Contabilidad de Cafeterías: Guía Completa

Aunque la contabilidad de los restaurantes es un tema que muchos restauradores tratan de evitar, es un elemento esencial de la gestión de un negocio. No puedes administrar tu restaurante correctamente sin entrar en los detalles de las cuentas contables. Incluso si contratas a un profesional para manejar todos los aspectos financieros de tu negocio, tienes que entender lo que está en juego. Muchos dueños de restaurantes detestan las cuentas, simplemente porque no ven ningún valor añadido al negocio.

Aunque las cuentas contables de tu restaurante no son parte del negocio principal, son importantes. Puede que sientas que te están alejando de donde está la verdadera acción, en el frente y en la cocina. Probablemente te uniste a la industria para hacer deliciosos alimentos para servir y crear un gran ambiente para tus clientes. Equilibrar tus libros y manejar tus finanzas no son realmente parte de ese plan general.

¿Por qué deberías preocuparte por las cuentas contables de un restaurante entonces?

Bueno, la contabilidad aporta un profundo conocimiento del estado financiero de tu empresa y su rendimiento en el mercado. Las cuentas contables de un restaurante son el proceso de interpretar y analizar los ingresos, el flujo de caja, el inventario y los estados de ingresos de un restaurante. La buena contabilidad y los procesos contables son esenciales para el buen funcionamiento de un restaurante. El uso del software de contabilidad adecuado para restaurantes y un contador centrado en los restaurantes te permite establecer tu situación financiera para el éxito, mientras que reduce los gastos innecesarios.

Terminología Clave en la Contabilidad de Restaurantes

Ciertas terminologías son importantes para comprender lo que constituyen las cuentas contables de los restaurantes. No solo comprenderás el proceso de contabilidad real, sino que también sabrás lo que implica cada proceso.

• Coste de los bienes vendidos (COGS): Este es el costo de todos los artículos e ingredientes de tu menú (Inventario inicial + Inventario comprado - Inventario final). Esta cantidad no incluye los costos de mano de obra del restaurante. Como propietario o gerente de un restaurante, debes entender los COGs porque determinan directamente la rentabilidad de tu negocio. Puedes rastrear esto a nivel de cada elemento para determinar la cantidad que se gasta en la preparación de cada plato.
• Coste de la mano de obra del restaurante: Este es el coste de la mano de obra necesaria para dirigir tu restaurante. Los costos de mano de obra incluyen la cantidad gastada en los servidores, servidores, hosts y cualquier otra persona en su nómina. Esto también incluye los impuestos sobre la nómina y los beneficios de los empleados. Esta cantidad no incluye su COGS. Al calcular sus costes de mano de obra del restaurante, considere los dos puntos siguientes. En primer lugar, los empleados que trabajan más de 40 horas semanales tienen derecho a las tasas de horas extras por cada hora extra trabajada. En segundo lugar, las propinas que recibe el personal pueden repercutir en sus obligaciones en materia de salario mínimo.
• Trabajo directo: Este es el costo del mantenimiento del restaurante.
• Prime Cost: Esta es una combinación de su COGS y los costos de mano de obra. Incluye todos los gastos de comida y bebida, nómina, impuestos y beneficios). Los dueños y gerentes de los restaurantes necesitan tener una idea clara de los costos primarios porque es donde va la mayoría del dinero.
• Carta de Cuentas: Esta es una lista que describe las áreas donde el dinero fluye dentro y fuera del restaurante. Las categorías incluyen activos, pasivos, ingresos, gastos y patrimonio. Se organiza como en las cuentas del balance (activo, pasivo y patrimonio de los propietarios) y las cuentas del estado de resultados (ingresos de explotación, gastos de explotación, ingresos y ganancias no operacionales, e ingresos y gastos no operacionales). Al organizar su plan de cuentas, puede considerar la posibilidad de dividir estos elementos en subcategorías como presupuesto de comercialización, costo de los bienes vendidos, cifras de ventas totales e inventario. Un consejo importante de Lavu es evitar complicar demasiado el plan de cuentas.
• Gastos de ocupación: Se refiere a los gastos fijos como el alquiler, los impuestos de la propiedad, los servicios públicos y el seguro de la propiedad.
• Gastos operativos: Esto es todo lo que necesitas para llevar tu restaurante día a día, como gastos de marketing, vajilla y suministros (servilletas, cubiertos, etc.).
• Gastos Operacionales: Este es el costo incurrido para apoyar el funcionamiento de los negocios diarios.
• Gastos fijos vs. Gastos variables: Los gastos fijos no cambian con la cantidad de ventas o servicios prestados. Incluyen los gastos de ocupación, el trabajo en el restaurante y los gastos de funcionamiento. Por otra parte, los gastos variables varían en función de factores como el tipo de trabajo requerido y la cantidad de ventas realizadas. Incluyen mano de obra directa, comisiones, gastos operativos e impuestos. Un servicio como Sourcery le permite mantener todas sus facturas en un solo lugar.
• Relación costo-venta: Este es el valor derivado de dividir los costos de la comida con las ventas de comida, multiplicado por el 100%. Idealmente, la proporción debería estar entre el 28% y el 35%, que es el medio de la industria de los restaurantes.
• Porcentaje del coste de la comida: Este valor se calcula sumando el inventario inicial a las compras de alimentos, luego restando el inventario final y dividiendo el valor por las ventas de alimentos. El inventario inicial es el inventario de alimentos a principios de mes, mientras que las compras de alimentos son los costos incurridos por la compra de ingredientes de alimentos durante ese mes.
• Ciclo de contabilidad de un restaurante: Este es el proceso que toma el proceso de contabilidad en un restaurante. Al preparar los informes financieros, el contador suele seguir el ciclo contable de las transacciones comerciales. El ciclo comienza con la compra de una comida por un cliente, con la transacción siendo registrada por el sistema PdV.
• Resumen del cajero: Este es un resumen del efectivo inicial y todas las cantidades de dólares pasan por un registro particular. Las transacciones con tarjeta de crédito deben ser clasificadas por la compañía de la tarjeta, si es posible.
• Reconciliar el balance: Aunque el balance enumera todos los activos y pasivos de una empresa, la mayoría de la gente tiende a ir directamente al fondo como se registra en la cuenta de pérdidas y ganancias. Sin embargo, es necesario comprobar los números del balance para asegurarse de que son exactos antes de comprobar el P&L. Cada uno de estos números deben ser tenidos en cuenta al dirigir su restaurante. Estarás en un mejor lugar para determinar la salud financiera del restaurante si llevas un registro de ellos. Los gastos variables de su restaurante son muy volátiles y pueden cambiar fácilmente de un mes a otro. La presentación de informes documentados y el examen de esos costos es fundamental para mantener el negocio a flote. Puede utilizar un software de gestión de restaurantes para asegurarse de que realiza un seguimiento de estos gastos y salvaguardar sus beneficios.

El Equipo de Contabilidad del Restaurante

La contabilidad de los restaurantes no es un trabajo de una sola persona. Incluso en las pequeñas empresas, la contabilidad de los restaurantes es una función que requiere la contribución de varios actores. Requiere la cooperación de varios equipos que trabajan en diferentes áreas de tu restaurante. Como propietario del restaurante, eres responsable de dirigir el negocio con una visión y un propósito. Su principal objetivo puede ser servir una gran comida en un gran escenario. Sin embargo, también tiene el deber de asegurar que el restaurante funcione de manera financieramente sana. Para ello, debe entender la terminología de la contabilidad del restaurante y cómo se relaciona con las necesidades de su restaurante.

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• Su contador: Si va a contratar a un profesional, asegúrese de usar un contador específico para el restaurante. Alguien que se especializó en el método de contabilidad de restaurantes le pondrá al día sobre los puntos de referencia de la industria y le guiará para comprender sus objetivos financieros. Dado que su contador puede estar trabajando con otros restaurantes, es una buena idea establecer objetivos similares a los de restaurantes como el suyo.
• Su sistema de puntos de venta: Asegúrese de que el software de su contador (QuickBooks u otro) se integra con su Sistema PdV.
• Tu personal de la casa y de la parte de atrás de la casa: Los miembros del personal de FOH y BOH también son jugadores importantes. Su personal de FOH usará su sistema de puntos de venta, lo que significa que deben procesar las transacciones correctamente y reportar sus propinas. Aunque las propinas no están sujetas a retención y no están clasificadas como ingresos de restaurantes, deben ser reportadas y los impuestos pagados por ellas. Tengan en cuenta el papel de cada individuo y piensen en formas de hacerlos responsables. Por ejemplo, su contador debe controlar el porcentaje de propinas en efectivo frente a las ventas en efectivo. Esta relación debería ser similar a la relación entre las propinas de las tarjetas de crédito y las ventas de las tarjetas de crédito.

Cada uno de los actores clave destacados arriba son importantes para el éxito financiero de su restaurante. Ninguno debe ser pasado por alto para asegurar que los registros financieros de su restaurante son exactos.

Establecimiento de Objetivos Contables

El establecimiento de objetivos contables para su empresa es un paso más para lograr la salud financiera de su negocio. Aunque es posible que necesite entender lo que es la contabilidad en primer lugar, los objetivos que establezca determinarán la dirección que tome su negocio.

• Mejorando los informes de impuestos: Entre las funciones básicas de la contabilidad en una empresa es la presentación de informes de impuestos. Aunque se le exige que pague impuestos, las rigurosas prácticas contables mantendrán su exposición fiscal al mínimo.
• Gestione sus gastos: Documentando sus gastos en el restaurante, sabrá a dónde va el dinero.
• Diseñar mejor el precio del menú: Aunque establecer el precio correcto para sus elementos de menú es siempre un desafío, puede cubrir todos los gastos necesarios con un sistema financiero sólido.
• Conseguir niveles de dotación de personal precisos: Como se ha señalado anteriormente en esta guía, la mano de obra constituye una parte significativa de los costos del restaurante. Como dueño o gerente de un restaurante, debes asegurarte de que tienes gente óptima trabajando por turno.
• Tener un mejor control del flujo de dinero: Una de las mayores causas del fracaso de las pequeñas empresas es el flujo de efectivo. Puede ser solvente con la gente, pero aún le falta dinero para cumplir con sus obligaciones financieras. La falta de dinero suficiente para pagar a sus acreedores y proveedores es un indicio de una mala gestión del flujo de caja.
• Plan de crecimiento: Las cuentas exactas y detalladas son una poderosa herramienta de previsión de negocios.

Métodos de Contabilidad: Caja vs. Devengo

Cuando se trata de métodos de contabilidad, los propietarios y gerentes de restaurantes pueden elegir entre el método de contabilidad de caja o el de devengo. Cualquier restaurante con ingresos inferiores a un millón de dólares puede elegir un método de contabilidad. Por el contrario, cualquier restaurante con ingresos de más de 1 millón de dólares debe usar el método de acumulación.

• Método de pago en efectivo: El método de contabilidad en efectivo es el más fácil para los restaurantes, pero no siempre el más preciso. El método registra los ingresos cuando entran en su cuenta bancaria y los gastos cuando se pagan.
• Método de confirmación: El método de devengo se diferencia del método de caja en que tiene en cuenta las transacciones a medida que se producen. Los ingresos y los gastos se contabilizan en el momento de la transacción, independientemente del momento en que se realiza el pago. Esto crea una visión más precisa de cómo se realizan los gastos y de dónde provienen los ingresos.

Nota: El «pago» se produce cuando se recibe el dinero en efectivo y se pagan los gastos. Dependiendo de la situación financiera de su restaurante, puede o no tener elección en cuanto al método de contabilidad.

Preguntas Frecuentes sobre la Contabilidad de Restaurantes

Puede que tengas algunas preguntas candentes sobre la contabilidad de los restaurantes y su importancia. Por ejemplo, ¿cuál es la diferencia entre contabilidad y teneduría de libros? ¿Qué papel juega un contador en un restaurante, entre otras cuestiones?

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• Los contables son responsables de registrar las transacciones financieras. Por otro lado, los contables interpretan, clasifican, analizan, informan y resumen estos datos financieros. Esta es la mayor diferencia entre los servicios de contabilidad de un restaurante y la contabilidad de un restaurante.
• Los contadores de restaurantes llevan un registro del flujo de efectivo, inventario y estados de ingresos. Documentan todas las transacciones financieras del restaurante. Esto incluye el registro de cada transacción (por ejemplo, una comida comprada) en un diario de contabilidad.
• El papel de un contador abarca todas las áreas de operaciones de un restaurante. Necesitan contar el inventario semanalmente para asegurarse de que no hay ni mucho ni poco. Del mismo modo, necesitan mostrar las ganancias y pérdidas del restaurante durante un cierto período de tiempo mediante la preparación de una declaración de ingresos. También conocido como la declaración P&L, demuestra los ingresos del negocio a través de las ganancias, los gastos y el inventario.
• Un contador de restaurante normalmente cobra por hora. El coste suele depender del tipo de trabajo, el tamaño del restaurante y su ubicación. También te costará más contratar a un contador que a un tenedor de libros.
• El mejor software de contabilidad para restaurantes está basado en la nube (o en línea).

En lo que respecta a las preguntas frecuentes de los restaurantes, la clave del éxito de la contabilidad de un restaurante es contratar a los profesionales adecuados y emplear las herramientas adecuadas en función de las necesidades de su restaurante.

Consejos para el Éxito en la Contabilidad de Restaurantes

Además de hacerse preguntas importantes sobre la contabilidad del restaurante, también necesita saber qué se necesita para tener éxito en esta área de su restaurante. En la siguiente sección se ofrecen algunos consejos útiles que le facilitarán la contabilidad.

• Contrata a un contador: Si todo el proceso de contabilidad le resulta confuso, es una buena idea contratar a un contable para que le guíe en los pasos y la terminología. Un buen contador lo guiará a través del proceso mientras interpreta los datos. Asegúrate de contratar a un contador que haya trabajado en la industria de los restaurantes.
• Use las herramientas apropiadas: Elija un buen sistema de puntos de venta para restaurantes. Como se mencionó anteriormente, su sistema PdV debería ofrecer características que le...

Hacer una Cafetería Rentable

En este artículo te explicaremos cómo puedes hacer tu cafetería rentable, enfocándonos en las cafeterías que no encuentran cómo mejorar las utilidades de su negocio. Abordaremos, en gran parte, los costos fijos y variables de una cafetería. También guiaremos respecto los temas de conversión de clientes y gastos de mercadotecnia. Al principio poner una cafetería puede parecer una tarea fácil, pero con el paso del tiempo llega a complicarse y más cuando se trata de un primer negocio.

Para empezar esta guía debes tener en cuenta tres puntos importantes para hacer una cafetería rentable:

1. Los costos fijos y variables.
2. La conversión del cliente.
3. El gasto de mercadotecnia.

Casi todo el mundo en cualquier negocio piensa que lo más importante es vender y aunque es relevante, la venta es solo una parte del aspecto administrativo del negocio. Otra parte importante de tener una cafetería es revisar los costos del negocio. Los costos variables son aquellos que (como bien dice el nombre) varían, en relación con la producción o la venta.

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Siendo este el caso tienes que hacer una lista de todos los costos que tengas, sin importar si son grandes o pequeños, y repartirlos entre costos fijos y variables. En los ejemplos aquí presentados se puede ver como si sube el costo del producto, el margen de ganancia es positivo. No se trata de vender a absolutamente a todos los que lleguen a tu cafetería, sino convertir al mayor porcentaje en prospectos de clientes.

Esta estrategia de conversión de centra en dividir las personas que entraron a la cafetería entre las personas que consumieron alguna bebida o snack. Entonces, si los vendedores atendieron a 30 personas en el mes, y de estas dos compraron, el porcentaje de conversión es de 7%. Esto quiere decir que de cada 100 clientes que atendamos, solo van a comprar siete. Existen muchos empresarios los cuáles olvidan que el gasto de mercadotecnia no es en sí un gasto del cual nos tenemos de deshacer.

Costos Fijos y Variables en una Cafetería

El primer paso para el éxito de cualquier restaurante, bar, cafetería o negocio del sector Horeca es conocer los costos fijos y variables, con el fin de determinar las acciones claves para aumentar la rentabilidad. Cuando no se tiene un conocimiento detallado de la estructura de los costos, es muy probable que haya fugas de dinero no identificadas. Para evitar este tipo de pérdidas es muy importante identificar todos los costos tanto fijos como variables.

Los costos fijos son aquellos gastos necesarios para la operación del negocio. Estos costos no dependen del número de ventas ni del volumen de producción, se caracterizan por ser constantes y porque se tienen que asumir independientemente del volumen de ventas y de la rentabilidad del negocio. No cabe duda que identificar los costos fijos es indispensable para la operación de cualquier negocio de la industria de alimentos.

Características de los Costos Fijos

• Son gastos que se pueden controlar y anticipar.
• Están directamente relacionados con la infraestructura instalada.
• Permanecen constantes durante un largo periodo de tiempo.
• Son regulados por la gerencia o la dirección general.

Los costos variables y semivariables son los que cambian o fluctúan de acuerdo con las ventas. Estos gastos están directamente relacionados con el volumen de producción y por eso pueden aumentar o disminuir en función de esta. Si hay una mayor producción estos costos aumentan, mientras que si hay una menor producción estos disminuyen.

Los costos variables de un restaurante, bar o cafetería se pueden identificar porque están directamente relacionados con el volumen de ventas, es decir, cuantos más productos se vendan, más serán los ingredientes, materias primas, personal y equipos necesarios para la producción. En los negocios de la industria de alimentos el menú tiene una gran incidencia en los costos variables. Es por eso que una buena planeación del menú es fundamental para la rentabilidad del negocio.

Características de los Costos Variables

• Son gastos proporcionales, es decir, están directamente relacionados con la producción.
• Al ser proporcionales tienen un comportamiento lineal con relación a la producción.
• No están relacionados con el tiempo.
• Son controlados por la gerencia o dirección general.

Aprender a diferenciar los costos fijos y variables es muy importante para la salud financiera de cualquier negocio de la industria de alimentos. Aunque se trata de diferentes tipos de gastos, ambos tienen un gran impacto en la operación y en la rentabilidad del negocio. Como lo ilustramos anteriormente, los costos fijos se pueden identificar porque siempre se tienen que pagar, independientemente del volumen de ventas. Por el contrario, los costos variables dependen directamente del volumen de producción por lo que, como su nombre lo indica, pueden variar en el corto plazo.

No cabe duda que el éxito de cualquier negocio está relacionado con minimizar al máximo los costos sin comprometer la calidad del producto.

Costos Ocultos en el Lavado Manual

Por lo general, al momento de identificar los sobrecostos de un establecimiento del sector horeca muy rara vez se tienen en cuenta todos los aspectos relacionados con el lavado manual que afectan la rentabilidad y productividad de un negocio.

Costos Fijos Asociados al Lavado Manual

• Mayor requerimiento de espacio para el proceso de lavado.
• Mayor gasto de tiempo por parte de los operarios del área de lavado.
• Mayores costos administrativos relacionados con una alta rotación laboral de personal con contratación fija.
• Mayor consumo de agua.
• Mayor consumo de energía o gas para el calentamiento del agua necesario para el proceso de lavado.

Costos Variables Asociados al Lavado Manual

• Mayor consumo de químicos e insumos para el lavado.
• Mayores gastos por roturas y reemplazo de vajilla, cristalería y utensilios de cocina.
• Mayores costos administrativos relacionados con alta rotación laboral de personal con contratación por horas o prestación de servicios.

Beneficios de un Sistema de Lavado Profesional

Adquirir un sistema de lavado profesional de Winterhalter trae grandes beneficios para la eficiencia y rentabilidad de cualquier establecimiento del sector de alimentos. Se calcula que un steward gasta entre 1 litro y 2.5 litros de agua para el lavado de una pieza. Lo cual quiere decir que para una operación en la que se requiera lavar 1000 platos al día, se gastarán entre 1000 y 2500 litros de agua al día. En una operación en la que sea necesario lavar todos los días se puede generar un consumo de agua de aproximadamente 75.000 litros de agua.

Por otro lado, es muy difícil que en un proceso de lavado manual se puedan estandarizar procesos como la correcta dosificación de detergente y la utilización de los productos químicos adecuados para eliminar correctamente cada tipo de suciedad. Esto sin duda hace que el proceso de higienización no sea el ideal y que se genere un gran desperdicio de detergentes y demás productos químicos para el lavado.

Un recurso que pocas veces es tenido en cuenta al evaluar la eficiencia del proceso de lavado manual es el tiempo. De acuerdo con nuestros cálculos un steward o lavalozas lava una pieza en un tiempo estimado de 20 segundos, para un total de 3 piezas por minuto y 180 piezas por hora. Un lavavajillas industrial puede lavar y secar el mismo número de ítems en tan solo 10 minutos, o menos, dependiendo del modelo de lavavajillas y su capacidad.

Tenemos trenes de lavado de arrastre de cinta que pueden lavar hasta 11.880 ítems por hora con un mínimo consumo de agua, detergentes, insumos, tiempo y personal.

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