En la administración de costos, prever y controlar los gastos de producción es esencial para la planificación estratégica, la asignación de precios y la maximización de utilidades. Contar anticipadamente con los costos es indispensable para efectuar la planeación financiera de la empresa, la elaboración de presupuestos y el control posterior que se aplicará para la localización de las variaciones o desviaciones, y en su caso, efectuar el proceso de replanificación.
La globalización ha intensificado la competencia entre los ofertantes de productos y servicios. Por ello, el precio de venta, que anteriormente se fijaba aumentando al costo el porcentaje de utilidad deseado, ya no se puede calcular de esta manera. Actualmente, se debe partir de preguntas como: ¿cuánto vale mi producto en el mercado?, ¿cuánto está dispuesto a pagar el cliente por él?, ¿cuál es el precio en el mercado de los productos o servicios de la competencia?, ¿qué diferencia mi producto del de ellos, y qué valor tiene esta distinción para el cliente? Una vez fijado el precio de venta, se controlan los costos para lograr la utilidad deseada.
Aunque no es la base principal del cálculo, conocer el costo de los productos puede orientar sobre el margen de utilidad que deja cada producto o grupo de estos, así como para conocer cuáles son más rentables para la empresa y ayudarnos a tomar decisiones sobre qué producto debe apoyarse por la empresa, qué escala de precios pueden manejarse en cada producto o grupo, y otras cuestiones sobre las que se tendrá que decidirse. Cuando recibimos un pedido de un cliente, debemos conocer el costo que va a generar la fabricación para prever el precio que este debería tener y la utilidad que dejaría. Esto no es factible si no existen las cifras de manera estimada.
Costos Históricos: El Reflejo de la Realidad Pasada
Para entender mejor la importancia del costo, es fundamental comprender la diferencia entre costos históricos y predeterminados. Los costos históricos son reales, mientras que los costos predeterminados son una estimación. Los costos históricos son los gastos reales en los que ha incurrido una empresa durante un proceso productivo o un servicio. Estos costos se acumulan a lo largo del tiempo durante un proceso de fabricación o prestación de servicios.
Normalmente, se registran al final de un período económico o tras completar ciclos de fabricación que forman un solo período. Si bien se ha utilizado el año como unidad principal de medida, es posible también adaptar los costos históricos a semestres, trimestres o cualquier otra unidad de medida. Estos costos se calculan a partir de los múltiples registros de los gastos en los que incurre la empresa para la fabricación del producto, por lo que para que se pueda realizar el mismo se deben contar con datos previos.
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Son útiles para hacer análisis retrospectivos y mejorar la planificación y gestión de recursos futuros. Aplicar en una entidad el costo histórico tiene como mejora principal el aumento en el control de operaciones y gastos.
Acumulación de Costos Históricos en la Producción
En el procedimiento de procesos productivos, los importes correspondientes a los elementos del costo se acumulan durante el periodo y al final del mismo se asignan a los productos, de acuerdo con los informes de producción, obteniendo el costo unitario.
En el caso del procedimiento por órdenes de producción, los elementos directos (materia prima y mano de obra) se aplican de manera inmediata a cada una de ellas; sin embargo, los gastos indirectos se acumulan por separado para aplicarse al final entre todas las órdenes, sobre una base previamente predeterminada. Por ello, los pedidos que se terminan en el transcurso del periodo, ya sea que se entreguen al cliente o se transfieran al almacén de producto terminado, no tienen su costo completo registrado hasta el cierre del periodo.
Ventajas y Desventajas de los Costos Históricos
La principal ventaja de los costos históricos consiste en que se puede realizar un análisis retrospectivo de los períodos económicos mediante los registros. Además, otra de las ventajas es que puede desarrollarse un sistema de costos históricos por procesos, que permite tener un método contable que acumula los costos reales de una empresa en un periodo de tiempo específico. La única desventaja que se presenta en el uso de la información histórica de los costos es que el análisis debe presentarse de una manera muy bien explicada y detallada, ya que se tienen en cuenta aspectos determinantes.
Costos Predeterminados: La Visión Proyectada del Gasto
Dentro de las técnicas más utilizadas encontramos los costos estimados y los costos estándar, los cuales permiten anticipar costos antes de incurrir en ellos y mejorar el control operativo. Los costos estimados y costos estándar son herramientas fundamentales para anticipar costos y mejorar el control de gestión, aunque con propósitos y grados de exactitud distintos. Dentro de los costos predeterminados existen, precisamente, estas dos técnicas: costos estimados y costos estándar.
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El Rol Fundamental del Departamento de Producción
El departamento de producción cumple un papel muy importante en el cálculo de los costos predeterminados, ya que proporciona información relevante para el desarrollo de los mismos. Es el personal de producción quien conoce “la receta” de fabricación, qué materiales se requieren, qué características debe reunir este material, cuál es el desperdicio normal que cada material debería de tener, por cuáles procesos pasa cada unidad fabricada, qué maquinaria se requiere, por cuánto tiempo, horas de mano de obra requerida, etcétera.
El cálculo de la materia prima a utilizar, ya sea en procesos productivos o en órdenes de producción, está basado en las hojas de control de la producción. Es precisamente este departamento (producción) el que indicará las características de los materiales necesarios. En el caso de procesos productivos, la información estará dividida por proceso; en el caso de órdenes de producción, por cada producto ofrecido a los clientes, por cada pedido. Esto incluye:
- Tipo y características del o los materiales que se requieren para la fabricación de cada unidad.
- Cantidad de cada material. En la cantidad a utilizar debe incluirse el desperdicio normal que corresponde al tipo de proceso, tecnología aplicada y tipo de material en particular.
Costos Estimados: Lo que "Puede Ser"
Los costos estimados son el inicio para la implantación de costos estándar. Se basan en la experiencia y el análisis de supuestos, representando lo que “puede ser”, ya que se fundan en hipótesis de lo que podría suceder. Por otro lado, el costo estimado es una predicción futura que se basa en suposiciones y proyecciones. Permite la identificación de desviaciones: al comparar los costos reales con los costos estimados, puedes identificar desviaciones y analizar las causas subyacentes.
En esta técnica, los costos resultantes se deben ajustar a los históricos al final del periodo, mediante el cálculo de los coeficientes rectificadores y analizar las causas de las variaciones para tratar de acercar cada vez más los estimados a los históricos. Es precisamente este análisis de las variaciones el que ayudará en la fase de control para localizar deficiencias, tanto en la operación como en los cálculos. El costo estimado puede actualizarse a medida que se obtienen nuevos datos y se hacen ajustes en las proyecciones. Es importante destacar que las micro y pequeñas empresas difícilmente implantarán un sistema de costos basado en estándar, por el costo que esto implica, por lo que en su mayoría utilizarán el registro por costos estimados.
Costos Estándar: Lo que "Debe Ser"
El costo estándar se refiere a los costos unitarios y totales que una empresa espera incurrir para la producción de un producto o la prestación de un servicio. Los costos estándar se calculan con base en estudios pseudocientíficos, por ello su cálculo resulta mucho más costoso que los estimados y se considera que representan lo que “debe ser”, considerando que todo lo que se aleje de ellos representa una ineficiencia.
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La diferencia entre lo real y estándar se denomina desviación, y su análisis resulta de suma importancia para corregir las deficiencias que la ocasionaron. Las cuentas valuadas a costos estándar no se ajustan al histórico; las desviaciones son enviadas directamente a resultados, en el renglón de otros gastos, considerando que se derivan de ineficiencias en la operación. El costo estándar permite la evaluación del rendimiento, comparando el rendimiento real con los estándares establecidos. Facilita el control de costos: al utilizar el costo estándar, puedes establecer metas de costos y monitorear el desempeño en relación con estos estándares. Además, el costo estándar se actualiza regularmente para reflejar los cambios en los costos reales.
Comparativa: Costos Históricos, Estimados y Estándar
Para resumir las diferencias clave entre estos enfoques de costos, presentamos la siguiente tabla:
| Característica | Costos Históricos | Costos Estimados | Costos Estándar |
|---|---|---|---|
| Naturaleza | Gastos reales pasados, acumulados durante o al final del proceso. | Predicción de lo que “puede ser”, basada en experiencia y supuestos. | Representación de lo que “debe ser”, calculados con estudios pseudocientíficos. |
| Momento de Cálculo | Posterior a la producción o al final del periodo. | Antes de la producción. | Antes de la producción. |
| Grado de Precisión | Real, base para el análisis retrospectivo. | Menor; se ajusta al histórico al final del periodo. | Mayor; cualquier desviación indica ineficiencia. |
| Tratamiento de Desviaciones | No aplica (son el costo real). | Se ajustan a los costos históricos mediante coeficientes rectificadores. | Se envían directamente a resultados como otros gastos. |
| Costo de Implementación | Relativamente bajo. | Bajo a moderado. | Alto, debido a la necesidad de estudios detallados. |
| Utilidad Principal | Análisis retrospectivo, base para la planificación futura y control de operaciones. | Planificación inicial, presupuestación, control de gestión, punto de partida para costos estándar. | Control de eficiencia, evaluación del rendimiento, establecimiento de metas, toma de decisiones correctivas. |
| Aplicabilidad (Pymes) | Ampliamente utilizado. | Ampliamente utilizado. | Menos común debido a su complejidad y costo. |
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