Las entidades, sin importar su giro o sector económico, necesitan información que les auxilie en la toma de decisiones. No podrían realizar sus actividades con éxito si no cuentan con información verídica, confiable y oportuna que les muestre el estado de la administración y los resultados obtenidos en determinados períodos.
Conceptos e Importancia
En una empresa existen diversos sistemas de información, definidos como aquellos medios a través de los cuales el administrador obtiene datos e informes relativos al funcionamiento de cada actividad de la organización. Los sistemas de información que puede utilizar una empresa son múltiples y variables, y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa.
Los sistemas de información comprenden técnicas tales como: contabilidad, auditoría, presupuestos. También se dice que es aquél "que acepta datos de entrada, los procesa y genera información útil para los usuarios". Otro concepto es que "Sistema de información es el que recibe y procesa datos y los transforma en información", debiendo cubrir al menos cinco tipos de datos generales: "1) de los clientes, 2) de las operaciones, 3) de los empleados, 4) de los proveedores, socios y colaboradores aliados, y 5) acerca del desempeño financiero".
Un sistema se define como "un conjunto de procedimientos, procesos, métodos, rutinas, técnicas o máquinas y equipos, unidos por alguna forma de interacción regulada, para constituir un todo organizado". Respecto a los sistemas de información para la administración, éstos pueden definirse como aquello que está "diseñado para proporcionarles a los administradores de una organización los informes que necesitan para estar al corriente de la situación actual y comprender las implicaciones y poder tomar y aplicar las decisiones apropiadas de funcionamiento."
Respecto a los sistemas, también se dice que es una "colección de elementos relacionados, especialmente cuando las relaciones son complejas o los elementos numerosos, y que es una colección de objetos o sucesos, de acuerdo con un plan; el plan en sí mismo". El término sistema, implica: "orden, distribución y propósito."
Lea también: ¿Cuáles son los Elementos Contables?
Desde el punto de vista contable, resulta conveniente recordar la definición de Contabilidad Financiera que ofrecía el antiguo Boletín A1 del IMCP en donde establecía que la contabilidad financiera es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica.
Actualmente el párrafo 3 de la NIF A1 "Estructura de las Normas de Información Financiera", establece que la contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera. Las operaciones que afectan económicamente a una entidad incluyen las transacciones, transformaciones internas y otros eventos.
Por ello se afirma que la contabilidad, "como técnica de información ha logrado predominio absoluto y se ha eliminado el prejuicio de considerarla solo un registro de hechos históricos". De lo anterior puede establecerse que uno de los sistemas de información que existen en las entidades y quizás el que resulta de mayor importancia es el que se refiere al sistema de información financiera que surge como producto de la contabilidad.
Por ello se dice que "en la actualidad, las empresas no pueden competir si no cuentan con sistemas de información eficientes, entre ellos destaca el sistema de contabilidad. Sólo mediante la información proporcionada por el sistema contable es posible tomar decisiones adecuadas".
Sistemas de Información Contable
Sin importar el tamaño o giro económico de las entidades, estas requieren información para la toma de decisiones, de acuerdo con las NIF dicha información debe ser: Verídica, confiable, comparable, y oportuna.
Lea también: Por qué auditar es importante
Según Bertalanffy (1968), un sistema es: “un conjunto de elementos interrelacionados e interdependientes que actúan entre sí para lograr un objetivo común.” Es decir, un sistema es un grupo de elementos conectados y que dependen entre sí, colaborando para alcanzar un objetivo en común.
Siendo uno de los objetivos principales de un sistema de información contable la producción de información financiera.
¿Qué es la Contabilidad?
Las NIF en su Marco Conceptual (MC) define la contabilidad como: “La técnica que se utiliza para compilar los registros de las transacciones y otros eventos que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera que se incorpora en los estados financieros.”
Lo anterior quiere decir que contabilidad es el proceso que se usa para registrar todas las operaciones y eventos que impactan los recursos de una empresa. La contabilidad es un término que describe el proceso de consolidación de la información financiera de una empresa para que sea clara y comprensible para todas las partes interesadas, incluyendo los accionistas.
La contabilidad es importante porque permite mantener un registro sistemático de la información financiera de la organización. Los activos están formados por los elementos que posee la empresa, ya sean tangibles o intangibles.
Lea también: Entendiendo los Conceptos Contables
Se trata de elementos identificables del patrimonio de una empresa con un valor positivo para la entidad de que se trate. Los pasivos son obligaciones o partidas que se deben a otros y es un elemento del activo que tiene un valor económico negativo para la empresa.
Son lo opuesto a los activos en términos contables. Son reportes elaborados periódicamente (mensuales, trimestrales o anuales) que detallan la situación económica y financiera de la empresa. Este libro registra de manera cronológica todos los ingresos y gastos de la empresa efectuados en un ejercicio contable.
En él podrás ver los movimientos financieros, ayudando a detectar posibles desequilibrios y ajustar los presupuestos. Como su nombre lo dice, ayudar a ampliar la información en las cuentas anuales donde se puede saber más de la la situación económica y financiera de la empresa.
Estas cuentas se suman al final de un período de tiempo (al menos una vez al año, pero probablemente también cada mes) para medir las ganancias o pérdidas totales de ese período. Al igual que con los elementos de activos y pasivos, los elementos de ingresos y gastos se registran en cuentas contables nominales de acuerdo con reglas establecidas.
Umbral de rentabilidad: Es el nivel mínimo de ingresos necesarios para cubrir todos los costos (fijos y variables). Punto muerto: Es el volumen de producción o ventas en el que los ingresos totales son iguales a los costos totales. A la hora de evaluar el desempeño económico de una empresa, existen diferentes ratios o medidas que se deben tener en cuenta.
El ratio de solvencia es uno de los ratios contables más importantes que utilizan las empresas para determinar si son capaces de cumplir con sus obligaciones de deuda a largo plazo sin problemas. Para ello, suma el valor de la depreciación, así como otros gastos no monetarios.
Los ratios de solvencia varían de un sector a otro. Por lo tanto, es más prudente comparar el ratio de una empresa con el de sus competidores dentro del sector en lugar de analizarlo de forma aislada. Los ratios de liquidez son una de las métricas financieras más importantes que utiliza una empresa para determinar su capacidad de saldar sus obligaciones de deuda con los acreedores, sin tener que captar capital externo.
Estos ratios ayudan a medir la capacidad de una empresa para gestionar sus obligaciones financieras. Para garantizar el éxito de tu empresa a largo plazo, es fundamental mantener sus libros contables actualizados.