Una de las herramientas más poderosas que existen para tener una visión clara sobre las finanzas de cualquier empresa es el balance general. El balance general, también conocido como estado de situación financiera o estado de posición financiera, es un estado financiero básico que refleja, en términos monetarios, la relación que guardan los bienes y derechos de una entidad económica, respecto de sus obligaciones con terceros y de la inversión de los socios, accionistas o patrocinadores a una fecha determinada. Así pues, cualquier entidad requiere de información financiera que indique con detalle la situación que guardan sus recursos, deudas y patrimonio, a una fecha determinada, como consecuencias de todas las operaciones realizadas hasta entonces. Esta necesidad la satisface un estado financiero en particular: el estado de situación financiera o balance general.
Este reporte es clave para conocer la salud financiera de un negocio en un momento determinado y tomar mejores decisiones. El balance general es una herramienta clave para tomar decisiones empresariales fundamentadas en datos reales. En contraste, tomar decisiones apresuradas sin un análisis financiero adecuado puede resultar riesgoso.
Tipos de Balance General
Cada uno de estos tipos de balances generales tiene su propio propósito y puede ser útil en diferentes situaciones.
- Balance general consolidado: Se utiliza cuando un negocio tiene varias filiales o empresas controladas.
- Balance general proforma: Tiene el objetivo de estimar las proyecciones financieras a corto plazo, a fin de tomar las mejores decisiones estratégicas.
- Blance general comparativo: Con este informe podrás evaluar la evolución de distintos meses o años de tu compañía.
¿Cómo se Divide el Balance General?
Las secciones en las que se divide el balance general, de acuerdo con la NIF A-5, son: activo, pasivo y capital contable o patrimonio contable. Esta estructura permite visualizar con claridad la situación financiera de la empresa en un momento específico.
- Activo: todo lo que posee la empresa.
- Pasivo: todo lo que la empresa debe.
- Capital contable o patrimonio: representa los recursos propios de la empresa.
1. Activo
¿Qué representa el activo? El activo representa los recursos que un negocio posee o puede explotar de algún modo, y en los cuales invierte para obtener un beneficio futuro por medio de su venta, consumo o utilización en el curso de las operaciones de la organización. Recurso controlado por una entidad, identificado y cuantificado en términos monetarios, del que se esperan beneficios económicos futuros, derivados de las operaciones ocurridas en el pasado que han afectado económicamente a dicha entidad.
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Actualmente, la NIF A-5 obliga a presentar el activo en circulante o corto plazo y en no circulante o largo plazo (clasificación que ya se venía empleando).
- Activos Circulantes: Bienes y derechos propiedad de la entidad, disponibles en un plazo menor o igual a un año. Se dividen en: Efectivo, bancos, cuentas por cobrar.
- Activos No Circulantes: Bienes y derechos propiedad de la entidad, disponibles en un plazo mayor a un año. Son los bienes que una empresa necesita para su funcionamiento y que no se espera que se conviertan en efectivo a corto plazo.
- Activos Diferidos: Son pagos que la empresa ha realizado por adelantado por bienes o servicios que aún no ha recibido. Un ejemplo común de un activo diferido es el pago por adelantado de una póliza de seguro.
2. Pasivo
¿Qué representa el pasivo? Representa las deudas y obligaciones de una organización, es decir, las fuentes externas de recursos financieros. Son los intereses que los acreedores tienen sobre los activos de la empresa. Los pasivos son las obligaciones financieras de una empresa, es decir, lo que la empresa debe a otros.
Así como los activos, los pasivos se dividen, pero esta vez de acuerdo con el nivel de exigencia o plazo para la liquidación.
- Pasivo a Corto Plazo: Pagos que se deben cubrir en un plazo menor a un año.
- Pasivo a Largo Plazo: Son pagos que se deben cubrir en un plazo mayor a un año.
- Pasivos Diferidos: Son ingresos que la empresa ha recibido por adelantado por bienes o servicios que aún no ha entregado.
3. Capital Contable o Patrimonio
El concepto capital contable es utilizado para las entidades lucrativas; en cambio, para las no lucrativas se usa patrimonio contable. Sin embargo, para ambos tipos de entidades, éstos son conceptos similares. ¿Qué refleja el capital contable? El capital contable refleja los conceptos relativos a las aportaciones, utilidades y pérdidas que los socios tienen en su carácter de dueños de la entidad. Al igual que el pasivo, es una fuente de recursos, pero interna. El patrimonio es lo que tendrás después de agregar y restar todos los elementos anteriores. El capital es la ganancia real que tu empresa genera durante el lapso seleccionado (que por lo regular es un año).
¿Cómo Elaborar un Balance General?
Crear un balance general es un proceso que requiere tiempo y atención al detalle, pero es necesario comprenderlo para mejorar en el ámbito económico de cualquier negocio. Antes de saber cómo hacer un balance general, ten en cuenta que debes reunir ciertos documentos relacionados con las finanzas y la contabilidad de tu negocio.
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El balance general se construye a partir de una fórmula contable básica que ayuda a verificar si los datos están correctamente registrados. Esta es la estructura básica que debe cumplirse en cualquier balance general bien formulado.
Paso 1: Reúne la información financiera básica. Haz un listado de todos los activos (lo que tienes), pasivos (lo que debes) y capital (lo que aportaste o generaste).
Paso 2: Clasifica los activos y pasivos. Separa tus activos en circulantes (efectivo, inventarios, cuentas por cobrar) y no circulantes (propiedades, maquinaria).
Paso 3: Contabiliza los pasivos, que son las obligaciones y deudas con las que cuenta la empresa.
Paso 4: En la parte superior del documento, enlista todos tus activos. Debajo de eso, enlista todos tus pasivos, y al final del documento, muestra tu patrimonio neto.
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Paso 5: Presenta tu balance en formato tabla. Organiza toda la información en una tabla clara.
Asegúrate de que el total de activos sea igual al total de pasivos más el patrimonio neto.
Una vez elaborado tu balance general, es fundamental comprobar que los datos cuadran utilizando estas fórmulas. El resultado en el caso del balance debe corresponder a la fórmula de cada uno. Como has visto, para poder integrar un estado de situación financiera, en primer lugar, debes identificar a qué cuenta pertenecen; es decir, la entrada de dinero, salida de dinero y el registro de las operaciones.
Si, después de hacer este ajuste, persisten las inconsistencias, será necesario examinar con detenimiento cada cifra registrada.
En el encabezado del documento se debe incluir mínimo: Nombre de la entidad, régimen mercantil (S.A), nombre del informe, fecha de emisión, tipo de moneda utilizada. En las columnas destinadas para el registro de cantidades (saldo de las cuentas) sólo debe incluir las cantidades correspondientes. Evite incluir el signo de pesos ($) al anotar los saldos.
Ejemplo de Balance General
Vamos a ilustrar mejor la forma de elaborar un balance general.
| Activos | Importe | Pasivos | Importe |
|---|---|---|---|
| Efectivo | $50,000 | Cuentas por pagar | $30,000 |
| Cuentas por cobrar | $35,000 | Préstamos bancarios | $40,000 |
| Inventario | $80,000 | Total Pasivos | $70,000 |
| Inmuebles y Maquinaria | $50,000 | Capital Contable | |
| Total Activos | $215,000 | Capital Social | $100,000 |
| Utilidades Retenidas | $45,000 | ||
| Total Capital Contable | $145,000 | ||
| Total Pasivos y Capital Contable | $215,000 | ||
Como puedes ver, el total de activos ($215,000) es igual al total de pasivos y patrimonio neto ($70,000 + $145,000 = $215,000).
Importancia del Balance General
Conocer el estado financiero de tu negocio permite que desarrolles presupuestos más acertados y evites contraer deudas con cantidades que no podrás cubrir. Revisa la estructura del activo: ¿hay suficiente efectivo y cuentas por cobrar para operar?
El balance general es un estado financiero que muestra la situación económica de una empresa en una fecha específica. La mayoría de las empresas preparan un balance general al final de un ejercicio contable; sin embargo, puede elaborarse en forma trimestral (sobre todo para las entidades que cotizan en bolsa), mensual o de acuerdo con los requerimientos específicos de las empresas.
Las cifras que lo integran son acumulativas, es decir, cuentan con saldos al inicio del periodo contable, que se modifican con aumentos o disminuciones a lo largo de dicho periodo, debido a las transacciones económicas efectuadas por la entidad a una fecha determinada.