En México, llevar la contabilidad fiscal no es opcional, sino una obligación legal. La contabilidad se ha convertido en un pilar fundamental de las finanzas, sirviendo como guía para la toma de decisiones presentes y futuras. Sin un control preciso de las operaciones comerciales y financieras, sería imposible optimizar y planificar los recursos, ganancias, ingresos y egresos.
¿Qué es la Contabilidad Fiscal?
La contabilidad fiscal debe prepararse de acuerdo con las normas que rigen la actividad tributaria. El Código Fiscal de la Federación (CFF), que regula todas las situaciones fiscales en el país, establece en su Artículo 28 que todas las personas obligadas a llevar contabilidad fiscal deben regirse bajo los fundamentos expresados en ese mismo artículo.
Presentación de Informes de Contabilidad Fiscal
Los trámites relacionados con las actividades económicas en México, como el pago de impuestos y la declaración anual, se realizan a través del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Marco Legal de la Contabilidad en México
Además del CFF, el Código de Comercio es aplicable. En su Capítulo III (Título Segundo, Libro Primero), se indica que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado.
Disposiciones Legales que Obligan a las Empresas a Llevar Contabilidad:
- Código Fiscal de la Federación (CFF)
- Código de Comercio
- Normas de Información Financiera (NIF)
- Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS)
- Principios generales de contabilidad aceptados (US GAAP)
¿Quiénes Deben Llevar la Contabilidad?
Además de los códigos y reglamentos citados, las leyes de los impuestos también señalan las obligaciones de las personas físicas y morales. Algunos contribuyentes obligados a llevar contabilidad pueden quedar exentos de su envío. Los contribuyentes no obligados a llevar contabilidad son las personas físicas que obtengan ingresos por actividades agrícolas, ganaderas, silvícolas o pesqueras.
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Para fines fiscales, es crucial definir si un contribuyente realizará sus actividades económicas como persona física o como persona moral.
Diferencia entre Personas Físicas y Personas Morales
La diferencia clave es que las personas físicas representan a todo contribuyente con alguna actividad económica, mientras que las personas morales se refieren a individuos que se unen para crear una misma unidad contribuyente. Una persona física puede prestar servicios, realizar actividades comerciales, arrendar bienes inmuebles, trabajar por salarios, entre otras ocupaciones.
Obligaciones Contables Específicas
Artículo 33: El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Tratándose de medios impresos, los libros deberán estar encuadernados, empastados y foliados.
Artículo 35: En el libro mayor se deberán anotar, como mínimo y por lo menos una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del período de registro inmediato anterior, el total de movimientos de cargo o crédito a cada cuenta en el período y su saldo final.
Artículo 37: Todos los registros deben llevarse en castellano, aunque el comerciante sea extranjero.
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Artículo 41: En el libro de actas de cada sociedad, cuando se trate de juntas generales, se expresará: la fecha respectiva, los asistentes, los números de acciones que cada uno represente, el número de votos de que pueden hacer uso, los acuerdos que se tomen, los que se consignarán a la letra; y cuando las votaciones no sean económicas, los votos emitidos, cuidando además de consignar todo lo que conduzca al perfecto conocimiento de lo acordado. Cuando el acta se refiera a junta del consejo de administración, solo se expresará: la fecha, nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados.
Artículo 46: Todo comerciante está obligado a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de diez años.
Además, los contribuyentes deben:
- Presentar declaración en la que se determine el resultado fiscal del ejercicio o la utilidad gravable del mismo y el monto del impuesto correspondiente, ante las oficinas autorizadas, dentro de los tres meses siguientes a la fecha en que termine dicho ejercicio.
- Proporcionar a las personas a quienes les efectúen pagos, comprobantes fiscales en los que se señale su monto y el impuesto sobre la renta retenido.
- Llevar un control de inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y productos terminados, conforme al sistema de inventarios perpetuos.
- Informar a las autoridades fiscales, a través de los medios y formatos electrónicos, de las contraprestaciones recibidas en efectivo en moneda nacional o extranjera, así como en piezas de oro o de plata, cuyo monto sea superior a cien mil pesos.
- Llevar los libros de contabilidad y los registros que correspondan al establecimiento en el extranjero, en los términos que señale la Ley y su Reglamento, en idioma español o en el oficial del país donde se encuentren dichos establecimientos, y registrando las operaciones en moneda nacional o en la moneda de curso legal en el país donde se encuentren dichos establecimientos.
- Conservar los libros, los registros y la documentación comprobatoria de los asientos respectivos y los comprobantes de haber cumplido con sus obligaciones fiscales, relacionados únicamente con el establecimiento en el extranjero, durante el término que para tal efecto señalan la Ley y el Código Fiscal de la Federación.
Controles Volumétricos
Tratándose de personas que enajenen gasolina, diesel, gas natural para combustión automotriz o gas licuado de petróleo para combustión automotriz, en establecimientos abiertos al público en general, deberán contar con los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos.
Registros Electrónicos
Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.
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Cuentas de Utilidad Fiscal Neta (CUFIN)
Las personas morales llevarán una cuenta de utilidad fiscal neta, que se adicionará con la utilidad fiscal neta de cada ejercicio, así como con los dividendos o utilidades percibidos de otras personas morales residentes en México y con los ingresos, dividendos o utilidades sujetos a regímenes fiscales preferentes, y se disminuirá con el importe de los dividendos o utilidades pagados, con las utilidades distribuidas.