Hemos detectado entre nuestros clientes y lectores dudas sobre el registro contable de los anticipos de clientes y sus efectos contables, por lo que hemos redactado el presente artículo, tratando de dar solución a dichas dudas. Es indispensable considerar que los registros contables se deben realizar en función a la naturaleza de la transacción y no a sus regulaciones jurídicas.
Anticipos de clientes: Criterios financieros vs. fiscales
La diferencia entre los criterios Financieros y fiscales difieren en la definición de un anticipo de clientes, lo que muchas veces genera confusión en los profesionales de la contabilidad. La legislación fiscal puede marcar lineamientos diferentes a los de las NIF, como es el ejemplo de los anticipos de clientes, por lo que para efectos contables debemos analizar la “sustancia” de la operación para su registro.
No se conoce o no se ha determinado el bien o servicio que se va a adquirir o el precio del mismo.
Anticipos en Business Central
Este tutorial muestra el proceso de configuración y uso de anticipos en Business Central. Los anticipos son pagos que se facturan y registran en una orden de venta o compra antes de registrar la factura final. Puede utilizar las funcionalidades de anticipos para facturar y cobrar depósitos de los clientes y remitir depósitos a proveedores.
Por ejemplo, puede requerir un depósito antes de fabricar productos bajo pedido o puede requerir el pago antes de enviar productos a un cliente. Para cada cliente o proveedor se pueden definir requisitos de anticipo para todos los productos o para algunos. Cuando haya configurado los anticipos, podrá generar facturas de anticipo a partir de las órdenes de compra y venta con montos de anticipo que se basen en su configuración.
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Ejemplo práctico: Configuración de anticipos
Phyllis es administradora de contabilidad y toma decisiones sobre qué clientes deben abonar un depósito antes de que se fabriquen o envíen los productos. Susana es procesadora de pedidos de ventas.
En este ejemplo, Felisa configura los requisitos de anticipo para el cliente Sellafrio, basándose en su historial crediticio. Felisa exige que al cliente 20000 se le facture un prepago del 30% en todos los pedidos, de manera predeterminada. Felisa requiere que a todos los clientes se les facture un depósito del 20 % para el producto 1896-S. El cliente 20000 tiene un deficiente historial de pagos, por lo que Phyllis requiere un anticipo del 40 % para el cliente 20000, para el producto 1896-S.
En función de su país o región, también debe especificar un código de grupo de impuestos en la ficha desplegable Costos y registro para el producto 1896-S. Seleccione la línea donde el campo de General neg. grupo contable se establece en NAC, y el campo General producción. En el campo Cuenta anticipos ventas, especifique la cuenta correspondiente.
Flujo operativo: Creación y modificación de pedidos con anticipos
En el siguiente ejemplo, Susana, la procesadora de pedidos, crea un pedido cuando habla con un cliente. Los artículos que el cliente está solicitando requieren un anticipo. Además, el cliente ha realizado algunos pagos atrasados en el pasado.
Los campos de anticipo de la línea de ventas están ocultos de manera predeterminada. Para mostrar los campos debe personalizar la página. Compruebe que el campo % anticipo de la línea con el producto 1900-S contenga 30. El campo % anticipo de la línea con el producto 1896-S contiene 40. En la ficha desplegable Anticipo, el campo de Monto de anticipo sin IVA contiene el valor 458.16.
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Ahora, el cliente pregunta si el porcentaje de anticipo se puede ajustar en 35%. En la advertencia que aparece, seleccione el botón de Sí.
Al día siguiente, el cliente llama a Susana y realiza cambios en el pedido. El cliente desea dos unidades del producto 1896-S. En la acción Pedido, elija Estadísticas. El campo Importe anticipo sin IVA contiene ahora 768,04 y el campo Importe anticipo facturado sin IVA contiene 417,76.
Pago y facturación del anticipo
El cliente paga el importe del anticipo. En la página Liquidar movs. cliente, seleccione la primera factura de anticipo y, a continuación, elija la acción Procesar y, después, seleccione la acción Marcar id.
Se ha notificado a Andrés que los productos del pedido se han enviado y que el pedido está listo para su facturación.
Automatización del proceso de anticipos
Puede acelerar el procesamiento de pedidos y facturas configurando entradas de cola de trabajos que actualizan automáticamente el estado de esos documentos. Cuando se paga una factura de anticipo, las entradas de la cola de proyecto pueden cambiar automáticamente el estado del documento de Anticipo pendiente a Liberado.
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Cuando configure las entradas de la cola de trabajos, las unidades de código que necesitará usar son 383 actualizado Pendiente Prepago Ventas y 383 actualizado Pendiente Prepago Compra. Le recomendamos que programe las entradas para que se ejecuten con frecuencia, por ejemplo, cada minuto.
Configuración de números de serie
En la página Conf. Verifique que la serie numérica de las facturas de anticipo registradas en el campo Nº fact. anticipo registrada sea la misma que para las facturas de venta registradas (Nº serie fact. registrada), y que la serie numérica para notas de crédito de anticipo registradas (Nº nota de crédito anticipo registrada) sea la misma que para las notas crédito regis.
Las funcionalidades de anticipo facilitan la configuración y la aplicación de reglas de anticipo para clientes y artículos.