El cierre de mes está por llegar y necesitas hacer un balance de los números de tu negocio cuanto antes, pero ¿tienes tu información en orden y actualizada? La labor contable en una organización es, sin duda, fundamental para el orden y la obtención de información con miras a tomar las decisiones adecuadas.
Atrás quedaron los años en los que era necesario llenar, manualmente, cientos de planillones con datos de ingresos y gastos generados en todas las áreas de la empresa; hoy en día, existen muchas aplicaciones y programas que permiten realizar esta tarea de una forma más fácil y segura.
Por suerte, el mercado de los programas de contabilidad para PYMES actualmente ofrece una oferta muy amplia para los emprendedores. ¡No te preocupes! Un buen software de contabilidad para PYMES está diseñado para facilitarte las tareas de esta área, tomando en cuenta que no necesitas módulos complejos o datos irrelevantes.
Sin embargo, llevar estos registros manualmente puede ser tedioso y propenso a errores. Mantener al día la contabilidad de tu negocio es vital para que tomes las decisiones financieras correctas.
¿Qué es un Software Contable?
Pero, antes, sería muy útil definir, a ciencia cierta, qué es un software contable y cuáles son sus diferentes tipos. Un software contable es una herramienta digital diseñada para gestionar, automatizar y optimizar los procesos contables y financieros de una empresa, negocio o profesional independiente.
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Un sistema contable se define como un sistema digital con los elementos y herramientas suficientes para ayudar, simplificar y sistematizar tareas de contabilidad de una persona o de una empresa. En otras palabras: es una herramienta que automatiza las tareas diarias que realiza el área contable de una empresa. Se encarga de centralizar toda la información, así como del cálculo y el procesamiento de la misma.
Entre otras cosas, estos sistemas registran y procesan las operaciones y transacciones de las compañías de manera histórica. Los sistemas contables pueden adaptarse a diferentes tipos de empresas, desde pequeñas y medianas empresas (PYMEs) hasta grandes corporaciones, así como a contadores independientes o autónomos.
¿Para qué sirve un Software Contable?
Un software contable sirve para automatizar y optimizar la gestión financiera de un negocio.
- Permite registrar todas las operaciones económicas del negocio, incluyendo ventas, compras, pagos, cobros y movimientos bancarios.
- Los sistemas contables ayudan a calcular impuestos como IVA, ISR y retenciones, generando automáticamente las declaraciones fiscales conforme a la legislación vigente de cada país.
- Integran las cuentas bancarias con el sistema contable, permitiendo hacer conciliaciones automáticas entre los registros internos y los estados de cuenta del banco.
La contabilidad como cualquier otra materia que tenga un sustento legal, está basada en un marco legal consitutido por las leyes del país.
Tipos de Software Contable
Existen varios tipos de software contable, cada uno diseñado para diferentes necesidades empresariales y niveles de complejidad. De acuerdo con sus funcionalidades y características, podemos separar los sistemas de este tipo en 4 grandes grupos.
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Los programas o softwares se pueden usar de dos formas:
- Si lo instalamos en nuestra computadora y
- Si lo usamos por Internet / en la Nube.
Tipos de Software Contable:
- Software de Contabilidad General: Registra transacciones financieras básicas.
- Software de Contabilidad Financiera: Diseñado para cumplir con normativas contables y fiscales.
- Software de Contabilidad Administrativa: Incluye funciones de gestión financiera, presupuestos y reportes de rentabilidad.
- Software de Contabilidad de Costos: Analiza costos de producción, márgenes de ganancia y eficiencia operativa.
- Software de Contabilidad Fiscal: Calcula impuestos (IVA, ISR, retenciones, etc.) y genera declaraciones fiscales.
Software Contable según el Usuario:
- Software Contable para Profesionales
- Software Contable para Pymes
- Software Contable para Contadores: Todas las funciones y configuraciones para el contador y despachos contables y múltiples reportes.
Software Contable según el Costo:
- Software Contable Gratis: Es un software contable que se puede descargar y usar de forma gratis.
- Software Contable con Pago Único
- Software Contable con Pago Recurrente: Es el programa contable más caro porque se paga recurrentemente (por ejemplo cada mes o cada año).
Hojas de Cálculo
Algunos emprendedores, negocios o empresas pequeñas optan por llevar su contabilidad en software del tipo hoja de cálculo. Esto porque sus necesidades no implican llevar de manera extensa la contabilidad de su negocio. Las hojas de cálculo pueden ser configuradas para llevar control de listas de egresos, ingresos, nóminas y cualquier otro dato financiero que crea pertinente. Las más conocidas son Excel de Microsoft Office y Sheets de Google.
Software Contable Personal
Se le llama así porque su característica principal es que es “creado en casa”. Este tipo de programa se caracteriza por ser “creado en casa” para las necesidades de la misma empresa. Por lo regular, nacen cuando una empresa comienza a expandirse y los emprendedores se motivan a crear herramientas informáticas que resuelvan sus principales necesidades. Generalmente, se desarrollan a través de avanzadas técnicas de programas de hojas de cálculo ya existentes. Estos software son extremadamente personalizados y no suelen ser comercializados al público; nacen para satisfacer las necesidades de la misma empresa.
Software Contable Comercial
Estos software son originados específicamente para ser comercializados y vendidos. Sirven para sustentar las necesidades de cualquier empresa a nivel contable, son capaces de adaptarse a las necesidades de casi cualquier empresa y ofrecerte varias ventajas laborales.
Software Contable Empresarial
Puede decirse que es la evolución del tipo de software contable comercial, ya que sus funciones están más enfocadas a satisfacer las necesidades de empresas. No solo en el ámbito contable, sino también en la gestión administrativa de la misma empresa; por lo que ofrece herramientas mucho más robustas, una cantidad de módulos más grande y diversas funciones que se asocian a:
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- Planeación de proyectos.
- Gestión del flujo laboral.
- Apoyo administrativo general.
- Guía para la toma de decisiones.
Características Clave de un Software Contable
Un software contable debe contar con diversas funcionalidades que faciliten la gestión financiera y contable de una empresa.
- Automatización de procesos contables: Permite el registro manual y automático de transacciones financieras para evitar tareas repetitivas.
- Registro y Gestión de Transacciones: Registro automático de pólizas como ingresos, egresos, compras y ventas.
- Facturación y Cuentas por Cobrar/Pagar: Emisión y control de facturas electrónicas.
- Conciliación Bancaria: Importación de movimientos bancarios y conciliación automática.
- Generar Balance General: Este informe permite conocer la situación financiera de una empresa en un período determinado.
- Generar Estado de Resultados: Este informe permite analizar las ganancias de una organización en un período específico.
- Generar Balanza de Comprobación: Es un informe contable que permite verificar que los registros de una empresa estén correctamente balanceados.
- Generar Libro Mayor: Este informe permite visualizar las cuentas del balance, así como los ingresos y gastos utilizados en una empresa.
- Generar Auxiliares: Los auxiliares contables son registros detallados que desglosan la información contenida en las cuentas principales del Libro Mayor.
- Visualización de reportes financieros: Muestra informes de las finanzas de la empresa para mejorar la analítica y toma de decisiones.
- Flexible: Pueda adaptarse a diferentes necesidades, usuarios y entornos sin perder funcionalidad.
- Informes en tiempo real: Para que un empresario tome decisiones acertadas, necesita contar con información precisa y actualizada en el momento adecuado.
- Gestión de facturación electrónica: La factura electrónica actualmente es la evidencia para respaldar las operaciones comerciales y financieras en el mercado.
Características Detalladas de un Software Contable
- Facilidad de uso: El software debe ser fácil de manejar, de manera tal que cualquier persona que no posea conocimientos o estudios adecuados, puedan utilizarlos y entenderlos; estamos buscando facilitar procesos con esta herramienta, no complicarlos más. Por ello, una de las características principales que tenemos que buscar en un programa contable, es que sea fácil de emplear y claro de entender.
- Flexibilidad y adaptabilidad: Debe poder incorporarse a cualquier tipo de compañía, independientemente de cuál es la actividad de la misma. Asimismo debe ser flexible y adaptable a las normas contables, fiscales y societarias de cualquier país o región. Para ello, el software que usemos debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a las operaciones de nuestra empresa, y gestionar todos los movimientos y transacciones de forma eficaz.
- Reportes en tiempo real: La toma de decisiones de un empresario requiere información precisa y exacta en el momento oportuno. Un software de contabilidad debe brindarnos reportes e informes detallados y legítimos sobre la actividad de nuestra empresa y su día a día, de esta manera nos facilita la toma de decisiones.
- Portabilidad: Hoy en día, una de las ventajas principales de los programas contables, es la portabilidad. Anteriormente, la gestión del negocio se llevaba en interminables papeles, libros y documentos contables. Esto hacía que la información no se pudiera obtener desde cualquier lugar y en cualquier momento, ya que su acceso era limitado. Contar con un software que nos brinde acceso a la información de nuestro negocio desde cualquier parte y en cualquier momento, es algo sumamente valioso.
- Seguridad: Todo sistema informático, especialmente el que está conectado a Internet, está expuesto a riesgos por factores externos. Delincuentes informáticos como hackers, pérdida de datos y riesgos de conectividad. Es por eso que el software debe brindar la máxima seguridad, y un buen soporte especializado que permita que la aplicación esté en constante funcionamiento y la información siempre actualizada y segura. Cada software ofrece distintas medidas de seguridad, y también tienen riesgos que varían entre uno u otro. Por esto, debemos elegir un sistema confiable.
- Facturación Electrónica: La facturación electrónica es una de las novedades más recientes que el software contable incluye, y que ha sido de gran importancia para las empresas. Por la sensibilidad de la información dejar esta labor en manos de un tercero es un riesgo que muchos no querrán correr, teniendo en cuenta las multas y las sanciones en que pueden incurrir si no cumplen con esa obligación. Es importante saber que, al elegir el proveedor tecnológico del software, este cuente con la autorización de la entidad que regule en su país. Compañías presentes en el mercado, como Alegra.com, poseen este aval en varios países de Latinoamérica y garantizan que el proceso se cumpla con eficiencia y exactitud, asegurando la administración de la emisión y la recepción de los documentos electrónicos.
- Manejo de inventarios: No hay nada más importante que saber con exactitud cuál es el inventario real que tiene disponible la empresa, esto le garantiza mayor precisión en los envíos y los pedidos y por ende se disminuyen costos y errores. Con un software contable sabrá cómo es el comportamiento que tienen los productos en el mercado y determinar con efectividad cuál es su rentabilidad indicada.
- Soporte técnico y actualización: En caso de que se presente alguna novedad con el funcionamiento del sistema, el proveedor tecnológico dispone de personas especializadas para brindar un soporte técnico para garantizar que su empresa seguirá funcionando sin tener que suspender las operaciones y labores.
Beneficios de Implementar un Software Contable
Anteriormente, llevar la contabilidad de un negocio implicaba muchos procesos que eran engorrosos y demorados, además de ineficientes. Hoy en día, un software ofrece una manera más efectiva para que los empresarios y emprendedores administren sus negocios de una forma integral, con soluciones prácticas y ajustadas a sus presupuestos.
Sin duda, un software contable significa una gran ventaja para administrar la contabilidad de las empresas, el cual se implementa con el fin de:
- Simplificar.
- Organizar.
- Agilizar.
- Facilitar la toma de decisiones.
Software Contable en la Nube
Sin duda, hoy vivimos en la época de la tecnología de la nube. En cambio, optar por el alojamiento en servidores remotos es sinónimo de eficiencia, practicidad y múltiples ventajas.
Imagina que puedas supervisar los procesos contables de tu compañía desde un hotel o, simplemente, en la comodidad de tu hogar. Por suerte, se trata de una a las posibilidades que brindan los sistemas de contabilidad en la nube.
Otro punto favorable, que demuestra la sorprendente flexibilidad de esta tecnología, es que también permite el acceso a los sistemas y sus datos desde diferentes tipos de equipos.
Ventajas de la Nube:
- No se necesita instalar.
Es una realidad que sistemas como los ERP se caracterizan por ser muy poco propensos a las fallas y los errores.
La nube elimina la necesidad de que las empresas inviertan en hardware, mantenimiento, actualizaciones de software y mejoras.
Consecuencias de No Utilizar un Software Contable
No contar con un software contable puede llevar a errores financieros, pérdida de tiempo y problemas con el cumplimiento fiscal.
- Procesos manuales como la elaboración de reportes y balances consumen mucho tiempo.
- Errores en declaraciones de impuestos pueden generar multas y sanciones.
- Sin un software, no se pueden generar reportes actualizados rápidamente.
- Archivos en papel o en hojas de cálculo pueden perderse o dañarse.
- A medida que la empresa crece, la contabilidad manual se vuelve más compleja.
Consideraciones al Elegir un Software Contable
¡Perfecto! Implementar un software contable de calidad representará un esfuerzo económico para tu organización. Recuerda que el sistema no solo será gestionado por ti, pues también resultará fundamental que lo utilicen otros miembros claves de la organización. Eso sí, en esta fase de adaptación y aprendizaje el proveedor de la solución tecnológica juega un papel protagónico, pues nadie conoce la herramienta mejor que él. Los sistemas con estas características garantizan un máximo aprovechamiento de sus funcionalidades y mayor practicidad. Muchos sistemas profesionales ofrecen free trials para que puedas explorar sus funciones, lo uses durante un plazo y compruebes por ti mismo las ventajas que ofrecen. Es por ello que un buen proveedor informa de manera transparente sobre las organizaciones que han usado sus sistemas y los resultados que han conseguido a través de ellos.
El primer aspecto a considerar al momento de elegir el mejor software contable para tu negocio es que esté autorizado y cumpla con la normativa del SAT. Una excelente opción para esto es Alegra, en donde vivirás el poder de la Contabilidad Inteligente con planes creados al alcance de tu pyme.
¿Te urge agilizar el conteo de facturas? ¿Requieres una mejor gestión de las cuentas? ¿Qué mejor manera de generar tus reportes que a través de un módulo sintetizado, entendible y sencillo? Evita aquellos programas que requieran procesos muy complicados para exportar tu información.
Sé ágil y eficaz a través de un software que te haga posible una actualización automática de la contabilidad por tu operación diaria. ¿Qué puede ser más práctico que un sistema que incluya múltiples funciones además de la contabilidad electrónica? Adquirir un sistema “todo en uno” no solo evitará que tengas que contratar servicios adicionales, sino que hará mucho más eficientes tus operaciones sin que esto implique mayores costos.
Ejemplos de Software Contable en México
Uno de los programas más populares en México, el Aspel - COI permite procesar, integrar y mantener actualizada toda la información contable y fiscal de la organización de una manera segura. Está desarrollado de acuerdo a las especificaciones necesarias para la aplicación de la contabilidad electrónica de una manera fácil y cumple con todas las disposiciones vigentes en materia fiscal. Es especialmente útil para emitir reportes, informes, resúmenes y gráficos que facilitan el análisis financiero de la empresa.
Esta aplicación administrativa en línea también se ha popularizado mucho en nuestro país. Se trata de uno de los tipos de software contable más idóneo para pequeñas empresas y permite acceder a ella desde cualquier lugar y dispositivo, ya que la información está en la nube. Garantiza la seguridad de los datos ya que los mismos están alojados en los servidores especializados de Amazon y utiliza adelantados sistemas de seguridad. Envía recordatorios de pago por las facturas emitidas, manda reportes mensuales vía correo electrónico y permite exportar la información a Excel y a otros programas contables.
El software, al encontrarse en la nube, permite mantener una actualización constante, estando disponible en su versión más reciente cada vez que se ingresa a sistema.
Es otro de los programas de contabilidad muy usado en México y que cumple con las disposiciones de Contabilidad Electrónica y con las Normas de Información Financiera (NIF), incluyendo los reportes financieros básicos.
Permite cargar, verificar la validez, almacenar, detectar duplicados y consultar los Comprobante Fiscal Digital por Internet - CFDI; agiliza la contabilización de los comprobantes de gastos, ingresos y documentos bancarios, se adapta de forma fácil y dinámica al manejo de la contabilidad en cualquier organización y es muy eficiente al momento de realizar el cálculo y control del IVA, DyP y DIOT. Se puede llevar la contabilidad de 999 empresas sin costo adicional y su catálogo de cuentas es multinivel.
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