciones económicas de la empresa, en sentido general, y elabora con ellas los estados financieros que pueden ser elaborados tanto para uso interno como externo.
Varios autores afirman que el estallido de la Revolución Industrial, a partir del año 1776, fue lo que impulsó el establecimiento de un mayor control sobre los modos de producción, los materiales y la mano de obra.
En esencia, la contabilidad de costos es un sistema que debe instrumentarse de manera integral, abarcando toda la empresa en su conjunto y se auxilia de los sistemas de registro como la contabilidad general, debido a que su principal función es presentar información ordenada, clasificada, inteligible y orientada hacia un fin específico.
Definiciones de Contabilidad de Costos
Para comprender mejor varios aspectos del tema, y con la idea de formar un concepto propio, se presentan algunas definiciones de diversas fuentes:
- "...un sistema de información empleado para predeterminar, registrar, acumular, controlar, analizar, direccionar, interpretar e informar todo lo relacionado con los costos de producción, distribución, administración y financiamiento". García Colín, Juan (2003). Contabilidad de Costos.
- "...el conjunto de pagos, obligaciones contraídas, consumos, depreciaciones, amortizaciones y aplicaciones atribuibles a un periodo determinado, relacionadas con las funciones de producción, distribución, administración y financiamiento". Ortega Pérez de León. (1997). Contabilidad de Costos.
- "...un proceso ordenado que usa los principios generales de contabilidad para registrar los costos de operación de un negocio, de tal manera que, con datos de producción y ventas, la gerencia pueda usar las cuentas para averiguar los costos de producción y los costos de distribución; ambos por unidad y en total de uno o de todos los productos fabricados o los servicios prestados, y los costos de otras funciones diversas de la negociación, con el fin de lograr una operación económica, eficiente y productiva". W. B. Lawrence y John W. Ruswinckel. (1967). Contabilidad de Costos.
- "...una técnica o método para determinar el costo de un proyecto, proceso o producto, utilizado por la mayor parte de las entidades legales de una sociedad, o específicamente recomendado por un grupo autorizado de contabilidad". Statement on Management Accounting, núm. 2.
Concentra todo aquello que pueda considerarse como un gasto o aquello que se ha consumido y afecta económicamente a la empresa, para reorientarlo al costo de la producción. Además de servir como medio de concentración de datos en materia del costo, sirve de fundamento para la toma de decisiones.
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Componentes y Clasificación de los Costos de Producción
En cuanto a la composición y clasificación de los costos de producción, la teoría tradicional de costos habla de tres elementos básicos: materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación.
La mano de obra, el segundo elemento del costo, es el esfuerzo físico o mental que realiza un trabajador en el proceso de transformación de una materia prima o un insumo en un producto terminado, que satisfaga una necesidad y que no perjudique el medio ambiente. No obstante, el esfuerzo del ser humano sería insuficiente si no contara con los equipos necesarios que comprenden desde la herramienta más sencilla hasta la maquinaria más complicada, permitiendo economizar esfuerzos de trabajo y de material, a la vez que aumentar de modo significativo su productividad.
Los costos indirectos de fabricación (CIF), carga fabril, gastos de fabricación o gastos, son todos los costos que se relacionan indirectamente con el producto y que forman parte del proceso productivo.
Tipos de Inventarios y Sistemas de Costeo
Antes de contabilizar los costos de producción, debe conocerse primero cuáles tipos de inventarios se manejan y el sistema de costeo que se utilizará para su acumulación. Los inventarios en las industrias son tres: de materiales, de producción en proceso y de productos terminados. En cambio, los sistemas de costeo de inventario son dos: periódico y perpetuo.
- El sistema periódico ofrece información limitada sobre los inventarios y se utiliza en pequeñas y medianas empresas.
- En las industrias, el sistema perpetuo permite la acumulación de costos de producción y lo clasifica de dos formas: por órdenes de trabajo y por procesos.
- El sistema por órdenes de trabajo se basa en pedidos y especificaciones de clientes, acumulando los costos en una Hoja de Trabajo por cada pedido.
- El sistema por procesos se basa en procesos productivos continuos, estandarizados y repetitivos, donde los productos son homogéneos y producidos a gran escala.
Los métodos de valoración de inventarios conocidos son cuatro: FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out), promedio ponderado y de identificación específica. De los métodos citados, en las industrias solo se utilizan el FIFO y el Promedio ponderado, por el tipo de procesos y el momento en que se agregan los costos de los inventarios; pero cada país, a través de la administración tributaria, determinará cuál es el más favorable a utilizar.
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Registro de los Costos
El registro de los materiales se debe realizar considerando “la cantidad recibida, cantidad enviada a producción, y los saldos de los inventarios para cada tipo de material”. A medida que se usan materiales directos, se registran como materiales retirados del almacén en el mayor de fábrica.
Con relación al registro de la mano de obra debe definirse si el costo se cargará directamente a la producción o a una cuenta de control y acumulación de costos desde la cual será distribuido. Esto sucede cuando existen varias órdenes de trabajo, departamentos o centros de costos trabajándose al mismo tiempo.
Para el registro de los CIF, debe considerarse que éstos se agregan a la producción utilizando diferentes bases de cálculo: a) costo de materiales directos; b) costo de mano de obra directa; c) horas de mano de obra directa; d) unidades producidas; y e) horas máquina.
Asignación de Costos y Presupuestos
Cada costo en la producción puede agregarse en base a costos reales, normales o estándar. En algunos casos esta asignación se basa en tasas predeterminadas, siendo acumulados en una cuenta de acumulación y luego distribuidas por tasas o de acuerdo a la proporción producida.
De manera similar a la elaboración de presupuestos en el libro mayor, puede crear presupuestos para planificar costos durante un período determinado (por ejemplo, un año fiscal), que se pueden aplicar a un centro de costos (departamento de la empresa) o a un objeto de costo (producto o servicio).
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Análisis de Costos
La finalidad del análisis permitirá evaluar los costos desde diferentes enfoques. En base a la clasificación anterior, los análisis pueden ser aproximados, específicos, dinámicos, deductivos o inductivos. Los costos históricos se refieren a los costos reales, los cuales deben compararse, cuando se efectúan, con costos predeterminados (estimados y estándares), a fin de evaluar la flexibilidad presupuestaria, analizando las variaciones resultantes en la aplicación de costos.
En ese mismo orden, el análisis del punto de equilibrio, el costo-volumen- utilidad, el costeo directo y el absorbente, permitirán conocer los límites a utilizar para mantener el control de las ganancias o para evitar la generación de pérdidas. Otro punto importante que permitirá un buen análisis de costos es la estandarización, la cual consiste en fijar de forma unitaria un costo o cantidad a utilizar de cada recurso que compone el costo del bien o servicio que se adquiere o produce. Los estándares se calculan en base a eficiencia (en cantidad y costo) y sirven de base para la elaboración de presupuestos.
Toma de Decisiones Basada en el Análisis de Costos
Después que se ejecutan, registran, resumen y analizan los costos, se procede a la toma de decisiones:
- La obtención de la información.
- La realización de predicciones acerca de costos futuros.
- Elección de una alternativa.
- Implementación de la decisión.
- Evaluación del desempeño.
Para tomar decisiones sobre reducción de costos, diferentes técnicas deben ser consideradas por los gerentes y contadores.
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