La contabilidad es un sistema que permite procesar los datos relativos a todas las transacciones comerciales y las obligaciones expresadas en términos financieros en una empresa.
En detalle, la contabilidad consiste en la recopilación, el registro y la interpretación continuos y sistemáticos de información determinada.
Esta información se documenta según el principio de continuidad y archivo, es decir, desde el registro de una nueva empresa hasta su completa liquidación, en cumplimiento de la normativa vigente.
Conceptos básicos de contabilidad
A fin de cumplir con los principales objetivos de la contabilidad se requiere un conjunto de técnicas y métodos que, en conjunto, constituyen un método contable.
El método comprende una serie de elementos importantes entre los que se destacan:
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- Las cuentas contables como una forma eficaz de agrupar los pasivos, los activos y las transacciones corrientes.
- La documentación, es un registro minucioso por escrito de toda la actividad económica realizada, que da fuerza legal a los datos registrados en la contabilidad.
- La valoración es una forma eficaz de expresar el efectivo y sus fuentes en términos monetarios.
- El inventario, una comprobación periódica de los bienes registrados en el balance de la organización, que se lleva a cabo mediante el pesaje, la descripción, el recuento, la conciliación, la valoración de los activos identificados y la posterior comparación de los resultados con los datos contables.
- El balance es una de las principales fuentes de información, así como una forma de agrupar económicamente los diferentes activos de la organización en función de las fuentes de formación, la composición, la asignación, expresada en equivalente monetario y elaborada a partir de una determinada fecha o período de tiempo.
- La contabilidad es un grupo de indicadores contables, que se reflejan en forma de cuadros y caracterizan el movimiento continuo de los pasivos, los activos y la posición financiera durante un determinado período de tiempo.
- El cálculo se refiere al costo de una unidad de cualquier producto, trabajo o servicio expresado en equivalente monetario, es decir, el cálculo del costo de producción.
Quién puede llevar la contabilidad
En la empresa existe un puesto de jefe de contabilidad, que se considera muy importante y serio.
Ahora bien, es posible que una empresa pequeña no cuente con un contable, en cuyo caso estas funciones pueden ser realizadas por:
- Un contable común, no necesariamente el jefe de contabilidad
- Un director general cuando la empresa no tiene un contable
- Un tercero especializado, o lo que es lo mismo, la externalización
Objetivos de la contabilidad
La contabilidad proporciona una imagen completa de la dinámica de funcionamiento de una organización y datos sobre sus activos.
Estos datos no solo son necesarios para exponer los hechos y realizar informes fiscales, sino que también pueden utilizarse para realizar proyecciones de futuro.
Sobre esta base, la contabilidad ayuda a cumplir los siguientes objetivos de un gerente de empresa y de un propietario:
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- Determinar las reservas de todo tipo de los activos inmobiliarios de la empresa para mantener su sólida posición financiera.
- Presentación periódica y actualizada de información económica imparcial, estructurada y precisa a la dirección.
- Minimización de los riesgos que pueden conducir a un resultado negativo de las actividades empresariales
- La ejecución de una función de control (tanto por parte del Estado como de otros contratistas externos).
Como los intereses de los usuarios interesados son diferentes, los datos contables no pueden satisfacer a cada parte en su totalidad.
La información generada en la contabilidad para los usuarios externos satisface parcialmente las necesidades que son comunes a todos los usuarios.
Las decisiones que deben tomar todos los usuarios interesados requerirán una evaluación de la capacidad de la organización para reproducir el efectivo y otros activos de este tipo, así como la cantidad y la regularidad de su recepción.
Esto dará lugar a una evaluación significativa de la capacidad de la empresa para realizar pagos al gobierno, los empleados, los inversores, los proveedores, los prestamistas y los contratistas.
El objetivo de la contabilidad con respecto a los usuarios internos es proporcionar una imagen completa a los directivos para ayudarles a tomar buenas decisiones de gestión.
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También es de interés para la dirección proporcionar información a los usuarios externos para el control, el análisis y la planificación adecuada.
Se entiende que la información para los usuarios externos se deriva, entre otras cosas, de la información para los usuarios internos relativa al rendimiento financiero, la situación financiera de la entidad y los cambios en la misma.
La función principal de la Contabilidad Financiera es llevar en forma histórica la vida económica de una empresa, los registros de cifras pasadas sirven para tomar decisiones que beneficien en el presente o a futuro.
También proporciona estados financieros que son sujetos al análisis e interpretación, informando a los administradores, a terceras personas y a oficinas gubernamentales del desarrollo de las operaciones de la empresa.
Es un sistema de información que expresa en términos cuantitativos y monetarios, las transacciones financieras que se realizan en una identidad económica, así como ciertos acontecimientos que la afectan, con el fin de proporcionar información útil, confiable y oportuna a usuarios externos a la organización.
Es la técnica mediante la cual se recolectan, clasifican, registran, sumarizan y se informa de las operaciones cuantificables en dinero, realizadas por una entidad económica.
Es el arte de usar ciertos principios al registrar, clasificar y sumarizar, en términos monetarios, datos financieros y económicos, para informar en forma oportuna y fehaciente de las operaciones de la vida de una empresa.
Otros objetivos importantes de la contabilidad incluyen:
- Generar y comunicar información útil para la toma de decisiones oportuna a los diferentes usuarios de la misma.
- Obtener, en cualquier momento, una información ordenada y sistemática sobre el desenvolvimiento económico y financiero de la empresa.
- Establecer, en términos monetarios, la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que posee la empresa.
- Llevar un control de todos los ingresos y egresos.
- Facilitar la planeación, ya que no solamente da a conocer los efectos de una operación mercantil, sino que permite prever situaciones futuras.
- Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable.
- Servir de fuente fidedigna de información ante terceros.
En nuestros días, la contabilidad se constituye como la columna vertebral de las finanzas.
En palabras simples, es la guía para la toma de decisiones presentes y futuras; si no existiera un control preciso sobre las operaciones comerciales y las finanzas realizadas, una persona o negocio no tendría forma de optimizar y planificar sus recursos, ganancias, ingresos, egresos, etc.
Tipos de contabilidad de costos
Existen cuatro tipos de contabilidad de costos.
- El costo estándar es una medición establecida por productores de bienes y servicios.
- Se encarga de revisar el impacto en el costo de un producto cuando se añade una unidad a la producción.
Elementos de costo:
- La mano de obra se refiere a los sueldos y salarios de todos los empleados que están involucrados en la fabricación de un producto.
Es importante recopilar y conocer los costos que se generan en el proceso de transformar materia prima en un producto terminado.
La función de la contabilidad de costos es brindar información detallada a la gerencia.
Es necesario identificar, medir, acumular e interpretar la información de los gastos de la empresa.
Al analizar los costos de producción, las empresas pueden identificar las áreas en las que se están realizando gastos innecesarios o ineficientes y tomar medidas para reducirlos.
La contabilidad es un término que describe el proceso de consolidación de la información financiera de una empresa para que sea clara y comprensible para todas las partes interesadas, incluyendo los accionistas.
La contabilidad es importante porque permite mantener un registro sistemático de la información financiera de la organización.
Los activos están formados por los elementos que posee la empresa, ya sean tangibles o intangibles.
Se trata de elementos identificables del patrimonio de una empresa con un valor positivo para la entidad de que se trate.
Los pasivos son obligaciones o partidas que se deben a otros y es un elemento del activo que tiene un valor económico negativo para la empresa.
Son lo opuesto a los activos en términos contables.
Son reportes elaborados periódicamente (mensuales, trimestrales o anuales) que detallan la situación económica y financiera de la empresa.
Este libro registra de manera cronológica todos los ingresos y gastos de la empresa efectuados en un ejercicio contable.
En él podrás ver los movimientos financieros, ayudando a detectar posibles desequilibrios y ajustar los presupuestos.
Ayudar a ampliar la información en las cuentas anuales donde se puede saber más de la la situación económica y financiera de la empresa.
Estas cuentas se suman al final de un período de tiempo (al menos una vez al año, pero probablemente también cada mes) para medir las ganancias o pérdidas totales de ese período.
Al igual que con los elementos de activos y pasivos, los elementos de ingresos y gastos se registran en cuentas contables nominales de acuerdo con reglas establecidas.
Umbral de rentabilidad: Es el nivel mínimo de ingresos necesarios para cubrir todos los costos (fijos y variables).
Punto muerto: Es el volumen de producción o ventas en el que los ingresos totales son iguales a los costos totales.
A la hora de evaluar el desempeño económico de una empresa, existen diferentes ratios o medidas que se deben tener en cuenta.
El ratio de solvencia es uno de los ratios contables más importantes que utilizan las empresas para determinar si son capaces de cumplir con sus obligaciones de deuda a largo plazo sin problemas.
Para ello, suma el valor de la depreciación, así como otros gastos no monetarios.
Los ratios de solvencia varían de un sector a otro.
Por lo tanto, es más prudente comparar el ratio de una empresa con el de sus competidores dentro del sector en lugar de analizarlo de forma aislada.
Los ratios de liquidez son una de las métricas financieras más importantes que utiliza una empresa para determinar su capacidad de saldar sus obligaciones de deuda con los acreedores, sin tener que captar capital externo.