La duración de una auditoría puede variar significativamente dependiendo de varios factores. Perry Johnson Registrars (PJR) ofrece información valiosa sobre los procesos de auditoría y los factores que influyen en su duración.
Factores que Influyen en la Duración de una Auditoría
El tiempo necesario para completar una auditoría puede variar según la complejidad de la organización, el alcance de la auditoría y los estándares que se están auditando. Además, la preparación de la organización y la disponibilidad de la documentación también juegan un papel crucial.
Según las directrices del Foro Internacional de Acreditación (IAF), el tiempo total de la auditoría de reevaluación debe ser igual a dos tercios del tiempo dedicado a la auditoría inicial de registro. Sin embargo, este tiempo puede variar en base a factores importantes que se aplican únicamente a la organización, como los incluidos en el Anexo 2 de la Directriz de IAF sobre la aplicación de la Guía 62 de la norma ISO/IEC.
Proceso de Auditoría y Tiempos Asociados
PJR ha encontrado que mediante la contratación de PJR antes de las actividades de implementación del sistema de calidad, los clientes normalmente pueden recortar 30-40% del tiempo que normalmente se lleva el proceso de registro. Para participar en su programa de "planificación por prioridades", debe contratar con ellos lo antes posible.
Los coordinadores del programa de auditoría suelen programar auditorías con 60-90 días de antelación. Los auditores programarán tentativamente la próxima auditoría de seguimiento continuo o anual mientras se encuentren físicamente en la instalación.
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Pre-evaluación
La pre-evaluación por lo general toma alrededor de 60% del tiempo cotizado para la auditoría de certificación. PJR recomienda que la pre-evaluación se realice dentro de un margen de 90 días previos a la auditoría de certificación real. Un lapso más largo puede dar lugar al deterioro del sistema de la calidad debido a la falta de atención y la falta de acción.
Aunque las pre-evaluaciones son totalmente opcionales, 99% de los clientes de PJR que las realizaron, aprobaron su auditorías de registro desde la primera vez. Los beneficios de contar con ella son numerosos, incluyendo enfocar su atención en las debilidades actuales de su sistema de la calidad, lo que le permite adquirir experiencia y familiaridad con una auditoría y con los auditores PJR, y el aumento de sus posibilidades generales de pasar la auditoría de certificación.
Auditoría de Certificación Inicial
Entre el momento de la auditoría de certificación inicial y la renovación de certificados a los 3 años, los clientes son auditados periódicamente en función de la elección de los programas de seguimiento:: continuo (auditorías cada seis meses) o anuales (auditorías una vez al año).
Auditorías de Seguimiento
Los clientes son habitualmente programados para el seguimiento cada seis meses, a menos que soliciten el programa anual de supervisión. Con intervalos más cortos entre las visitas de control, el sistema tiene menos posibilidades de romperse. De esta manera, hay mucho menos posibilidades de que los auditores encuentren alguna no-conformidad mayor, cuya corrección puede ser larga y costosa.
Reevaluación
El certificado de registro tiene una validez de tres años. Al final del período de tres años, será programada una reevaluación para renovar el certificado.
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Hallazgos y No Conformidades
Las no-conformidades son ya sea mayores o menores. Si la auditoría revela únicamente no-conformidades menores, el Auditor Líder recomendará el registro - en espera del cierre de las acciones correctivas. La evidencia objetiva de la acción correctiva puede ser enviada por correo o fax en el plazo de 90 días a partir de la auditoría. Una vez que las acciones correctivas han sido aceptadas por el Auditor Líder, se emitirá el certificado de registro (y las acciones correctivas se verificarán en la siguiente visita de seguimiento requerida). En caso de una no-conformidad mayor, será necesaria un re-visita para evaluar las acciones correctivas, salvo en casos excepcionales. La re-visita se limitará al área no-conforme. En cualquier caso, la auditoría de PJR continuará, incluso con el descubrimiento de no-conformidades mayores.
Se le notificará de cualquier deficiencia en su sistema de calidad, antes de que el equipo de auditoría deje sus instalaciones. Esta notificación escrita es parte de la visita de auditoría formal.
Flexibilidad y Comunicación
PJR desea cultivar las mejores relaciones posibles con sus clientes. Esto incluye una disposición a ser flexible, incluso en relación con la programación de auditorías de registro. Sin embargo, hay una cláusula en el contrato de PJR que establece un período de cancelación de 21 días, después de los cuales la cancelación puede convertirse en un tema punitivo.
Los clientes suelen contratar con una oficina de registro incluso antes de comenzar el proceso de implementación del sistema de calidad. La razón es que mediante la contratación de una registradora primero, se puede establecer un vínculo temprano con el equipo de auditoría y el programa.
Costos Adicionales
PJR no cobra por cierre de acciones correctivas, salvo en el caso de que el cierre sea una no-conformidad mayor (ya que es necesaria una re-visita). El cliente paga por la re-evaluación, pero sólo por los días-hombre (más los gastos asociados) o los días necesarios para evaluar la conformidad con la norma.
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Si la modificación propuesta está estrechamente relacionado con el alcance/sistema de la calidad existentes, por lo general es verificada y aprobada en la próxima auditoría de seguimiento, para ayudar a minimizar los costos. Si se trata de una desviación importante del alcance registrado, puede ser necesaria una evaluación especial para su aprobación.
Tabla Resumen de Tiempos y Frecuencias
| Tipo de Auditoría | Frecuencia | Duración Aproximada |
|---|---|---|
| Pre-evaluación | Opcional (se recomienda antes de la auditoría de certificación) | 60% del tiempo cotizado para la auditoría de certificación |
| Auditoría de Certificación Inicial | Una vez cada 3 años | Variable, depende del tamaño y complejidad de la organización |
| Auditorías de Seguimiento | Continua (cada 6 meses) o Anual | Variable, depende del tamaño y complejidad de la organización |
| Reevaluación | Cada 3 años | Igual a 2/3 del tiempo de la auditoría inicial, ajustable según factores específicos |
PJR trabaja con clientes individuales para promover la coherencia entre el personal de auditoría. Se recomienda que por lo menos una persona del equipo de pre-evaluación forme parte del equipo de auditoría de certificación, sin embargo, no se puede garantizar la disponibilidad de los auditores.