La palabra contabilidad es indisoluble del de empresa y ya no hay organización ajena a este concepto. Ya sea en compras, ventas, amortizaciones, resultados, todo está asociado a un proceso contable. El buen manejo de la contabilidad de la empresa es esencial para su crecimiento. De esa manera se tiene un mejor control de los gastos e ingresos de la compañía, por lo que se evitan crisis y se pueden hacer proyecciones financieras.
A medida que crecen las empresas, estas van estableciendo normas y pautas acerca de cómo se debe llevar a cabo el trabajo de los empleados. La organización administrativa en una compañía puede establecerse a través de la clasificación de los procedimientos en dos grandes grupos: procedimientos contables y procedimientos no contables.
¿Qué son los procedimientos contables?
Se entiende por procedimientos contables a todos aquellos procesos, pasos e instrucciones que se utilizan en la contabilización de las operaciones que realiza la empresa. En otras palabras, son procesos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones en los libros contables. Los métodos que se encuentran en lo que es un manual de procedimientos contables especifican y detallan cada proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relación con los responsables de la ejecución. Estos deben cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y el flujo de documentos, como por ejemplo, el procedimiento para pago de nómina o cobro de cuentas.
Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contables son los siguientes:
- Recepción de inventarios
- Ventas de productos
- Fabricación de productos
- Registro de estimaciones
- Destrucción de inventarios
Diferencia entre procedimientos contables y no contables
El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contables depende en alto grado de la exactitud e integridad de los registros. A diferencia de los contables, los procedimientos no contables son aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros y que también necesita una empresa u organización aparte de la contabilidad. La siguiente tabla detalla y contrasta ambos tipos de procedimientos:
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| Procedimientos Contables (Afectan estados financieros) | Procedimientos No Contables (No afectan estados financieros) |
|---|---|
| Registro de transacciones en libros contables (diario y mayor) | Procedimiento para contratación de empleados |
| Cargos y créditos a las cuentas de activos, pasivo y capital | Procedimiento para cambiar datos de una cuenta correntista |
| Determinación de saldos y balanza de comprobación | Procedimiento para cambio de horario laborable |
| Amortización de plusvalía y manejo de inventarios | Procedimiento para tramitar reclamos de clientes |
Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse como procedimientos contables permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros. Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como procedimientos contables. Este primer paso del análisis ayudará a determinar e identificar en cuáles de ellos un error pudiera tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro.
Las etapas del proceso contable
Para entender cómo funciona el proceso contable debemos tener en cuenta que los procesos contables son los fundamentos de la propia contabilidad. Los procesos contables son una serie de pasos que permiten identificar, registrar, organizar y presentar las diferentes operaciones contables y financieras que tiene una empresa. El proceso se compone de las siguientes etapas principales:
- Identificar las operaciones: El primer paso que debe dar el contador es reconocer y registrar todas las operaciones contables y transacciones que haya realizado la compañía.
- Recolectar información y documentos soporte: Reunir toda la información financiera relevante generada por las actividades comerciales.
- Identificación de cuentas: Una vez conocida la naturaleza de la operación, el siguiente paso sería identificar las cuentas a nivel contable para la realización del proceso.
- Generar los asientos contables y contabilizar saldos: Se trata de la consolidación del total de débito y crédito en los libros diario y mayor para determinar los saldos de las cuentas.
- Elaborar los resúmenes intermedios: A través de la balanza de comprobación y otros estados financieros intermedios, se presenta la información financiera a los jefes de la compañía para la toma de decisiones.
Con las soluciones de contabilidad modernas, además de estar al día en todos los trámites contables, se eliminan los procesos intensivos en papel, generando así ahorro en esfuerzos y dinero para la organización.
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