Existe una relación directa entre el tiempo y la contabilidad, demostrable en la emisión de la información financiera, tanto en el balance general como en el estado de resultados. Es evidente que se requiere un tiempo específico para conformar la información.
Para el caso, el balance muestra dicha información del patrimonio empresarial con una fecha específica y en los estados de resultados marca un dinamismo en un rango de fechas. Precisamente gracias al tiempo, la contabilidad es la mejor forma de marcar en qué punto suceden los hechos.
El tiempo va definiendo junto con las diversas técnicas contables cómo va creciendo, estancándose o decreciendo una empresa u organismo, de tal forma que en cualquier variante dichos ciclos corresponden en muchas ocasiones al cumplimiento de metas. Dicha relación intrínseca de los tiempos también es útil para cumplir las obligaciones fiscales.
Los Fundamentos Contables de Luca Pacioli
Cuando Fray Luca Bartolomeo de Pacioli (1445-1517) creó los fundamentos contables, mencionó que era importante establecer un proceso básico por medio de libros en los que de manera diaria quedaría asentado lo que pasaba en las abadías, tanto el ingreso de los alimentos como las referencias de las limosnas y los donativos para la iglesia, ya que anteriormente no existía un orden que sirviera de organización, lo que generaba un desperdicio de los recursos, además de no tener un rendimiento de las cosas en un tiempo establecido.
Para dicho orden se definen cuatro libros que al día de hoy siguen siendo vigentes para el trabajo básico de las personas dedicadas a la contabilidad: Inventario, Balance, Diario y Mayor.
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Reglas de Pacioli
Pacioli, como gran experto del ajedrez, definió unas reglas que debían cumplirse para plasmar información fidedigna de la situación de cada organización:
- No existe alguien que debe sin tener un acreedor.
- La suma de las deudas debe ser igual a lo que se abona.
- Si yo recibo, debo algo al que me entrega.
- Todo valor que ingresa es deudor y todo valor que sale es acreedor.
- Si pierdes eres deudor y si ganas te conviertes en acreedor.
En el ya mencionado libro se reporta en qué fecha se efectúa cada asiento contable y estos datos se concentran en el libro de Mayor. A su vez, en los libros de Inventarios son conocidos los famosos sistemas de UEPS (Últimas Entradas Primeras Salidas) y PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas); en ambos es indispensable marcar en qué tiempos entraron las mercancías.
Ambos sistemas tienen que ver con el tipo de materiales que ingresan entre los perecederos y los que no lo son o con aquellos que requieren un tiempo de estancia previa antes de salir de los almacenes, por ejemplo, los vinos.
Mejora Continua en los Registros Contables
Después de demostrar la relación intrínseca del tiempo y la teoría contable, vamos a mencionar los puntos principales de la mejora continua para maximizar nuestro trabajo en los registros contables y poder utilizar los periodos de tiempo en una forma más eficiente:
- Según el giro de la empresa, las cuentas expresadas en los distintos documentos informativos de balance y estados financieros deben estar bien tipificados y ser de lectura sencilla para una mejor comprensión de la información.
- El orden de las partidas va en función de la relevancia de aquello que deseamos ver como lo más importante.
- Las partidas adicionales van en orden a la naturaleza temporal de las mismas ya que no siempre estarán expresadas (según el tiempo convenido).
- En los consejos de administración deberá quedar bien establecido, en tiempo y forma, cada cuándo se emiten los resultados para su análisis, recordar que una cosa es el tiempo de presentación de resultados y otro el de “corte” para conformar el documento.
- Específicamente para el pequeño comercio, es indispensable que en su libro de Diario se expresen todos los sucesos contables, tanto del dinero que entra como del que sale, ya que en él cada movimiento adquiere un papel más importante. A medida que sea más específico, mejor control de las situaciones tendremos.
- De preferencia debe ser un grupo selecto de personas el que se encargue de los registros contables, no cualquiera debe meter las manos en esos hechos ya que se perdería el control y se pueden cometer errores de duplicar los asientos contables.
- Se debe conocer bien la teoría de la partida doble y saber cuáles cuentas son de naturaleza deudora y cuáles de naturaleza acreedora, porque si esto no se entiende de forma adecuada es un hecho que la información financiera estará errónea.
El tiempo como “Maestro de las cuestiones de la vida” es similar al paquete de hojas blancas en una impresora; si no se escribe nada en ellas se desperdiciará una y otra, cada una quedará en blanco, cada hoja jamás se recuperará; pero si colocamos información veraz y oportuna podremos observar la belleza del registro y del hecho en el paso del tiempo.
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