La contabilización de la nómina es fundamental para el control financiero de cualquier empresa, reflejando con precisión los sueldos, impuestos y aportaciones patronales en los estados financieros.
Generalidades de la Contabilización de la Nómina
La contabilización de la nómina puede variar entre empresas, dependiendo de su sistema contable. Sin embargo, hay ciertos aspectos generales a considerar:
- Los registros de nómina deben considerarse como auxiliares de la contabilidad.
- Debe existir un Sistema Contable (manual o computarizado) que trabaje sobre un catálogo de cuentas.
La contabilización debe ser:
- Completa: Contabilizar nómina por nómina o todas las nóminas de un tipo por mes, incluyendo las provisiones.
- Confiable: Establecer un procedimiento de cifras de control y una revisión periódica.
- Significativa: Suficientemente resumida para ser ágil y detallada para ser útil.
- Oportuna: Bien definida y clara para tener las pólizas a tiempo, idealmente con un sistema de nómina computarizado.
- Clara: Preestablecer claves contables entendibles por todos.
- Estable: Aplicar las mismas reglas para la captación de información, con una guía contabilizadora.
La contabilización permite elaborar reportes de desviación de costos, valuación de tiempos perdidos y presupuestos. Se puede hacer una póliza por sucursal o una por todas, pero no se pueden incluir empresas distintas en la misma póliza.
Es común redistribuir el costo de la mano de obra en las áreas de producción, prorrateando el costo de la mano de obra de los departamentos de servicio entre los departamentos productivos. Esta póliza de prorrateos es una función de aplicación de costos, no de nómina.
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Catálogo de Cuentas
Para efectos de este estudio, se asume un catálogo de cuentas que afecta el proceso de nómina:
Cuentas de Activo
- 1 Cuentas de Activo
- 1 1 Disponible
- 1 1 001 Caja
- 1 1 001 001 Caja M.N.
- 1 1 010 Bancos
- 1 1 010 001 Bancos M.N.
- 1 1 010 001 0379 Bancomer Cta 123456 M.N.
- 1 2 032 Funcionarios y Empleados
- 1 2 033 Deudores Diversos
- 1 2 033 000 6135 Proyecto “Xyz”
- 1 2 040 Contribuciones a Favor
- 1 2 040 000 0980 Subsidio para el empleo
- 1 2 070 Otros Activos Circulantes
- 1 2 070 Gastos por Comprobar
Cuentas de Pasivo
- 2 Cuentas de Pasivo
- 2 1 Circulante
- 2 1 020 Acreedores Diversos
- 2 1 020 000 0378 Banamex
- 2 1 020 000 0742 Caja de Ahorros
- 2 1 020 000 0826 Cía de Seguros ‘X’
- 2 1 020 000 2044 INFONACOT
- 2 1 020 000 2045 Fondo de Ahorro
- 2 1 020 000 2050 Honorarios por pagar
- 2 1 020 000 3150 INFONAVIT
- 2 1 020 000 5950 Pensión Alimenticia
- 2 1 020 000 6160 PTU
- 2 1 020 000 6664 Rentas IMSS
- 2 1 020 000 7098 Sindicato
- 2 1 020 000 7266 Sueldos y Salarios por Pagar
- 2 1 020 000 7462 Tienda Comercial “W”
- 2 1 040 Provisiones
- 2 1 040 000 6132 Provisión Aguinaldos
- 2 1 040 000 6133 Provisión Prima Vacacional
- 2 1 040 000 6134 Provisión Vacaciones
- 2 1 050 Impuestos por Pagar
- 2 1 050 000 0224 Aportaciones INFONAVIT
- 2 1 050 000 1022 Cuotas IMSS
- 2 1 050 000 3136 Impuesto sobre Nóminas
- 2 1 050 000 3137 Impuesto ISR Sueldos
- 2 1 050 000 3138 Impuesto ISR Asimilables
- 2 1 050 000 3139 Impuesto local sobre nóminas
Cuentas de Resultado Acreedoras
- 4 Cuentas de Resultado Acreedoras
- 4 0 450 Productos Financieros
- 4 0 470 Otros Productos
- 4 0 470 599 Otros Productos Diversos
Cuentas de Resultados Deudoras
- 5 050 Cuentas de Resultados Deudoras
- 5 0 500 Gastos de Producción
- 5 0 500 001 Mano de Obra Directa
- 5 0 500 002 Mano de Obra Indirecta
- 5 0 500 004 Jubilaciones
- 5 0 500 005 Prestaciones de Previsión Social
- 5 0 500 006 Liquidaciones
- 5 0 500 007 Aportaciones IMSS e INFONAVIT
- 5 0 500 008 Honorarios
- 5 0 500 020 Impuestos Locales
- 5 0 500 030 Viáticos y Gastos de Viaje
- 5 0 500 098 Gastos No Deducibles
- 5 0 500 099 Otros Gastos Diversos
- 5 0 510 Gastos de Venta
- 5 0 510 003 Sueldos y Salarios
- 5 0 510 004 Jubilaciones
- 5 0 510 005 Prestaciones de Previsión Social
- 5 0 510 006 Liquidaciones
- 5 0 510 007 Aportaciones IMSS e INFONAVIT
- 5 0 520 008 Honorarios
- 5 0 510 020 Impuestos Locales
- 5 0 510 030 Viáticos y Gastos de Viaje
- 5 0 510 098 Gastos No Deducibles
- 5 0 510 099 Otros Gastos Diversos
- 5 0 520 Gastos de Administración
- 5 0 520 003 Sueldos y Salarios
- 5 0 520 004 Jubilaciones
- 5 0 520 005 Prestaciones de Previsión Social
- 5 0 520 006 Liquidaciones
- 5 0 520 007 Aportaciones IMSS e INFONAVIT
- 5 0 520 008 Honorarios
- 5 0 520 020 Impuestos Locales
- 5 0 520 030 Viáticos y Gastos de Viaje
- 5 0 520 098 Gastos No Deducibles
- 5 0 520 099 Otros Gastos Diversos
- 5 0 550 Gastos Financieros
- 5 0 570 Otros Gastos
- 5 0 570 099 Otros Gastos Diversos
Las Llaves Contables y su Uso
Para facilitar la elaboración de una guía contabilizadora, se pueden utilizar llaves contables, formadas por la clave contable del concepto y la clave contable del empleado.
- Cada concepto debe tener una clave contable que indique cómo se contabilizará.
- Cuando dos o más conceptos se contabilicen de la misma forma, tendrán la misma clave contable.
- Los conceptos que son percepciones se cargarán a resultados o a otras cuentas, y las deducciones se acreditarán.
- Los conceptos que no se contabilicen tendrán la clave contable 999.
También se debe establecer una llave contable para las contra-cuentas, donde se registra el neto a pagar al empleado o el importe de la provisión.
Cada empleado debe tener una clave contable para identificar en qué tipo de gasto se contabilizarán sus percepciones, lo cual es útil para elaborar las cédulas del Dictamen para efectos del Seguro Social.
Valores posibles para la clave contable del empleado:
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- Mano de Obra Directa
- Mano de Obra Indirecta
- Gastos de Venta
- Gastos de Administración
- Otras Cuentas
Con base en estas claves, se pueden direccionar los conceptos a contabilizar correctamente. Por ejemplo, el sueldo del personal de ventas se cargará a Gastos de Venta, mientras que el de administración a Gastos de Administración.
Algunos conceptos, como el Descuento de Préstamos, deben contabilizarse por cada empleado para registrar el abono de cada uno en la contabilidad.
Ejemplo de llaves contables:
Para el concepto 001 Sueldos, la clave contable es 001.
N00101 significa que cuando la Clave Contable del Empleado sea 01, su Sueldo se cargará a la cuenta 50500 Gastos de Producción, Subcuenta 001 M.O. Directa.
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Procedimiento para la Elaboración de Nóminas
El procedimiento para elaborar la nómina dependerá de cada organización. Incluye:
- Establecimiento de políticas de pago.
- Determinación de técnicas de valuación de puestos, investigación salarial o el establecimiento de estructuras salariales (tabuladores).
- Elaboración de calendarios de pago, dependiendo de los tipos de nómina que serán utilizadas por la organización (semanal, quincenal, etc.).
- Revisar y obtener cifras de control.
- Cálculo de la nómina.
- Contabilización.
- Llevar el control de los días de vacaciones por pagar y pagados, el control de fondo de ahorro o el control de préstamos.
Componentes de la Nómina
Es fundamental comprender los componentes esenciales de la nómina para una correcta contabilización:
- Percepciones: Ingresos que recibe el trabajador, ya sea en efectivo o en especie, por el trabajo realizado.
- Deducciones: Montos que se descuentan del salario bruto para obtener el salario neto.
- Cuotas Patronales: Obligaciones del empleador, como las contribuciones al IMSS e INFONAVIT.
Automatización de la Contabilización de la Nómina
La automatización de la contabilización de la nómina es la oportunidad de digitalizar una gestión que involucra a dos áreas: RR. HH. y contabilidad. Este proceso ofrece varias ventajas:
- Ganar agilidad: Reducción del tiempo dedicado al cálculo y registro de la nómina.
- Aumentar la productividad: Mayor eficiencia en las tareas relacionadas con la nómina.
- Sumar eficiencia: Mejora en la toma de decisiones gracias al acceso rápido a información precisa.
- Rápida implementación: Proceso sencillo que genera pólizas contables que reflejan todos los conceptos pagados al personal.
El software de RR. HH. puede facilitar la gestión de incidencias que afectan la nómina, integrándose fácilmente al sistema del equipo contable.