Las transferencias bancarias son una parte rutinaria de nuestra vida financiera, pero pocas personas entienden cómo funcionan. Una transferencia bancaria es el movimiento electrónico de fondos de una cuenta bancaria a otra. Es importante que los propietarios de las empresas entiendan los detalles de aceptar transferencias bancarias como método de pago del cliente. Una orden de transferencia es un mandato dado por el remitente a su banco para que abone un importe a la cuenta de un beneficiario.
Definición de Cuenta Ordenante
La Cuenta Ordenante se refiere a la cuenta de depósito a la vista abierta por el Cliente en el Banco, en la que se pueden realizar, entre otros, abonos de prestaciones laborales, como parte de un servicio de nómina o mediante traspasos de fondos o transferencias electrónicas de fondos ejecutadas por el patrón. También puede ser una cuenta básica de nómina, o cualquier otra cuenta de depósito o cheques permitida, abierta con una Entidad Financiera a nombre del Usuario de que se trate. En esta cuenta se pueden realizar abonos de los recursos derivados de prestaciones laborales o de prestación de servicios. La Cuenta Ordenante debe ser forzosamente la misma cuenta en la que la Empresa Afiliada para la cual labora o presta sus servicios el Usuario realiza el pago. El Titular autoriza al Banco para que efectúe en la Cuenta Ordenante las retenciones de fondos necesarias para hacer frente al cargo del Importe a enviar. Realizada la retirada de efectivo, el Importe será adeudado en la Cuenta Ordenante.
El Cliente sólo podrá efectuar traspasos de dinero si cuenta con saldo suficiente en su Cuenta Ordenante que cubra tanto el importe de las transferencias del lote completo como el importe de la comisión correspondiente.
Tipos de Transferencias Bancarias y la Cuenta Ordenante
Hay muchos tipos diferentes de transferencias bancarias, que pueden ser categorizadas en función de dónde operan y qué red utilizan para mover fondos. Hay tres tipos principales con los que se encuentran habitualmente las empresas:
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Transferencias de débito bancario: Estas ocurren cuando el titular de la cuenta autoriza a una parte externa a «retirar» fondos de su cuenta bancaria. El remitente proporciona su nombre y los datos de la cuenta al beneficiario, quien luego utiliza esa información para realizar la extracción de fondos de la cuenta del remitente a la suya. El banco del beneficiario inicia la transferencia de fondos, no el banco del remitente.
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Transferencias de crédito bancario: Estas transacciones utilizan la misma red que las transferencias de débito, pero la acción es inversa. En lugar de que la cuenta del beneficiario «extraiga» dinero de la cuenta del remitente, las transferencias de crédito se llevan a cabo mediante el «envío» de dinero de la cuenta bancaria del remitente a la del beneficiario.
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Pagos en tiempo real: Los pagos en tiempo real redireccionan al cliente del sitio web de la empresa al sitio web de su institución financiera, donde completan la transferencia de los fondos.
Además, las transferencias pueden clasificarse por geografía. Las transferencias exteriores suelen ser más elevadas que las nacionales y dependen del país del beneficiario. Estas comisiones son algo que deberíamos de tener muy en cuenta a la hora de contratar una cuenta corriente remunerada y debemos tener presente que la repercusión de las comisión se puede hacer al ordenante (OUR), al beneficiario (BEN) o repartido entre ambas partes (SHA).
En la orden de transferencia, el Titular deberá indicar, entre otros, la cuenta en la que desea que se efectúe el adeudo del Importe a enviar, la cual necesariamente deberá estar abierta a nombre del Titular, tener carácter de "indistinta" y saldo suficiente para hacer frente al citado adeudo (Cuenta Ordenante).
El Justificante de Transferencia Bancaria y la Cuenta Ordenante
Cada vez que haces una transacción con tu cuenta bancaria, lo habitual es que el banco te proporcione un documento como justificante de la operación en caso de errores o discrepancias. Lo mismo ocurre con las transferencias bancarias. Un justificante de transferencia bancaria (también llamado comprobante de la transferencia) es un documento financiero que expide el banco como prueba de que has efectuado una transferencia de una cuenta a otra.
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Información que contiene un justificante de transferencia
Cuando haces una transferencia, el banco genera un comprobante de pago con los datos de la operación. La información básica que debe aparecer en un justificante de transferencia bancaria es la siguiente:
- El titular y número de cuenta del pagador.
- El titular y número de cuenta del beneficiario.
- El importe que se ha transferido.
- La referencia, concepto u observaciones de la transferencia.
- El tipo de transferencia.
- La fecha de la transacción.
La entidad bancaria está obligada a entregar un documento de liquidación al ordenante en el momento de realizar la transferencia, además de quedar reflejadas en el extracto bancario. Cada vez que envías dinero a otra cuenta, puedes solicitar una confirmación de la transferencia a tu sucursal (si la transferencia es presencial) o descargarla desde la web del banco como comprobante del pago.
Utilidad de los justificantes de las transferencias
Aportar un justificante de la transferencia te ayuda a evitar disputas relacionadas con los detalles de las transferencias. Aunque no siempre es posible cancelar una transferencia errónea, un justificante te da la posibilidad de comprobar si los datos de la transferencia son correctos. Así, puedes saber si el dinero se ha depositado en la cuenta equivocada, o si has vuelto a pagar por error una factura de un proveedor que ya se pagó anteriormente, un despiste humano que suele ocurrir mucho en las empresas que no automatizan los pagos a sus proveedores.
Por ejemplo, si tienes proveedores extranjeros a los que necesitas comprar mercancía urgentemente, este documento sirve para demostrar que has tramitado la orden de pago, puesto que las transferencias internacionales tardan varios días en llegar. El proveedor tendrá una garantía de que la operación se ha hecho y que el dinero llegará a su cuenta tarde o temprano, por lo que puede comenzar a preparar el pedido para enviarlo lo antes posible y prevenir retrasos.
Por si fuera poco, guardar los comprobantes de las transferencias agiliza el proceso de reconciliación bancaria. Los empresarios y autónomos deben incluir todos sus gastos en los libros de contabilidad, un trabajo necesario, pero que puede volverse tedioso cuando hay que procesar montones de justificantes en papel. Gracias a la tecnología, hay muchas herramientas que pueden agilizar este proceso. Por ejemplo, la mayoría de los principales programas de facturación y contabilidad te permiten escanear o guardar en la nube los justificantes de las transferencias bancarias cuando los introduzcas en el sistema, entre otras estrategias para automatizar la administración de tu negocio.
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Tradicionalmente, los comprobantes bancarios solían ser de papel. En la actualidad, todos los bancos ofrecen ya la opción de descargar una copia digital o enviarla al titular de la cuenta por correo electrónico, especialmente en el caso de la banca digital. Enviar justificantes digitales permite al banco ahorrar en costes de impresión, pero también beneficia a las empresas, que reducen el tiempo que pasan procesando, escaneando y archivando documentos en papel.
Aspectos Legales y Seguridad
Guardar copias de los justificantes de las transferencias bancarias te ayudará a gestionar mejor la contabilidad de tu empresa. En el artículo 29 de la ley 58/2003 de 17 de diciembre, la Agencia Tributaria señala la obligación de las empresas de emitir facturas y conservar todos los justificantes que guarden relación con las obligaciones tributarias. Estos documentos mejoran la transparencia y demuestran a la Administración qué operaciones se han hecho con el dinero del negocio. De este modo, en caso de una posible inspección de Hacienda, te ahorrarás quebraderos de cabeza si ya tienes copias de tus facturas y justificantes de pago.
Las transferencias bancarias suelen ser una forma muy segura de aceptar pagos de clientes, con menos riesgo para las empresas en comparación con los pagos con tarjeta de crédito.
Posibles Inconvenientes Relacionados con la Cuenta Ordenante
Si bien la mayoría de las empresas consideran que las transferencias bancarias son una forma confiable, segura y fácil de enviar y recibir pagos, no están exentas de inconvenientes.
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Conciliación: Si los clientes no incluyen números de referencia de facturas en sus pagos o pagan un importe diferente del que aparece en la factura, esas transferencias bancarias requerirán un esfuerzo manual para cotejar los pagos entrantes con las facturas. Esto puede causar retrasos o errores y aumentar los costos administrativos, ya que los equipos financieros deben investigar las transacciones que no coinciden o no están identificadas.
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No hay control sobre el monto del pago: Debido a que los clientes suelen iniciar la transacción, es posible que envíen un importe equivocado. Aun así tendrás que dedicar más tiempo y recursos a problemas de pagos excesivos o insuficientes cuando aceptes transferencias bancarias de clientes.
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Posibilidad de que el pago esté incompleto: Debido a que el proceso de transferencia varía de una institución financiera a otra, es difícil para las empresas dar instrucciones universales sobre transferencias bancarias a sus clientes. Un cliente puede pensar que ha completado un pago, cuando en realidad tiene que ponerse en contacto con su banco para hacerlo.