Llegó el momento ideal para hacer una pausa estratégica, revisar cómo va tu negocio y prepararte para mejorar en lo que queda del año. Hacer tu cierre semestral del año fiscal te permite ver con claridad en dónde estás parado y hacia dónde vas.
Aprovecha esta oportunidad para corregir el rumbo, fortalecer tu empresa y llegar al final del año con un negocio más sólido, ordenado y rentable.
¿Qué es el Cierre Contable?
El cierre contable es un instrumento primordial para conocer el resultado de tu negocio en el periodo correspondiente. El cierre contable es una práctica esencial en el ámbito financiero de las empresas para garantizar el cumplimiento de las normativas vigentes.
Con el cierre contable se cancelan todas las cuentas del ejercicio (cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción) y se trasladan los resultados al balance anual, incorporándolos al patrimonio si ha habido beneficios (como utilidades) o restándolos del patrimonio si ha habido pérdidas.
El cierre contable anual te muestra si la empresa ha obtenido ganancias o pérdidas, pues presenta los resultados del ejercicio corriente. Primeramente, el cierre anual de la contabilidad consiste en cancelar todas las cuentas del ejercicio y trasladar sus resultados al balance anual.
Lea también: Guía para Acreditar IVA Retenido
Al finalizar un periodo contable, se deben cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado del ejercicio; el cuál será pérdida, o bien, una utilidad. Cuando se hace el cierre contable, se deben elaborar los respectivos asientos contables de cierre.
El cierre contable sirve, así, para conocer si la empresa ha sufrido pérdidas u obtenido ganancias y para “poner el contador a cero”, por decirlo llanamente. ¿Qué significa cerrar las cuentas y cómo se hace? ¿Hay que prestar atención a algunos plazos oficiales? Sigue leyendo para obtener respuesta a estas y otras preguntas.
Hay que tener presente que el cierre contable es una herramienta clave para la planificación y la posterior toma de decisiones.
¿Cuándo se Realiza el Cierre Contable?
Cuando se va acercando el final del año, los contables se preparan para su gran día, y no hablamos de san Silvestre. Al final del ejercicio, que generalmente es el 31 de diciembre para la mayor parte de empresas, el departamento de contabilidad se dispone a cerrar el ejercicio corriente y abrir el siguiente.
Al finalizar un periodo contable, se deben cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado del ejercicio; el cuál será pérdida, o bien, una utilidad.
Lea también: Contabilidad en México: Un recorrido histórico
- El cierre contable por lo general se hace al final de cada mes.
- Abarca información del año natural de enero a diciembre.
Cierre Contable Semestral
Dividir el año en dos semestres te permite llevar un mejor control de tus finanzas y hacer ajustes a mitad del camino. El cierre contable semestral es una radiografía que te muestra la salud financiera de tu negocio.
- Agrupa todas las facturas, recibos, estados de cuenta, nóminas y cualquier otro documento que refleje ingresos y egresos del semestre.
- Analiza tus ventas, servicios prestados, ingresos por comisiones o cualquier otra fuente de entrada.
- Resta tus egresos a tus ingresos. ¿Tuviste ganancias o pérdidas?
- Revisa si estás al día con tus contribuciones fiscales: ISR, IVA, retenciones, etc.
- Estos dos documentos contables resumen la situación económica de tu empresa: lo que tienes (activos), lo que debes (pasivos) y lo que te pertenece (capital).
Pasos Clave para el Cierre Contable
Pasos para el cierre contable El cierre contable incluye una serie de acciones necesarias para obtener la cifra final de beneficios o pérdidas (antes de aplicar el impuesto de sociedades) fiel a la realidad.
Como esta cifra depende de varios libros de cuentas y antes de obtenerla se han de localizar los posibles errores que se hayan cometido durante el ejercicio, como anotaciones de valores equivocados, cuentas erróneas u operaciones no documentadas, es necesario seguir unos pasos que pasamos a detallar a continuación.
1. Balance de Comprobación de Sumas y Saldos
Con el balance de comprobación de sumas y saldos se revisa si a lo largo del ejercicio se han trasladado correctamente los saldos del libro diario al Mayor. Se trata de comprobar precisamente que las cuentas cuadran.
Al mismo tiempo, este balance proporciona una síntesis del libro Mayor, que junto con el balance de cierre, servirá para obtener una idea fiel del patrimonio de la empresa al momento de cierre.
Lea también: Evolución del SAT
2. Reclasificación de las Deudas
Con la intención de preparar los libros para iniciar un ejercicio nuevo, un paso importante es reclasificar la parte de las deudas a largo plazo (aquellas que tengan un vencimiento de un año o menos) como deuda a corto plazo si se va a abonar en el ejercicio siguiente.
Esto se hace cargando la cuenta (171) de deudas a largo plazo con entidades financieras a la cuenta (520) de deudas a corto plazo.
3. Inventario de Existencias
Las existencias (stocks) de una empresa son el conjunto de mercancías en su posesión que se encuentran en proceso de transformación para su explotación o aún no se han vendido.
Este volumen de bienes, que forma parte del activo circulante de una empresa, sufre variaciones a lo largo de los doce meses de explotación del ejercicio, lo que modifica el resultado del ejercicio, de modo que, para obtener una idea veraz y actualizada de la situación en almacén a cierre, es necesario realizar un inventario de las existencias.
Comprobar el estado de las existencias permite a las empresas planificar mejor en función de su stock. Realiza tu inventario de existencias, pues este valor forma parte del activo circulante.
4. Verificar las Dotaciones de Amortización del Inmovilizado
En este paso se comprueba que se han contabilizado y clasificado las partidas de inmovilizado correctamente (grupo 21 para el inmovilizado material y 20 para el inmaterial) y se han valorado las amortizaciones como corresponde.
Para la gestión financiera es crucial dotar la amortización, lo que significa que se ha de imputar el gasto de la empresa en bienes de inversión (inmovilizado, permutas comerciales, terrenos, construcciones, amortizaciones de activos, deterioro del inmovilizado, etc.) teniendo siempre en cuenta las normas marcadas por el PGC para cada tipo de bien.
5. Dotación de Provisiones
Las provisiones para riesgos y gastos son una especie de seguro financiero para las empresas. Reservando partidas para contingencias futuras, como la depreciación de activos, pero también gastos de viaje, etc., la contabilidad se ajusta a la realidad de la empresa y se evitan al mismo tiempo los problemas de no poder afrontar gastos que eran conocidos.
Finalmente, hay que reflejar claramente las provisiones en la contabilidad, es decir, aquellos pasivos que son imprevisibles respecto a su importe o fecha.
6. Ajustes por Periodificación
En contabilidad, en base al principio del devengo, a cada ejercicio se le ha de imputar la parte de ingresos y gastos que corresponda en función del intercambio comercial, sin importar cuándo se produce realmente el ingreso o el desembolso.
Esto hace que al final del ejercicio deban realizarse ajustes en el caso de gastos o ingresos que se extienden más allá del ejercicio, lo que se denomina periodificar gastos e ingresos.
7. Resultado Antes de Impuestos: el Asiento del Impuesto de Sociedades
Realizados estos ajustes, tenemos el resultado antes de impuestos: son los ingresos contables menos los gastos contables según el PGC, es decir, el resultado contable.
El resultado fiscal depende de los ajustes especificados en la Ley del Impuesto de Sociedades para calcular la base imponible: base imponible = resultado contable +/- ajustesEste asiento se hace el 31 de diciembre para que pueda reflejarse en la cuenta de resultados (pérdidas y ganancias) y en el balance de situación quede constancia de la obligación de pagarlo.
8. Asiento de Regularización y Cierre de Ejercicio
El último paso en el cierre contable se denomina regularización y consiste en determinar el resultado de la empresa en el ejercicio, trasladando los saldos de todas las cuentas de gestión (6 y 7) a la cuenta de resultados (129) Resultado del ejercicio, una vez hechos los ajustes.
Esta cuenta puede presentar dos situaciones: tener saldo acreedor (beneficio) o saldo deudor (pérdida). Este saldo se refleja en el balance (patrimonio neto) sumando o restando.
Plazos Oficiales
Para que los resultados de un ejercicio a otro sean comparables es fundamental que este proceso se realice de forma homogénea y en las mismas fechas dentro de los plazos que otorga la legislación.
Normalmente, todas las empresas cierran el ejercicio a fecha de 31 de diciembre. A partir de entonces, cuentan con:
- 3 meses (hasta el 31 de marzo del ejercicio siguiente) para formular las cuentas.
- 4 meses (hasta el 30 de abril) para legalizar los libros.
- 6 meses (hasta el 30 de junio) para celebrar Junta General y aprobar las cuentas anuales.
Aprobadas las cuentas, se depositan en el Registro Mercantil correspondiente durante el mes siguiente a la Junta (30 de julio). En los 15 días siguientes (plazo hasta el 14 de agosto) el registrador certifica si se han presentado los documentos exigidos por la ley y se publican en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME) las sociedades que han cumplido con sus obligaciones (los documentos depositados pueden consultarse públicamente).
El plazo para pagar el impuesto de sociedades concluye el 25 de julio para las empresas cuyo periodo impositivo coincide con el año natural y a los 25 días naturales tras los seis meses que siguen a la conclusión del periodo impositivo para las demás.