La contabilidad es un sistema que permite procesar los datos relativos a todas las transacciones comerciales y las obligaciones expresadas en términos financieros en una empresa. En detalle, la contabilidad consiste en la recopilación, el registro y la interpretación continuos y sistemáticos de información determinada. Esta información se documenta según el principio de continuidad y archivo, es decir, desde el registro de una nueva empresa hasta su completa liquidación, en cumplimiento de la normativa vigente.
Conceptos básicos de contabilidad
A fin de cumplir con los principales objetivos de la contabilidad se requiere un conjunto de técnicas y métodos que, en conjunto, constituyen un método contable. El método comprende una serie de elementos importantes entre los que se destacan:
- Las cuentas contables como una forma eficaz de agrupar los pasivos, los activos y las transacciones corrientes.
- La documentación, es un registro minucioso por escrito de toda la actividad económica realizada, que da fuerza legal a los datos registrados en la contabilidad.
- La valoración es una forma eficaz de expresar el efectivo y sus fuentes en términos monetarios.
- El inventario, una comprobación periódica de los bienes registrados en el balance de la organización, que se lleva a cabo mediante el pesaje, la descripción, el recuento, la conciliación, la valoración de los activos identificados y la posterior comparación de los resultados con los datos contables.
- El balance es una de las principales fuentes de información, así como una forma de agrupar económicamente los diferentes activos de la organización en función de las fuentes de formación, la composición, la asignación, expresada en equivalente monetario y elaborada a partir de una determinada fecha o período de tiempo.
- La contabilidad es un grupo de indicadores contables, que se reflejan en forma de cuadros y caracterizan el movimiento continuo de los pasivos, los activos y la posición financiera durante un determinado período de tiempo.
- El cálculo se refiere al costo de una unidad de cualquier producto, trabajo o servicio expresado en equivalente monetario, es decir, el cálculo del costo de producción.
Quién puede llevar la contabilidad
En la empresa existe un puesto de jefe de contabilidad, que se considera muy importante y serio. Ahora bien, es posible que una empresa pequeña no cuente con un contable, en cuyo caso estas funciones pueden ser realizadas por:
- Un contable común, no necesariamente el jefe de contabilidad
- Un director general cuando la empresa no tiene un contable
- Un tercero especializado, o lo que es lo mismo, la externalización
Objetivos de la contabilidad
La contabilidad proporciona una imagen completa de la dinámica de funcionamiento de una organización y datos sobre sus activos. Estos datos no solo son necesarios para exponer los hechos y realizar informes fiscales, sino que también pueden utilizarse para realizar proyecciones de futuro. Sobre esta base, la contabilidad ayuda a cumplir los siguientes objetivos de un gerente de empresa y de un propietario:
- Determinar las reservas de todo tipo de los activos inmobiliarios de la empresa para mantener su sólida posición financiera.
- Presentación periódica y actualizada de información económica imparcial, estructurada y precisa a la dirección.
- Minimización de los riesgos que pueden conducir a un resultado negativo de las actividades empresariales
- La ejecución de una función de control (tanto por parte del Estado como de otros contratistas externos).
Como los intereses de los usuarios interesados son diferentes, los datos contables no pueden satisfacer a cada parte en su totalidad. La información generada en la contabilidad para los usuarios externos satisface parcialmente las necesidades que son comunes a todos los usuarios.
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Las decisiones que deben tomar todos los usuarios interesados requerirán una evaluación de la capacidad de la organización para reproducir el efectivo y otros activos de este tipo, así como la cantidad y la regularidad de su recepción. Esto dará lugar a una evaluación significativa de la capacidad de la empresa para realizar pagos al gobierno, los empleados, los inversores, los proveedores, los prestamistas y los contratistas.
El objetivo de la contabilidad con respecto a los usuarios internos es proporcionar una imagen completa a los directivos para ayudarles a tomar buenas decisiones de gestión. También es de interés para la dirección proporcionar información a los usuarios externos para el control, el análisis y la planificación adecuada. Se entiende que la información para los usuarios externos se deriva, entre otras cosas, de la información para los usuarios internos relativa al rendimiento financiero, la situación financiera de la entidad y los cambios en la misma.
Postulados básicos que deben observar los registros contables
Según las normas de información financiera (NIF), en específico la A-1, denominada "Estructura de las normas de información financiera", la contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad (transacciones, transformaciones internas y otros eventos) y que producen sistemática y estructuradamente información financiera.
Al efecto, la NIF A-1 señala que el postulado básico que obliga a la captación de la esencia económica en la delimitación y operación del sistema de información contable es el de sustancia económica, mientras que los postulados establecen las bases para el reconocimiento contable de las transacciones, transformaciones internas que lleva a cabo una entidad y otros eventos que la afectan económicamente.
Por ello, la NIF B-2, denominada "Postulados básicos", precisa las características de los postulados mencionados como sigue:
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| Postulado | Características esenciales |
|---|---|
| Sustancia económica | La sustancia económica debe prevalecer en la delimitación y operación del sistema de información contable, así como en el reconocimiento contable de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos que afectan económicamente a una entidad. Lo anterior, con objeto de incorporar los efectos derivados de las operaciones de acuerdo con su realidad económica y no sólo en atención a su forma jurídica, cuando una y otra no coincidan. Debe otorgarse, en consecuencia, prioridad al fondo o sustancia económica sobre la forma legal. |
| Devengación contable | Los efectos derivados de las transacciones que lleva a cabo una entidad económica con otras entidades, de las transformaciones internas y de otros eventos, que la han afectado económicamente, deben reconocerse de manera contable en su totalidad, en el momento en que ocurren, independientemente de la fecha en la que se consideren realizados para fines contables. |
| Asociación de costos y gastos con ingresos | Los costos y gastos de una entidad deben identificarse con el ingreso que generen en el mismo periodo, independientemente de la fecha en que se realicen. Este postulado es el fundamento del reconocimiento de una partida en el estado de resultados integral; es decir, los ingresos deben reconocerse en el periodo contable en el que se devenguen, e identificar los costos y gastos (esfuerzos acumulados) que se incurrieron o consumieron en el proceso de generación de tales ingresos. |
| Valuación | Los efectos financieros derivados de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos, que afecten económicamente a la entidad, deben cuantificarse en términos monetarios, atendiendo a los atributos del elemento a ser valuado, a fin de captar el valor económico más objetivo de los activos netos. En un reconocimiento inicial, el valor económico más objetivo es el valor original de intercambio al momento en que se devengan los efectos económicos de las operaciones, o una estimación razonable que se haga del mismo. |
Ejemplos prácticos de asientos contables
Los asientos contables o accounting entries, son registros que documentan cada transacción financiera que ocurre en una empresa. Una vez que se ha familiarizado con el accounting entries, estos registros dejan de ser una tarea compleja.
- Paso 1 - Identificar la transacción financiera: es un proceso donde cada evento se identifica con un asiento contable.
- Paso 3 - Definir los montos a debitar y acreditar: lo siguiente es asignar los montos correspondientes a las cuentas afectadas.
- Paso 4 - Registrar el asiento contable: se realiza el accounting entries en el libro diario o bien se carga en el sistema automatizado de contabilidad.
Supongamos que una empresa compra mercancías por un valor de 1,500 $ MXN a crédito. Ahora consideremos el pago de salarios a los empleados por un monto total de 5,000 $ MXN en efectivo. Finalmente, supongamos que la empresa vende productos a crédito por un valor de 15,000 $ MXN.
Recomendaciones para un registro contable eficiente:
- Revisar los asientos contables de manera regular: permite identificar y corregir errores antes de que se conviertan en problemas mayores.
- Utilizar un sistema de contabilidad automatizado: facilita en gran medida el proceso de registro y comprobación de los asientos contables.
- Capacitar al personal en principios contables básicos: es necesario garantizar que el personal encargado del accounting entries tenga la formación adecuada en contabilidad.
Las tareas de accounting entries son la base sobre la cual se construye la contabilidad de una empresa. Tome el control del accounting entries y de todos sus procesos contables con las soluciones tecnológicas de SAP Concur.
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